ЗМІСТ
Вступ
1. Поняття iнформацiї та її функцiї
2. Класифiкацiя iнформацiї
5. Збiр та обробка матерiалу
Висновки
Вступ
Тема контрольної роботи – «Інформацiя в управлiннi».
В сучасних умовах секретарю постiйно доводиться дiзнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберiгати вiдомостi рiзного характеру. Оперативне забезпечення керiвника необхiдною iнформацiєю - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому пiд рукою секретаря завжди повиннi знаходитися iнформацiйнi й довiдковi посiбники.
Перш нiж приступити до пошуку та збору iнформацiї, секретар повинен чiтко усвiдомити мету роботи i її кiнцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення iнформацiї, а також термiн пiдготовки. Якщо здiйснюється пiдбiр iнформацiї, пов'язаної з питаннями внутрiшньої дiяльностi органiзацiї, то необхiдно розпочати роботу з пошуку вiдповiдних документiв (листiв, актiв, довiдок тощо). Інформацiю з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем «Референт», Консультант плюс» та iн. Велику допомогу в роботi секретаря з пошуку необхiдної iнформацiї може надати офiсна бiблiотечка. Пiд час аналiзу публiкацiй з будь-якої проблеми в галузевих перiодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелiк з вказiвкою назв видань.
Нинi одним з основних джерел найрiзноманiтнiшої iнформацiї стала мережа Internet.
По закiнченнi збору iнформацiї секретар повинен вибрати форму її представлення керiвнику. Це залежить вiд наявностi часу, вiдповiдних технiчних засобiв i побажань керiвника. За наявнiстю часу пiдiбраний матерiал можна оформити у виглядi реферату, який являє собою короткий виклад вiдомостей iз рiзних джерел.
Мета контрольної роботи – ознайомитися з поняттям iнформацiї та її функцiями, класифiкацiєю iнформацiї, джерелами iнформацiї, суттю та основними принципи органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу, збiром та обробкою матерiалу.
1. Поняття iнформацiї та її функцiї
як нiколи, звучать актуально. Нiхто не заперечить, що своєчасна, точна, достовiрна iнформацiя забезпечує секретаревi успiх i авторитет у колективi, повагу в керiвництва. Отже, вiн мусить володiти, принаймнi, мiнiмумом знань про iнформацiю в управлiннi. Подаємо основи теоретичних знань про iнформацiю, її функцiї, класифiкацiю, джерела, суть органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу.
свiту, без якого неможлива життєдiяльнiсть будь-якої живої iстоти, а не лише людини. Вiдповiдно видiляють бiологiчну iнформацiю, що функцiонує в живiй природi, i соцiальну, котра функцiонує в суспiльствi.
людського суспiльства, чим краща групова органiзацiя, тим бiльше додаткових переваг мають iндивiди, об'єднанi в цi групи. А функцiонування групи, як вiдомо, передбачає якiсно вищий рiвень управлiння, а отже, й iнформацiйної дiяльностi порiвняно з суто iндивiдуальною органiзацiєю. Адже управлiння неможливе без збору, обробки, передачi та накопичення iнформацiї.
Інформацiя - це змiст повiдомлення про сукупнiсть явищ i подiй, що становлять iнтерес для зацiкавлених осiб та органiзацiй, пiдлягають реєстрацiї та обробцi.
Інформацiю можна подiлити на структурну (або зв'язану) та оперативну (чи робочу). Структурна (зв'язана) iнформацiя притаманна об'єктам живого та неживого свiту природного та штучного походження й являє собою, так би мовити, "уречевлену" iнформацiю. Тобто будь-який предмет або процес, що вiдображається органами вiдчуття суб'єкта, є джерелом структурної iнформацiї.
Основна функцiя iнформацiї полягає в повiдомленнi суб'єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдiяльнiсть, у зниженнi ступеня невизначеностi тiєї чи iншої ситуацiї. У найзагальнiшому планi iнформацiю подiляють на масову та спецiальну. Масова iнформацiя виконує функцiю спiлкування, а спецiальна - забезпечує процес створення матерiальних i нематерiальних благ.
