Змiст
Вступ
1. Законодавче регулювання дiловодства
2. Нормативно-правове регулювання дiловодства
Список використаної лiтератури
Вступ
В даний час регламентацiя документування, органiзацiї i технологiї документацiйного забезпечення управлiння ведеться в декiлькох напрямках: законодавче регулювання, стандартизацiя, розробка нормативних i нормативно-методичних документiв загальнодержавного дiї.
встановив ряд термiнiв (iнформацiя, iнформатизацiя, iнформацiйнi ресурси, документована iнформацiя та iн.), врегулював вiдносини, що виникають при створеннi та використаннi iнформацiйних технологiй, встановив обов'язковiсть надання iнформацiї державним органам. Федеральний закон «Про бухгалтерський облiк», вказавши, що бухгалтерський облiк здiйснюється шляхом суцiльного, i документального облiку всiх господарських операцiй, спецiальною статтею (ст. 9) визначив правила первинних облiкових документiв. У нiй пiдкреслюється, що всi господарськi операцiї, що проводяться органiзацiєю, повиннi оформлятися виправдувальними документами. Цi служать первинними облiковими документами. При цьому закон допускає створення первинних i зведених облiкових документiв на паперових та машинних носiях iнформацiї. В останньому випадку органiзацiя повинна виготовляти копiї таких документiв на паперових носiях для iнших учасникiв господарських операцiй, а також на вимогу органiв, що здiйснюють контроль.
Про обов'язковiсть документування говориться i в iнших законодавчих актах. Так, Цивiльний кодекс Росiйської Федерацiї визначив правовi основи не тiльки дiяльностi юридичних осiб, але i її документування. Наприклад, ст. 184 i 185 визначають, що комерцiйне представництво здiйснюється на пiдставi договору, укладеного в письмовiй формi, та довiреностi, тобто письмового уповноваження, що видається однiєю особою iншiй.
У рядi статей встановленi вимоги до складу iнформацiї (змiсту) документiв i їх оформлення, Так, ст. 52 ЦК РФ мiстить вимогу до змiсту статуту та установчого договору, на пiдставi яких дiють юридичнi особи; ст. 185 i 186 визначають реквiзити такого документа, як доручення; в ст. 878 визначено формуляр чека i т. д.
Федеральнi закони «Про акцiонернi товариства» та «Про товариства з обмеженою вiдповiдальнiстю» поряд з правовими нормами створення, реорганiзацiї, лiквiдацiї товариств значну увагу придiляють порядку документування їх дiяльностi, правилами складання та оформлення низки документiв.
Стаття 89 закону «Про акцiонернi товариства» та ст. 50 закону «Про товариства з обмеженою вiдповiдальнiстю» визначають обов'язки товариств щодо зберiгання документiв. Закон встановив обов'язковiсть зберiгання документiв товариств ходiння їх виконавчих органiв. Товариства вiдповiдають впорядкованiсть документiв, повиннi проводити роботу з їх збереження вiдповiдно до вказiвок i рекомендацiй архiвних органiв Росiйської Федерацiї.
Ця норма тiсно пов'язана з вимогами Основ законодавства Росiйської Федерацiї про Архiвний фонд Росiйської Федерацiї i архiвах, якi встановили, що в Архiвний фонд Росiйської Федерацiї входять документи, що знаходяться на її територiї, незалежно вiд форми власностi органiзацiй, в яких вони утворилися. Тому багато документiв установ, органiзацiй та пiдприємств пiсля закiнчення певного термiну повиннi передаватися на зберiгання до державних архiвiв у порядку, визначеному нормативними документами.
Закон «Про мови народiв Росiйської Федерацiї» (в редакцiї вiд 24 липня 1998р.) (ст. 16) визначає обов'язковiсть ведення дiловодства на територiї Росiї росiйською мовою.
