Документирование управленческой деятельности 7

Документирование управленческой деятельности 7 Министерство образования и науки РФ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ивановская государственная текстильная академия» (ИГТА) Кафедра экономическая теория и право Контрольная работа По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности» Вариант №5 Факультет ФДО Курс 2 Специальность 060800 К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения. Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, име­ющий различия в конечной стадии оформления документов, отражаю­щей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение). Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительно­го документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта докумен­та, согласование документа, подписание. Для постановлений и реше­ний добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на за­седании коллегиального органа. Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, со­блюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа. документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного докумен­та может быть издание документа органами власти и управления, конк­ретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществле­ния исполнительной и распорядительной деятельности для выполнения задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам, данному и аналогичным вопросам. Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдель­ных пунктов и т. д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив пол­ную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания рас­порядительного документа, приступают к составлению его проекта. Ос­новное внимание следует сконцентрировать на формулировании основ­ных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. Текстконстатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматривае­мого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в кон­статирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во ис­полнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ‘’решил") - в решении; "предполагаю " - в распоряжении; "приказываю" - ГОСТ Р 6. 30-97 указывает: "В распорядительных документах (при­каз, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах еди­ноначалия, а также документах, адресованных руководству организа­ции, изложение текста должно идти от первого лица единственного чис­ла ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")". "постановляет" ‘'ПОСТАНОВИЛ"), "р е ш а е т" {"РЕШИЛ"), "предлагаю" "ПРИКАЗЫВАЮ" строке. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" Правительство Российской» Федерациипостановляет решает Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендует­ся избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т. д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характе­ру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, кото­рые нумеруются арабским; и цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, подразделение, конкретное дол­жностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать', "обеспечить", "возложить", "разработать" и т. д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения,"Приложение" после тек­ста распорядительных документов самостоятельно не оформляется. Пример оформления приказа. Администрация N-ской области Управление школ г. N-ск О подготовке школ области к новому учебному году В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А. А. совместно с начальником финансового управления Петровым П. П. и директорами школ пред­ставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01. 06. 2002. 3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зда­ний до 15. 08. 2002. Результаты выполненной работы представить приемочной ко­миссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе:... 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С. И. Начальник управления подпись О. И. Леонтьев Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заго­ловок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении" ‘’Об утверждении", "О введении...", "О создании..."). Или существительных, указы­вающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о со­здании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предпри­ятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штат­ное расписание аппарата управления, в должностные инструкции (о пе­реходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов. В которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной дея­тельности в соответствии с новыми унифицированными формами, ут­вержденными Постановлением Госкомстата России от 06. 04. 2001 № 2б. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отмет­ки о согласовании. или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядитель­ного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставля­ются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект доку­мента тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обра­тить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи-председа­теля и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подпи­сывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распо­рядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного доку­мента до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, прика­зы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготов­ленным составителями проекта документа. Задание 1 ФИЛИАЛ ВВЦ ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ "ЭКСПОЦЕНТР" ЗАО "ЭКОСАН" ул. Садовая, д. 21, ул. Пушкина, д. 17, Филиал ВВЦ "ЭКСПОЦЕНТР" повторно просит подтвердить участие Ваших специалистов в проводимом "ЭКСПОЦЕНТРом" международном фестивале "ПРОГРЕСС-2004",который состоится 12. 06. 2004 года на территории "ЭКСПОЦЕНТРа". Ранее о проводимом семинаре Вам сообщалось письмом от 10. 04. 2004 года. Справки по телефону \ факсу 095279-12-13. Заезд слушателей семинара 10. 06. 2004. Просим не позднее, чем за 3 дня сообщить фамилию, имя, отчество, должность, место работы, адрес и телефон участника семинара. Будем рады встрече Оргкомитет. Задание 2 ПРЕЗИДЕНТУ ФИРМЫ "РУБИН" КОРЗУНУ ЕВГЕНИЮ ОСИПОВИЧУ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Маркетинговой службой фирмы "РУБИН" в период времени с апреля по июнь 2003года проводилась рекламная компания, направленная на увеличение объема продаж выпускаемой продукции. В ходе проведенной компании потенциальные заказчики фирмы убедились в надежности партнерства и сделали свой выбор в выгодном для "РУБИНа" направлении, а давние партнеры увеличили объемы заказов, что свидетельствует о верной политике в рекламной сфере, выбранной маркетинговой службой фирмы. Изложенное выше наглядно представлено в таблице АПРЕЛЬ РЕКЛАМА ТВ МАЙ УЛИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ "РУБИН" ЧИСЛО ЗАКАЗОВ 100 114 158 ОБЪЕМ ПРОДАЖ 1 000 000 1 140 000 1 580 000руб. НОВЫЕ ПАРТНЕРЫ 2 5 9 Секретарь- референт фирмы "РУБИН" Задание 3 Общество с Ограниченной Ответственностью "Гранит" ул. Зеленая, д. 12 г. Ростов - на – Дону, 344008, 666-767, 666-768, 666-769 ПРИКАЗ 05. 05. 2004 № 43к г. Ростов - на – Дону О приеме на работу ПРИНЯТЬ: Основание: заявление Смирновой Н. И. с визой начальника юридического отдела. Визы: начальника ОК И. О. Орлова гл. бухгалтера А. И. Киселева С приказом ознакомлена Н. И. Смирнова. 05. 05. 2004 Задание 4 ЗАЯВЛЕНИЕ Ректору ИГТА В. В. Зрюкину Мы, студенты 2-го курса Ивановской государственной текстильной академии, обучающиеся по сокращенной образовательной программе по специальности 060800 "Экономика и управление на предприятии" просим Вас назначенные на 22 июня 2004года занятия по дисциплине "Делопроизводство" перенести на 20июля в связи с изменением графика работы ОАО "РОДТЕКСТ" в соответствии с которым 22 июня 2004 года объявлен рабочим днем.