Загальнi засади передавання документiв на тимчасове та постiйне зберiгання
Модульна контрольна робота
з дисциплiни: "Органiзацiя роботи з документами"
на тему:
"Загальнi засади передавання документiв на тимчасове та постiйне зберiгання"
Змiст
Вступ. 3
1. Пiдготовка документiв до зберiгання i наступного використання. 4
2. Правила формування справ. 8
Висновок. 17
Використана лiтература. 19
важливим елементом соцiального й полiтичного життя суспiльства.
Фiксована в унiфiкованих формах службових документiв iнформацiя, що перемiщається в часi та просторi, покладена в основу управлiнських процесiв та є їхнiм матерiальним виявом, водночас забезпечуючи юридичну силу i виконання прийнятих управлiнських рiшень. Навчальна дисциплiна "Органiзацiя роботи з документами" має на метi розглянути особливостi органiзацiї роботи зi службовими документами.
Управлiнська iнформацiя потребує документування, тобто створення документiв та органiзацiї роботи з ними. Процеси створення i функцiонування документiв у органах державної влади, органах мiсцевого самоврядування, пiдприємствах, установах та органiзацiях усiх форм власностi нероздiльнi.
Органiзовуючи роботу зi службовими документами, необхiдно створення умов, якi забезпечують зберiгання необхiдної документної iнформацiї, її швидкий пошук, оперативнiсть перемiщення й виконання, а також забезпечення умов для всiх видiв робiт iз документами вiд моменту складання чи отримання до знищення чи передавання до архiву, становить єдиний технологiчний цикл i є важливим органiзацiйним чинником управлiнської дiяльностi.
i формування справ, пiдготовка справ до зберiгання та користування.
1. Пiдготовка документiв до зберiгання i наступного використання
Пiдготовка документiв i справ до наступного архiвного зберiгання i використання включає в себе:
- експертизу наукової i практичної цiнностi документiв;
- оформлення справ;
- опис справ;
- передачу справ до архiву ОДПС.
Експертиза цiнностi документiв - це визначення науково-iсторичної та практичної цiнностi документiв з метою встановлення термiнiв зберiгання та вiдбору документiв зберiгання.
Робота з органiзацiї i проведення експертизи цiнностi документiв повинна проводитись постiйно дiючою експертною комiсiєю (ЕК), яка утворюється наказом керiвника ОДПС з числа найбiльш квалiфiкованих працiвникiв у складi не менше 3-х осiб (у т. ч. завiдувач архiву).
Експертиза цiнностi документiв повинна проводитись щорiчно. Вiдбiр документiв постiйного й довготривалого (понад 10 рокiв) зберiгання проводиться на пiдставi закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Пiдлягають вилученню iз справи дублюючi примiрники документiв, чернетки, неоформленi копiї документiв, документи з тимчасовими термiнами зберiгання.
описи та акти пiдлягають схваленню експертною комiсiєю.
Видiлення документiв до знищення i складання про це акта проводиться пiсля пiдготовки описiв справ постiйного i тривалого термiнiв зберiгання за цей же перiод. Акти пiдписуються особами, що проводили експертизу цiнностi, розглядаються на засiданнi ЕК та затверджуються керiвником ОДПС.
Для ОДПС, що передають документи на державне зберiгання, акти затверджуються керiвником ОДПС пiсля затвердження описiв справ постiйного зберiгання ЕПК вiдповiдного державного архiву.
Знищення вiдiбраних справ оформляється актом. Акт про знищення документiв або справ пiдписують голова та члени експертної комiсiї, затверджує керiвник ОДПС.
Пiсля закiнчення дiловодного року в процесi пiдготовки справ до наступного зберiгання i використання вони пiдлягають вiдповiдному оформленню працiвниками структурних пiдроздiлiв, якi вiдповiдають за ведення дiловодства, за методичної допомоги i контролю працiвникiв служби дiловодства та архiвних пiдроздiлiв ОДПС. Ця робота органiзовується та проводиться так, щоб до архiву надходили справи, якi не потребують додаткової обробки.
