Основы документационного оборота на предприятии

Основы документационного оборота на предприятии Содержание 1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации. 3 1. 1. Признаки заведения дел и формирование дел. 3 1. 2. Организация оперативного хранения дел в организации. 6 2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 8 2. 1. Назначение и состав информационно-справочной документации. 8 2. 2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 9 3. Практическое задание. 15 Список использованных источников. 16 Приложение. 17 1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации. 1. 1. Признаки заведения дел и формирование дел. При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел: − номинальный; − предметно-вопросный; − авторский; − корреспондентский; − географический; − хронологический[1] . При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки). Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2010 г. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с горно-обогатительными предприятиями о взаимных расчетах за 2010г. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: Переписка с предприятиями России по вопросам поставки продукции. Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2010г. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1) раздельно группируются: − документы постоянного и временного сроков хранения; − подлинники и копии документов; − годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; − утвержденные документы и их проекты; − в дело включается по одному экземпляру каждого документа; − каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий); − каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело; − в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации); − в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров); − приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2010г., составленный в 2009г., должен быть отнесен к 2010г., а отчет за 2010г., составленный в 2011г. к 2010г. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий. Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 1. 2. Организация оперативного хранения дел в организации. В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: − хранение документов в процессе их исполнения; − хранение исполненных документов[2] . Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т. п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело[3] . Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. 2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению[4] . Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу. Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. − Докладная записка; − Служебная записка; − Объяснительная записка; − Предложение; − Представление; − Заявление; − Протокол; − Акт; − Справка; − Заключение; − Отзыв; − Перечень; − Список; − Переписка. 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики). 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней). 2. 2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. − временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т. п.), − постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т. п.)[5] . Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др. Есть три основных вида протокола: − Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. − Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания. − Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: − кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; − кто вел протокол; − кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т. п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; − кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; − какие вопросы обсуждались на совещании. Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций – должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные». На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу. В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т. к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т. е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т. п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т. к. его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал. Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек). Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за..., против..., воздержались... В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. − все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания); − заголовок к тексту; − все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»; − отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»; − реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т. к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии. Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т. п. 3. Практическое задание. Составить и оформить протоколы заседания коллегиального органа полной формы и краткой формы. Варианты протоколируемого мероприятия: собрание акционеров, собрание трудового коллектива, заседание факультета, кафедры и др. Список использованных источников 1. Демин, Ю. М. Делопроизводство: подготовка служеб. документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Питер, 2004. - 219 с. 3. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М.: ИД МЭИ, 2010. – 232 с. 4. Ленкевич, Л. А. Делопроизводство : учеб. пособие для нач. проф. учеб. заведений / Л. А. Ленкевич. - 2-е изд., испр.. - М. : Академия, 2008. - 224 с. - (Начальное профессиональное образование). 6. Организация работы с документами: учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. Протокол заседания полной формы ЗАО «Прогресс» ПРОТОКОЛ 25. 11. 2010 № 1 г. Кировск Мурманской обл. Общего собрания трудового коллектива Председатель — Покровский А. М, Секретарь — Зверева З. А Присутствовали: 37 чел. (список прилагается) Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О. Ю. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О. Б. 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И. П. 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: Назарова И. И., начальник отдела кадров Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом. Богданов Н. В., ведущий экономист Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем. Дегтярев В. А., менеджер по продажам Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале февраля 2011г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается). ПОСТАНОВИЛИ: Перейти на новую систему оплаты труда с 01. 03. 2011. Ответственные гл. бухгалтер Матвеева О. Б., начальник отдела кадров Назарова ИИ. Срок внедрения новой системы оплаты труда март 2011г. Голосование: за 36, против 1, воздержались 2. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: Покровский A. M., генеральный директор Поддержал высказанные в сообщении Голубева И. П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности. Малинина Е. Н., специалист по связям с общественностью Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Ефимов О. Ю., председатель Ассоциации предпринимателей Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО. ПОСТАНОВИЛИ: Председатель А. М. Покровский Секретарь З. А. Зверева С протоколом ознакомлены: зам. директора И. П. Голубев гл. бухгалтер О. Б. Матвеева начальник отдела кадров И. И. Назарова Протоколы заседания краткой формы Федеральное агентство по образованию Российский гуманитарный университет г. Мурманск Заседания Ученого совета университета Секретарь — Игнатова Е. В. Присутствовали: 35 человек (приложение 1). ПОВЕСТКА ДНЯ: Выступление заместителя директора университета Муравьева Р. К. 2. Об утверждении положения о центре. Выступление профессора Пронина М. Т. 3. О назначении директора центра. 1. СЛУШАЛИ: Муравьева Р. К. – о целесообразности создания учебно-научного российско-немецкого центра. 1. 1. Создать в структуре университета учебно-научный российско-немецкий центр. 2. СЛУШАЛИ: Пронина М. Т. – о проекте положения о новом центре. ПОСТАНОВИЛИ: 2. 1. Утвердить положение об учебно-научном российско-немецком центре (прилож. 2). 3. СЛУШАЛИ: Анохина А. М. – предложил руководство центом поручить профессору Пронину М. Т. ПОСТАНОВИЛИ: 3. 1. Назначить директором учебно-научного российско-немецкого центра профессора Пронина М. Т. Председатель А. М. Дротов Секретарь О. М. Котлова [1] Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учеб. -справ. пособие / И. Н. Кузнецов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2007. – С. 213. [3] Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М.: ИД МЭИ, 2010. – С. 92. [4] Ленкевич, Л. А. Делопроизводство : учеб. пособие для нач. проф. учеб. заведений / Л. А. Ленкевич. - 2-е изд., испр.. - М. : Академия, 2008. – С. 112. [5] Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2005. – С. 187.