Документальная база системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты и форма

Документальная база системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты и форма Документальная база системы управления. Номенклатура документов, их классификация, атрибуты и форма Содержание: Введение 1. Сущность документальной базы системы управления 2. Номенклатура и классификация документов 3. Атрибуты документов 4. Формы документов Заключение Библиографический список Введение а также огромный интерес в области изучения делопроизводства и информационных технологий управления. хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов: Гундарева Р. Д., Кирсановой М. В., Андреевой В. И. и др. 1. Сущность документальной базы системы управления Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т. д.). Интересны основные виды документов, атрибутика документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д.). Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т. е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации. В принципе в крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место.[1] В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами. В большинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют организации, для которых работа с письмами составляет основную производственную деятельность. При обработке писем применяются несколько другие классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Однако в крупных государственных организациях тоже существует специальный учет писем и строгий контроль за их выполнением, тем более в настоящее время на смену почтовой корреспонденции приходит использование системы Интернет – технологий (почтовые рассылки, e-mail). 2. Номенклатура и классификация документов Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения: а) предназначена для систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации; б) содержит информацию о сроках хранения документов, т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; в) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; ж) может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.[2] Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. классифицировать: -по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные); -по способу фиксации информации (письменные, кинодокументы, электронные); -по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов); -по степени гласности (несекретные и конфидициальные); -по юридической силе (подлинные и подложные); -по срокам исполнения (срочные и несрочные). или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. 2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до..."). 3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.[3] причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т. д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие. Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов. 1. Основные атрибуты документов: -Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. из руководства предприятия. -Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия). -Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год. 2. Атрибуты, зависящие от типов документа. -Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел). "Об исполнении доложить". Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.[4] Внутренние документы в свою очередь, помимо стандартных атрибутов, могут обладать следующими: -Список подразделений предприятия для ознакомления. -Контрольный срок ознакомления или исполнения. -Список исполнителей документа. Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты: -Список рассылки. -Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий. Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу). 4. Формы документов Существует три основных формы документов: 1. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов. Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.[5] 2. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: - справочные, контрольно-справочные; - картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; - тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т. д. 3. Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки). Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т. к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно: -быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки; -автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; -автоматический контроль за исполнением документа; -возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; -возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие. (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.[6] К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие". Подводя итог работы, можно сделать следующие выводы. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. В связи с этим предъявляют особые требования к оформлению деловых бумаг. Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ MicrosoftOffice, PerfectOffice, LotusSmartSuite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом. В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу Workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия. поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, что информационные технологии управления в деловом процессе в документальной базе системы управления формализуются как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Библиографический список: 1. Андреева В. И. Сущность документальной базы системы управления. М.: «Гардарики», 2006 2. Баласаян В. Э. Современная система документооборота как основа управления организацией. М.: «Интел-Синтез», 2005 3. Барихин А. Б. Делопроизводство на предприятии. М.: «Книжный мир», 2007 4. Басаков М. И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2007 5. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. М.: «ЭКСМО», 2005 6. Гагин А. А. Документирование управленческой деятельности. М.: «Инфра-М», 2006 7. Галахов В. В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.: «Проспект», 2009 9. Демин Ю. М. Делопроизводство в информационных технологиях управления. М.: «Поиск», 2008 10. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2006 11. Корнеев И. К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007 12. Кузнецова Т. В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007 [1] Кузнецова Т. В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007. С. 88 [2] Гундарев Р. Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2007. С. 103 [3] Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2006. С. 59 [4] Корнеев И. К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007. С. 62 [5] Галахов В. В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.: «Проспект», 2009. С. 126 [6] Басаков М. И. Современное делопроизводство. Ростов - на - Дону: «Феникс», 2007. С. 94