Повне оформлення передбачає виконання таких видiв робiт:
- перегрупування документiв справи у пряму хронологiчну послiдовнiсть (iз сiчня до грудня);
- нумерацiю аркушiв у справi чорним графiтним олiвцем у верхньому правому кутi арабськими цифрами;
- складання пiдсумкового запису справи;
- пiдшивання документiв справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи мiцною ниткою;
На обкладинцi справи постiйного i тривалого зберiгання вказується:
- назва ОДПС;
- назва структурного пiдроздiлу;
- iндекс справи;
- заголовок справи;
- № тому;
- дата;
- кiлькiсть аркушiв;
- термiн зберiгання справи.
Справи короткотермiнового зберiгання (до 10 рокiв) пiдлягають частковому оформленню. Документи в них не пiдшиваються, аркушi не нумеруються, опис документiв i пiдсумковий напис не оформляється. При необхiдностi уточнюється оформлення обкладинки справи.
Важливим реквiзитом обкладинки справи є її дата.
Датою справи постiйного i тривалого зберiгання, а також справи, якi мiстять декiлька томiв, є крайнi дати документiв, занесених до справи.
Датою справи, яка мiстить протоколи засiдань колегiальних органiв, комiсiй тощо, є дата складання першого та останнього протоколiв або дати їх затвердження.
Датою особової справи є дати пiдпису наказiв про призначення та звiльнення працiвника.
Внутрiшнiй опис для найбiльш важливих документiв справ постiйного i тривалого зберiгання розмiщується на початку справи та мiстить зазначення iндексiв документiв у справi, дату, їх короткий змiст i номери аркушiв у справi.
У ньому цифрами та прописом вказується кiлькiсть пронумерованих аркушiв та окремо через знак “+” (плюс) кiлькiсть аркушiв внутрiшнього опису (при його наявностi). Напис пiдписується укладачем (посада, особистий пiдпис з розшифруванням) i датується.
Пiсля закiнчення дiловодного року справи постiйного i тривалого зберiгання та з особового складу, якi пройшли експертизу цiнностi, сформованi та оформленi вiдповiдно до вимог державного стандарту, включаються до описiв справ.
Опис справ - це систематизований перелiк заголовкiв справ, якi розкривають їх склад та змiст i закрiплюють систематизацiю справ та їх облiк.
Описи справ є облiковими документами й основною частиною науково-довiдкового апарату архiву, який забезпечує оперативний пошук документiв.
Вони складаються працiвниками структурних пiдроздiлiв, вiдповiдальних за дiловодство, при методичнiй допомозi архiвного пiдроздiлу ОДПС. При цьому необхiдно дотримуватись таких правил:
та останнiх двох цифр року, в якому заведенi включенi до опису справи. Наприклад, описи справ структурного пiдроздiлу № 12-21 i заведенi у 2008 роцi матимуть номер 12-21/П-08 (постiйного зберiгання); 12-21/Т-08 (тривалого зберiгання); 12-21/ОС-08 (з особового складу);
- кожна справа вноситься до опису пiд самостiйним порядковим номером. Якщо справа складається з кiлькох томiв, то кожний том вноситься до опису пiд окремим номером;
У кiнцi опису робиться пiдсумковий запис iз зазначенням кiлькостi справ, включених до опису, перший i останнiй номери за описом, а також при необхiдностi вказуються особливостi нумерацiї справ в описi.
Опис справ структурного пiдроздiлу пiдписується особою, що його пiдготувала (iз зазначенням посади й дати), погоджується з керiвником дiловодної служби та затверджується керiвником структурного пiдроздiлу.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання разом з реєстрацiйним журналом i контрольно-облiковими картками передаються на зберiгання до архiву ОДПС через два роки пiсля завершення їх у дiловодствi. Так, справи за 2006 рiк повиннi передаватись на зберiгання до архiву у 2009 роцi).
