Інформацiйний документ в системi забезпечення управлiння та його розвиток
Вступ
Феномен документа починає вивчатися тiльки у ХХ ст. Рiзноаспектний науковий аналiз його складових – iнформацiї та матерiального носiя – є прерогативою ряду наук, що проголошують документ об'єктом свого дослiдження.
Інформацiйнi документи є важливою складовою iнформацiйних ресурсiв. Вони можуть бути частиною фондiв iнформацiйних установ, елементом їх довiдково-пошукового апарату або готуватися у вiдповiдь на iнформацiйнi запити.
Інформацiйний документ – це документ систематизованих або узагальнених вiдомостей про опублiкованi чи неопублiкованi данi з першоджерел, виготовлений органiзацiями, якi здiйснюють науково-iнформацiйну дiяльнiсть. Головна ознака вирiзнення iнформацiйних документiв – це аналiтико-синтетична обробка первинної iнформацiї в процесi їх пiдготовки. Пiд iнформацiйним документом ми розумiємо документ, який призначений для оперативного ознайомлення iз масивом опублiкованих первинних документiв.
На сьогоднiшнiй день «Інформацiйний документ» застосовується майже у всiх сферах життя суспiльства, по всьому свiтi в цiлому.
Виходячи iз актуальностi цього феномену пiд назвою «Інформацiйний документ» я вибрала об'єктом курсової роботи «Управлiння, як користувач iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi».
Предметом дослiдження є iнформацiйно-аналiтичний документ в системi iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi забезпечення управлiння.
Мета дослiдження: дослiдити iнформацiйно-аналiтичнi документи в системi iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi забезпечення управлiння.
Виходячи з мети, були поставленi наступнi завдання:
- розглянути й охарактеризувати основнi чинники виникнення й розвитку iнформацiйного документа;
- розглянути й охарактеризувати поняття «Інформацiйний документ»;
- дослiдити види iнформацiйних документiв в системi iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi забезпечення управлiння;
- ознайомитись iз основними рисами iнформацiйних документiв;
- визначити завдання iнформацiйного документа;
- проаналiзувати види iнформацiйного документа.
Курсова робота подiлена на 2 роздiли, кожен роздiл в свою чергу, подiляється на пiдроздiли. Перший роздiл мiстить iнформацiю про «Інформацiйний документ», в системi iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi забезпеченняуправлiння, другий – про види iнформацiйних документiв та їх аналiз.
1. Інформацiйний документ в системi забезпечення управлiння та його розвиток
1. 1 Історiя виникнення й поняття про документ
та А. М. Сокової:
а) документ як матерiальний об’єкт повинен мiстити iнформацiю, зафiксовану будь-яким способом (письмо, графiка, зображення, звукозапис);
б) носiй iнформацiї повинен бути спецiально призначеним для фiксацiї iнформацiї;
в) зафiксована iнформацiя повинна мати вербальну iдентифiкацiю (пояснення природною мовою);
г) мета фiксацiї iнформацiї – її зберiгання та передавання (1, с. 15).
Виходячи з даних вимог до матерiального об’єкта, який може вважатися документом, поставимо питання: коли i що зумовило появу таких об’єктiв як типових, котрi винятково виконували функцiї зберiгання i передавання iнформацiї у просторi та часi? Слiд вiдзначити, що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахiвцями традицiйного документознавства або сумiжних з ним наук. Наведемо деякi з них.
документа, на його думку, є синхронними подiями. Майже так само пояснюються причини виникнення документа у першому радянському посiбнику з документознавства, однак тут зауважується, що такi матерiальнi предмети, на яких фiксувалася iнформацiя, виконували у давнину, в основному, функцiю свiдчення, що у подальшому i дало пiдстави для назви цих об’єктiв латиною «документум» (тобто «доказ», «свiдчення») (3, с. 10).
Фахiвець з iсторичного джерелознавства масової документацiї Б. Г. Литвак висловлює припущення, що документ виник як фiксатор незвичайного у буденному життi (8, с. 51). Вiн iлюструє це прикладом змiни правових норм документальної фiксацiї, але такий висновок може бути справедливим для будь-яких подiй у соцiумi.
Вiдомий дослiдник у галузi дипломатики С. М. Каштанов пов’язує появу документiв iз створенням писемного права у рiзних його формах в процесi утворення державної влади (4, с. 16). Така позицiя є цiлком зрозумiлою, оскiльки об’єктом дослiдження дипломатики є стародавнi акти – юридичнi документи переважно перiоду феодалiзму.
Свого часу дослiдники вже аналiзували iсторичнi витоки документальної фiксацiї iнформацiї (6, с 83–88). Було зроблено висновок, що з самого початку документальної фiксацiї iнформацiї вона мала певнi жанровi характеристики, а дискретний носiй – конкретну орiєнтацiю на використання його як об’єкта, що призначений тiльки для зберiгання i передавання цiєї iнформацiї.
Документ – це не тiльки об’єкт, вирiб. Це – явище. Явище оформлення нового способу фiксацiї iнформацiї, каналу комунiкацiї. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовостi такого роду об’єктiв з унiфiкованим способом фiксацiї iнформацiї i зовнiшньою формою. Така унiфiкованiсть дозволяла чiтко iдентифiкувати цi об’єкти як справжнi, що пiдтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У цьому планi значну роль вiдiграла i печатка власника. Такi зауваги дуже важливi, зважаючи на те, до якої сфери належали першi документи, бо це були не тiльки правовi вiдносини.
мали вигляд глиняних бирок (чи етикеток) зi знаками, що позначали предмети та їх кiлькiсть, котра пересилалася з одного населеного пункту в iнший. Розвиток шумерської державностi привiв до формування у III тис. до н. е. рiзних напрямiв документальної фiксацiї iнформацiї, яка вiдбивала майже всi сфери дiяльностi життя шумерського суспiльства. Кiлькiсть текстiв, котрi залишила шумерська бюрократiя, вражаюча (їх бiльше ста тисяч) i це тiльки поверхня айсберга, оскiльки, на думку фахiвцiв, зараз археологами розкопано не бiльше десяти вiдсоткiв територiї мiст-держав Шумеру.