У Федеральним законi «Про основи державної служби Росiйської Федерацiї», присвяченому правовим засадам органiзацiї державної служби i положенню державних службовцiв, регламентується порядок документування проходження державної служби, оформлення трудового договору i обов'язковiсть ведення особової справи.
нормативно-правового акта, його погодження, пiдписання, затвердження, оформлення, строки пiдготовки. Визначено також порядок його державної реєстрацiї в Мiнiстерствi юстицiї РФ (внесення до Державного реєстру нормативних правових актiв та присвоєння йому реєстрацiйного номера). При порушеннi вимог, викладених у Правилах, документ не набирає чинностi.
Законодавчими актами Росiйської Федерацiї регулюються вимоги до документiв, що пересилаються за допомогою рiзноманiтних засобiв зв'язку (пошта, телеграф, факсимiльнi i електроннi повiдомлення), вимоги до захисту iнформацiї на рiзних стадiях її створення та зберiгання, наданню документам офiцiйностi (юридичної сили). У них також мiстяться засади регулювання процесiв iнформатизацiї. 3акону встановлено право власностi на окремi документи i масиви документацiї, категорiї iнформацiї за рiвнями доступу до неї.
Ряд правових актiв мiстить норми, якi необхiдно враховувати при складаннi та оформленнi управлiнських документiв. До таких актiв належать, наприклад, закон РФ «0 товарних знаках, знаках обслуговування i найменуваннях мiсць походження товарiв», який визначає порядок реєстрацiї емблеми пiдприємства, що помiщається на бланку; постанову Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберiгання та знищення печаток i бланкiв з вiдтворенням державного герба Росiйської Федерацiї »i iн
тих чи iнших видiв документiв, їх змiстом i структурою тексту. Фахiвець у галузi дiловодства зобов'язаний знати чинне законодавство країни i стежити за його змiнами, так як цi знання становлять одне з найважливiших професiйних якостей, без якого неможливо займатися дiловодством на сучасному рiвнi.
У Росiйськiй Федерацiї регламентацiя документування та порядку роботи з документами розвивається, перш за все, в напрямку законодавчого регулювання. Паралельно приводяться у вiдповiднiсть з мiнливим законодавством державнi стандарти нормативно-методичнi документи загальнодержавного дiї.
Вищої правової значимiстю мають закони Росiйської Федерацiї. Правовi акти несуть владну функцiю i обов'язковi до застосування в тiй областi дiяльностi, на яку вони поширюються. Законодавча регламентацiя документування i роботи з документами знаходиться в даний час в Росiйськiй Федерацiї в стадiї становлення.
рiзних вiдносин, що виникають мiж її учасниками. Основу цивiльного законодавства становить Цивiльний кодекс Росiйської Федерацiї (далi - ГКРФ), який визначив правовi основи дiяльностi юридичних осiб; i взаємовiдносин юридичних i фiзичних осiб, пiдстави прав власностi.
Ряд законодавчих актiв мiстить норми, якi враховуються при складаннi та оформленнi документiв. Так, ст. 16 Закону РФ вiд 25. 10. 1991 №1807-1 "Про мови народiв Росiйської Федерацiї" визначає: "на територiї Росiйської Федерацiї офiцiйне дiловодство в державних органах, органiзацiях, на пiдприємствах i в установах ведеться росiйською мовою як державною мовою Росiйської Федерацiї. Офiцiйне дiловодство в республiках ведеться також на державних мовах даних республiк ".
статус стандарту, принципи стандартизацiї, види документiв по стандартизацiя та принципи їх застосування. Принципова вiдмiннiсть сучасних стандартiв полягає в їх рекомендацiйному характерi - стандарти застосовуються на добровiльнiй основi. Вiдповiдно до закону встановленi наступнi категорiї документiв у галузi стандартизацiї:
• нацiональнi стандарти;
• загальноросiйськi класифiкатори технiко-економiчної та соцiальної iнформацiї;
• стандарти органiзацiй.
У числi нацiональних стандартiв дiє цiлий ряд стандартiв встановлюють правила оформлення документiв.