Передача справ до архiву здiйснюється, як правило, за графiком, складеним архiвом i затвердженим керiвником ОДПС.
Справи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно) передачi до архiву не пiдлягають i повиннi зберiгатися, як правило, у структурних пiдроздiлах. У виняткових випадках за рiшенням керiвника ОДПС вони можуть бути переданi до архiву за описом або номенклатурою справ.
У кiнцi опису в кожному його примiрнику цифрами та прописом вказують кiлькiсть фактично прийнятих до архiву справ, дата прийому-передачi справ, а також ставляться пiдписи спiвробiтника архiву та особи, яка передала справи.
При прийняттi особливо цiнних справ перевiряється кiлькiсть аркушiв у справi.
2. Правила формування справ
Складовою органiзацiї роботи зi службовими документами є система їх зберiгання, яка становить сукупнiсть засобiв, способiв та прийомiв облiку, систематизацiї документiв iз метою їх пошуку та використання в поточнiй дiяльностi установи. Ключовим поняттям у системi зберiгання документiв є групування документiв у справи та їх використання в дiяльностi установи. Закiнченi в дiловодствi документи групуються у справи вiдповiдно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку i систематизуються усерединi справи.
Групування документiв проводиться, як правило, децентралiзовано, тобто в структурних пiдроздiлах установ iз великим обсягом документообiгу протягом дiловодного року i централiзовано (в канцелярiї, секретаря) в установах iз невеликою кiлькiстю вхiдних та вихiдних i внутрiшнiх документiв.
Виконанi документи у 15-денний термiн виконавець має здавати, залежно вiд ухваленої системи ведення дiловодства, в службу дiловодства або особам, вiдповiдальним за органiзацiю дiловодства в структурних пiдроздiлах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути пiдшитий документ, визначає керiвник структурного пiдроздiлу або виконавець вiдповiдно до номенклатури справ.
Контроль за правильним формуванням справ здiйснюється службою дiловодства.
Установлюється такий порядок групування документiв у справи:
не допускається включення до справ постiйного зберiгання чернеток, особистих документiв, розмножених копiй та документiв, що пiдлягають поверненню (зi штампом, що належить органу вищого рiвня);
документи групуються в справи за один рiк, за винятком документiв, умiщених у судовi, особовi та перехiднi.
року або вирiшення питання згаданi документи мають вмiщуватися в окремi справи згiдно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однiєї справи вмiщуються документи тiльки постiйного, а до iншої - тимчасового зберiгання;
до справи включаються документи тiльки з одного питання або групи спорiднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вмiщується iнiцiативний документ, а вiдтак документ-вiдповiдь та всi iншi документи в логiчнiй послiдовностi та хронологiї їх видання;
документи, створенi за допомогою персональних комп'ютерiв, групуються в справи на загальних пiдставах.
Якщо документи за змiстом i термiном зберiгання не можуть бути згрупованi у справи, передбаченi номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та термiну зберiгання в дiючу номенклатуру справ.
Справа не має перевищувати 250 аркушiв (30-40 мм завтовшки).
Накази, розпорядження з основної дiяльностi, про прийняття, звiльнення, заохочення, сумiсництво працiвникiв установи, про надання вiдпусток, про накладення стягнень на працiвникiв, про їх вiдрядження, з адмiнiстративно-господарських питань тощо групуються в рiзнi справи.
Документи засiдань колегiальних органiв установи групуються у двi справи:
протоколи й документи до них (доповiдi, довiдки, проекти рiшень тощо);
документи з органiзацiї та проведення засiдань колегiальних органiв (порядок денний, список запрошених, перелiк осiб, що виступають, макет розсадження тощо).
Протоколи засiдань колегiальних органiв групуються у справи в хронологiчному порядку i за номерами. Документи до засiдань цих органiв систематизуються за датами та номерами протоколiв, а всерединi групи документiв, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засiдання.
