Организационно-правовые документы. Понятие, оформление, виды организационно-правовых документов

Организационно-правовые документы. Понятие, оформление, виды организационно-правовых документов Организационно-правовые документы. Понятие, оформление, виды организационно-правовых документов 1 Назначение и состав организационно-правовой документации 4 Примеры оформления организационно-правовых документов   1 Назначение и состав организационно-правовой документации Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя: * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников; * регламентацию деятельности аппарата управления; * установление режима работы и системы охраны; * организацию труда работников и оценка труда работников; * реорганизацию; * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости. направлениям. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. 2 Характерные черты ОПД Документам организационно – правовой группы присущи некоторые 1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования. 2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем. 3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. 4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов. 6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное). 3. Виды организационно-правовых документов Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся: – свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия. Положения Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия. – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями. Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия. Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. 4 Примеры оформления организационно-правовых документов   Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год /Участок-Учет основных средств/ N N n/n Состав работы Номер позиции Норматив времени в мин. Объем работ в ед. имерения Формула р гр. 4хгр. 5 60 1 Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств 3. 1. 1 3 6000 3х6000=1 60 2 Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы. 3. 1. 2 25 6000 25*6000=1 60 3 Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом входа и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы. 3. 1. 3 15 2500 15х2500=1 60 4 Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере в книге «Журнал-Главная» 3. 1. 4 15 460 15х460=1 60