Нормативное регулирование документоведения

Нормативное регулирование документоведения Как определяет Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвер­жденный Постановлением Госстандарта РФ от 27. 02. 1998 г. № 28 и вве­денный в действие с 01. 01. 1999 г., ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с офици­альными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для ста­бильной деятельности организации любой организационно-правовой формы и формы собственности, а также индивидуального предприни­мателя. Кадровая документация имеет свои особенности, поскольку она связана не только с деятельностью организации, индивидуального пред­принимателя, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Документы, оформленные специалистами кадровой службы, чрез­вычайно важны для каждого конкретного работника. Они содержат сведения о страховом (трудовом) стаже, учитываемом: при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, назначаемого застрахованным лицам в соответствии с Федераль­ным законом от 29. 12. 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подле­жащих обязательному социальному страхованию»; при решении вопроса о наличии или отсутствии права на назначение пенсии (например, права на досрочное назначение пенсии по старости лицам, осуществлявшим ле­чебную и иную деятельность по охране здоровья населения, предусмот­ренного п. 11 ст. 28 Федерального закона от 17. 12. 2001 г. № 173-ФЗ «О прудовых пенсиях в Российской Федерации»); при реализации иных прав,предоставленных гражданам действующим законодательством ((например, права быть удостоенным почетного звания «Ветеран труда (Новосибирской области», условия и порядок присвоения которого опре­деляются Законом Новосибирской области от 25. 07. 2003 г. № 127-03 «О (ветеранах труда Новосибирской области»). Несомненно, что прежде всего, заинтересованными в правильном оформлении кадровых документов должны быть руководители органи­заций и работодатели - индивидуальные предприниматели, поскольку (именно они несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов. Деятельность работодателей в на­стоящее время вызывает пристальное внимание со стороны органов го­сударственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, в первую очередь, федеральной инспекции труда, которой при осуществлении надзорно-контрольной деятельности даны большие пол­номочия (в частности, право на составление протоколов и рассмотрение дел об административных правонарушениях в пределах полномочий, право подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответст­венности в соответствии с федеральными законами и иными норматив­ными правовыми актами РФ - ст. 357 Трудового кодекса РФ). Непра­вильное оформление приказа (например, приказа о прекращении трудо­вого договора (увольнении)) может повлечь за собой обращение уволен­ного работника в суд с иском о восстановлении на работе или об измене­нии формулировки причины и основания увольнения, возмещении мате­риального ущерба и морального вреда. Обязанность работодателя возмес­тить работнику материальный ущерб (неполученный заработок), причи­ненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, и моральный вред предусмотрена ст. 234, 237 Трудового кодекса РФ. Кадровая служба в организации подчинена, как правило, руководи­телю организации либо его заместителю по кадровым вопросам. Круп­ные организации имеют в своем составе управления, отделы, бюро кад­ров. В небольших организациях функции этой службы выполняет один работник - инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, секретарь-референт или даже, что сейчас не редкость, бухгалтер. Работодатели - индивидуальные предприниматели поручают ведение кадровой докумен­тации одному из работников или ведут ее лично. Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой работодателем и направлен­ной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для по­вышения их работоспособности, ответственности за порученное дело. Независимо от количества работников, выполняющих функции кад­ровой службы, она предназначена для выполнения не только технических операций по документированию трудовых отношений, но и творческих функций по отбору необходимых кадров для работы у данного работода­теля. Именно поэтому для работы в кадровой службе необходимо подби­рать не только лиц, грамотно владеющих русским языком и имеющих соответствующее образование, но и людей, обладающих высокими мораль­ными качествами, ответственностью, достаточным тактом, умеющих най­ти индивидуальный подход к каждому человеку. порядок составления и оформления докумен­тов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства. Наиболее значимыми федеральными законами являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, предусматривающий, в частности: ■ обязанность работодателя заключать с работником письменный трудовой договор (ст. 67 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ); ■ вести трудовые книжки на работников (ст. 66 ТК РФ); ■ издавать различные приказы или распоряжения (например, приказ (распоряжение) о приеме на работу - ст. 68 ТК РФ, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора- ст. 84. 1 ТК РФ); ■ составлять и утверждать график отпусков (ст. 123 ТК РФ); ■ выдавать работнику копии документов, связанных с работой (приказов, выписок из трудовой книжки), справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обяза­тельное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работода­теля (ст. 62 ТК РФ) и др. Федеральный закон от 27. 07. 2006 г. № 149-ФЗ «Об информа­ции, информационных технологиях и защите информации» . Доку­мент регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информа­ции (т. е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их пред­ставления); применении информационных технологий; обеспечении за­щиты информации. В названном Законе даны такие определения, как: - обязательное для выполне­ния лицом, получившим доступ к определенной информации, требова­ние не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя; электронное сообщение документированная информация - зафиксированная на матери­альном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный но­ситель и др. Статьей 11 указанного Закона предусмотрено: «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установле­ны требования к документированию информации. В федеральных орга­нах исполнительной власти документирование информации осуществля­ется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федера­ции. Правила делопроизводства и документооборота, установленныеиными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, уста­новленным Правительством Российской Федерации в части делопроиз­водства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному соб­ственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не под­разумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Правовые условия использования электронной цифровой под­писи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, определены Федеральным законом от 10. 