Для ефективного управлiння, яке полягає у здiйсненнi цiлеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхiдної iнформацiї, прийняття та реалiзацiю вiдповiдних рiшень, а також контроль за виконанням цих рiшень, надзвичайно важливе значення має i ряд iнших якiсних характеристик iнформацiї, а саме: її точнiсть, достовiрнiсть, повнота, коректнiсть i оперативнiсть.
Точнiсть iнформацiї - це припустимий рiвень її викривлення, що визначається характером завдань, якi вирiшує той чи iнший суб'єкт. У свою чергу, достовiрнiсть iнформацiї визначається її властивiстю вiдображати реально iснуючi об'єкти з необхiдною точнiстю. У цьому планi iнформацiя, оприлюднена, наприклад, в пресi, для фiнансових органiв буде недостовiрною. Властивiсть iнформацiї мiстити в собi необхiдний мiнiмальний обсяг вiдомостей для прийняття правильного рiшення називається повнотою iнформацiї. Як бачимо, точнiсть, достовiрнiсть i повнота iнформацiї є однотипними взаємозв'язаними характеристиками.
Надзвичайно важливе значення, з точки зору управлiння, має така характеристика iнформацiї, як її оперативнiсть, тобто актуальнiсть iнформацiї за умов змiни ситуацiї.
А для того, щоб процес управлiння чи навiть просто спiлкування був продуктивним, iнформацiя повинна однозначно сприйматися всiма споживачами, тобто бути коректною.
Разом iз якiсними iснують i кiлькiснi характеристики iнформацiї. Кiлькiсть iнформацiї - це мiра, що характеризує зменшення ступеня невизначеностi ситуацiї пiсля отримання певного повiдомлення. Одиницями вимiру кiлькостi iнформацiї є бiти, байти, кiлобайти, мегабайти тощо.
Досить ефективний пiдхiд до класифiкацiї iнформацiї базується на законi єдностi протилежностей. Так, у найзагальнiшому планi, залежно вiд доступностi, iнформацiя подiляється на доступну i недоступну для певного суб'єкта.
Доступнiсть iнформацiї обумовлена-не лише її юридичним статусом, а й фактичними умовами її використання для рiзних суб'єктiв. Для визначення юридичних аспектiв вживається поняття „ режим доступу ", який, згiдно iз Законом України „ Про iнформацiю ", визначається як передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення i зберiгання iнформацiї. За режимом доступу iнформацiя подiляється на вiдкриту iнформацiю та iнформацiю з обмеженим доступом. Для визначення останньої вживається ще закрита, або секретна, тобто така, що з тих чи iнших мiркувань являє собою таємницю i розповсюдження якої можливе лише за згодою органiв, уповноважених контролювати питання, пов'язанi з цiєю iнформацiєю. Інформацiя з обмеженим доступом, у свою чергу, подiляється на таємну i конфiденцiйну.
До таємної належить iнформацiя, що мiстить вiдомостi, якi становлять державну та iншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особi, суспiльству i державi. Конфiденцiйна - iнформацiя, що мiстить вiдомостi, якi знаходяться у володiннi, користуваннi або розпорядженнi юридичних та фiзичних осiб i поширюється за їхнiм бажанням згiдно з передбаченими умовами (ст. 30 Закону України «Про iнформацiю»).
Вiдкрита -iнформацiя, якою дозволено користуватися широкому загалу. Існує певний зв'язок мiж реальною доступнiстю iнформацiї та режимом доступу до неї. Вiн проявляється у правi на iнформацiю та його реалiзацiї. Адже не всяка вiдкрита iнформацiя доступна певному суб'єктовi i навпаки.
Можливiсть доступу до iнформацiї для конкретного споживача часто залежить вiд платних чи безплатних умов її надання.
