Вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення документiв Контрольна робота "Мова документiв. Загальнi вимога до укладання та оформлення" Документ та його функцiї Документування та органiзацiя роботи з документами, що охоплює сукупнiсть форм, прийомiв, способiв i методiв їх укладання й обробки, називається дiловодством (справочинством). Сучасний термiн «документацiйне забезпечення управлiння» є iнформацiйно-технологiчною складовою в сучаснiй органiзацiї дiловодства. Результатом документування є документ – зафiксована на матерiальному носiєвi iнформацiя з реквiзитами, якi дозволяють ЇЇ iдентифiкувати. Носiй – це матерiальний об'єкт, що використовується для закрiплення та зберiгання на ньому мовної, звукової чи зображувальної iнформацiї, у тому числi в перетвореному виглядi Документування – регламентований процес запису iнформацiї на паперi чи iншому носiї, який забезпечує її юридичну силу. Юридична сила – здатнiсть офiцiйного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцiєю органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної рiзновидностi документiв комплексом реквiзитiв – обов'язкових елементiв укладання документа. Держстандартом установлений не лише склад реквiзитiв (усього їх 31), але й зони, i послiдовнiсть їх розташовування на документi. Сукупнiсть реквiзитiв i схема їх розташовування на документi складають його формуляр. i в цiлому в країнi. У соцiальному планi будь-який офiцiйний документ полiфункцiональний, тобто одночасно виконує декiлька функцiй, що й дозволяє йому задовольняти рiзноманiтнi людськi потреби. До загальних функцiй документа належать: Інформацiйна – Соцiальна – документ є соцiально значущим об'єктом, оскiльки його поява спричинена тiєю чи iншою соцiальною потребою. Комунiкативна – документ виступає як засiб зв'язку мiж окремими елементами офiцiйної, громадської структури (закладами, установами, фiрмами тощо). – документ є засобом закрiплення та передавання культурних традицiй, що найкраще простежується на великих комплексах документiв (науково-технiчної сфери), де знаходить вiдображення рiвень наукового, технiчного й культурного розвитку суспiльства. До специфiчних функцiй документа належать: Управлiнська – документ є iнструментом управлiння; ця функцiя притаманна низцi управлiнських документiв (плановим, звiтним, органiзацiйно-розпорядчим та iн.), якi спецiально створюються для реалiзацiї завдань управлiння. Правова – документ є засобом закрiплення i змiн правових норм та правовiдносин у суспiльствi; ця функцiя є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фiксацiї правових норм i правовiдносин, а також будь-якi документи, якi набувають правової функцiї тимчасово (для використання як судовий доказ). Історична – коли документ є джерелом iсторичних вiдомостей про розвиток суспiльства; цiєї функцiї набуває певна частина документiв лише пiсля того, як вони виконають свою оперативну дiєву роль i надiйдуть до архiву на збереження. Система документацiї – це сукупнiсть (спiльнiсть) певних документiв, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дiяльностi та єдиних вимог до їх оформлення (укладання). Офiцiйнi (службовi) документи залежно вiд сфери їх застосування та функцiонування подiляються на управлiнськi, науковi, технiчнi (конструкторськi), технологiчнi, виробничi й iн. Але лише управлiнськi документи забезпечують порядок управлiнця об'єктiв як у межах усiєї держави, так i в окремiй органiзацiї. Основними комплексами всiєї документацiї є: —органiзацiйно-правова документацiя; —планова документацiя; —звiтна документацiя; —документацiя щодо особового складу (кадрова); —фiнансова документацiя (бухгалтерський облiк та звiтнiсть); —документацiя з матерiально-технiчного забезпечення; —договiрна документацiя; —документацiя з документацiйного та iнформацiйного