Доручення органiв вищого рiвня й документи, пов'язанi з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами дiяльностi установи, або за авторами iнiцiативних документiв. Невелику кiлькiсть таких документiв дозволяється формувати в одну справу. Усерединi кожної справи згаданi документи систематизуються за датами доручень.
Затвердженi плани, звiти, кошториси групуються у справи окремо вiд проектiв цих документiв.
Листування групується за змiстом та кореспондентською ознакою й систематизується в хронологiчнiй послiдовностi: документ-вiдповiдь розмiщується за документом-запитом. Пiд час вiдновлення листування з певного питання, що почалося попереднього року, документи включаються в справу поточного року iз зазначенням iндексу справи попереднього року.
В особових справах документи групуються в хронологiчному порядку в мiру їх поповнення в такiй послiдовностi: внутрiшнiй опис документiв справи; заява про приймання на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з облiку кадрiв; автобiографiя; документи про освiту (копiї); витяги з розпорядчих документiв (наказiв, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звiльнення працiвника; доповнення до особового листка з облiку кадрiв; довiдки та iншi документи.
Копiї наказiв, розпоряджень про стягнення, заохочення, змiну прiзвища працiвника тощо до особової справи не включаються. Цi вiдомостi вносяться в доповнення до особового листка з облiку кадрiв або до трудової книжки. Особовi рахунки працiвникiв установи, вiдомостi нарахування заробiтної плати та iншi подiбнi фiнансовi документи систематизуються в межах року в алфавiтному порядку за прiзвищами або щомiсячно. Документи усерединi справи розташовуються в хронологiчнiй, питально-логiчнiй послiдовностi або їх поєднаннi.
Методичне керiвництво й контроль за формуванням справ установи здiйснює її служба дiловодства.
Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи пiсля закiнчення дiловодного року, потребують оформлення.
Оформлення справи це пiдготовка справи до зберiгання. Оформлення справи включає комплекс робiт iз нумерацiї аркушiв у справi, складання (в разi потреби) внутрiшнього опису документiв справи, засвiдчувального напису справи, пiдшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Повне оформлення справи передбачає:
оформлення реквiзитiв обкладинки справи за встановленою формою;
складання пiдсумкового напису справи;
складання, в разi потреби, внутрiшнього опису документiв справи;
Справи постiйного i тривалого термiнiв зберiгання пiдлягають такому оформленню:
пiдшивання в обкладинку з твердого картону, нумерацiя аркушiв у справi;
складання пiдсумкового напису;
складання (у разi потреби) внутрiшнього опису документiв;
оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового термiну зберiгання, сформованi у справи, не пiдшиваються, аркушi не нумеруються, уточнення елементiв оформлення обкладинки не провадиться.
Оформлення справ проводиться спiвробiтниками служби дiловодства й вiдповiдних структурних пiдроздiлiв, iз питань дiяльностi яких вiдбувається формування справ, за методичною допомогою архiву установи.
можуть передаватися до архiвного пiдроздiлу установи за погодженням з її керiвником.
Складання та оформлення рiчного роздiлу опису справ постiйного зберiгання. В архiвi установи, що має структурний подiл, на пiдставi описiв справ структурних пiдроздiлiв складаються рiчнi роздiли зведених описiв справ усiєї установи.
До рiчного роздiлу зведеного опису справ постiйного зберiгання належать заголовки справ, що вiдклалися в структурних пiдроздiлах установи упродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документiв, вилучених зi справ з тимчасовими термiнами зберiгання, що мали позначку "ЕПК".
правильностi формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона пiдлягає переформуванню.
У разi виявлення нестачi справ, включених до опису структурного пiдроздiлу, архiв установи разом зi службою дiловодства управлiння та структурним пiдроздiлом установи, де перебували цi справи, здiйснюють заходи з їх розшуку.
