Дiяльнiсть канцелярiї. Атестацiя i звiльнення кадрiв
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Черкаський державний бiзнес-коледж
Циклова комiсiя економiки, комерцiї та бухгалтерського облiку
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
"Дiяльнiсть канцелярiї. Атестацiя i звiльнення кадрiв."
Виконав: студент
заочного вiддiлення
Перевiрила викладач
Борисенко О.І.
Черкаси2006
План:
1. Збереження документiв
2. Скласти i оформити дiловий лист (№8)
3. Взаємозв’язок атестацiї та економiчного успiху пiдприємства
4. Опишiть систему заходiв щодо роботи зi спiвробiтниками, що звiльняються з iнiцiативи адмiнiстрацiї та при звiльненнi спiвробiтника з власної iнiцiативи
Список лiтератури
1. Збереження документiв
Оперативне зберiгання документiв. Методичне керiвництво i контроль за формуванням справ в установi та її структурних пiдроздiлах здiйснює канцелярiя чи призначена для цього особа.
Документи з часу заведення (надходження) їх у дiловодствi i до передачi у вiдомчий архiв зберiгають за мiсцем формування у справи (на великих установах доцiльно зберiгати справи у канцелярiї). Для пiдвищення оперативностi пошукiв документiв справи розмiщують у вiдповiдно до їх номенклатури. На корiнцях обкладинок справ зазначають iндекси за номенклатурою.
Справи повиннi знаходитися у робочих кiмнатах або у спецiально вiдведених для цього примiщеннях у шафах i столах, що замикаються , чим забезпечується повне збереження документiв.
Магнiтнi стрiчки з фонограмами засiдань колегiального органу зберiгають у вiдповiдального секретаря. На стрiчцi i коробцi робиться вiдмiтка про дату засiдання i час запису. Секретар колегiального органа несе вiдповiдальнiсть за їх зберiгання.
Документи, створенi засобами обчислювальної технiки, зберiгають на загальних пiдставах.
Стороннiм установам справи видаються з дозволу керiвника установи. На видану справу заводиться картка-замiнник справи, у якiй зазначають: структурний пiдроздiл, номер справи, дату видачi, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержаннi та прийманнi справи.
Вилучення документiв зi справ постiйного строку зберiгання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керiвника установи з обов’язковим залишенням у справi засвiдченої копiї документа.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого (понад 10 рокiв включно) можуть передаватися у вiдомчий архiв за погодженням з керiвниками установ.
Пiдготовка справ до наступного зберiгання використання. Пiдготовка справ до наступного зберiгання використання передбачає такi види робiт:
• експертиза цiнностi документiв;
Експертиза цiнностi документiв полягає у визначеннi їх цiнностi для встановлення строкiв зберiгання та вiдбору на державне зберiгання.
на засiданнях експертної комiсiї одночасно з описами справ. Пiсля затвердження актiв документи i вправи, вiдiбранi до знищення, працiвники служби документацiї або вiдомчого архiву органiзацiї здають господарчiй службi або установам по заготiвлi вторинної сировини.
яке передбачає: пiдшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацiю аркушiв у справi; складання пiдсумкового напису; складання внутрiшнього опису документiв; оформлення обкладинки справи.
Сформованi у справи документи тимчасового зберiгання оформляються спрощено: вони не пiдшиваються, аркушi не нумеруються, уточнення елементiв оформлення обкладинки не проводиться.
справи i мiстить iндекси документiв, їх короткий змiст, дати i номери аркушiв у справи.
Пiсля закiнчення дiловодного року до написiв на обкладинках справ постiйного i тривалого зберiгання вносять необхiднi уточнення, перевiряють вiдповiднiсть заголовкiв справ на обкладинцi змiсту пiдшитих документiв, у разi необхiдностi до заголовку справи вносять додатковi вiдомостi (проставляють номери наказiв, протоколiв, вказують види i форми звiтностi тощо).
Дата на обкладинцi має вiдповiдати року заведення i закiнчення справи; у справi, що мiстить документи рокiв, що передували роковi утворення справи, пiд датою робиться запис: (є документи за _____ роки).
На обкладинцi проставляють номер справи за описом i (за погодженням з вiдомчим архiвом) номер опису фонду.
Написи на обкладинках справ постiйного i тимчасового зберiгання виконують чорним свiтлостiйким чорнилом або пастою.
Складання описiв справ. За результатами експертизи цiнностi документiв складають описи справ постiйного, тривалого зберiгання i з особового складу як установи в цiлому (для установ з централiзованим формуванням i зберiганням справ), так i кожного структурного пiдроздiлу (для установ зi складною структурою).
