Культура делового общения и официальной переписки

Культура делового общения и официальной переписки Реферат: Этика делового общения Министерство образования и науки Украины ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА Кафедра: «Мененджмента и маркетинга в строительстве». На тему: « Культура делового общения и официальной переписи». Выполнила: ММТ-5 Капустина С. В. Виноградская О. М. 1. Этика делового общения --------------------------------------------- 3 2. Ключевые понятия ------------------------------------------------------ 3 - 4 3. Основные понятия ------------------------------------------------------ 4 - 5 документов ----------------------------------------------------------------- 5 - 6 5. Классификация унифицированных форм документов -- 6 - 8 6. Правила деловой переписки ---------------------------------------- 8- 11 7. Работа с документами ------------------------------------------------- 11- 20 8. Заключение ---------------------------------------------------------------- 20- 21 9. Список используемой литературы ------------------------------ 22 Этика делового общения Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может, как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным. Ключевые понятия Термин "этика" впервые употребил Аристотель (384-322 до н. э.) для обозначения практической философии, которая должна дать ответ на вопрос, что мы должны делать, чтобы совершать правильные, нравственные поступки. ценностей, которые признаются человеком. Мораль — важнейший способ нормативной регуляции общественных отношений, общения и поведения людей в самых различных сферах общественной жизни — семье, быту, политике, науке, труде и т. д. Важнейшими категориями этики являются: "добро", "зло", "справедливость", "благо", "ответственность", "долг", "совесть" и т. д. Нормы морали получают свое идейное выражение в общих представлениях, заповедях, принципах о том, как должно себя вести. Мораль всегда предполагает наличие определенного нравственного идеала, образца для подражания, содержание и смысл которого меняются в историческом времени и социальном пространстве, т. е. в различные исторические эпохи и у разных народов. Однако в морали должное далеко не всегда совпадает с сущим, с реально существующей нравственной реальностью, фактическими морального сознания внутренним стержнем и структурой его изменения является" противоречиво-напряженное соотношение понятий сущего и "1. В этом противоречии между должным и сущим заключена и противоречивая сущность мотивации общения (в том числе и делового общения и поведения образом, а с другой, — ему необходимо удовлетворить свои потребности, реализация которых очень часто связана с нарушением нравственных норм. Этот внутренний конфликт между возвышенным идеалом и практическим расчетом, нравственным долгом и непосредственным желанием существует всегда и во всех сферах жизни. Но особенно напряженно он проявляется в этике делового общения, потому что именно в этом виде общения основной предмет, по поводу которого оно образуется, является внешним для индивидов. Общение — процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, способ бытия общества и человека. Именно в процессе общения происходят социализация личности и ее самореализация. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это, прежде всего получение максимальной прибыли. С учетом всего сказанного этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Она представляет собой частный случай этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. ГОСТ закрепляет следующие определения: Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов ограничено. Для рада документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация должна быть обязательно оформлена путем проставления Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление , возможность передачи другому лицу, многократное использование. Они затрачивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные и машинных носителях, научные, технические, личные и официальные. элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила); распорядительной деятельности ( приказы, указания, постановления, решения, распоряжения); накопление и обобщение информации (отчеты, акты, доклады); передачи информации (письма, телеграммы). Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов, которые могут выступать и средством осуществления распределительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации. 1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов. 2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1. 5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста. " 4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны 5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию. 6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. 7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных. 8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются документацию. действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в Классификация унифицированных форм документов разделяются на четыре категории: — отраслевые (ведомственные); — субъектов Российской Федерации; — формы документов объединений, предприятий, организаций. Рассмотрим подробнее четвертую категорию, а именно, какие виды документов обращаются на предприятиях и в организациях. Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: 1) по видам деятельности (или назначению): научно-технические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, составу и другие; платежные требования и поручения и другие; 3) по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские и т. д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические; 4) по месту составления: внешние (входящие и исходящие) и внутренние; (рассматривается несколько вопросов); 6)по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для служебного пользования; 7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежащие изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полностью имитировать подлинные либо содержать изменения, внесенные с противоправной целью); 8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные; 9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиски, выписки из документа и дубликат подлинника; 10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, 11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы); 13) по степени унификации: индивидуальные (носят разовый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы; 14) по характеру содержания: первичные и вторичные; 15) по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые; 16) по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с частью обязательных реквизитов.) Другая важная часть делового этикета — служебная переписка. Конечно, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме много сложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает, и составление писем короткими предложениями, в которых написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне "цветистым". Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где занимается, прочно ли стоит на ногах и т. д. Это еще одно требование к служебному письму. Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность. При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких "мелочей", как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней. Постарайтесь начинать письмо дружески — это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма. • Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция. • Поздравления. • Извинения. • Требования и запросы. • Соболезнования. Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на виды: правила работы; • благодарности и поздравления; • напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В деловой неформальной переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. п., состояние, показывают, насколько объективен или субъективен автор Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор? Какие у него цели? И еще один не малозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие. Надо только помнить, что, формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время совещании и т. п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на "ты" проявляется пренебрежение к "ты", особенно публично к подчиненному, — это демонстрация барского чванства, низкого уровня интеллекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения речевых норм, как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу Если сроки совещания затягиваются, — значит, оно плохо подготовлено. От этого может быть больше вреда, чем пользы. Совещания отнимают уйму времени и не оставляют времени для работы. Коллективное решение вопросов — исключение из правил, а не правило. Нет необходимости сразу всем ответственность, как правило, проваливает решение вопроса. Каждый должен вопроса, если на беседу, совещание вы пригласите 20—30 человек. Выступлений будет много, результатов, как правило, никаких. Если вы которых она непосредственно касается. Дайте им высказаться по очереди. Первыми пусть выскажут свое мнение "нижние чины", затем дайте слово главным специалистам. Не разрешайте никому прерывать речь выступающего. то же время, в одном и том же помещении (комнате, зале). В противном Прежде чем принять решение о проведении совещания, задайте себе Нужно ли это совещание? Что вы хотите на нем решить? Нельзя ли решить эти вопросы лично вам? Сколько человек, кого конкретно пригласите на него? Сколько времени потребует обсуждение вопроса? поймут, владеете ли вы той или иной проблемой. Завершая совещание, сами подведите итоги, соотнесите окончательное решение с поставленными задачами, корректно оцените прозвучавшие на совещании предложения. культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации. Деятельность любого предприятия, учреждения, организации, фирмы оформляется, регламентируется и осуществляется на основе и с использованием большого количества документов, которые делятся на два инструкции и другие приказы, договорные, финансово-бухгалтерские и иные документы деловая корреспонденция) и необязательные (различные письменные материалы внутрифирменного характера, которые могут быть квалифицированы как документы). Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является юридическим источником, к которому можно обратиться всякий раз, когда в этом возникает необходимость. В этом, собственно, и заключается смысл и назначение служебной документации. Документирование охватывает все сферы управленческой и профессиональной деятельности, но оно будет бесполезным и никому не нужным, если неудовлетворительно хранится, не имеет необходимых реквизитов. Поэтому в штате фирмы или в составе ее служащих совершенно необходимы такие работники, на которых возлагается ответственность за правильное составление, ведение и контроль исполнения документов. А поскольку документы очень различны как по своему содержанию, форме, составу, так и по способам отражения информации, юридической достоверности и т. д., ими Все эти и другие документы группируются в комплексы. Так, в документацию. Организационная работа отражается в так называемой уставной документации — должностных инструкциях, положениях, уставах. Как правило, документация группируется по следующим признакам: — тематическому — в одну группу объединяются документы одинакового содержания, например, распоряжения, отчеты и т. д.; имеющие одно и то же название; хронологическому (по датам поступления или отправки); — авторскому (протоколы правления, совета, отчеты сотрудников, материалы дирекции и т. д.); корреспондентскому, — например, объединение в одном у досье переписки с одним адресатом (получателем) или адресантом (отправителем) Избираемая классификация должна учитывать каналы прохождения документов исполнения, формированием дел, организацией поиска и хранения Большой массив документации фирмы часто составляет корреспонденция, т. е. служебная переписка. Она подразделяется на входящую и исходящую. Всю поступившую почту можно разделить на две части: — корреспонденция, уже вскрытая в главной канцелярии; — невскрытая корреспонденция, адресованная на имя директора. Вскрытая распределяется по адресам, исходя из резолюций; невскрытая — вскрывается. При этом конверты складываются в стопку адресом вниз, а после вскрытия проверяется, не осталось ли в них приложений. У бандеролей с газетами и журналами с одной