Порядок унесення заголовкiв справ до рiчного роздiлу зведеного опису справ постiйного зберiгання аналогiчний порядку описiв справ структурного пiдроздiлу. Заголовки справ, що мiстять документи за кiлька рокiв, включаються до рiчного роздiлу зведеного опису вiдповiдно до норм, викладених до описiв справ установи чи структурного пiдроздiлу. Як уже зазначалось, у такому разi наприкiнцi рiчних роздiлiв опису кожного наступного року, упродовж якого справи формувалися в дiловодствi, зазначається:
"Документи з цього питання див. також у роздiлi за _____рiк, №", а графи 3, 4 опису не заповнюються.
а справи, що створюються упродовж наступних рокiв, включаються до iншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад, номер 2 або iнший валовий номер.
Описи справ тривалого зберiгання нумеруються валовою нумерацiєю з доданням до неї лiтерного iндексу "Т" (тимчасовий термiн зберiгання).
Наприклад: "Оп. № 4-Т, спр. № 97".
Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацiєю з доданням до неї iндексу "ОС" (особовий склад).
Наприклад: "Оп. № 4-ОС, спр. № 25".
Наприкiнцi кожного рiчного роздiлу зведеного опису справ постiйного зберiгання пiсля останньої описувальної статтi складається пiдсумковий запис, у якому цифрами i лiтерами зазначаються фактична кiлькiсть справ, унесених у цей роздiл, а також iншi встановленi реквiзити.
Заголовки справ, сформованих пiсля затвердження рiчного роздiлу зведеного опису справ установи, залежно вiд кiлькостi таких справ можуть вноситися в рiчний роздiл пiд лiтерними номерами (111-а, 346-б тощо) або вмiщуватися наприкiнцi рiчного роздiлу опису за їхньою валовою нумерацiєю.
постiйного зберiгання складається передмова, в якiй наводяться вiдомостi про основнi напрями дiяльностi та структуру установи за перiод, який охоплює справи опису; стисло характеризуються змiст i повнота документiв у справах; розглядаються особливостi формування та описання справ, їх систематизацiї в описi.
Передмову пiдписує укладач опису та керiвник архiву установи (особа, вiдповiдальна за архiв). Аркушi рiчних роздiлiв зведеного опису справ нумерують у валовому порядку, на окремому аркушi складається засвiдчувальний напис до роздiлу опису. Усi примiрники рiчних роздiлiв описiв справ постiйного зберiгання за 2 роки пiсля закiнчення документiв у дiловодствi подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф "Схвалено" на кожному примiрнику опису.
ЕПК вiдповiдного державного архiву.
Один iз них пiсля затвердження повертається установi й зберiгається в її архiвi як недоторканий, а другий залишається в державному архiвi, що затвердив цей роздiл. Третiй i четвертий примiрники роздiлу опису використовують архiв та служба дiловодства установи для поточного пошуку справ, i пiсля їх передавання на державне зберiгання вони надходять до вiдповiдного державного архiву.
Установи, що зберiгають документи Нацiонального архiвного фонду України постiйно в себе, складають рiчнi роздiли зведеного опису справ постiйного зберiгання у двох примiрниках, перший з яких (затверджений керiвником установи та схвалений її ЕК), зберiгається в архiвi, а другий - у службi дiловодства.
Складання й оформлення закiнченого опису справ постiйного зберiгання. Кiлька рiчних роздiлiв зведеного опису справ постiйного зберiгання або один рiчний роздiл, кiлькiсть заголовкiв справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закiнченим описом.
Систематизацiя заголовкiв справ у закiнченому описi може уточнюватися згiдно з хронологiчно-структурною схемою побудови архiвного фонду, роздiлами якої є роки, а пiдроздiлами - назви структурних пiдроздiлiв установи. У разi функцiональної побудови рiчних роздiлiв опису уточнення схеми систематизацiї закiнченого опису не проводиться. До закiнченого опису справ постiйного зберiгання складається засвiдчувальний напис аналогiчно згаданому реквiзиту рiчного роздiлу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закiнченого опису справ постiйного зберiгання є титульний аркуш, змiст, передмова та список скорочень, якi вмiщуються в опис перед описовими статтями в наведенiй послiдовностi й складають довiдковий апарат до опису.