Описи ведуть протягом кiлькох рокiв з єдиною суцiльною нумерацiєю справ. Справи кожного року становлять рiчний роздiл опису.
Наприкiнцi опису роблять пiдсумковий запис, в якому вказують (цифрами i лiтерами) кiлькiсть справ, що значаться за ним, перший i останнiй номери справ, обумовлюють особливостi нумерацiї (лiтернi i пропущенi номери).
До рiчного роздiлу опису вносять також справи, не завершенi дiловодством протягом року. В таких випадках наприкiнцi пiчних роздiлiв опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у роздiлi за ____ рiк, №».
Опис справ структурного пiдроздiлу установи складають у двох примiрниках. Якщо цей структурний пiдроздiл має експертну комiсiю, опис складають у трьох примiрниках, оскiльки один з них додається як пiдстава до протоколу експертної комiсiї.
Опис справ структурних пiдроздiлiв є пiдставою для складання рiчного роздiлу зведеного опису справ установи, за якими справи передаються на зберiгання до державних чи вiдомчих архiвiв України.
Зведенi описи справ тривалого зберiгання складають у двох примiрниках i оформляють так само як i описи справ постiйного зберiгання. Описи справ тривалого зберiгання на затвердження архiву не надсилаються.
Зберiгання справ у архiвi. Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого зберiгання разом з реєстрацiйними картками на документи передають до архiву установи через два роки пiсля завершення їх у дiловодствi. Справи тимчасового зберiгання передають до архiву на розсуд керiвника установи.
Передавання справ до архiву установи здiйснюють за графiком, складеним архiвом i погодженим з керiвниками структурних пiдроздiлiв та затвердженим керiвником установи. Якщо окремi справи необхiдно залишити у дiловодствi для поточної роботи, архiв установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.
i тривалого зберiгання передаються до архiву за описами. При цьому на всiх примiрниках описiв навпроти кожної справи робиться позначка про її наявнiсть. Наприкiнцi кожного примiрника опису завiдуючий архiвом або особа, вiдповiдальна за архiв установи, розписується у прийняттi справ з обов’язковим зазначенням цифрами i лiтерами кiлькостi переданих до архiву справ, проставляє дату. Один примiрник опису повертається структурному пiдроздiловi, решта залишається в архiвi.
Справи тимчасового зберiгання можуть передаватися до архiву установи за номенклатурою.
До вiдомчого архiву спiвробiтники дiловодної служби доставляють справи у в’язках. Схороннiсть документiв в установi забезпечується: наданням примiщення для вiдомчого архiву; обладнанням примiщення архiву засобами пожежогасiння, охоронної сигналiзацiї,; застосуванням спецiального обладнання для зберiгання документiв (стелажi, сейфи, картонажi та iн.); створенням оптимального волого-температурного i свiтлового режиму в примiщеннях архiву, проведенням санiтарно-гiгiєнiчних заходiв.
2. Скласти i оформити дiловий лист (№8)
ТОВ «Полiграфсервiс»
Директоровi
Черкаського модельного центру
вул. Лiсова, 28,
м. Київ, 01031
факс: (044) 338-22-64
Пiдтверджуємо одержання Вашого запиту (вiд 17. 05. 2006) i робимо тверду пропозицiю щодо постачання пiдручникiв у замовленiй кiлькостi.
Постачання замовлених книжок здiйснюватиметься однiєю партiєю згiдно заявки у десятиденний термiн пiсля здiйснення передоплати..
Директор (пiдпис)
Атестацiя кадрiв – перiодичне визначення дiлової квалiфiкацiї працiвникiв, професiйної їх придатностi й вiдповiдностi посадам, якi вони займають, нацiлена на полiпшення якiсного складу кадрiв, в першу чергу, спецiалiстiв та керiвникiв рiзних рiвнiв. Перелiк посад i порядок атестацiї встановлюється в кожнiй галузi окремо.
Оцiнка працiвникiв – невiд’ємна складова системи управлiння персоналом. Оцiнка працiвникiв є однiєю iз важливих необхiдних складових системи управлiння персоналом. Оцiнка працiвникiв надає можливiсть полiпшити якiсний склад працiвникiв; ефективно використовувати кадри; сприяє зростанню професiйної компетентностi, вiдповiдальностi, дисциплiнованостi.
• об’єктивностi;
• неупередженостi.