Тому, вiдповiдно до її мiсця у товарно-грошовому обiгу, iнформацiя подiляється на комерцiйну та некомерцiйну. Комерцiйна iнформацiя поширюється лише за бажанням її власника, в першу чергу на його умовах i переважно як об'єкт купiвлi-продажу. При цьому конкретнi оцiнки власника (вiдправника) iнформацiї та її споживача (отримувача) можуть рiзнитись. Виходячи з цiлей власника, до категорiї комерцiйної iнформацiї може бути вiднесений широкий спектр джерел iз найрiзноманiтнiшими умовами доступу: вiд преси до iнформацiї консультативних фiрм. З точки ж зору цiлей споживача умовою зарахування iнформацiї до категорiї комерцiйної є отримання ним вiдповiдного прибутку. Тому суспiльно-полiтична преса, що приносить прибуток її видавцям, не розглядається як комерцiйна iнформацiя її споживачем - звичайним громадянином. Характерною ознакою некомерцiйної iнформацiї є, як правило, безплатний характер її поширення. Хоча й тут можуть бути винятки. Наприклад, безплатне поширення буклетiв на виставцi не вiдмiняє комерцiйних цiлей її власникiв-вiдправникiв.
За своєю генезою iнформацiя (данi) подiляється на первинну i вторинну. Первинна -це iнформацiя (данi), зiбрана вперше для розв'язання якого-небудь завдання. А вторинна -та, яка вже була зiбрана ранiше для iнших цiлей. Поширене трактування вторинної iнформацiї як продукту переробки первинних даних висхiдного повiдомлення. У цьому контекстi близьким за змiстом є подiл iнформацiї на оглядову й аналiтичну. Адже остання обов'язково є результатом опрацювання якихось висхiдних повiдомлень. Взагалi треба пiдкреслити дiалектику абсолютностi та вiдносностi понять первинної та вторинної iнформацiї. Критерiєм її зарахування до тiєї чи iншої категорiї виступають потреби конкретного суб'єкта.
За своєю суб'єктною належнiстю iнформацiя подiляється на внутрiшню i зовнiшню. Наприклад, iнформацiя, що обертається в межах пiдприємства, є його внутрiшньою iнформацiєю. А та, що надходить з оточуючого середовища, -зовнiшньою.
Розглядаючи класифiкацiю iнформацiї, не можна не згадати ту, яка наводиться в Законi України «Про iнформацiю». Видiляються такi види iнформацiї:
-статистична;
-адмiнiстративна;
-масова;
-про дiяльнiсть державних органiв влади та органiв мiсцевого i регiонального самоврядування;
-правова;
-соцiологiчна.
Статистична iнформацiя - це офiцiйна документована державна iнформацiя, що дає кiлькiсну характеристику масових явищ i процесiв, якi вiдбуваються в економiчнiй, соцiальнiй, культурнiй та iнших сферах життя. Адмiнiстративна iнформацiя (данi) - це офiцiйнi документованi данi, що дають кiлькiсну характеристику явищ i процесiв, якi вiдбуваються в економiчнiй, соцiальнiй, культурнiй, iнших сферах життя i збираються, використовуються, поширюються та зберiгаються органами державної влади (за винятком органiв державної статистики), органами мiсцевого самоврядування, юридичними особами згiдно iз законодавством з мстою виконання адмiнiстративних обов'язкiв i завдань, якi належать до їх компетенцiї. Масова iнформацiя - це публiчно поширювана друкована та аудiовiзуальна iнформацiя. Інформацiя державних органiв та органiв мiсцевого i регiонального самоврядування - це офiцiйна документована iнформацiя, яка створюється в процесi поточної дiяльностi законодавчої, виконавчої та судової влади, органiв мiсцевого та регiонального самоврядування. Правова iнформацiя - це сукупнiсть документованих або публiчно оголошених вiдомостей про право, його систему, джерела, реалiзацiю, юридичнi факти, правовiдносини, правопорядок, правопорушення i боротьбу з ними та їх профiлактику тощо. Інформацiя про особу -це сукупнiсть документованих або публiчно оголошених вiдомостей про особу. Інформацiя довiдково-енциклопедичного характеру- це систематизованi, документованi або публiчно оголошенi вiдомостi про суспiльне, державне життя та навколишнє середовище. Соцiологiчна iнформацiя - це документованi або публiчно оголошенi вiдомостi про ставлення окремих громадян i соцiальних груп до суспiльних подiй та явищ, процесiв, фактiв.
