Номенклатура дел организации.
Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.
Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:
¨ Закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
¨ Закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
¨ Служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
¨ Является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
¨ Становиться учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемником из других организации для их продолжения.
Типовые и примерные номенклатуры дел
В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые
дел,
устанавливающие не только единый состав заводимых документов, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел
и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.
как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.
Оформление и ведение номенклатуры дел
Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее – Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.
Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное – определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организации, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с эскпретно-проверочной комиссией одной из ее органов.
если это министерство, ведомство, или общий бланк организации. (Приложение 1.)
В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименование структурных подразделений (отделов), и их индексы (номера) включаются в номенклатуру дел и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре индекс может, состоят из индексов управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будет иметь индексы: канцелярия – 01. 1, отдел правительственной переписки – 01. 2, бюро жалоб – 01. 3 и т. д. А индексы дел внутри подразделений – 01. 1-1, 01. 2-1, 01. 2-2 и т. д.
Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
¨ организационно-распорядительная документация;
¨ плановая документация;
¨ отчетная документация;
¨ документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
¨ документация, относящаяся к проверкам выполнения вопросов основной деятельности;
¨ документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.
Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Третья глава номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование частей, томов.
В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.
Пятая графа номенклатуры дел «Примечания» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:
отметки о заведении дел – «заведено»;
переходящие с 2001 г.» или «переходящие на 2003 г.»;
«подлинники в деле 01-02»
;
о передаче дел в ведомственный архив – «переданы в архив по описи от 00. 00. 0000»
Использование графы «Примечания» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.
Порядок ведения и завершения номенклатуры дел
Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.
Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному персоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.
После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:
¨ дела со сроками хранения до 10 лет;
¨ дела со сроками хранения свыше 10 лет;
¨ дела постоянного хранения.
Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки, хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».
на хранение.
| 