З накопиченням юридичних та господарських документiв виникла необхiднiсть їхнього спецiального зберiгання в державних установах та храмах (котрi також часто виконували функцiї перших). Можливо в Шумерi iснувало архiвне зберiгання офiцiйних документiв, що вiдокремлювалися вiд «оповiдних» текстiв. Так, найдавнiшi реєстри останнiх – це двi шумерськi глинянi таблички III тис. до н. е. з перелiком назв лiтературних творiв. Самюель Крамер – вчений, який прочитав їх, звернув увагу на досить цiкавi факти. По-перше, у сумi таблички включають назви 130 творiв, з яких 43 в обох табличках збiгаються. По-друге, написанi вони однiєю особою, але послiдовнiсть творiв була рiзною. Називаючи умовно цi документи «бiблiотечними каталогами», вiн висловлює думку, що списки були створенi перед тим, як сховати таблички з текстами творiв в якесь сховище чи, навпаки, для розстановки їх на полицях в «будинку табличок», а особливостi розташування назв у списках, можливо, були пов’язанi з розмiрами табличок (5, с. 246–250).
Без сумнiву, цi документи були прадавнiми прототипами сучасних бiблiотечних каталогiв та бiблiографiчних покажчикiв, але навряд чи тут реалiзовувався iнформацiйний пошук за якоюсь пошуковою ознакою, крiм фiксацiї факту наявностi таблички з певною назвою. Вони скорiше нагадують iнвентарнi книги (до скринь чи корзин з табличками) i така їхня роль вiдповiдає загальному намаганню шумерiв проводити облiк усiх своїх матерiальних ресурсiв.
Первiсна внутрiшня форма шумерських юридичних документiв певною мiрою була оповiдною, тому що описувала хiд судовогопроцесу i тiльки як додаток зазначалися окремi види рiшень суду за якiсь злочини. Існуваннязведеньзаконiв, система судочинства з
подачеюдокументiв йiнодi фiксацiєю ходу судового засiдання створює окремiшнiсть сукупностiвидiвюридичних документiв.
Слiд зауважити, що чи не з самого початку зародження документальної форми фiксацiї iнформацiї вона мала вже ознаки пiдтвердження справжностi, офiцiйностi, вiдповiдної юридичної сили за наявностi вiдбитку на бирцi (а згодом – табличцi) печатки власника. Печатки на глиняних документах в шумеро-вавилонському суспiльствi були настiльки розповсюдженим явищем, що i це дало пiдставу фахiвцям зробити висновок, що тiльки найбiднiшi верстви населення їх не мали (ставили вiдбиток пальця на документi). Процедура затвердження документа печаткою була розповсюджена чи не на всьому Стародавньому Сходi, що створювало прецедент офiцiйностi, справжностi, власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. (6, с. 5–11).
Отже, ми придiлили початковому перiоду формування сукупностей документiв значну увагу саме тому, що з тих часiв починається перша диференцiацiя знань про документ, i її напрями фактично зберiгаються i понинi.
iнформацiї полягав у видiленнi головної теми або ж виокремленнi заголовка документа з тексту чи наданнi йому назви.
По-друге, це початкове усвiдомлення рiзного цiльового призначення документiв, їх функцiонального спрямування, що позначилось у окремому архiвному зберiганнi адмiнiстративно-господарських, фiнансових, торговельних, дипломатичних та iнших документiв, азначущiсть деяких з них зумовлювала особливi умови такого зберiгання, зосередження їх у державних скарбницях, центральних храмах, сховищах i, навiть, iнодi у гробницях.
По-третє, цей напрям поглиблюється жанрово-тематичною диференцiацiєю документiв, якi мiстять тексти фiнансового, юридичного, релiгiйного змiсту. Розвиток рiзних сфер соцiальної дiяльностi, бюрократичної системи, способiв управлiння державою зумовлюють потребу в рiзних управлiнських, правових, фiнансових, дипломатичних, торговельних документах, вироблення певних правил органiзацiї їхнього тексту вiдповiдно до жанрової специфiки. Документи вже тодi використовували з рiзною метою: як навчальнi посiбники, довiдковi матерiали, практичнi довiдники, засоби управлiння чи фiксацiї облiкової iнформацiї. Усталенiсть певних видiв документiв створює наявнiсть у них формуляра.
По-четверте, це усвiдомлення поняття справжностi документа, його офiцiйностi через емпiричне вироблення такого формуляру, реквiзитом якого, як правило, стає печатка, що засвiдчує особу, права її власностi, пiдтверджує написаний тексту Розумiння копiї та оригiналу виникає вже на стадiї переписування давнiх табличок в часи Шумеру, коли їхня оригiнальнiсть пiдтверджувалась спецiальним термiном, що означав «правильнi таблички». По-п’яте, це аналiз складової документа, який вимагав його перекладу з однiєї мови на iншу, трактування мiфологiчних та релiгiйних текстiв, дешифрування математичних задач тощо. Священнi тексти сприймалися i як нормативнi, а iншими проявами нормативностi у поєднаннi з офiцiйнiстю були законодавчi акти, укази царя тощо.
1. 2 Загальна характеристика основних видiв iнформацiйних документiв
Інформацiйнi документи є основними видами iнформацiйної продукцiї. Інформацiйний документ – це один iз найпоширенiших засобiв подолання труднощiв на шляху доведення iнформацiї до споживача в умовах iнформатизацiї суспiльства. Вони є результатом наукової (аналiтико-синтетичної) обробки документiв, здiйснюваної з метою ознайомлення вчених, фахiвцiв з новiтнiми вiтчизняними i зарубiжними досягненнями для орiєнтування споживачiв у документних потоках,масивах, ресурсах i фондах, що функцiонують у суспiльствi, обсяги яких усе бiльше зростають. Інформацiйнi документи зараховують до групи вторинних документiв.