Закiнчений опис разом iз довiдковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усi аркушi опису нумеруються валовою нумерацiєю.
Висновок
Пiсля закiнчення дiловодного року в процесi пiдготовки справ до наступного зберiгання i використання вони пiдлягають вiдповiдному оформленню працiвниками структурних пiдроздiлiв, якi вiдповiдають за ведення дiловодства, за методичної допомоги i контролю працiвникiв служби дiловодства та архiвних пiдроздiлiв ОДПС. Ця робота органiзовується та проводиться так, щоб до архiву надходили справи, якi не потребують додаткової обробки.
Повне оформлення передбачає виконання таких видiв робiт:
перегрупування документiв справи у пряму хронологiчну послiдовнiсть (iз сiчня до грудня);
нумерацiю аркушiв у справi чорним графiтним олiвцем у верхньому правому кутi арабськими цифрами;
складання для бiльш цiнних справ внутрiшнього опису документiв;
складання пiдсумкового запису справи;
пiдшивання документiв справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи мiцною ниткою;
оформлення обкладинки справи.
На обкладинцi справи постiйного i тривалого зберiгання вказується:
назва структурного пiдроздiлу;
iндекс справи;
заголовок справи;
дата;
кiлькiсть аркушiв;
термiн зберiгання справи.
Справи короткотермiнового зберiгання (до 10 рокiв) пiдлягають частковому оформленню. Документи в них не пiдшиваються, аркушi не нумеруються, опис документiв i пiдсумковий напис не оформляється. При необхiдностi уточнюється оформлення обкладинки справи.
аркушiв у справi.
У кiнцi кожної справи постiйного i тривалого зберiгання (понад 10 рокiв) для облiку кiлькостi та фiксацiї особливостей нумерацiї аркушiв складається пiдсумковий запис на окремому аркушi.
до описiв справ.
Постiйний термiн зберiгання мають справи, якi вiдображають основнi напрями дiяльностi органiзацiй. Постiйний термiн зберiгання доцiльно встановлювати також для справ, якi складаються з документiв, надiсланих мiсцевими органiзацiями до центральних органiв державної виконавчої влади, об’єднань громадян.
Крiм постiйного й тимчасового термiнiв зберiгання, для деяких справ практичного застосування можуть також встановлюватися термiни, такi як "Доки мине потреба", "До замiни новими". Такi справи, як правило, складаються з документiв, надiсланих iз вищих органiзацiй до пiдлеглих, i включають iнструкцiї, методики роботи тощо, якi є чинними тривалий час.
Використана лiтература
1. Закон України "Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи [зi змiнами] " вiд 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Вiдомостi Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст. 81.
"Про iнформацiю" [iз змiнами] " вiд 02. 10 1992 № 2658-XII // Вiдомостi Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст. 650.
3. Постанова Кабiнету Мiнiстрiв України "Про затвердження Інструкцiї про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiїв iнформацiї, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що є власнiстю держави" // Офiцiйний вiсник України. - 1998. - № 48. - Ст. 1764.
4. Наказ Держархiву України "Про затвердження Змiн до Перелiку типових документiв, що утворюються в дiяльностi органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, iнших установ, органiзацiй i пiдприємств, iз зазначенням термiнiв зберiгання документiв" вiд 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офiцiйний вiсник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.
6. Палеха Ю.І. Документацiйне забезпечення управлiння: Пiдручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.
7. Беспянська Г. В. Органiзацiя роботи з документами: Навч. посiб. Для дистанцiйного навчання / За наук. ред. В. В. Бездрабко. - К.: Унiверситет "Україна", 2006. - 244 с.
| 