01. 2002 г. N° 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08. 11. 2007 г. №258-ФЗ). Федеральный закон от 27. 07. 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (вступивший в силу с 26. 01. 2007 г.). Этот закон регулирует отно­шения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государствен­ной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридиче­скими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматиза­ции или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. понимается любая информация, относящаяся к определенному или оп­ределяемому на основании такой информации физическому лицу (субъ­екту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имуществен­ное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Эта же статья дает понятия «обработка персональных данных», «распростра­нение персональных данных», «информационная система персональных данных», «конфиденциальность персональных данных» и др. В статьях 10 и 11 Закона указываются специальные категории пер­сональных данных, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения. Это ин­формация, касающаяся расовой, национальной принадлежности, поли­тических взглядов, религиозных или философских убеждений, состоянияздоровья, интимной жизни физического лица, а также биометрические персональные данные - сведения, характеризующие физиологические особенности человека. Операторами (в частности, работодателями) и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, когда это правило соблюдать не требуется: 2) в отношении общедоступных персональных данных, доступ не­ограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными чаконами не распространяется требование соблюдения конфиденциально­сти. В общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги) с письменного согласия субъекта персо­нальных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и ме­сто рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных. работника». (в ред. от 24. 07. 2007 г. № 214-ФЗ) регулирует отношения, связан­ные с установлением, изменением и прекращением режима коммерче­ской тайны в отношении информации, составляющей секрет производ­ства (ноу-хау). Положения указанного Закона распространяются на инфор­мацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована. В статье 3 Закона дан ряд понятий: коммерческой тайны; инфор­мации, составляющей коммерческую тайну; доступа к информации, со­ставляющей коммерческую тайну и др. коммерческой тайной в указанном Законе понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке това­ров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К сведениям, которые не могут составлять коммерческую тайну, относятся сведения: ■ содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; ■ содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; ■ о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использо­вании ими средств соответствующих бюджетов; ■ о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обста­новке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказываю­щих негативное воздействие на обеспечение безопасного функциониро­вания производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; ■ о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производст­венного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; ■ о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др. (см. ст. 5 Закона). Статья 11 Закона устанавливает обязанность работодателя (в целях охраны конфиденциальности информации): 1) ознакомить под роспись работника с перечнем информации, 2) ознакомить под роспись работника с установленным работода­телем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение; 3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им ус­тановленного работодателем режима коммерческой тайны, а также обязанности работника: 1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны; 2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тай­ну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях; 3) передать работодателю при прекращении или расторжении тру­дового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую ком­мерческую тайну. Федеральный закон от 27. 07. 2004 г. № 79-ФЗ «О государствен­ной гражданской службе» (в ред. от 29. 03. 2008 г. № 30-ФЗ), устанавли­вающий правовые, организационные и финансово-экономические осно­вы государственной гражданской службы Российской Федерации, в статье 44 дает перечень видов работ кадровой службы государственного органа. К таким работам, в частности, относятся: ■ организация подготовки должности граждан­ской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа; ■ ведение трудовых книжек гражданских служащих; • ведение личных дел гражданских служащих; ■ ведение реестра гражданских служащих в государственном органе; • оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих; ■ организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образова­нии с последующим прохождением гражданской службы и др. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональ­ные данные и иные сведения, связанные с поступлением на граждан­скую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ст. 42 Закона). Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30. 05. 2005 г. № 609. Указом Президента РФ утверждается порядок ведения Сводного реестра государственных гражданских служащих РФ. Федеральный закон от 22. 10. 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном де­ле и Российской Федерации» (в ред. от 13. 05. 2008 г. № 68-ФЗ) регули­рует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных до­кументов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. архивом - учреждение или подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов единых правил организа­ции хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочи­ям Российской Федерации в области архивного дела. Приказом Мини­стерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18. 01. 2007 г. Лг ° 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организация)) Российской академии наук (вступили в силу с 25. 05. 