забезпечення дiяльностi закладiв. Окрiм зазначених, є ще спецiалiзована (вiдомча) документацiя, яка вiдображає дiяльнiсть конкретного закладу (медична, вiйськова, театральна та iн.). Критерiї класифiкацiї документiв Основною класифiкацiйною ознакою конкретного документа є його змiст, зокрема, вiдношення зафiксованої в ньому iнформацiї до особи, структури, предмета або до напрямку дiяльностi укладача чи адресата. Вiдповiдно до цього i згiдно з унормованими вимогами (див. попереднiй роздiл) за ознаками класифiкацiї та групами вирiзняють такi види документiв: Ознаки класифiкацiї Групи За найменуванням (назвою)1 Автобiографiя, акт, довiдка, Загальнi; з адмiнiстративних питань; дiяльностi; iз питань пiдготовки та розподiлу кадрiв; спецiалiзованi: з фiнансово-розрахункових i комерцiйних питань, бухгалтерського та кредитної дiяльностi та iн. за призначенням Щодо особового складу: органiзацiйно-розпорядчi, кадрово-контрактнi; облiково-фiнансовi, господарсько-претензiйнi, зовнiшньоекономiчнi Службовi (офiцiйнi) – укладаються працiвниками, якi офiцiйно уповноваженi вiд iменi установи, закладу це робити, для вирiшення службових питань Особистi (приватнi) – укладаються будь-якою особою для вирiшення iндивiдуальних питань За мiсцем укладання Зовнiшнi, що є чинником або результатом спiлкування з iншими пiдприємствами, органiзацiями, особами Вхiднi, що надходять до закладу, пiдприємства, фiрми Вихiднi, що адресованi за межi установи, органiзацiї структурними ознаками (формою) i ступенем стандартизацiї й регламентацiї Стандартнi, типовi – укладаються на трафаретних, бланкових паперах iз захисними символами в суворо регламентованiй послiдовностi (паспорт, свiдоцтво, атестат, диплом, вiйськовий квиток тощо) Цi документи мають вiдповiдну позначку вгорi праворуч, а користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про мiру вiдповiдальностi в разi розголошення їхнього змiсту. У свою чергу, документи подiляються за призначенням та за найменуванням. Останнi можуть називатися однаково, але виконувати рiзнi функцiї. Призначення (спецiалiзацiя) Назва (найменування) Документи в Органiзацiйнi документи Положення Правила Постанова Розпорядження Накази та витяги з наказу Розпорядчi документи Довiдково-iнформацiйнi документи Акти Вiдгуки Довiдки Доповiдi Службовi, доповiднi та пояснювальнi записки Пропозицiї Звiти Огляди Оголошення Протоколи та витяги з протоколу Службовi листи (офiцiйна кореспонденцiя) Телеграми Факси Телефонограми Документи з кадрово- контрактових питань Автобiографiї Заяви Особовi листки (анкети) Угоди Особистi офiцiйнi документи Характеристики Заяви Посвiдчення Розписки Спецiалiзована документацiя Документи з господарсько-договiрної дiяльностi Документи з посередницької дiяльностi Документи з господарсько-претензiйної дiяльностi Документи в банкiвськiй дiяльностi Договiр на постачання Договiр пiдряду Договiр на матерiальну вiдповiдальнiсть Договiр на спiльну дiяльнiсть Договори оренди обладнання, транспорту, примiщення Договори щодо створення нових форм господарювання Господарськi договори в науковiй дiяльностi Договори про надання посередницьких послуг Договiр про iнформацiйне обслуговування Договiр на здiйснення кредитно-розрахункового обслуговування Договiр на депозитний вклад Кредитний договiр Договiр про спiльну дiяльнiсть Договiр лiзингу (лiзингова угода) Договiр про пайовий внесок Облiково-фiнансовi документи Акт Вiдмова вiд акцепту Вiдомiсть Гарантiйний лист Заява-зобов' язання Заявка Накладна Оформлення вiдкриття рахунка в банку Заява Картка зi зразками пiдписiв Реєстр чекiв Платiжне доручення зовнiшньоекономiчної дiяльностi Контракти Додаток (до контракту) Запис бесiди Договiр Статут Документи в рекламнiй дiяльностi Договiр Угода Вимоги до укладання та оформлення документiв Розрiзняють декiлька значень поняття – «документ»: 1. Письмове офiцiйне свiдчення, доказ юридичної сили, зафiксований на спецiальному паперi (паспорт, свiдоцтво про народження, диплом про освiту та iн.). 