Види документацiї
Доповiдь
На тему
:
"Види документацiї"
Документ
(лат. доказ) – це засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiї про факти, подiї, явища дiйсностi та розумову дiяльнiсть людини.
Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом рiзних вiдомостей довiдкового характеру.
Спiльнi риси документiв
1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою вiдповiдно до її компетенцiї. Занесення до документа вiдомостей, що виходять за коло повноважень вiдповiдного органу, робить документ недiйсним.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.
3. Документ повинен бути достовiрним. Важливо, щоб iнформацiя, вмiщена в ньому, була повною й доцiльною, а формулювання – лаконiчними, але точними й такими, що не допускають рiзночитань. Основне завдання укладача – гранично чiтко вiдбити вiдомостi, якi мають правову силу.
5. Правильно складений є той дiловий папiр, який написаний мовою офiцiйно-дiлового стилю.
Види документiв визначають за такими ознаками:
- найменуванням – заява, лист, довiдка, iнструкцiя, акт i т. д.
- походженням – службовi (офiцiйнi) й особистi
- мiсцем виникнення – внутрiшнi та зовнiшнi
- призначенням – органiзацiйнi, розпорядчi, довiдково-iнформацiйнi, облiково-фiнансовi, господарсько-договiрнi, щодо особового складу
- напрямком – вхiднi й вихiднi
- формою – стандартнi (типовi) й iндивiдуальнi (нестандартнi)
- за строками виконання – звичайнi безстроковi, термiновi, дуже термiновi
- ступенем гласностi – секретнi й несекретнi
- стадiями створення – оригiнальнi, копiї й виписки, дублiкат
- строками зберiгання – постiйного, тривалого (понад 10 рокiв) i тимчасового (до 10 рокiв) зберiгання
- технiкою вiдтворення – рукописнi й вiдтворенi механiчним способом
- носiєм iнформацiї – оформлення на паперi, диску, фотоплiвцi, перфострiчцi
- за структурними ознаками – стандартнi й нестандартнi
Документи щодо особового складу
· Резюме правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансiї. Пiсля ознайомлення дирекцiї iз документом претенденти запрошуються на спiвбесiду. Якщо особа вiдповiдає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у виглядi анкети безпосередньо на мiсцi.
· Заява
– це документ, який мiстить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здiйснення своїх прав або захисту iнтересiв. Заява пишеться власноручно в одному примiрнику. Рiзновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про вiдкриття рахунка, про притягнення до вiдповiдальностi тощо.
· Характеристика
– це документ, в якому в офiцiйнiй формi висловлено громадянську думку про працiвника як члена колективу i який складається на його вимогу або письмовий запит iншої установи для подання до цiєї установи. Характеристика оформляється на стандартному аркушi паперу у двох примiрниках: перший видають особi, а другий (копiю) пiдшивають до особової справи.
Довiдково-iнформацiйнi документи
До цього виду документiв належать анотацiя, вiдгук, рецензiя, висновок, довiдка, огляд, доповiдна записка, пояснювальна записка, запрошення, звiт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-релiз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радiограма, факс.
·
– це документ, який засвiдчує факти бiографiї або дiяльностi особи чи установи, надається на їх вимогу до iншої установи.
За змiстом довiдки подiляються на особистiслужбовi
(щодо установи в цiлому).
Найчастiше довiдки оформляються на бланках установи, в них вiд руки заповнюють тiльки iндивiдуальнi вiдомостi.
· Пояснювальна записка
1) вступна частина iншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, змiст, термiн дiї, функцiональне призначення, актуальнiсть i новизна;
Пояснювальна записка пишеться працiвником на вимогу адмiнiстрацiї, в деяких випадках – з iнiцiативи пiдлеглого.
· Лист
– це найпоширенiший вид документацiї, один iз способiв обмiну iнформацiєю.
Службовi листи належать до основних засобiв встановлення офiцiйних, службових контактiв мiж пiдприємствами, органiзацiями, установами, фiрмами та закладами. За функцiональними ознаками службовi листи подiляють на такi, що
.
До листiв, що потребують вiдповiдi
, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозицiї, листи-запити, листи-вимоги.
До листiв, що
, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-пiдтвердження, листи-вiдмови, супровiднi листи, гарантiйнi листи, листи-розпорядження, листи-повiдомлення.
За кiлькiстю адресатiв розрiзняють
. Звичайний лист надсилають на адресу однiєї iнстанцiї, циркулярний лист – цiлiй низцi установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його вiд iменi керiвникiв кiлькох установ.
·
– це критичний вiдгук на художнiй, науковий або iнший твiр, що мiстить зауваження, пропозицiї тощо.
Мета рецензiї – рекомендацiя твору до друку, захисту.
· Наукова робота
– це письмовий виклад власних результатiв наукового дослiдження, який ґрунтується на критичному оглядi бiблiографiчних джерел.
Це такi документи: акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна.
· Акт
– це документ, який мiстить рiшення щодо законiв, указiв, постанов i складається на пiдтвердження фактiв, подiй, вчинкiв, пов’язаних з дiяльнiстю установ та окремих осiб. Як правило, це документацiя постiйнодiючих експертних комiсiй, спецiально уповноважених осiб або представникiв перевiряючих органiзацiй
- вступну (вказуються пiдстави для складання акта, перелiчуються особи, що склали акт, а також присутнi при його складаннi);
- констатуючу (викладаються мета та завдання акта, характер проведеної роботи, перелiчуються виявленi факти, даються висновки).
·
Залежно вiд суб’єкта дiї доручення подiляються на:
- особистi
(особа доручає особi)
-
Особисте
доручення юридично правомiрне лише у тому випадку, коли пiдпис особи, що склала доручення, завiрив керiвник установи печаткою i своїм пiдписом.