Інформацiйнийдокумент (
ІД) документи мiстять систематизованi знання про первиннi опублiкованi й неопублiкованi документи у формi описiв, анотацiй, рефератiв на окремi документи або у формi оглядiв групи документiв певної тематики чи виду (статтi, книги, нормативно-технiчна документацiя, звiти про науково-дослiднi i дослiдно-науковi роботи, депонованi рукописи, дисертацiї, ресурси iнтернет тощо). (7, с. 284–285).
Основними рисами iнформацiйних документiв є:
· цiльове призначення документа – оперативне ознайомлення зацiкавлених споживачiв з масивом документної iнформацiї первинного рiвня;
· характер iнформацiї в iнформацiйному документi – це iнформацiя з первинних документiв у згорнутому узагальненому виглядi;
· методика пiдготовки iнформацiйного документа – аналiтико-синтетична обробка iнформацiї, що мiститься у вихiдних документах. Цi риси є характерними для всiх рiзновидiв iнформацiйних документiв, є їхньою суттю, що вiдрiзняє їх вiд iнших документiв взагалi. (7, с. 284).
Окремi види iнформацiйних документiв мають певнi вiдмiнностi, специфiчнi риси. Вони вiдрiзняються за глибиною згортання iнформацiї, за методами її викладу, за тим, є чи немає оцiночного пiдходу до iнформацiї, що обробляється, тощо. Є вiдмiнностi в цiльовому призначеннi iнформацiйного документа: вiн призначений лише для орiєнтацiї в документному масивi, для ухвалення управлiнських рiшень тощо.
У свою чергу, iнформацiйний документ може бути не лише вихiдним, а й похiдним для дальшої наукової обробки i створення документiв вищого рiвня згортання: огляд вторинних документiв, покажчик вторинних документiв, реферат, анотацiя, предметна рубрика, ключове слово, iндекс УДК i ББК, авторський знак i т. iн. Інформацiя, отримана внаслiдок наступної обробки iнформацiйного документа, належить до третього, четвертого, п’ятого i т. д. рiвнiв її згортання. Результатом згортання є метаiнформацiяабо метаданi,
тобто вiдомостi найвищого рiвня згортання. Однак цi риси є варiативними, вони не змiнюють сутi iнформацiйного документа. (7, с. 285).
Отже, iнформацiйний документ вiдноситься до вторинно-документального рiвня iнформацiї i має властивостi вторинного документа:
· мiстить вiдомостi про сам первинний документ, на основi якого його створено;
· є результатом аналiтико-синтетичної обробки первинного документа;
· є не тiльки результатом, й засобом ІД, за допомогою якого здiйснюються пошук, зберiгання i поширення iнформацiї. (11, с. 10–11).
Використання ІД дає змогу встановлювати походження i мiсцеперебування первинного документа, авторство i час виникнення як самого документа, так i включених до нього вiдомостей i фактiв. Широка доступнiсть, компактнiсть, зручнiсть у користуваннi, стислiсть i, разом з тим, змiстовнiсть викладу, багатоаспектний характер роблять iнформацiйний документ незамiнним засобом задоволення рiзноманiтних iнформацiйних потреб користувачiв. (7, с. 285–286).
Інформацiйний документ може бути друкованим. Зафiксованим на iншому носiєвi або рукописним. У спецiальнiй лiтературi частiше зустрiчається термiн «iнформацiйне видання». Рiзниця мiж поняттями «iнформацiйний документ» та «iнформацiйне видання» полягає в тому, що видання – це документ, який пройшов редакцiйно-видавничу обробку, надрукований друкарським засобом та певним накладом. Поняття «iнформацiйний документ» родове по вiдношенню до iнформацiйного видання, тому що iнформацiйний документ може бути i машинописним, й рукописним, машинозчитувальним. Спiльним для них є цiльове призначення та характер iнформацiї, яку вони мiстять. (11, с. 11).
У документному потоцi iнформацiйнi документи вирiзняють серед iнших видiв документiв за ознакою аналiтико-синтетичної переробки iнформацiї або за рiвнем узагальнення iнформацiї. За цiєю ознакою розрiзняють первиннi та вториннi документи. ІД зараховують до вторинних документiв. У свою чергу, iнформацiйнi документи подiляють на види, пiдвиди, рiзновиди i типи за специфiчними ознаками, характерними, дляокремихгруп ІД.
Найпоширенiшою є класифiкацiя ІД за цiльовим призначенням i характером iнформацiї. За цiєю ознакою ІД подiляють на бiблiографiчнi, реферативнi, оглядовi й аналiтичнi.
Бiблiографiчний документ– це iнформацiйний документ упорядкованої сукупностi бiблiографiчних записiв.
та висновки, необхiднi для початкового ознайомлення з документом.
Оглядовий документ– це iнформацiйний документ одного чи кiлькох оглядiв, якi вiдображають пiдсумки аналiзу та узагальнення вiдомостей з рiзних джерел. Основну складову документа становить огляд– концентрований викладзмiсту сукупностi документiв з певної теми за певний промiжок часу. (7, с. 286).
Аналiтичнийдокумент– це iнформацiйний документ, що є результатом аналiзу, синтезу й оцiнювання змiсту значної кiлькостi первинних документiв з певної теми (проблеми) за певний промiжок часу. Часто такi ІД називають оглядово-
аналiтичними.
Такий подiл ІД на види є достатньо умовним, позаяк бiльшiсть з них поєднують у собi всi методи аналiтико-синтетичної обробки первинних документiв.
До iнформацiйних документiв висуваються такi вимоги:
– вичерпна повнота вiтчизняних i зарубiжних джерел;
– компактнiсть викладу;
– оперативнiсть пiдготовки (перiод часу вiд моменту появи вiдповiдного первинного документа до моменту виходу вторинного документа). (7, с. 287).