стороны разрезается полоска бумаги, в которую они обернуты. Вскрывая свернутый в трубочку журнал, берут булавку или нож-скребок и проводят острием вдоль всей трубочки. журнал без повреждений. документы. Тогда против номера приложения, которого не хватает, ставят чтобы предотвратить сцепление разных документов. Затем почта сортируется. Сначала в отдельные стопки складываются письма в конвертах, не подлежащие вскрытию, и письма, подлежащие вскрытию. Потом отбираются письма по тематике, например: финансовые вопросы, технические вопросы, вопросы снабжения и т. д. При этом учитывается, в какое структурное подразделение будет направлено письмо на исполнение. Документы сортируются и по срокам исполнения: — почта, обрабатываемая в первую очередь: телеграммы, срочные и авиаписьма, телефонограммы. Эти виды корреспонденции незамедлительно передаются исполнителям; — текущая переписка, которую следует распределить Вся полученная корреспонденция должна регистрироваться в журнале входящей почты. Регистрация почты осуществляется путем заполнения карточки. Карточки — наиболее удобная форма регистрации при большом документообороте. соответствии с ГОСТом 6. 38—90 указываются дата и индекс входящего письма. Находящуюся на контроле документацию можно разбить на следующие группы: — входящая корреспонденция, на которую можно подготовить ответы (прежде всего письма); — исходящие документы, не обусловленные запросами (прежде всего документы инициативного характера). Лучшим средством контроля за подготовкой ответов служат сроковая и учетная картотеки. На учетную карточку заносятся следующие признаки документа: вид документа (письмо, распоряжение и т. д.), регистрационный номер, дата получения, тема, резолюция, исполнитель, срок исполнения. Регистрационный номер и дата могут составлять один признак. Сроковая здесь выносятся на первое место — так легче проводить ежедневный контроль за исполнением документов. В целом контроль состоит из следующих операций: — заполнение учетной и сроковой карточек; — напоминание исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения; содержится в резолюции. Укажем формы контроля за такими важными документами, какими являются приказы. В приказе четко предписываются указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается материальная и финансовая база. Контроль за исполнением приказов — важнейшее условие их Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются исполнители, по горизонтали — сроки исполнения. В месте пересечения граф указываются номер и пункт приказа. После исполнения приказа делаются специальные отметки. Обычно графики используются для контроля за приказами по однородным или смежным действиям. Так же осуществляется Наиболее оперативным и распространенным видом управленческой документации является служебное письмо. Как быстро и без ошибок подготовить акт, протокол, распоряжение? Какие слова и обороты уместны при изложении просьбы, гарантии, отказа? Эти и другие вопросы возникают всякий раз, когда необходимо подготовить служебный документ. Но для того, чтобы правильно и быстро его составить, надо знать особенности языка и стиля современной деловой речи и предъявляемые к ней требования. Их невыполнение, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — может лишить их юридической и практической значимости. Прежде всего, текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он обязан быть однозначным, математически точным и строгим. Ввиду правовой значимости официальных документов их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н. э. древнеримский плебс настаивал на введении четких, «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появлялись, от делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок и Существует поразительное количество видов и разновидностей документов: в том или ином виде документируется почти каждая производственная документов, это может избавить от необходимости вникать во множество набор клише, штампов, стандартов, что не так уж и плохо, поскольку все Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных на основе правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям, Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, стандартизированных словесных оборотов. Они требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления документа, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Без готовых проверенных долголетней практикой широко известных словесных формул невозможно быстро, грамотно и точно отразить данную производственную ситуацию. Поэтому язык служебных документов правомерно считать регламентированным, закладывается новое содержание. Бланк — это своего рода идеальный образец деловой бумаги, тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета документа; выбор стандартных готовых синтаксических конструкций; построение предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций. При этом, готовя текст документа, следует, конечно, информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, применение средств логической, а не Стилевые особенности любого текста зависят от автора. Но дело в том, что действительного автора письма или другого документа — не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Большинство официальных документов визируются и подписываются несколькими лицами. Кроме того, в служебной документации выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором документа является, как правило, лицо юридическое, коллективное. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте служебного документа, ослаблен, а тон нейтрален. Когда автор документа — лицо юридическое (организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив), то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, Коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, терминолексики, фразеологии, морфологии, Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в служебных документах, но практика их составления дает все основания утверждать, что каждый служебный документ включает один или несколько выражаемая одним или несколькими предложениями. Один аспект может составить содержание целого документа Многоаспектные документы можно представить как сумму нескольких аспектов. Текст их необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТом 1. 