2007 г.). В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение докумен­тов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформ­ляется договором между собственником или владельцем архивных доку­ментов и государственным или муниципальным архивом (органом мест­ного самоуправления муниципального района, городского округа), музе­ем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ (п. 7 ст. 6 Закона). Экспертиза ценности документов осуществ­ляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом со­вместно с собственником или владельцем архивных документов. Архивы обязаны создавать государственные органы, органы мест­ного самоуправления муниципального района и городского округа. Ор­ганизации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06. 10. 2000 г. или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень типовых архивных доку­ментов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Россий­ской Федерации от 31. 07. 2007 г. № 1182. Этот документ применяется с 2. 1. 11. 2007 г. при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности в архивах и службахтехнической документации. место дальнейшего хранения архивных документов определяются учре­дителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то уч­редительными документами. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки посменного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядо­ченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом (ст. 23 Закона). Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Федеральной архивной службы России (Росархива)* от 06. 02. 2002 г., являются нормативно-методическим докумен­том, определяющим их деятельность. Они основываются на действующей правовой базе в области ин­формации, документационного обеспечения управления и архивного Дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информа­ционных технологий в работе с документами. Правила распространяют­ся на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранно сти, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственно­сти. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих рабо­ту архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделе­ния и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.). В настоящее время продолжают применяться и Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28. 08. 1985 г. и утвержденные Приказом Главархива СССР от 05. 09. 1985 г. №263. Правила оформления трудовых книжек работников устанавлива­ются двумя подзаконными нормативными актами: (действующим в настоящее время в редакции от 19. 05. 2008 г. №373). 2. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10. 10. 2003 г. № 69, которым утверждена Ин­струкция по заполнению трудовых книжек. Нормативные документы по делопроизводству принимались Госу­дарственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии:** Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения», принятый и введен­ный в действие с 01. 01. 1999 г. Постановлением Госстандарта РФ от27. 02. 1998 г. № 28 , уста­навливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные указанным стандартом, обяза­тельны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. В ГОСТе даны, например, такиестандартизованные термины с определениями: ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу; ПОДПИСЬ - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА - срок исполнения документа, установленный организационно - распоря­дительным документом организации или резолюцией; РФ ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», принятый и введенный в действие с 01. 01. 2004 г. (с правом досрочного применения) Постановле­нием Госстандарта РФ от 25. 12. 2001 г. № 573-ст, устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Госу­дарственного герба Российской Федерации.*** Государственный стандарт Госстандарта РФ от 03. 03. 2003 г. № 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению рекви­зитов документов требования к бланкам документов. Указанный стандарт носит рекоменда­тельный характер. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приказов, личной карточки, графика отпусков, штатного расписания и др.). Порядок применения унифицированных форм утвержден Поста­новлением Госкомстата РФ от 24. 03. 1999 г. № 20. Министерство финансов РФ Приказом от 10. 02. 2006 г. № 25н утвердило Инструкцию по бюджетному учету, которой введены формы табеля и учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, а также указания по применению этих форм. Инструкция применяется в органах государ­ственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных вне­бюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных уч­реждениях. Все вышеназванные федеральные законы и нормативные докумен­ты, а также иные нормативные документы, регулирующие вопросы де­лопроизводства, работники, в обязанности которых входит оформление документов, должны обязательно знать и руководствоваться ими в своей практической деятельности. Функции по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Госстандарта РФ переданы Министерству экономического развития и торговли Российской Федера­ции. Положение о Федеральной службе государственной статистики утверждено Постановлением Правительства РФ от 30. 07. 2004 г. № 399. * В соответствии с Указом Президента РФ от 09. 03. 2004 г. № 314, Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. Функции мо принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Феде­ральной архивной службы России переданы Министерству культуры и массовых ком­муникаций Российской Федерации. Положение о Федеральном архивном агентстве, находящемся в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, утверждено Постановлением Правительства РФ от 17. 06. 2004 г. № 290. ** В соответствии с Указом Президента РФ от 09. 03. 2004 г. № 314, Государст­венный комитет Российской Федерации но стандартизации и метрологии (Госстан­дарт РФ) преобразован в Федеральную службу по техническому регулированию и метрологии. Функции по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности Госстандарта РФ переданы образованному в соответствии с дан­ным Указом Министерству промышленности и энергетики Российской Федерации. Указом Президента РФ от 20. 05. 2004 г. № 649 Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии преобразована в Федеральное агентство по техниче­скому регулированию и метрологии, находящееся в ведении Министерства промыш­ленности и энергетики Российской Федерации. Положение о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии утверждено Постановлением Прави­тельства РФ от 17. 06. 2004 г. № 294. *** Описание и порядок официального использования Государственного герба Россий­ской Федерации установлены Федеральным Конституционным законом РФ от 25. 12. 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». 1. Микушина М. Н. Делопроизводство. Мысль, 2008. 2. Микушина М. Н. Кадровая политика оганизации. Мысль, 2008.