Зробивши висновок, можна сказати, що iнформацiйний документ – це один з найпоширенiших засобiв подолання труднощiв на шляху доведення iнформацiї до споживача в умовах iнформатизацiї суспiльства. Інформацiйнi документи мають певнi вiдмiнностi та специфiчнi риси. Також, їх можна вiдрiзнити за глибиною згортання iнформацiї, за методами її викладу тощо. Інформацiйнi документи за цiльовим призначенням та характером iнформацiї подiляють на бiблiографiчнi, реферативнi, оглядовi й аналiтичнi документи.
1. 3 Загальна методика створення iнформацiйного документа
Загалом уже склалася певна методика пiдготовки iнформацiйних (вторинних) документiв: загальна (для всiх видiв) та часткова (для певного виду). (7, с. 290).
Загальна методика пiдготовки iнформацiйного документа охоплює такi послiдовнi операцiї:
– уточнення iнформацiйної потреби споживача (споживачiв) iнформацiї, визначення кола i послiдовностi перегляду джерел;
– визначення цiльового призначення iнформацiйного документа, який вiдповiдає iнформацiйному запиту споживача;
– бiблiографiчний пошук i вiдбiр iснуючих iнформацiйних документiв, що вiдповiдають запиту споживача з метою вiдбору релевантних i пертинентних документiв;
– по можливостi повне виявлення первинних документiв, профiльних з iнформацiйним запитом споживача (iнформацiйна розвiдка, попереднiй аналiз документiв);
– критерiальний аналiз виявлених первинних документiв та диференцiацiя їх на «потрiбнi – непотрiбнi», вiдбiр необхiдних для здiйснення аналiзу i синтезу їх (промiжний аналiз);
– всебiчний аналiз змiстових i формальних характеристик первинного документа (документiв) для безпосереднього включення в процес аналiтико-синтетичної обробки (остаточний аналiз);
– логiчне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої iнформацiї про предмет створення вторинного документа;
– визначення структури та послiдовний виклад змiсту вторинної iнформацiї в iнформацiйному документi.
Розглянемо докладнiше кожну операцiю, пов’язану зi створенням iнформацiйного (вторинного) документа. (7, с. 290).
потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чiтке словесне (вербальне) формулювання змiсту iнформацiйної потреби, її межi (тобто дiапазон тематичних характеристик, формальних аспектiв), глибину запиту (iсторiя та сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий i науково-популярний рiвень її викладу в первинних документах тощо).
На практицi виникає багато непорозумiнь у зв’язку з нечiтким формулюванням i реалiзацiєю ПОЗ. Найтиповiшими з них є:
1. Споживачi неповно вiдображають у ПОЗ змiст iнформацiйної потреби, не осмислюють ЇЇ суть до кiнця, перекладаючи її на iнформацiйних посередникiв, доручаючи професiоналам пошук, вiдбiр та аналiз первинних документiв. Унаслiдок цього iнформацiйна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як цiле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта-аналiтика, то вiн здатний вiдповiсти лише на ПОЗ, а не на всю iнформацiйну потребу споживача.
разi також є недостатньо оптимальними.
Зазначенi варiанти досить часто трапляються в практицi наукової обробки документiв. Помiчено, що ефективнiсть вiдбору первинних документiв зростає тодi, коли споживач сам здiйснює його, позаяк у цьому разi спрацьовують сукупнiсть внутрiшнiх, iнтелектуальних, психологiчних характеристик особистостi, в яких проявляється iнформацiйна потреба. Разом з тим, референти-аналiтики професiйно володiють загальною i частковою методикою наукової обробки документiв, можуть створювати рiзноманiтнi iнформацiйнi документи, розрахованi на задоволення не лише разових, а й постiйних iнформацiйних потреб, як iндивiдуальних, так i колективних. (7, с. 291).
Кожний первинний i вторинний документ має свiй конкретний набiр специфiчних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний змiст, виражений у назвii в текстi, цiльове призначення й адреснiсть, характер iнформацiї, автор (його авторитет), рiк видання, мiсце виходу у свiт та iншi характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) – це узагальнена програма конкретного документа, його iнформацiйна формула.
Результатом цього є рiшення про вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебiчного аналiзу та синтезу з метою включення згорнутої iнформацiї до iнформацiйного документа, який мiстить iнформацiю вторинного рiвня згортання.
з тим, створення кожного iнформацiйного документа пов’язане, передусiм, з попереднiм пошуком i виявленням вторинних документiв, якi вiдповiдають ПОЗ споживачiв. Саме цей аспект часто недооцiнюють в iнформацiйнiй дiяльностi. Актуальна «ядерна» тематика, що має суттєве наукове або практичне значення для розвитку певної галузi наукової чи практичної дiяльностi, як правило, є постiйним об’єктом активної аналiтико-синтетичної дiяльностi. Тому перш нiж створювати новий iнформацiйний документ у вiдповiдь на ПОЗ споживача, слiд вдатися до пошуку та виявлення вже iснуючих вторинних документiв. Вони, по-перше, можуть повнiстю задовольнити ПОЗ споживача, а, по-друге, стати базою для виявлення, вiдбору та аналiтико-синтетичної обробки первинних документiв, щоб створити документи вищого рiвня узагальнення iнформацiї. Ця процедура потребує вiдповiдних професiйних знань, умiнь i навичок, затрати iнтелектуальних зусиль. Перший аспект стосується iнформацiйного обслуговування, який є об’єктом вивчення самостiйних наукових i навчальних дисциплiн. Зупинимося докладнiше на другому аспектi – на характеристицi вторинних документiв як базi для створення iнформацiйних документiв.