Поточна оцiнка. Поточна оцiнка проводиться в мiж атестацiйний перiод. Вона являється визначною для заохочення або застосування стягнень до працiвникiв у зазначений перiод, а при атестацiї служить основою для висновкiв атестацiйної комiсiї. Поточна оцiнка повинна базуватися на нормативнiй трудомiсткостi виконаних робiт, положенню про структурнi пiдроздiли, посадових обов’язках працiвникiв, професiйнiй моделi керiвництва i спецiалiстiв. Критерiями поточної оцiнки служать виконання поточних особистих (щомiсячних, щоквартальних) планiв роботи спецiалiстiв, а також показники, що дають можливiсть оцiнити вiдповiднiсть досвiду, навичок та здiбностей працiвникiв, оперативнiсть та якiсть виконаних ними робiт, робоче навантаження.
Поточна оцiнка повинна включати в себе три етапи:
• процес визначення результатiв (кiлькiснi та якiснi показники);
• повiдомлення працiвника про результати;
• затвердження плану покращення результатiв
Оцiнка персоналу розглядається як невiд’ємна частина загальної системи управлiння персоналом. Для отримання точних результатiв i якiсного зворотного зв’язку процедури оцiнки необхiдно “вживлювати” в поточне управлiння. Перiодичнiсть проведення оцiнки залежить вiд фiнансового циклу дiяльностi органiзацiї. Органiзацiя може оцiнювати працiвникiв щомiсячно, але кiнцева оцiнка може бути отримана в цьому випадку тiльки за пiдсумками кварталу або року. Оцiнка результатiв працi працiвникiв всiх категорiй через оцiнку роботи iнспекцiї прямо пов’язує дiяльнiсть працiвникiв з кiнцевими цiлями органiзацiї.
Процедура поточної оцiнки повинна бути орiєнтована на утримання працiвника в органiзацiї, розвитку його потенцiалу. За результатами поточної оцiнки працiвники завжди повиннi отримувати iнформацiю i аргументованi докази переваг i недолiкiв. Потрiбно постiйно задовольняти допитливiсть працiвникiв стосовно того, наскiльки добре вони працюють. Як правило, така iнформацiя цiкавить нових працiвникiв, у подальшому iнтерес понижується. Задача керiвництва постiйно пiдтримувати зацiкавленiсть працiвникiв в досягненнi органiзацiєю поставленої мети, i тим самим пiдвищити свiй статус в органiзацiї. При органiзацiї поточної оцiнки потрiбно врахувати помилки, якi трапляються при проведенi оцiнки:
• в пам’ятi керiвництва залишається останнiй перiод роботи (тиждень, день);
• надання переваги тiльки одному фактору;
• упереджене ставлення до якостей особистостi, так, наприклад, замкнутiсть людини може знижувати оцiнку, тодi як комунiкабельнiсть, хорошi стосунки в колективi спiвробiтникiв завищують оцiнки. В даному випадку оцiнюються показники, що характеризують особливостi, якi працiвники змiнити не в силах;
• потрiбно враховувати, що в пiдроздiлi, який не досягнув високих результатiв, не всi працiвники працюють незадовiльно.
Органiзацiя поточної оцiнки працiвникiв повинна здiйснюватися пiдроздiлом по роботi з кадрами вiдповiдного органу державної податкової служби. Методологiя поточної оцiнки повинна бути розроблена згiдно з дiючою функцiональною структурою та затверджена керiвництвом. Такий пiдхiд дасть можливiсть забезпечити ефективнiсть роботи, та уникнути конфлiктiв у процесi виконання функцiй, удосконалити органiзацiйну систему пiдготовки та пiдвищення квалiфiкацiї кадрiв.
робоче навантаження.
Оцiнка персоналу дозволяє:
- сформувати еталоннi показники ефективностi роботи працiвникiв щодо досягнення конкретної мети, що дає можливiсть об’єктивно оцiнювати працiвника;
- пiдвищити ефективнiсть iснуючої форми оплати працi з використанням елементiв прямих, премiальних прогресивних систем, особливо – змiнної частини заробiтної плати, нацiленої на мотивацiю досягнення певних якiсних показникiв працi податкових працiвникiв.