3. Джерела iнформацiї
Згiдно iз Законом України „ Про iнформацiю «джерелами iнформацiї с передбаченi або встановленi Законом носiї iнформацiї: документи та iншi носiї iнформацiї, якi являють собою матерiальнi об'єкти, що зберiгають iнформацiю, а також повiдомлення засобiв масової iнформацiї, публiчнi виступи».
iншому носiєвi" (Закон України «Про iнформацiю»). З поняттями «джерело iнформацiї» та «документ» пов'язаний термiн «носiй iнформацiї (даних)», який в науковiй лiтературi визначається як матерiальний об'єкт, призначений для зберiгання даних. Наведенi визначення джерел iнформацiї та документiв мають ключове значення у випадках, пов'язаних з вирiшенням правових аспектiв iнформацiйних вiдносин. Адже можливiсть контролю та перевiрки змiсту повiдомлень завдяки їх фiксацiї на матерiальних носiях або публiчностi виступiв, коли iснує ряд свiдкiв, якi можуть висловитись iз приводу змiсту повiдомлень, створює необхiднi передумови для розв'язання в судовому порядку спiрних питань, пов'язаних з обiгом iнформацiї.
вiдносин (державними органiзацiями, посадовими та юридичними особами, громадянами), впливають на їхню поведiнку.
Джерела iнформацiї подiляються на друкованi та недрукованi або змiшанi та електроннi.
До недрукованих належать: спецiальнi рукописнi матерiали та науково-технiчна документацiя, реклама, виставки, конференцiї, консультацiйнi послуги, статистична iнформацiя, чутки, компромат, приватнi бесiди, iншi джерела iнформацiї.
До електронних належать: радiо, телебачення, телефон, Інтернет тощо.
4. Суть та основнi принципи органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу
ланку цiєї форми дiяльностi - iнформацiйно-аналiтичний процес у сферi пiдготовки та прийняття управлiнських рiшень. Отже, iнформацiйно-аналiтичний процес у сферi управлiння являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання iнформацiї у формi, придатнiй для її використання при прийняттi управлiнських рiшень.
Треба зазначити, що управлiнськi рiшення, на вiдмiну вiд рiшень, якi приймаються, наприклад, у сферi теоретичних, фундаментальних наук, спрямованi на розв'язання конкретних питань, як правило, мають чiткi термiновi межi й у встановлений перiод повиннi втiлюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бiзнесi, де термiн виконання дiлових угод завжди визначений.
Тому продукт, створений у результатi iнформацiйно-аналiтичного процесу, повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат iнформацiйно аналiтичної дiяльностi, як правило, матерiалiзується у формi будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основнi принципи органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу, сформульованi ще кiлька десятирiч тому фахiвцем зi стратегiчної розвiдки американським генералом Вашингтоном Плетом: повiдомляти достовiрно, своєчасно та ясно.
Достовiрнiсть повiдомлення є ключовою ознакою при оцiнцi будь якого iнформацiйного документа, створеного в результатi аналiтичної дiяльностi. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментiв, що визначають результативнiсть роботи аналiтика. Головними серед них є:
- глибоке розумiння дiйсностi тим, хто аналiзує повiдомлення;
- правильний вiдбiр фактiв, якi стосуються об'єкта аналiзу;
- видiлення на пiдставi аналiзу фактiв, основних моментiв явиш i процесiв, причинно-наслiдкових зв'язкiв.
ситуацiї тощо.
Другим основним принципом органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу є своєчасна пiдготовка документiв. Своєчаснiсть отримання iнформацiї багато в чому визначає її цiннiсть для користувача. Значення своєчасного подання iнформацiї особам, якi приймають рiшення, може бути настiльки великим, що заради нього варто навiть дещо поступитися достовiрнiстю повiдомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву змiну змiсту повiдомлення, а лише про певне зниження-ступеня його точностi. Адже достовiрнiсть iнформацiї визначається її здатнiстю вiдображати реально iснуючi об'єкти з необхiдним ступенем точностi.