2. Дiловий папiр, що посвiдчує певний юридичний факт, пiдтверджує дiї, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповiт, доручення та iн.). 3. Матерiальний об'єкт, у якому мiститься певна iнформацiя (перфокарта, дискета, файл, кiно- й фотоплiвка та iн.). 4. Історично достовiрнi письмовi джерела (грамота, указ та iн.). юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функцiї. пiдприємств чи органiзацiй i одночасно є пiдставою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи, Оскiльки документи є засобом засвiдчення, доведення певних фактiв, що мають життєво важливi наслiдки, кожний iз них несе велике правове (юридичне) навантаження. Кожний документ укладається згiдно з усталеними нормами та правилами, якi є стабiльними (канонiчними) для конкретного виду, але всi вони мають вiдповiдати таким вимогам: —не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адмiнiстративного права, директивним положенням конкретних керiвних органiв; —видаватися лише вiдповiдними повноважними органами або службовими особами згiдно з їх компетенцiєю; —вiдповiдати своєму призначенню, назвi й укладатися за встановленою формою; —бути достовiрними, переконливими й вiдповiдати метi та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керiвництва (базуючись на фактах, мiстити конкретнi й змiстовнi пропозицiї та вказiвки); —бути належним чином вiдредагованими (грамотними) й оформленими, розбiрливими та охайними. Бiльшiсть документiв повинна бути придатною до тривалого зберiгання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрiбну iнформацiю, вчасно вжити доцiльних заходiв, зробити процес управлiння стабiльним, передбачуваним i результативним. Оформлення сторiнки У дiловодствi дiють певнi вимоги i правила щодо оформлення сторiнки та її нумерацiї. Органiзацiйно-розпорядчi документи укладають на аркушi «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Лiворуч залишають вiльний берег у 35 мм для збереження тексту в разi пiдклеювання, пiдшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхнiй – 20 мм, нижнiй – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). . Документ, який займає одну сторiнку, не нумерується. У документах, що укладенi на двох i бiльше аркушах (з одного боку), нумерацiя починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посерединi верхнього берега на вiдстанi не менше 10 мм вiд краю. Бiля цифр не пишуться нiякi позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох бокiв аркуша, то непарнi сторiнки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парнi – лiворуч. Текст i його оформлення Головною складовою документа є текст (змiст), який визначається назвою та метою дiлового папера. Укладаючи текст, слiд дотримуватися певних технiчних вимог, а саме: —на бланку друкується тiльки перша сторiнка, а друга й наступнi – на чистих аркушах однакового з бланком розмiру, кольору й ґатунку; —пiдпис укладача чи вiдповiдальної (керiвної) особи можна переносити на другу (iншу) сторiнку лише за умов наявностi на нiй не менше двох рядкiв тексту; —у складних документах текст членується (рубрикується) для зручностi та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини. Ступiнь складностi й форма подiлу безпосередньо залежить вiд обсягу, змiсту, складу, тематики i призначення документа. Найпростiшим видом рубрикацiї є подiл на абзаци. Класичний абзац має три частини: —зачин (формулює тему абзацу – змiст); —фраза (мiстить основну iнформацiю абзацу); —коментар (пiдсумок усього абзацного змiсту). Інформацiя, вмiщена в межах одного абзацу, повинна виражати закiнчену думку. Типовий абзац має бути iз 4–5 речень. Хоча