Основним джерелом вiдомостей про первиннi документи для виявлення та вiдбору їх є бiблiографiчнi покажчики, БД, бiблiотечнi (картковi та електроннi) каталоги. Саме в них створюють ПОД. Якiсть вiдбору первинних документiв буде тим вищою, чим повнiшою є iнформацiйна формула кожного документа. Вона пiдвищується в такiй послiдовностi: бiблiографiчний опис бiблiографiчний опис з анотацiєю бiблiографiчний опис з рефератом.
Виявлення первинних документiв (або так звана iнформацiйна розвiдка) дасть змогу по можливостi якомога повнiше визначити основне коло документних джерел iнформацiї, що вiдповiдають профiлю iнформацiйних запитiв споживачiв: вiтчизняних, зарубiжних, нових, за минулi роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об’єктом промiжного аналiзу, подiлу документiв на «потрiбнi – непотрiбнi». (7, с. 293).
Всебiчне вивчення змiстових i формальних характеристик первинних документiв «de vizu» дає можливiсть виявити тi з них, якi вiдповiдають набору пошукових ознак iнформацiйної потреби. До таких основних ознак належать: iнформативнiсть документа, новизна, плюралiзм, повнота й обсяг релевантної iнформацiї, актуальнiсть. Інформативнiсть документа – це кiлькiсть i якiсть iнформацiї, цiкавої для споживача. Основним показником iнформативностi є новизна iнформацiї.
Критерiй новизни, оригiнальностi документа має, як правило, подвiйне значення: iнформацiя може бути новою з погляду поiнформованостi споживача i з погляду розвитку тiєї чи iншої галузi. У другому випадку iнформацiю називають оригiнальною, первинною, такою, що не має аналогiв у своїй сферi. Саме новизна iнформацiї з погляду розвитку науки, технiки, економiки, культури є основним критерiєм iнформативностi документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, якi пiдсумовують розвиток наукових, прикладних та iнших дослiджень. Беруть до уваги територiальнi, хронологiчнi ознаки, характер викладу матерiалу, мiсце видання, установу, що видала документ, його цiльове i читацьке призначення: якiй групi споживачiв його адресовано, для вирiшення яких завдань його можна використати. Велике значення має iм’я автора, його авторитет. Якщо автор вiдомий як видатний фахiвець або вчений, кожна публiкацiя якого робить певний внесок у науку, мистецтво i т. iн., вiрогiднiсть вiдбору документiв саме цього автора є високою.
Прiоритет надають документам, що мають пiдвищений попит користувачiв. Враховують також кiлькiсть посилань на них у наукових виданнях, характер оцiнок їх у критицi з бокiв опонентiв, частоту анотування книг i статей у реферативних журналах, бiблiографiчних покажчиках. Виявити кiлькiсть посилань на певний документ можна, наприклад, за покажчиками цитованої лiтератури, якi видають у рiзних країнах свiту. При цьому слiд враховувати масштаби розповсюдження їх: мiсцевий, регiональний, нацiональний, зарубiжний, вiдомчий тощо. (7, с. 294).
У масивi виявлених джерел вiдбирають, як правило, те, що мiстить найбiльшу кiлькiсть релевантних iдей з проблеми (теми) порiвняно з iншими, поданих з високою iнформативною компактнiстю, щiльнiстю. Основна вимога – отримати максимум iнформацiї при мiнiмумi тексту, малiй кiлькостi документiв, забезпечити компактнiсть i високу iнформацiйну мiсткiсть вторинного документа. Якщо з певної теми є кiлька первинних документiв, перевага надається тим iз них, якi мають найповнiший обсяг профiльної оригiнальної iнформацiї. Остаточно вiдбираючи первиннi документи, їх вiдчужують вiд документного потоку чи масиву.
предмета, а також встановлення їхнiх логiчних i структурних зв’язкiв з метою пiзнання предмета як єдиного цiлого. (7, с. 295). У процесi виявлення документiв застосовують переважно якiсний аналiз, що базується на вивченнi змiсту документiв, оцiнцi цiнностi, достовiтностi, наукової новизни й повноти iнформацiї, яка стосується iдей, методiв дослiдження, його результатiв. (7, с. 289). Синтезування як виявлення i перетворення наявної iнформацiї у явну i навпаки можна здiйснювати за iндуктивним i дедуктивним методами. Суть iндуктивного методу полягає в переходi вiд окремих фактiв, часткових рiшень, ситуативних обставин до узагальнення їх i створення на цiй основi загальної i повної картини з проблеми (теми), що вивчається. Дедуктивний метод синтезування передбачає перехiд вiд знання бiльш загальних положень до знання менш значущих, поодиноких фактiв тощо.
Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрiзнений фактичний матерiал набуває єдиного смислового змiсту. У такий спосiб встановлюють дiйсне значення одиничних випадкових фактiв, положень, явищ, процесiв. У процесi семантичного (змiстового) i структурного аналiзу та синтезу первинної iнформацiї утворюється нова вторинна iнформацiя, за допомогою якої можна визначити тенденцiї розвитку науки, технiки i виробництва. Інформування споживачiв у масивi первинних документiв у згорнутому, узагальненому виглядi дає змогу, по-перше, пiдвищити науковий рiвень прийняття управлiнських та iнших рiшень; по-друге, знизити вартiсть наукових i практичних розробок; по-третє, скоротити термiн дослiдження або прийняття рiшення. (7, с. 295).
Оцiночнi фактори синтезування iнформацiї вiдiграють важливу роль у вирiшеннi наукових i практичних завдань, визначають форму i змiст iнформацiйних документiв. До нихналежать: цiльове призначення, тематичнi межi, рiвень узагальнення, глибина згортання iнформацiї.