По сутi, ситуацiї, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовiрностi iнформацiї заради своєчасного її подання, трапляються не настiльки рiдко, як здається на перший погляд. У цьому контекстi варто згадати вiдомого американського менеджера Лi Якокку, який, пiдкреслюючи роль фактора часу в бiзнесi, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам'ятати про своєчаснiсть подання iнформацiї для прийняття необхiдних рiшень i не можна при цьому абсолютизувати значення достовiрностi iнформацiї. "Пiсля того як переважна частина необхiдної iнформацiї вже зiбрана, настає момент, коли, ви опиняєтесь пiд владою дiї закону падаючої доходностi," - писав вiн.
Третiм основним принципом органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу є яснiсть викладення матерiалу. Суть реалiзацiї цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для iнших результати роботи аналiтика. Адже саме коректне сприйняття iнформацiї робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успiх справи. Інодi автор забуває про це.
Інформацiйно-аналiтичний документ має бути лаконiчним, зрозумiлим (доступним) i переконливим.
Загальновiдомо, що лаконiчнiсть- сестра таланту. Коротке повiдомлення легше сприймається i краще запам'ятовується, нiж довге. До того ж коротке повiдомлення має переваги перед довгим (великим) i з огляду на те, що час на пiдготовку й прийняття управлiнських рiшень завжди обмежений.
Інформацiйно-аналiтичний документ можна зробити зрозумiлим, доступнiшим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все вiн повинен мати чiтку структуру. Кожну думку краще висловлювати кiлькома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмiрного вживання спецiальних термiнiв. Не можна забувати, що єдине призначення спецiальних термiнiв у iнформацiйно-аналiтичнiй роботi -точна та коректна передача споживачевi змiсту повiдомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися лiтературного стилю, дещо знизивши точнiсть i коректнiсть висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точностi та коректностi викладення матерiалу пожертвувати якiстю його лiтературного стилю, то треба вiддати перевагу другому варiанту. Тiльки так можна зберегти яснiсть i переконливiсть iнформацiйно-аналiтичного документа, не поступаючись його достовiрнiстю.
І нарештi, щоб викладене у документi повiдомлення було достатньо переконливим, воно має вiдображати суттєвi причинно-наслiдковi зв'язки у доступнiй, зрозумiлiй для споживача формi. Обов'язковою умовою виконання цього правила є високий рiвень квалiфiкацiї аналiтика (секретаря), його вмiння знаходити необхiднi аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.
Етапи i порядок пiдготовки iнформацiйно-аналiтичних документiв. «Пастка часу». Для того, щоб на основi наведених принципiв пiдготувати вiдповiдний iнформацiйно-аналiтичний матерiал, треба дотримуватися певного порядку дiй, що має поетапний характер. Логiка реалiзацiї цього порядку роботи в цiлому описується формулою «вiд загального - до часткового». Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що дослiджується. А це є запорукою якiсної пiдготовки вiдповiдних iнформацiйно-аналiтичних матерiалiв.
Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомствi виконавця з проблемою, по якiй готується документ, та iз сумiжними питаннями. Складається план роботи iз зазначенням строкiв її виконання, визначаються необхiднi джерела iнформацiї. Цей етап, по сутi, має органiзацiйний характер i окреслює поле та порядок дiяльностi для пiдготовки вiдповiдного документа. Вiд того, наскiльки правильно були розв'язанi завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективнiсть всiєї подальшої роботи.
На другому етапi вiдбувається визначення термiнiв i понять, якi використовуються в роботi i вживатимуться у пiдготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректнiсть сприйняття пiдготовленої iнформацiї всiма її споживачами. При цьому необхiдно вiдразу визначити термiни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонiмiя притаманна не лише побутовiй мовi та художнiм текстам. На практицi має мiсце i рiзне тлумачення спецiальних термiнiв. Наприклад, термiн «iнвестицiї» може вживатись для позначення капiтальних вкладень, тобто iнвестицiй у капiтальнi активи, якi переносять свою вартiсть на виробленi товари i послуги за перiод часу, що перевищує один рiк, - технологiчне обладнання, транспортнi засоби, будiвлi, споруди тощо, тобто в значеннi реальних iнвестицiй. Термiн «iнвестицiї» може вживатись i для позначення фiнансових iнвестицiй - вкладень коштiв в акцiї, облiгацiї та iншi цiннi папери. І нарештi, термiн «iнвестицiї» може вживатись у значеннi кредитiв. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практицi, особливо в ЗМІ, включаючи навiть дiловi видання, воно має мiсце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повiдомлень, якi вiн опрацьовує.