У 1990-i рр.. створена правова основа зберiгання документiв. В Основах законодавства Росiйської Федерацiї про Архiвний фонд Росiйської Федерацiї i архiвах складу Архiвного фонду РФ включає двi частини: державну i недержавну. Державна частина формується з документiв федеральних органiв державної влади, а також установ, органiзацiй i пiдприємств, вiднесених до федеральної власностi. Недержавну частина Архiвного фонду РФ складають архiвнi фонди та архiвнi документи, що знаходяться у власностi громадських об'єднань та органiзацiй, релiгiйних об'єднань i органiзацiй, а також у приватнiй власностi. Вiднесення документiв до складу архiвного фонду Росiйської Федерацiї здiйснюється органами i установами Федеральної архiвної служби Росiї (Росархiв) разом з власником цих документiв на пiдставi угоди (договору) пiсля експертизи, їх цiнностi. Росархiв вiдповiдно до Положення про нього має право отримувати вiд органiзацiй незалежно вiд їх вiдомчої пiдпорядкованостi необхiднi матерiали про роботу архiвiв i про органiзацiю документiв у дiловодствi.
Таким чином, законодавче регулювання найрiзноманiтнiших аспектiв роботи з документами мiститься в цiлому рядi правових актiв. У чинне законодавство включено значну кiлькiсть обов'язкових для виконання норм, правил i вимог до документування рiзних напрямiв дiяльностi державних та недержавних органiзацiй, до оформлення тих чи iнших видiв документiв, до їх змiсту i структурi тексту.
Поряд iз законодавчою регламентацiєю норми роботи з документами зачiпаються в цiлому рядi указiв Президента, постанов i розпоряджень Уряду РФ. Цi пiдзаконнi акти встановлюють норми роботи з документами, якi не знайшли вiдображення в законодавчих актах.
Характерною рисою сучасностi є створення законодавчої основи збору, обробки, використання, збереження i передачi iнформацiї. Це свiдчить про докорiнну змiну державної полiтики в сферi формування iнформацiйних ресурсiв. Разом з тим помiтно змiнюється ставлення в суспiльствi до органiзацiї iнформацiйних ресурсiв. Управлiнцi проявляють все бiльшу зацiкавленiсть до проблем законодавчого регулювання i забезпечення їх дiяльностi. Практичнi працiвники найрiзноманiтнiших управлiнських систем приходять до усвiдомлення того, що iнформацiя i документ як її носiй, пронизуючи всi аспекти управлiння, надають безпосередню i цiлеспрямований вплив на результативну роботу у всiх галузях людської дiяльностi.
2. Нормативно-правове регулювання дiловодства
законодавча архiв документ
На основi та на виконання федеральних законiв, указiв i розпоряджень Президента Росiйської Федерацiї, постанов i розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчої влади видаються нормативнi правовi акти. До нормативних правових актiв постановою Уряду РФ вiднесенi постанови, накази, розпорядження, правила, iнструкцiї, положення. Нормативно-правовi акти видаються також з iнiцiативи федеральних органiв виконавчої влади в межах їх компетенцiї.
Постановою Уряду РФ затвердженi правила пiдготовки правових актiв федеральних органiв виконавчої влади та їх державної реєстрацiї, де визначено процес пiдготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, пiдписання, затвердження, оформлення, строки пiдготовки i встановлено Порядок його державної реєстрацiї (внесення до Державного реєстру нормативних правових актiв та присвоєння йому реєстрацiйного номера) у Мiн'юстi Росiї. При порушеннi вимог, викладених у правилах, документ не набирає чинностi.
Типова iнструкцiя призначена для федеральних органiв виконавчої влади, однак, служби дiловодства органiзацiй будь-яких форм власностi i напрямiв дiяльностi можуть використовувати її як нормативну основу при створеннi системи дiловодства конкретної органiзацiї.