·
– це письмове пiдтвердження певної дiї, яка мала мiсце, – передачi й отримання документiв, товарiв, грошей.
Господарсько-договiрнi документи
До господарсько-договiрних документiв вiдносяться договiр, трудова угода, контракт.
·
– це документ, що фiксує домовленiсть мiж двома чи кiлькома партнерами.
Договiр уважають укладеним тодi, коли сторони дiйшли згоди з усiх пунктiв i оформили його письмово.
Договiр може бути укладеним мiж приватними особами та мiж органiзацiями. Цивiльний кодекс передбачає такi договори: купiвлi-продажу, позики, в наймання житлового примiщення, пiдряду, постачання, приватизацiї житла та нежитлових примiщень, оренди. Окрему групу становлять договори банкiвської дiяльностi: договiр на здiйснення кредитно-розрахункового обслуговування, договiр про депозитний вклад, кредитний договiр.
· Трудова угода
– це документ, яким регламентуються стосунки мiж установою i позаштатним працiвником.
Трудова угода, укладена зi штатним працiвником, визначає коло його доручень, якi виходять за межi безпосереднiх службови Трудова угода складається в декiлькох примiрниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберiгаються у справах органiзацiї замовника.
· Контракт
– це правовий документ, що засвiдчує певну домовленiсть мiж пiдприємством, органiзацiєю чи установою й працiвником про умови спiльної виробничої й творчої дiяльностi. Згiдно з Законами України «Про пiдприємство», «Про власнiсть», «Про освiту» громадяни через контракт реалiзують право розпоряджатися своїми здiбностями до працi.
Контракт уважають укладеним тодi, коли сторони досягли згоди з усiх пунктiв, i вiдповiдно оформили документацiю. Контракт складається у двох примiрниках – по одному для кожної сторони, про це зазначається у текстi контракту.
Органiзацiйнi документи
· вищими органами або керiвниками установ.
· Статут
– юридичний акт, що є зведенням правил, якi регулюють дiяльнiсть органiзацiй, установ, товариств, громадян, їхнiх вiдносин з iншими органiзацiями та громадянами, права й обов’язки у певнiй сферi державного управлiння або господарської дiяльностi.
Статути можуть бути типовi та iндивiдуальнi.
Типовi статути розробляються для певних систем установ чи пiдприємств i затверджуються вищими органами державної влади та управлiння, з’їздами громадських органiзацiй.
Індивiдуальний статут укладається для певної органiзацiї чи установи шляхом конкретизацiї типових статутiв i затверджується вищою установою, якiй пiдпорядковується ця органiзацiя.
Статути пiсля затвердження їх пiдлягають обов’язковiй реєстрацiї в органах Мiнiстерства фiнансiв України.
· Правила
– це службовi документи, в яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дiй, поведiнки юридичних та фiзичних осiб.
За формою i змiстом правила подiбнi до iнструкцiй, iнодi є їх складовою частиною.
Виконання правил обов’язкове для всiх, кого вони стосуються, i тому їх можна вiднести до правових документiв.
Розпорядчi документи
До розпорядчих вiдносяться такi документи: вказiвка, наказ, постанова, розпорядження.
· Наказ
– це розпорядчий документ, який видається керiвником установи i стосується органiзацiйних та кадрових питань.
Розрiзняють накази щодо особового складу (кадровi) i накази iз загальних питань (органiзацiйнi).
Кадровими
наказами оформляють призначення, звiльнення, перемiщення працiвникiв, вiдрядження. вiдпустки, заохочення, стягнення.
Органiзацiйнi
· Розпорядження
– це правовий акт, що видається керiвником або колегiальним органом з метою вирiшення оперативних питань. Має обмежений термiн дiї i стосується вузького кола органiзацiй, посадових осiб i громадян – виконавцiв розпорядження.
Рiвнi документацiї в установi
1.
Рiвень АОсновоположнi документи
:
– документи, якi встановлюють загальнi вимоги по установi до випуску продукцiї та наданню послуг;
– положення щодо мети iснування установи, її полiтика та мiсiя;
– показники розвитку основних фондiв
2.
Рiвень В – Управлiнськi документи
:
органiзацiйно-розпорядча документацiя: документи, що визначають основнi функцiональнi напрями дiяльностi установи, керiвництво з систем менеджменту, перспективнi плани, положення про пiдроздiли, порядок їх взаємодiї, функцiональнi повноваження працiвникiв, розподiл обов’язкiв мiж спiвробiтниками, плани проведення контролюючих заходiв та тощо
3.
Рiвень С – Робочi документи:
iнструкцiї з експлуатацiї механiзмiв та обладнання, з ведення дiловодства, правила внутрiщнього розпорядку, технiки безпеки, схеми технологiчних процесiв, графiки виконання робiт, креслення окремих вузлiв, акти результатiв технологiчних випробувань тощо
4.
Рiвень D – Записи:
звiти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацiю, протоколи контрольних вимiрiв, протоколи перевiрки знань, звiти про виготовлення продукцiї чи здiйснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходiв
Лiтература
документ установа iнформацiя
1. Красюк В. Л. «Дiлова українська мова» Навчально-методичний посiбник. – 2-е вид., виправлене i доповненеЧеркаси, 2002. – 145 с.
2. Гриценко Т. Б. Українська мова та культкра мовлення: Навчальний посiбник для студентiв аграрних вищих навчальних закладiв та коледжiв – Вiнниця: Нова Книга, 2003. – 427 с.
3. http://dilo.kiev.ua/pkud.html
4. http://www.pib.odessa.ua/? p=746
5. http://studentam.com.ua/1/1857.pdf
| 