умiння виконавця поєднати своє розумiння проблеми, яка стоїть перед ним, iз знанням змiстовних характеристик, переваг i недолiкiв конкретних джерел iнформацiї та власними органiзацiйними здiбностями. Останнi вкрай важливi й тодi, коли виконавець (секретар) працює в iндивiдуальному режимi, й тодi, коли вiн очолює певну групу, яка готує будь-який матерiал. В останньому випадку вiдповiдальний виконавець виступає водночас менеджером вiдповiдної функцiональної групи i повинен вмiти органiзувати роботу своїх пiдлеглих - спланувати навантаження, розподiлити роботу мiж працiвниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактiв залежно вiд ступеня своєї iнтенсивностi може здiйснюватись у двох рiзних режимах, якi отримали у фахiвцiв умовнi назви „ метод мжички" i „ метод грози". Суть першого з них полягає в тому, що iнформацiя постiйно накопичується у вiдповiдних роздiлах баз даних i використовується вiдповiдно до потреб пiдготовки будь-яких документiв. Такий порядок збору фактiв застосовується при виконаннi стандартних завдань, коли механiзм пiдготовки необхiдних документiв, як правило, вже добре вiдпрацьований i запитань, що шукати, у виконавцiв не виникає. Навпаки, „ метод грози" застосовується у нових, нестандартних для виконавцiв ситуацiях, коли вiдчувається дефiцит вiдповiдної iнформацiї або ж коли завдання має термiновий характер. Суть цього методу полягає у мобiлiзацiї бiльших, нiж завжди, ресурсiв для збору необхiдних фактiв. При цьому iнформацiя, яку тукають й збирають, може бути для зацiкавленого суб'єкта принципово новою за своїм змiстовним спрямуванням, що й обумовлює потребу в залученнi додаткових ресурсiв для її збору та пошуку.
Четвертий етап пiдготовки iнформацiйно-аналiтичних документiв полягає у тлумаченнi фактiв (у широкому розумiннi цього поняття, тобто включаючи й їхню оцiнку) з метою отримання вiд їх «переробки» максимуму корисної iнформацiї. Успiшнiсть виконання робiт на цьому етапi залежить вiд професiйного рiвня, аналiтичних здiбностей виконавцiв. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на пiдставi глибокого розумiння дiйсностi та налiзу фактiв видiлити ключовi моменти дослiджуваних явищ i процесiв, основнi причинно-наслiдковi зв'язки мiж ними.
На п'ятому етапi па пiдставi тлумачення фактiв будується робоча гiпотеза, що являє собою, по сутi, ключовий етап усього iнформацiйно аналiтичного процесу. Побудова гiпотези на пiдставi тлумачення фактiв дає змогу:
- зрозумiти суть проблеми, що аналiзується;
- глибше проаналiзувати причинно-наслiдковi зв'язки вiдповiдних явищ i процесiв, а також пiдготувати необхiдну основу для прогнозу розвитку дослiджуваного об'єкта.
Нерiдко опрацьованi факти дають пiдстави для формулювання кiлькох робочих гiпотез.
вiдповiднi дослiдження. У разi необхiдностi висунутi гiпотези можуть бути синтезованi в узагальненiй формi. Таким чином, кiнцевi висновки у змiстовному планi пiдбивають пiдсумки всього iнформацiйно-аналiтичного процесу.
Суть сьомого етапу полягає у викладi напрацьованого матерiалу. Адже фахiвець, який готує вiдповiднi iнформацiйнi та iнформацiйно-аналiтичнi документи, повинен не тiльки чiтко уявляти те, про що вiн пише, а й умiти викласти свої думки в яснiй, зрозумiлiй для користувачiв формi. При цьому обов'язково треба вказати ступiнь достовiрностi кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу - настiльки коректний виклад матерiалу, щоб його змiст однозначно сприймався всiма виконавцями та користувачами.