ОДС не виключає наявнiсть й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, вiн має являти собою внутрiшньо замкнене смислове цiле. Нумерацiя рубрик тексту iснує для чiткого зазначення i вказування на взаємозалежнiсть певних роздiлiв, частин, пунктiв та їх пiдпорядкування, а також пiдкреслює необхiднiсть самостiйного розгляду кожного з нумерованих елементiв. Розрiзняють комбiновану (традицiйну) й нову системи нумерацiї. Комбiнована (традицiйна) базується на використовуваннi символiв, слiв, лiтер, арабських i римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктiв, правил, тез), яке залежить вiд змiсту, обсягу й форми документа. Система використання рiзноманiтних позначень має бути послiдовною, логiчною й будуватися за висхiдною ознакою: Комбiнована (традицiйна) Нова А. Б. В. Г. Д…. Роздiл І І. II. III. IV. V…. Частина 1 1. 2. 3. 4. 5…. Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);… пункт 1 а); б); в); г); д);… § 1 § 2 1 1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1. 2. 2 1. 3 2 i т. д. Згiдно з ДСТУ 3008–95, слiд пам'ятати, що для системи буквеної рубрикацiї лiтери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (i), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують. Ця система вимагає чiткого дотримування правил пунктуацiї, повинна мати логiчну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорiднi засоби нумерацiї або лаконiчнi, однозначнi заголовки. Заголовок має бути лаконiчним, але логiчно повноцiнним – однозначним i несуперечливим, а також точно вiдповiдати змiстовi документа або його частини. Система арабських цифр Роздiли, наприклад звiту, повиннi мати порядкову нумерацiю в межах викладення сутi змiсту й позначатися арабськими цифрами без крапки: 1,2,3 й т. д. Пiдроздiли повиннi мати порядкову нумерацiю в межах кожного роздiлу. Номер пiдроздiлу складається з номера роздiлу й порядкового номера пiдроздiлу, вiдокремлених крапкою. Пiсля номера пiдроздiлу крапку не ставлять: 1. 1, 1. 2 й т. д. не ставлять: 1. 1, 1. 2, або 1. 1. 1, 1. 1. 2 й т. д. Номер пiдпункту складається з номера роздiлу, порядкового номера пiдроздiлу, порядкового номера пункту й порядкового номера пiдпункту, вiдокремлених крапкою: 1. 1. – 1. 1, 1. 1. 1. 2, 1. 1. 1. 3 i т. д. Якщо роздiл, не маючи пiдроздiлiв, подiляється на пункти йдалi – на пiдпункти, номер пiдпункту складається з номера роздiлу, порядкового номера пункту i порядкового номера пiдпункту, вiдокремлених крапкою: 1. 1. 3, 1. 2. 1 й т. д. Пiсля номера пiдпункту крапку не ставлять. Якщо роздiл або пiдроздiл складається з одного пункту, або пункт складається з одного пiдпункту, його не нумерують. Приклад подiлу частин тексту за традицiйною та новою системою див. вище. Застосування нової системи нумерацiї вiдповiдає вимогам ДСТУ 3008–95 i спрощує обробку документiв (навiть на комп'ютерi), унiфiкує їх, бо дає можливiсть не вживати словесних найменувань i символiв. —вступна (причинова) – у якiй зазначають привiд та безпосередньо причину укладання документа (указується iсторiя питання); —доказова (фактологiчна) – у якiй наводяться конкретнi факти, докази, пояснення, мiркування, розрахунки, посилання на iншi матерiали тощо (розкривається суть питання, проблеми); —закiнчення (висновкова) – мiстить пропозицiї, рiшення, висновки тощо (формулюється кiнцева мета документа). Наявнiсть тих або iнших елементiв тексту, порядок їх послiдовностi залежить вiд конкретного документа, його змiсту й мети. Для зручностi зiставлення показникiв i наочностi цифровий матерiал, як правило, оформляють у виглядi таблиць, що вiдповiдають вимогам чинних нормативних документiв. Нумерують таблицi, якщо їх бiльше однiєї в документi, арабськими цифрами. Система нумерацiї може бути наскрiзною (напр., «Таблиця /»; i т. д.) або iндексацiйною (окрiм таблиць, що