Цiльове призначення iнформацiйного документа визначається метою, яку ставить перед собою споживач. Інформацiйнi потреби споживача для вирiшення конкретних завдань можуть бути рiзними:
– скласти уявлення про змiст первинних документiв з теми (проблеми), яка його цiкавить, з метою вiдбору цiнних джерел для вивчення;
– оцiнити стан i шляхи розвитку певної галузi науки або практичної дiяльностi з метою визначення значущостi завдання, що вирiшується, в колi iнших проблем;
– використати в здiйснюванiй роботi новiтнi досягнення своєї та iнших галузей науки, технiки, культури, мистецтва з метою пiдвищення ефективностi створюваної технологiї, методики, моделi тощо;
– оцiнити iнформацiйну ситуацiю в конкретнiй галузi науки з метою визначення найперспективнiших напрямiв вирiшення поставлених завдань;
– визначити досягнутий рiвень розвитку конкретної галузi науки i технiки й порiвняти з ним рiвень виконаної роботи;
– встановити наукову значимiсть теорiй, концепцiй, гiпотез, практичних рiшень з метою використання їх у вирiшеннi конкретного завдання;
– виявити тенденцiї розвитку базової i сумiжних галузей науки, технiки, економiки, управлiння, культури i визначити оптимальнi показники соцiальної, економiчної, технологiчної ефективностi запропонованих рiшень. (7, с. 295–296).
Рiвень згорнутої iнформацiї визначають за характером iнформацiйної потреби споживача i вимiрюють вiдношенням обсягу iнформацiйного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел. На рiвень узагальнення впливають також такi чинники: широта тематичних iнтересiв споживачiв, на якi розрахований вторинний документ; щiльнiсть потоку документної iнформацiї; час, який споживач може видiлити для виявлення та вивчення iнформацiї. Вiдповiдно до iнформацiйного запиту (потреби) споживача визначають змiст, рiвень згортання, характер вторинної iнформацiї, форму її подання, види iнформацiйних документiв, часткову методику створення їх.
Загальну методику, яку застосовують для створення iнформацiйних документiв, використовують i в процесах пiзнавальної дiяльностi. Бiльшостi видiв iнформацiйних документiв властивi елементи наукової, iнтелектуальної працi. Однак визначальним критерiєм, що дає змогу видiлити iнформацiйнi документи iз сукупностi iнших документiв-результатiв науково-пiзнавальної дiяльностi, є їхнє цiльове призначення. Завдання iнформацiйних документiв – допомогти споживачевi в пошуку необхiдної первинної iнформацiї; сконцентрувати його увагу на найважливiших джерелах, пiдготувати основу для виходу з проблемної ситуацiї шляхом надання її iнформацiйної моделi. Таким чином, цiльову установку створення iнформацiйних документiв визначають тим, як вони виконують допомiжну функцiю стосовно сфери, що обслуговується. Інформацiйнi джерела постачають споживачiв фактами, даними, iнформацiєю, необхiдними для вирiшення наукової, практичної проблеми чи прийняття управлiнського рiшення. Отже, властивостi iнформацiйного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихiдної iнформацiї, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рiвень шляхом створення похiдного (вторинного) документа.
правило, включає: змiст, передмову, рекомендацiї з використання, вступну статтю, схему класифiкацiї, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допомiжнi покажчики. У передмовi викладають завдання i вказується вид документа, його цiльове i читацьке призначення, принципи вiдбору i групування iнформацiї, перiодичнiсть видання, вiдомостi про довiдково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документiв або їхнiх копiй. (7, с. 296–297).
Отже, iнформацiйнi документи мають загальну i часткову методику пiдготовки документiв. Також слiд зважати на те, що вторинна iнформацiя може iснувати як у формi окремого документа, так i бути структурною частиною первинного документа.
2
. Види iнформацiйних документiв та їх аналiз
2. 1 Реферат як iнформацiйний документ
Реферат, референт, реферування – цi слова походять вiд латинського слова «referre», що означає «доповiдати, оповiщати». Згiдно з найзагальнiшим визначенням реферат–це стислий виклад змiсту наукового документа. При розглядi особливостей реферату як iнформацiйного документа такого визначення недостатньо.
З’ясуємо особливостi iнформацiйних рефератiв. Перша особливiсть реферату як iнформацiйного документа полягає в тому, що це повiдомлення вторинного характеру. Його тема та змiст обумовленi темою та змiстом документа, що реферується. Це специфiчна риса реферату як вторинного (iнформацiйного) документа – повна змiстовна та часткова формальна залежнiсть вiд первинного документа. В такому розумiннi слiд розглядати реферат як iнтегральну модель документа, який реферується. Інтегральна модель первинного документа дає змогу здiйснювати iнформацiйний пошук, подає загальне уявлення про вихiдний документ. Реферат дає змогу здiйснювати цi функцiї, отже його ми можемо вiднести до iнтегральних моделей, в яких iнформацiя подається в узагальненому виглядi. (11, с. 13).
орiєнтацiя споживачiв у документному потоцi, скорочення фiзичного обсягу первинних документiв при збереженнi їхнього основного змiсту. (7, с. 302).
Реферат широко застосовується в науково-iнформацiйнiй дiяльностi. Пiдготовка друкованих реферативних журналiв вимагала певної унiфiкацiї пiдготовки рефератiв. Тому розроблялися як мiжнароднi, так i вiтчизнянi стандарти. Так, у державному стандартi «Реферат и аннотация», затвердженому у 1977 роцi (доп. 1981, 1985 pp.) наведено таке визначення реферату– скорочений виклад змiсту первинного документа (чи йогочастини) з основними фактичними вiдомостями та висновками. У стандартi визначено структуру реферату, його елементи, види iнформацiї, якi мають бути включенi в реферат, тощо.
реферату, а також одиничних (специфiчних), властивих окремим видам рефератiв.
Щоб визначити суттєвi риси реферату, проаналiзуємо визначення, вирiзнивши в ньому властивостi рефератiв як iнформацiйних документiв:
1) реферат – документ вторинний, утворюваний вiд первинного;
3) змiстовна залежнiсть вiд вихiдного документа (змiст реферату – це основнi фактичнi вiдомостi та висновки з документа, що реферується);
І ще одна суттєва риса, яка вiдсутня у визначеннi:
4) цiльове призначення реферату – для оперативного ознайомлення iз масивом первинних документiв, тобто для виконання рiзноманiтних iнформацiйних функцiй при використаннi реферату споживачами.