Методика i технологiя зберiгання документiв у дiловодствi в архiвi розроблена також архiвними органами. У загальних рисах вона склалася в серединi 1960-х рр.. З 1987 р. багато рокiв дiяли Основнi правила роботи вiдомчих архiвiв, якi представляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберiгання документiв в дiловодствi (оперативне зберiгання) i у вiдомчому архiвi. У 2002р. Федеральна архiвна служба Росiї пiдготувала новий нормативний документ, що встановлює корми i технологiю роботи архiву органiзацiї. Цей норматив не змiнює кардинальним чином ситуацiю, i дiючу багато рокiв технологiю зберiгання документiв, тобто певна спадкоємнiсть в порiвняннi з Правилами 1987 зберiгається. Проте перегляд основних правил був необхiдний у Зв'язку iз змiнами, по-перше, правових основ архiвної справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у дiловодство iнформацiйних технологiй, а також з урахуванням того, що виникла маса органiзацiй рiзних органiзацiйно-правових форм. Основнi правила роботи архiвiв органiзацiй мiстять цiлий ряд роздiлiв, спрямованих на регламентацiю зберiгання документiв у дiловодствi органiзацiй.
Серед них:
• вимоги до номенклатури справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення i зберiгання;
• правила формування справ у дiловодствi;
• органiзацiя i порядок проведення експертизи цiнностi документiв у дiловодствi;
• пiдготовка справ до передачi в архiв: оформлення справ (нумерацiя, пiдшивка, оформлення обкладинки i т. д.), складання та оформлення описiв, передача справ в архiв;
• порядок видiлення документiв до знищення;
• оформлення знищення документiв з простроченим термiном зберiгання;
• порядок передачi справ з дiловодства в архiв. Дуже iстотнi змiни в Основних правилах (у порiвняннi з редакцiєю 1987р.) пов'язанi з експертизою цiнностi документiв. Крiм управлiнської документацiї (в основному на паперових носiях) до Правил включенi нормативно-методичнi основи експертизи цiнностi електронних документiв.
До складу Основних правил включенi унiфiкованi форми документiв (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист - засвiдчував i тощо), якими оформляється зберiгання документiв у дiловодствi органiзацiї та здiйснюється їх облiк та передача в архiв. Вони мiстять порядок оформлення, затвердження, погодження i є обов'язковими при створеннi конкретної системи дiловодства.
основi яких визначаються термiни зберiгання документiв, є перелiки iз зазначенням строкiв зберiгання. Розрiзняють типовi та вiдомчi перелiки. Типовi перелiки розробляються i затверджуються Росархивом, вони є нормативним Документом загальної дiї i встановлюють термiни зберiгання документiв, якi виникають в результатi документування однотипних функцiй (наприклад, таких, як органiзацiя системи управлiння, планування дiяльностi, фiнансування дiяльностi, облiк i звiтнiсть, iнформацiйне обслуговування, кадрове забезпечення та iн.)
формалiзованого опису даних, якi використовуються у процесах управлiння. Для дiловодних служб особливе значення має Загальноросiйський класифiкатор управлiнської документацiї (ОКУД), який представляє собою номенклатуру унiфiкованих систем документацiї i унiфiкованих форм документiв. Класифiкатор мiстить найменування видiв документiв i їх коди, якi є iдентифiкаторами форм документiв i обов'язково складаються в бланках. До складу унiфiкованих управлiнських документiв входять такi системи документацiї.
Унiфiкована система банкiвської документацiї:
• платiжна документацiя за безготiвковими розрахунками через банки;
• документацiї по кредитних операцiях банкiв;
• документацiя по контролю за витрачанням коштiв на оплату працi та виплати соцiально-трудових ресурсiв;
• вихiдна документацiя банкiв;
• документацiя за безготiвковими розрахунками через банки - всерединi банкiвськi форми документiв;
• документацiя по емiсiйно-касових i бюджетним операцiями банкiв - всерединi банкiвськi форми документiв;
• документацiя по контролю за витрачанням коштiв на оплату працi та виплати соцiально-трудових
Унiфiкована система фiнансової, облiкової та звiтної бухгалтерської документацiї бюджетних установ та органiзацiй:
• звiтна бухгалтерська документацiя, бюджетних установ i органiзацiй;
• облiкова бухгалтерська документацiя.