наводяться в додатках), i тодi номер складається з номера роздiлу й порядкового номера таблицi, вiдокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць З» Назва таблицi визначає її тему й змiст i має бути точною, виразною, лаконiчною й вiдповiдати змiстовi таблицi. Якщо таблиця переноситься на iншi сторiнки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» «Закiнчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостiйного значення, тобто потрiбна по ходу читання основного тексту. У продовженнi таблицi на наступних сторiнках допускається замiна заголовкiв граф їх нумерацiєю арабськими цифрами. Нумерацiя граф i рядкiв таблицi застосовується й тодi, коли на них треба робити посилання в текстi документа. Незакiнчену таблицю нижньою горизонтальною лiнiєю не обмежують. Заголовки граф наводять переважно в Н= вiдмiнку однини без довiльного скорочення слiв. Множину застосовують: —коли серед текстових показникiв графи є такi, що стоять у множинi; —коли значення заголовка передається лише в множинi; — коли слово в однинi не вживається. Залежно вiд розмiру таблицi її розмiщують: — безпосередньо пiсля тексту, до якого вона належить; Якщо в сусiднiх рядках графи текст повторюється: – його замiняють лапками (кiлькiсть лапок за кiлькiстю слiв), коли текст умiщується в один рядок; – його замiняють словами якi в разi подальшого повторення тексту замiняють однiєю парою лапок, коли текст не вмiщується в один рядок; – i повторюється також початкова частина тексту, а кiнець тексту – змiнна частина, то частину тексту, що повторюється, замiняють словами але якщо є горизонтальнi лiнiйки, то текст слiд повторювати. Не дозволяється замiна лапками: 2) позначень одиниць величин; 3) буквених абревiатур; 4) марок машин, механiзмiв, матерiалiв i под.; 5) скорочених позначень нормативних документiв iз номерами. За вiдсутностi вiдомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає вiдом.». Якщо явище не спостерiгається, тобто немає й не буде можливостi проставити в комiрцi таблицi вiдомостi, то ставлять тире. Залишати комiрку порожньою не дозволяється. «Примiтка» [14, с. 25–29]. На всi таблицi мають бути посилання в текстi документа. Укладаючи документ, слiд дотримуватися певних правил, якi допоможуть виробити точний стислий, ясний та послiдовний стиль письма, а саме: i. Використовувати мовнi засоби, якi були б зрозумiлими широкому загалу та вiдповiдали нормам лiтературної мови, конкретному стилю чи пiдстилю. 2. Вiд 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як: —автобiографiя (Я,… народилася,… навчаюся…); —заява (Прошу зарахувати…, працюю на посадi …); (Наказую… ); —скарга (Звертаюся до…, я повiдомляв… ,); —службова записка —акт (Комiсiя пропонує…, дiйшла висновку… ); —трудова угода, контракт, договiр (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується —iнструкцiя (АТ «Довiра» встановлює., кожен акцiонер стає… ); —запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує… ). 4. Доцiльно вживати прямий порядок слiв у реченнях: —коли пiдмет передує присудковi; —коли вставнi слова стоять на початку речення. 5. Уникати вживання багатозначних слiв, а наявнi пояснювати в певному контекстi. 8. Використовувати лише загальноприйнятi, стандартнi скорочення та абревiатури. 9. Уникати немилозвучностi, однозвучностi з iншими скороченнями. 10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фiзичних одиниць (крiм формул); одиниць вимiру; символiв, знакiв: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень i не в таблицях, схемах. 11. Слiдкувати за дотриманням логiчної послiдовностi викладу матерiалу, фактiв. Пiдкреслюючи наступнiсть визначення причинно-наслiдкових зв'язкiв мiж фактами, подiями чи явищами, треба викладати їх у зв'язнiй черговостi здiйснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потiм, пiсля, далi, у пiдсумку, завершуючи, насамкiнець та iн. 12. Надавати перевагу простим реченням, мовним клiше, «канцеляризмам». 