Але в рiзних за своїм призначенням рефератах цi суттєвi риси виявляються в рiзнiй мiрi. Рiзниця, насамперед, полягає в тому, з якою глибиною згорнуто у рефератi змiст первинного документа. В одних випадках складається реферат, в якому подається основний змiст первинного документа, в iнших випадках лише вказується на те, про що йдеться у вихiдному документi. (11, с. 13–14).
Якiсно складений реферат, надрукований разом з первинною публiкацiєю або перед виходом її в свiт, допомагає споживачевi вчасно зорiєнтуватися у змiстi документа i прийняти рiшення про доцiльнiсть його використання. (7, с. 302).
Два реферати, складенi на основi одного й того ж самого первинного документа, матимуть рiзницю. Для першого виду домiнуючою буде iнформативнiсть, для другого – вказiвнiсть, iндикативнiсть.
Інформативний реферат стисло викладає основнi аргументи i наводить основнi данi i висновки первинного документа. Його ще називають реферат-конспект.
Індикативний реферат – це стислий реферат, який вказує на змiст основних положень його змiсту. Такий реферат допомагає споживачам у вирiшеннi питання, чи варто йому звертатися до первинного документа. Його ще називають реферат-резюме.
Отже, рiзниця цих рефератiв обумовлена цiльовим призначенням iнформацiї: або потреба у самiй iнформацiї з вихiдного документа, або потреба у вiдомостях про джерела, де є необхiдна споживачевi iнформацiя.
За читацькою адресою реферату, тобто його призначення певним читацьким групам, видiляють загальнi та спецiалiзованi реферати.
масиву первинної iнформацiї.
Спецiалiзований реферат складається для задоволення iнформацiйних запитiв. Вони орiєнтуються на конкретного споживача або на iнформацiйнi запити конкретної групи споживачiв. У зарубiжнiй лiтературi зустрiчаємо поняття «критичний реферат». Реферування пов’язане з оцiнкою iнформацiї, але ця оцiнка спрямована на виявлення нового, цiнного у вихiдному документi. Реферат не несе критичного характеру, властивого рецензiям. (11. с. 14–15).
Разом з тим реферат виконує кiлька завдань: iнколи замiняє первинний документ; слугує засобом сповiщення i поширення iнформацiї про новiтнi досягнення культури, науки, технiки, освiти; допомагає перебороти мовнi й термiнологiчнi бар'єри, особливо в галузi прикладних наук. (7, с. 302).
Якiсть реферату залежить вiд того, наскiльки глибоко вивчено первинний документ. Тому основними елементами його змiсту є головнi компоненти наукової працi, а саме: об’єкт дослiдження; конкретнi властивостi, особливостi об’єкта, що вивчається; просторовi i часовi ознаки об’єкта; використанi джерела iнформацiї; отриманi результати. Визначають актуальнiсть теми, оригiнальнiсть та рiвень висвiтлення матерiалу, коло конкретних споживачiв, для яких призначено первинний документ.
Аналiз змiсту першоджерела в реферуваннi невiддiльно пов’язаний iз синтезом iнформацiї, затим що її складовi розглядають у логiчнiй єдностi i взаємодiї. Синтез iнформацiї – це поєднання корисної iнформацiї, виявленої в результатi аналiзу змiсту первинного документа, в логiчне цiле. У процесi синтезу утворюється новий документ, забезпечується взаємозв’язок i логiчний виклад цiнної iнформацiї, що вiдповiдаєцiльовому призначенню реферату. Отже, у створеннi реферату аналiз i синтез як двi взаємопов'язанi сторони iнтелектуальної дiяльностi невiддiльнi одна вiд одної.
Реферат має специфiчну структуру, яку становлять такi складовi: бiблiографiчний опис, текст i додатковi вiдомостi.
Бiблiографiчний опис є невiд’ємною частиною реферату. Назва працi, що пiдлягає реферуванню, у бiблiографiчному описi може бути в трьох варiантах:
1) без змiн у бiблiографiчному описi, якщо первинний документ опублiковано українською мовою;
2) по можливостi, в точному перекладi українською мовою, якщо первинний документ опублiковано iноземною мовою;
Нову назву або її змiнену частину беруть у квадратнi дужки. Цей метод застосовують здебiльшого для пiдготовки реферативних журналiв.
виявляються закономiрностi, властивостi й ознаки, наводяться часовi та просторовi ознаки, наводяться характеристики пристроїв, засобiв, речовин i т. iн. Методи дослiдження наводять тодi, коли вони мають особливе значення для дослiдження. Широко вiдомi методи лише вказують без вiдповiдних пояснень. Результати проведеної роботи, отриманi в процесi спостережень, вимiрювань, узагальнень тощо, вiдображають у рефератi в формi описових формулювань, цифрових даних, таблиць, графiчних матерiалiв i формул.
Текст реферату має бути зрозумiлим, конкретним, чiтким, лаконiчним, тобто не мiстити другорядної iнформацiї: доказiв, роздумiв, опонування, прикладiв. У ньому не слiд вдаватися до громiздких речень i складних граматичних зворотiв, якi утруднюють розумiння змiсту. У реферат не включають вiдомостей, вiдображених у бiблiографiчному описi документа. Не допускаються (крiм виключних випадкiв за наявностi очевидних неточностей) критичнi зауваження референта або довiльна iнтерпретацiя тексту первинного документа. (7, с. 306–307).
призначений для ознайомлення зi змiстом звiту. Вiн має бути стислим, iнформацiйним i мiстити вiдомостi, якi дають змогу прийняти рiшення про доцiльнiсть читання всього звiту. Реферат слiд розмiщувати безпосередньо за списком авторiв, починаючи з нової сторiнки. Якщо список авторiв не складають, реферат розмiщують за титульним аркушем.