Унiфiкована система звiтно-статистичної документацiї:
• документацiя за статистикою нацiональних рахункiв та економiчних балансiв;
• документацiя за статистикою науково-технiчного потенцiалу та iнновацiйного поступу;
• документацiя зi статистики працi;
• документацiя по соцiальнiй статистицi;
• документацiя за статистикою сiльського господарства i заготiвель сiльськогосподарської продукцiї;
• документацiя за статистикою зовнiшньоекономiчних зв'язкiв;
• документацiя за статистикою споживчого ринку та його iнфраструктури;
Унiфiкована система облiкової та звiтної бухгалтерської документацiї пiдприємств:
• звiтна бухгалтерська документацiя;
• регiстри бухгалтерського облiку;
Унiфiкована система документацiї з працi:
• документацiя за станом ринку працi;
• документацiя по трудових вiдносин;
• документацiя за мiнiмальними споживчими бюджетам;
• документацiя за зверненнями до органiв з працi.
3. Нормативно-методичне регулювання дiловодства
Взаємовiдносини органiзацiй, установ, дiлове документне спiлкування на всiх рiвнях має здiйснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами в будь-якiй органiзацiї, незалежно вiд її органiзацiйно-правової форми, повинна будуватися на основi законодавчо-правових i нормативно-методичних актiв, що стосуються питань документування i роботи з документами. В даний час в Росiйськiй Федерацiї дiє ряд загальнодержавних нормативно-правових актiв, що регламентують загальнi правила пiдготовки, оформлення та органiзацiї роботи з документами в органiзацiях i установах. Нормативно-методичнi документи з документацiйного забезпечення управлiння розробляються рiзними органами державної влади та управлiння вiдповiдно до їх компетенцiї.
Нормативно-методична база дiловодства - це сукупнiсть законiв, нормативних правових актiв та методичних документiв, що регламентують технологiю створення документiв, їх обробки, зберiгання i використання у поточнiй дiяльностi установи, а також дiяльнiсть служби дiловодства: її структуру, функцiї, штати, технiчне забезпечення та iншi аспекти.
Нормативно-методична база дiловодства регулює правила оформлення документiв; правила роботи з документами, забезпечення збереження документiв; порядок передачi документiв на архiвне зберiгання; роботу служби дiловодства; впровадження нових iнформацiйних технологiй у роботi з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичнi аспекти , пов'язанi з документами, та iншi питання.
1. Державний стандарт Росiйської Федерацiї ГОСТ Р 51141-98 Дiловодство i архiвна справа. Термiни та визначення (затв. постановою Держстандарту РФ вiд 27 лютого 1998 року 28).
2. Державна система документацiйного забезпечення управлiння (ГСДОУ). Основнi положення. Загальнi вимоги до документiв i служб документацiйного забезпечення. - М.: Головархiв СРСР, 1991.
3. Типова iнструкцiя з дiловодства. Затверджено наказом Росархiву вiд 27 листопада 2000 року 68. - М.: Росархiв, 2001.
4. Дiловодство та архiвна справа. Термiни та визначення. - М.: Держстандарт, 1998.
6. Рогожин М. Ю. Довiдник з дiловодства. ЗАТ Юстiцiнформ. 2005.
7. Закон Росiйської Федерацiї вiд 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 «Про мови народiв Росiйської Федерацiї» (зi зм. І доп. Вiд 24 липня 1998 р.).
8. Андрєєва В.І. Дiловодство. Вид. 6-е, перероб. i доп. - М.: ЗАТ «Бiзнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187
| 