Атестацiя. Атестацiя кадрiв - процедура визначення квалiфiкацiї, рiвня знань, практичних навикiв, дiлових якостей працiвникiв i встановлення їх вiдповiдностi до займаної посади. Цiль атестацiї – рацiональне розстановка кадрiв i їх ефективне використання. Атестацiя має юридичну силу: за результатами приймається рiшення про перемiщення працiвникiв. Типова процедура атестацiї регламентується Постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 28. 12.. 2000 № 1922 “Про затвердження Положення про проведення атестацiї державних службовцiв” та Методичними рекомендацiями Головдержслужби вiд 02. 03. 2001 №16. Пiдготовка i проведення атестацiї проводиться управлiнням (вiддiлом) кадрiв. Робота по проведенню атестацiї передбачає:
проведення атестацiї (вивчення атестацiйною комiсiєю представлених характеристик дiлових та особистих якостей працiвника, яку складає безпосередньо керiвник пiдроздiлу та ознайомлення з нею працiвника, проведення спiвбесiди);
на пiдставi всебiчного аналiзу виконання основних обов’язкiв, складностi виконуваної роботи та її результативностi комiсiя приймає рiшення щодо вiдповiдностi працiвника займанiй посадi.
При органiзацiї i проведенi рiзноманiтних оцiнок персоналу рекомендується використовувати соцiально-психологiчнi методи i процедури. Наприклад, при атестацiї працiвникiв широко апробований метод експертних оцiнок, суть якого заключається в тому, що працiвники, що займають рiзнi посади по вiдношенню до працiвника (пiдлеглi, колеги, керiвники) дають оцiнку його дiловим i особистим якостям.
У перiод мiж атестацiями передбачено щорiчна оцiнка виконання державними службовцями, покладених на них завдань та обов’язкiв у порядку, визначеному керiвником структурного пiдроздiлу. Результати атестацiї та щорiчної оцiнки з максимальним врахуванням поточної оцiнки виконання державним службовцем покладених на нього обов’язкiв заносяться до особової справи та враховуються при просуваннi по службi, присвоєннi рангу, встановленнi надбавки, клопотаннi про продовження термiну державної служби.
та класифiкацiєю задач i функцiй по першорядностi, ступенях важливостi та чiтких квалiфiкацiйних характеристик для всiх типiв посад.
Критерiї оцiнки працi повиннi вiдображати ступiнь впливу iндивiдуальних результатiв працi на вирiшення завдань функцiонального пiдроздiлу в цiлому. При атестацiї працiвникiв доцiльно використовувати як традицiйнi методи оцiнки, так i нетрадицiйнi (зокрема, врахування експертної оцiнки колег по роботi, самооцiнки.
даватися оцiнка цiєї роботи, як керiвником, так i власне спiвробiтником, затверджуватися iндивiдуальний план роботи спiвробiтника на наступний рiк та на перспективу.
Система оцiнки роботи повинна бути тiсно пов’язана з системою морального та матерiального стимулювання працi, кар’єрним ростом, системою навчання та перепiдготовки кадрiв.
Розiрвання трудового договору з iнiцiативи працiвника. Вiдповiдно до ст. 38 КЗпП працiвник має право розiрвати трудовий договiр, укладений на невизначений термiн, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово (шляхом подання заяви) за два тижнi.
Пiдстави для розiрвання трудового договору:
• переїзд на нове мiсце проживання;
• вступ до навчального закладу;
• неможливiсть проживання в цiй мiсцевостi, пiдтверджена медичним висновком;
• вагiтнiсть;
• догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирiчного вiку або дитиною-iнвалiдом;
• догляд за хворим членом сiм’ї вiдповiдно до медичного висновку або за iнвалiдом І групи;
• вихiд на пенсiю;
Якщо працiвник пiсля закiнчення термiну попередження про звiльнення не залишив роботу i не вимагає розiрвання трудового договору, власник пiдприємства не має права звiльнити його за поданою ранiше заявою, крiм випадкiв, коли на його мiсце запрошено iншого працiвника, якому вiдповiдно до законодавства не може бути вiдмовлено в укладаннi трудового договору.
При розглядi питань, пов’язаних з розiрванням строкового договору, слiд керуватися ст. 39 КЗпП. За строковим договором працiвник заздалегiдь зобов’язується виконати доручену роботу протягом термiну дiї договору. Тому працiвник, який уклав трудовий договiр, не має права його розiрвати за однобiчним волевиявленням до закiнчення обумовленого строку.
Однак у деяких випадках строковий трудовий договiр пiдлягає достроковому розiрванню, а саме:
• у разi хвороби або iнвалiдностi, що перешкоджають виконанню роботи за договором;
• при порушеннi власником або уповноваженим ним органом законодавства про працю, колективний чи трудовий договори;
• з iнших причин, передбачених ч. 1 ст. 38 КЗпП.