Тексту реферату в разi видання звiту передує повний бiблiографiчний опис звiту, який роблять вiдповiдно до вимог чинних стандартiв з бiблiотечної та видавничої справи.
Реферат має мiстити:
– вiдомостi про обсяг звiту, кiлькiсть частин звiту, кiлькiсть iлюстрацiй, таблиць, додаткiв, кiлькiсть джерел вiдповiдно до перелiку посилань (усi вiдомостi наводять включно з даними додаткiв);
– текст реферату;
– перелiк ключових слiв.
Текст реферату має вiдображати подану у звiтi iнформацiю i, як правило, у такiй послiдовностi:
– об’єкт дослiдження або розробки;
– методи дослiдження та апаратура;
– основнi конструктивнi, технологiчнi й технiко-експлуатацiйнi характеристики та показники;
– ступiнь впровадження;
– зв’язок з iншими роботами;
– рекомендацiї щодо використання результатiв роботи;
– галузь застосування;
– економiчна ефективнiсть;
– значущiсть роботи та висновки;
– прогнознi припущення про розвиток об’єкта дослiдження або розробки.
Реферат належить виконувати обсягом не бiльш як 500 слiв, i, бажано, щоб вiн умiщувався на однiй сторiнцi формату А4. (9. с. 308–309).
Отже, iнформацiйний реферат – дуже зручний для використання споживачами iнформацiйний документ. Тому, що у рефератi змiст первинного документа згорнутий, що дає змогу користувачу швидко ознайомитись iз потрiбною для нього iнформацiєю. На даний час, реферати є дуже рiзноманiтними, вони також були створенi на запити та потреби споживачiв, для бiльшої зручностi i легкостi опрацювання iнформацiї.
Довiдка – це вiдповiдь на разовий запит споживача, яка мiстить iнформацiю. Довiдка є найпростiшим iнформацiйним документом за методикою пiдготовки та викладу iнформацiї. (11, с. 34).
Її мета – виявити та передати iнформацiю замовнику. На вiдмiнну вiд iнформацiйного реферату довiдка не має завдання ознайомлення споживача iнформацiї зi змiстом первинних документiв. (9, с. 27).
Вiд довiдки вимагається лише iнформацiя, що релевантна запиту споживача. Пiдготовка довiдки не потребує аналiтичної оцiнки iнформацiї, яка надається. Але оцiночний пiдхiд застосовується при пошуку достовiрних джерел iнформацiї.
Основнi вимоги до довiдки:
- повнота надання iнформацiї споживачевi;
- релевантнiсть поданої iнформацiї запитам споживача;
- Одержання запиту – уточнення теми запиту, його мети, меж пошуку (хронологiчних, мовних, територiальних тощо).
- Визначення кола джерел пошуку – виявлення та вiдбiр джерел, в яких може бути потрiбна iнформацiя.
- Пошук iнформацiї – повнота, релевантнiсть виявленої iнформацiї.
- Оформлення довiдки – вказати на джерело виявлення iнформацiї. (11. с. 34–35).
Якщо довiдка мiстить лише бiблiографiчну iнформацiю, вона називається бiблiографiчною.
.
З iншими iнформацiйними документами iнформацiйну довiдку об’єднують такi спiльнi риси: призначення, належнiсть до вторинного рiвня документальної iнформацiї, методи пiдготовки. З масиву iнформацiйних документiв довiдку вирiзняє її специфiка. Мета iнформацiйної довiдки – виявити та передати споживачевi потрiбну iнформацiю, а не ознайомити його iз змiстом первинних документiв. При пiдготовцi довiдки, як правило, вiдсутнiй оцiночний пiдхiд до iнформацiї, при наявностi такого пiдходу до джерел виявленої iнформацiї. Референт (iнформацiйний посередник), який готує довiдку, не аналiзує викладену iнформацiю у довiдцi. (11. с. 17–18).
Оглядова довiдка є рiзновидом огляду, тому що мiстить оцiнку документiв та вивiдне знання у виглядi висновкiв чи рекомендацiй референта. (11, с. 35).
(9, с. 27).
Інформацiйна довiдка – це iнформацiйний документ, вiдповiдний постiйно дiючим запитам споживача. Це може бути добiрка витягiв з газет, первинних документiв, систематизованих вiдповiдно до потреб споживача. (11. с. 35).
Методи викладу iнформацiї у текстi можуть бути рiзноманiтнi – вiд перефразування до iнтерпретацiї. Сам текст будується за принципом – попереднiй синтез-аналiз – завершальний синтез. (9, с. 28).
Таким чином, iнформацiйна довiдка задовольняє запити та потреби споживачiв, щодо надання їм потрiбної iнформацiї. За своєю функцiональною сутнiстю належить до iнформацiйних документiв однак за методикою створення може бути вiднесена до оглядових документiв. Вторинна iнформацiя яку вона мiстить, є результатом iнформацiйного аналiзу вихiдних документiв та узагальнення вiдiбраних iнформацiйних фрагментiв з метою вироблення висновкiв та рекомендацiй, що у вихiдних джерелах не мiстилися. Наявнiсть вивiдного знання робить iнформацiйну довiдку поширеним результатом оформлення iнформацiйно-аналiтичних дослiджень. Також iнформацiйна довiдка є дуже зручною тим, що в нiй подається повнота i достовiрнiсть iнформацiї, що є зручним для споживача iнформацiї.
Список лiтератури
1. Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917–1981). – 1983. – С. 5 – 27.
3. Каштанов С. М. Русская дипломатика. – М.: Высш. Шк., 1988. – 231 с.
5. Кушнаренко Н. М., Удалова В. К. Наукова обробка документiв. – К.: Вiкар, 2003. – С. 284–287.
р. – Рiвне, 2001. – С. 27 – 28.
| 