13. Пам'ятати, що лише своєчаснiсть i актуальнiсть iнформацiї, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дiєвим, доцiльним i потрiбним. Скорочування слiв i словосполучень Дотримуючись вимоги лаконiчного, максимально стислого письма, пiд час укладання дiлових паперiв на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582–97), що чинний вiд 1998 року. Розглянемо такi види скорочень, як загальновживанi, спецiальнi й локальнi. а) пiсля перелiкiв; б) перед iменами та прiзвищами; в) перед географiчними назвами; д) при посиланнях. До спецiальних належать скорочення в бiблiографiчних описах. Поданi українською мовою, вони повиннi вiдповiдати останньому Держстандартовi України, а поданi росiйською, англiйською та iн. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7. 12–93 та ГОСТ 7. 11–78. Основнi правила скорочення: 1. Скороченню пiдлягають рiзнi частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всiх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно вiд роду, числа, вiдмiнка й часу. 2. Неприпустиме одне скорочення для двох рiзних за значенням слiв без додаткового пояснення. 3. У скороченому словi слiд залишати не менше нiж двi букви, незалежно вiд прийому, який використовується. Пiд час вiдсiкання крапка ставиться, а пiд час стягування нi. 4. Скорочення слова до однiєї початкової лiтери припускається тiльки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (мiсто), с. (сторiнка) таiн. 5. Іменники та iншi частини мови, крiм прикметникiв i дiєприкметникiв, скорочують лише за наявностi їх у перелiку особливих випадкiв скорочень слiв. Пiд час скорочення iменникiв ураховуються вiдмiнковi закiнчення однини або множини: д-р (доктор), д-ри (доктори) м-во (мiнiстерство), м~ва (мiнiстерства) та iн. -авськии – адський -ентальнии – енький -гльськии -iпський -ажний – азький -ерський – еський -iчий -iчний -кий -аний -инський -ний -анськии – арський – ативний -ирський – истий – иський -нiй – ований – овий -ицький – ичий -овський – одський -евий -ичний -ольський -ейський – ельний -ельський – ений -уальний – чий -енний -iйський -яний -енський -iльний -янський скорочують вiдсiканням цiєї частини слiв. 7, Прикметники, що закiнчуються на: – графiчний, – логiчний, – немiчний, – навчий – афiчний, – огiчний, – омiчний, – авчий: географiчний – геогр., соцiологiчний – соцiол. 8» Прикметники, що утворенi вiд власних iмен, скорочуються вiдсiканням частини – ський: – франкiв, i под. 9. У прикметникiв, утворених вiд географiчних назв i назв народiв (як в етнографiчному, так i в адмiнiстративному значеннi), зберiгають найповнiшу для розумiння форму скорочення: грузинський народ – грузин, народ Бориспiльський край – Бориспiл. край Луганська область – Луган. обл. i под. Якщо назви району й областi збiгаються, то вони скорочуються iдентично: Харкiвська область – Харк. обл. Харкiвський район – Харк. р-н i под. 10. Якщо вiдсiченiй частинi слова передує лiтера й або голосний, то слiд зберiгати наступний за ним приголосний: калiйний – калiйн. олiйний – олiйн. червоний – червон. i под. 11. Якщо скороченню пiдлягає тiльки одна лiтера, то слово не скорочують: вищий – вищ., але вища – не скорочують учений – учен., але вчена – не скорочують мiський – мiськ., – не скорочують i под. 12. Якщо вiдсiченiй частинi слова передує апостроф, то слiд зберiгати наступний за ним голосний i приголосний: торф'яний – торф'ян. слов'янський – слов'ян, i под. грецький – грец. гуцульський – гуцул, сiльський – сiл. i под. – закон, iменний – iмен, щоденний – i под. експериментальний – експерим., а не експериментал., експеримент, фугiдаментальний – фундам., а не фундаментал., фундамент, графiчний – графiч. комiчний – комiч. континентальний – континент, i под. 17. У словосполученнi скорочують кожне слово: видавничий вiддiл – вид. вiд. допомiжна картка – допом. карт. умовний друкований аркуш – без року – б. р. без цiни – б. ц. вихiднi данi – вих. дан. i так далi – i т. д. та под. 18. У географiчних назвах, що пишуться через дефiс, вiд сiкають другу складову частину, якщо вона має закiнчення мiсто Кам'янець-Подiльський – м. Кам' янець-Подiл. мiсто Корсунь-Шевченкiвський – Івано-Франкiвськ, Михайло-Олександрiвка, Олексiєво-Дружкiвка та под. 19. У складних прикметниках, що пишуться через дефiс, вiдсiкають кожну складову частину або одну з них вiдповiдно до загальних правил скорочення: греко-католицький – греко-католиц. фiзико-математичний – фiз. -мат. хiмiко-гпехнологiчний – хiм. -технол. i под. 20. У складних прикметниках, що пишуться разом, вiдсiкають другу частину слова вiдповiдно до загальних правил скорочення: агролiсомелiоративний – агролiсомелiор. лiсогосподарський – лiсогосп. i под. 21. Одиокорiнпi прикметники та дiєприкметники, що вiдрiзняються лише префiксами, скорочуються однаково: карпатський – карпат., закарпатський – закарпат., прикарпатський – прикарпат. i под. 22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають першi лiтери слiв, якi утворюють складне слово: вiдеофонограма – вiдеофоногр. дiафiльм – дф мiська державна адмiнiстрацiя – мiськдержадмiн. 23. Вiдсiкати слово до однiєї початкової лiтери не можна. а не Безпека життєдiяльностi: Пiдруч, Лiкарськi рослини: Словник-довiдник, а не Лiкарськi рослини: Слов. -довiд; але Бiологiя: Пiдручник для 10‑го класу – ‑го кл., Лiкарськi рослини: Словник-довiдник лiкаря – Лiкарськi рослини: Слов. – довiд, лiкаря. Лексичнi та графiчнi скорочення Лексичнi скорочення (абревiатури) функцiонують як самостiйнi слова. Графiчнi ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмi. На вiдмiну вiд лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повнiстю. Лексичнi скорочення бувають декiлькох типiв: i. Інiцiальнi (абревiацiя) – утворенi з початкових лiтер слiв, що означають поняття; вони, у свою чергу, подiляються на: а) лiтернi – читаючи їх, треба вимовляти лiтери: б) звуковi – читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту‑154, Ан‑24 в) лiтерио-звуковi (змiшанi) – частина слова вимовляється за буквами, частина – звуками: ЖЕК, ТЕЦ й iн. 2. Складовi скорочення – утворенi з частин складiв слiв: й iн. 3. Частково скороченi слова – утворенi з частини або частин слiв i повного слова: Донвугiлля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та iн. А. й iн. 5. Телескопiчнi скорочення – утворенi з початкової та кiнцевої частини складових слiв: (iз ра[дiостан] – цiя}, бiонiка бiологiя ) та й iн. 6. Змiшаного типу (комбiнованi): НДІторгмаш, ХарБТІ — крапковi: й iн.; — дефiснi: й iн.; — скiснолiнiйиi (дробовi): р/р, а/с, в/ч —нульовi (курсивнi) – на позначення одиниць фiзичних, – метричних величин, валют й iн. лише пiсля цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г., 400 грн й iн. не змiнюється у множинi (крапка не ставиться); – комбiнованi: Графiчнi скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становить рр. (роки). У документах припускається використання лише загально-нормативних графiчних скорочень, зафiксованих у державних стандартах i словниках. Не можна перевантажувати текст графiчними скороченнями, наприклад: НП, що сталася на ПУ пiвд. -схiд. мiської РМС через порушення ПТБ iнженером Ковтуном В. С. 1) iмена та iмена по батьковi (крiм iнiцiалiв): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток – з однаковими прiзвищами: Гр. Тютюнник – Григiр, бо є Григорiй Тютюнник); 2) псевдонiми: не Ж. Занд, а Жорж Занд не Л. Українка, а Леся Українка не а 3) подвiйнi прiзвища: не Б. -Хом'як, а Богачевська-Хом'як, не Ж. -Стоша, а не а Кучук-Яценко