Ще один важливий момент - будь-яка iнформацiя, необхiдна для ухвалення управлiнських рiшень, повинна бути пiдготовлена протягом певного часу. З цим пов'язана проблема так званої пастки часу, її сутнiсть полягає у невмiннi працiвникiв правильно розрахувати час для пiдготовки достовiрного iнформацiйно-аналiтичного матерiалу. Як засiб подолання означеної «пастки», фахiвцi рекомендують застосовувати наступнi прийоми. Перш за все у загальну схему пiдготовки вiдповiдної iнформацiї вводиться додатковий - восьмий етап. Цей етап немає нiякого змiстовного наповнення, а виконує функцiю страхування з метою своєчасного виконання завдання. Тому вiн являє собою певний вiдрiзок часу -запас, за рахунок якого у разi потреби може бути збiльшено термiн виконання iнших етапiв.
Далi, з урахуванням означеного резервного етапу, проводиться розрахунок потреб у часi на виконання кожного з розглянутих етапiв пiдготовки iнформацiйно-аналiтичних документiв. Причому цей розрахунок доцiльно проводити у зворотному напрямi, тобто починаючи з останнього етапу. Це пов'язано з тим, що на практицi iнформацiйно-аналiтичної дiяльностi спостерiгається тенденцiя до надмiрних витрат часу для виконання завдань на початкових етапах роботи i, вiдповiдно, проявляється дефiцит часу на її завершальних етапах. У подальшому в процесi роботи здiйснюється постiйний поточний поетапний контроль за дотриманням складеного графiка виконання завдання. Зекономлений на певному етапi час додається до резервного восьмого етапу, а надмiрно витрачений на виконання будь-якого етапу час вiднiмається вiд величини означеного резерву. Вмiння досягти рацiональної хронологiчної органiзацiї iнформацiйної дiяльностi визначається квалiфiкацiєю та досвiдом виконавцiв.
5. Збiр та обробка матерiалу
iнформацiю, яка буде сприяти всебiчному розкриттю теми. Перш за все потрiбно використати опублiкованi письмовi джерела iнформацiї - науковi монографiї, спецiальнi статтi, енциклопедiї, довiдники, спецiальнi (галузевi) словники. Необхiдно визначити початкове коло таких видань, а потiм поступово його розширювати. Не можна обмежуватися лише недавно виданою лiтературою, корисно також використовувати видання середини ХХ ст., дореволюцiйнi та iноземнi видання. Шукаючи необхiдну iнформацiю, необхiдно спочатку створити список термiнiв-понять, у словникових визначеннях яких може мiститися якась цiнна iнформацiя, а потiм, читаючи цi визначення, потрiбно робити необхiднi виписки, паспортизуючи їх та вказуючи сторiнки видань. Краще розпочати роботу з пiдручникiв, монографiй з даної сфери знань, так як вони мiстять бiльше вiдомостей з теми, а потiм лише доповнювати роботу iнформацiєю з менш джерело-мiстких видань. Способи фiксацiї та систематизацiї вiдомостей, отриманих з цих джерел, - конспектування (реферування), картографування, ксерокопiювання та помiтки.
Іншi письмовi джерела iнформацiї - юридична лiтература, установча документацiя, вiдомчi видання, видання для службового користування, архiви.
Джерелом iнформацiї можуть бути письмовi матерiали, отриманi вiд замовника (керiвника). Якщо придатнiсть цих матерiалiв невелика, краще повiдомити про це керiвника вiдразу (особливо якщо вiн сам вручив цi матерiали), обґрунтувавши причину повернення.
Одним iз найбiльш надiйних джерел iнформацiї є складений власноручно банк даних.
Пiсля збору iнформацiї можна приступити до обробки матерiалу.
зiбраних матерiалiв. Необхiдний синтез обох обробок. Намагаючись знайти новi аспекти теми, потрiбно розширювати, поглиблювати i по-новому тлумачити вiдомi всiм проблеми.