5-85. Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая текст служебного документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Кроме того, разделение текста позволяет адресату делать небольшие остановки, мысленно возвращаться к прочитанному, сосредоточиться перед очередной порцией информации. Считается, что средняя длина абзаца — 4-6 предложений. Однако, например, в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы тек ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс восприятия текста письма. Формально связи между предложениями реализуются в виде последующего повтора фрагментов предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, Теперь о композиции и логике построения документа. Композиция, или структура текста служебного документа, — это последовательность расположения его составных частей (аспектов). Композиционная стройность определяется не только последовательностью изложения и расположения включаемых в документ. При составлении служебного документа рекомендуется сначала «набросать» логическую схему его содержания. При ранее. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения. Если группа подлежащего предшествует группе сказуемого, то это так называемый прямой порядок Использование прямого или обратного порядка слов не должно диктоваться прихотью автора, ибо порядок слов несет в русском языке огромную информационную нагрузку. Несмотря на то, что в нашем языке принят предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках, существуют все-таки определенные правила расположения слов. Тем более это относится к письменной речи. Если в устной речи наиболее роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем последняя располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Для служебных документов характерны и свои особенности синтаксиса. Официально-деловой стиль речи допускает предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным. В первом случае целью высказывания является указание на необходимое вызывающих затруднения у составителей. При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое ставится в форме единственного числа, т. е. происходит Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы, обозначаемые подлежащим, пассивны по отношению к обозначаемому сказуемому действию или при знаку. 3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», отрицательные и неопределенные местоимения «никто», «ничто», «кое-кто», в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. форме единственного числа. При местоимении «что» сказуемое ставится в форме единственного числа в том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа. Если слово, с которым соотносится местоимение ставится в форме множественного числа. Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна. В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Обстоятельства степени ставят перед прилагательными , а дополнения — после него. или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Дополнение ставится после сказуемого. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. специальные термины или неологизмы, как это правильно делать? Слово в тексте документа употребляется только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи — это главное правило. Недопустимо не только искажение термина, но и замена его синонимическими формами. Что же касается неологизмов, то их употребление в документах вообще нежелательно, тем более образуемых по традиционным моделям, но не литературной нормой русского язык; подобные неологизмы всегда нетрудно заменить формами общелитературного употребления. В официально-деловых текстах часто приходится иметь дело обусловленную необходимостью сокращения больших чисел и облегчения понимания, запоминания их. Неправильна запись чисел, расчетов и другой цифровой информации может обработке текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами. В заключение напомним основные принципы грамотного составления служебных — документ должен быть убедительным; — следует писать кратко, аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной; текст служебного документа должен быть однозначным; следует употреблять стандартизированные словесные обороты; служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается машинке; Заключение Таким образом, деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и производственной деятельности. культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной Деятельность любого предприятия, учреждения, организации, фирмы оформляется, регламентируется и осуществляется на основе и с использованием большого количества документов. Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является юридическим источником, к которому можно обратиться всякий раз, когда в этом возникает необходимость. В этом, собственно, и заключается смысл и назначение служебной документации. деятельности. Все документы группируются в комплексы. Текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он обязан быть однозначным, математически точным и Язык служебных документов правомерно считать регламентированным, Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета документа; выбор стандартных готовых синтаксических конструкций; построение предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций. последовательность расположения его составных частей (аспектов). Отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная. Для служебных документов характерны и свои особенности синтаксиса. Официально-деловой стиль речи допускает предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным. перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных , нормативных и нормативно - методических документами в уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них и закрепляются конкретные правила документирования. Список используемой литературы: 1. Веселов П. В. « Профессия-секретарь». 2. Дорошенко В. Ю., Золотова Л. М., Лавриненко В. Н. «Психология и 3. Комышов А. Л. «Основы документального обеспечения управления». 4. «Организация работы с документами». 5. Делопроизводство (организация и технология документального