Крiм того, важливо встановити зв'язки мiж окремими частинами одного i того ж явища, їх взаємозалежнiсть, теоретичне i практичне значення цих зв'язкiв. Виявлення великої кiлькостi рiзних аспектiв одного явища, їх взаємозв'язкiв - запорука рiзностороннього, всебiчного висвiтлення теми чи проблеми.
Наступний етап обробки -класифiкацiя, тобто розподiл, логiчна систематизацiя явищ за класами, розрядами, групами, типами на основi їх подiбних i рiзних ознак. У роботi ця класифiкацiя вiдтвориться у виглядi позицiй, рубрик, пiдрубрик, пунктiв i пiдпунктiв.
При складаннi класифiкацiї потрiбно дотримуватися наукових, логiчних правил систематизацiї, частково єдиного принципу подiлу. Згiдно з цим принципом декiлька однорiдних понять обов'язково повиннi бути об'єднанi в одне, близьке для них родове поняття i розглядатися як його види, рiзновиди.
Вироблення авторської позицiї, тобто головної основоположної iдеї, - це визначення провiдного орiєнтира для всiх iнших положень, роздумiв, оцiнок. Можна прийняти чужу концепцiю за свою (прямо заявивши про це), попередньо ретельно проаналiзувавши її i не знайшовши в нiй суттєвих недолiкiв. Можна прийняти вiдому концепцiю за основу, трохи змiнивши її ( теж заявивши про це). Якщо iснуючi концепцiї не задовольняють, необхiдно виробити власну концепцiю. Означена концепцiя повинна прослiдковуватися у всiй роботi. Вироблена концепцiя допоможе при написаннi роботи, обґрунтує її логiку.
Далi передбачаються констатуючi, аналiтичнi компоненти змiсту, власнi оцiнки i рекомендацiї. Слiд дотримуватись принципу їх оптимального розмiщення та поєднання в данiй роботi з урахуванням жанру i теми, а також iнших обставин.
Перш нiж оцiнювати, рекомендувати, потрiбно щось констатувати, тобто встановити факт, наявнiсть чого-небудь i повiдомити про це. Констатацiя факту повинна складатися iз одного або декiлькох речень.
Аналiтичнi компоненти змiсту - це спостереження та роздуми, заснованi на логiчному аналiзi та синтезi. Тут буде доречним подiл об'єкта на частини та визначення їх значущостi; встановлення зв'язкiв з iншими явищами; порiвняння з iншими явищами; протиставлення явищ; пiдведення слiв-термiнiв, якi позначають явище, до якогось родового поняття; узагальнення рiзних явищ; визначення ознак явищ; формування поняття про них.
Рекомендуючi змiстовi компоненти - це висновки та судження, якi мiстять в собi поради, побажання, а також вимоги по здiйсненню чого небудь, що пiдлягало аналiзу та отримало оцiнку.
У процесi виконання контрольної роботи було розглянутi такi питання:
- поняття iнформацiї та її функцiї;
- джерела iнформацiї;
- суть та основнi принципи органiзацiї iнформацiйно-аналiтичного процесу;
- збiр та обробка матерiалу
Треба пiдкреслити важливiсть розглянутих питань при документообiгу, та в референтнiй справi.
Лiтература
2. Вербiщька Т. С, Чiiшiкова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львiв: Орiяна - Нова, 2001. - 392 с.
4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.
6. Кульицький С. П. Основи органiзацiї iнформацiйної дiяльностi у сферi управлiння: Навчальний посiбник. - К.:МАУП, 2002. -224 с.
8. Ораторське мистецтво: Навчальний посiбник для студентiв вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднiк, Г. П. Клiмова та iн. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одiсей, 2006. -144 с.
9. Палеха Ю. І. Імiджологiя: Навчальний посiбник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключi до успiху, або Органiзацiйна та управлiнська культури: Навчальний посiбник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.
13. Сорока М. Б. Нацiональна система реферування української наукової лiтератури / НАН України. Нацiональна бiблiотека України iменi В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209с.
14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське дiлове мовлення: Пiдручник. Вид. 2-ге, доп. i переробл. - К.: Атiка, 2004. - 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. -382 с.
18. Варенко В. М. Референтна справа. Навч. посiбник – К., Кондор, 2008-212 с.
|