в цьому випадку не проводиться, якщо на його мiсце не запрошено особу в порядку переведення з iншого пiдприємства, установи, органiзацiї (ст. 24 КЗпП).
Якщо пiсля закiнчення термiну попередження трудовий договiр не було розiрвано i працiвник не наполягає на звiльненнi, дiя трудового договору вважається продовженою.
Розiрвання трудового договору з iнiцiативи власника. Загальнi пiдстави для розiрвання трудового договору з iнiцiативи власника або уповноваженого ним органу, що поширюються на всiх працiвникiв, передбаченi статтею 40 КЗпП, а додатковi пiдстави, за якими можна звiльнити окремi категорiї працiвникiв – статтею 41 КЗпП.
Згiдно зi ст. 40 КЗпП трудовий договiр, укладений на невизначений термiн, м також строковий трудовий договiр до закiнчення термiну його дiї, можуть бути розiрванi власником або уповноваженим ним органом тiльки в таких випадках:
1. Змiна в органiзацiї виробництва i працi, у тому числi лiквiдацiя, реорганiзацiя, банкрутство або перепрофiлювання пiдприємства, скорочення чисельностi чи штату працiвникiв.
За вiдсутностi роботи за вiдповiдною професiєю чи у випадку вiдмови працiвника вiд переведення на iншу роботу на тому ж пiдприємствi вiн за своїм бажанням звертається до державного центру зайнятостi або влаштовується на роботу самостiйно.
При звiльненнi працiвникiв у зв’язку зi скороченням штату через змiни в органiзацiї виробництва i працi переважне право на залишення на роботi надається працiвникам з бiльш високою квалiфiкацiєю i продуктивнiстю працi.
При цьому повiдомляють письмово не пiзнiше, нiж за два мiсяцi державну службу зайнятостi, вказуючи пiдстави i термiни звiльнення, найменування професiй, спецiальностей, квалiфiкацiї, розмiр заробiтної плати, а в 10-денний термiн пiсля звiльнення – списки фактично звiльнених працiвникiв за формою № 4-ПН "Звiт про звiльнення працiвникiв".
Вiдповiдно до ст. 40 КЗпП не допускається звiльнення працiвника з iнiцiативи власника у перiод його тимчасової непрацездатностi, а також у перiод перебування працiвника у вiдпустцi. Однак це правило не поширюється на випадок повної лiквiдацiї пiдприємства.
2. Виявлення невiдповiдностi працiвника займанiй посадi або виконуванiй роботi внаслiдок недостатньої квалiфiкацiї або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню цiєї роботи.
Даний пункт може бути пiдставою для звiльнення працiвника у тому разi, коли власник має фактичнi докази того, що саме через це працiвник не може належним чином виконувати покладенi на нього трудовi обов’язки, i якщо працiвника не можна, з його згоди, перевести на iншу роботу. Такими доказами можуть бути довiдки, акти, висновки атестацiйної комiсiї.
Звiльнення працiвника за станом здоров’я здiйснюється на пiдставi висновку лiкарсько-трудової експертної комiсiї про те, що робота йому протипоказана.
ранiше застосовувалися заходи дисциплiнарного чи громадського покарання.
4. Прогул (у тому числi вiдсутнiсть на роботi понад три години протягом робочого дня) без поважних причин. Розiрвання трудового договору з працiвником за прогул без поважних причин належить до заходiв дисциплiнарного покарання i має здiйснюватися з дотриманням вимог, передбачених для застосування дисциплiнарних покарань ст. 148, 149 КЗпП.
а також у зв’язку з вагiтнiстю та пологами).
Трудовий договiр не може бути розiрвано iз працiвником, який втратив працездатнiсть у зв’язку з трудовим калiцтвом або професiйним захворюванням. За таким працiвником зберiгається мiсце роботи до вiдновлення працездатностi чи встановлення iнвалiдностi.
6. Поновлення на роботi працiвника, який ранiше виконував цю роботу.
Звiльнення вiдповiдно до п. 6 ст. 40 КЗпП може бути визнано законним у разi неможливостi переведення працiвника, з його згоди, на iншу роботу.
7. Поява на роботi в нетверезому станi, у станi наркотичного або токсичного сп’янiння.
Такий стан може бути пiдтверджено як медичним висновком, так i iншими видами доказiв (показання свiдкiв, складання акта, власне визнання в письмовiй формi тощо).
8. Вчинення за мiсцем роботи розкрадання (у тому числi дрiбного) майна власника, установленого вироком суду, що набув законної сили, або постановою органу, до компетенцiї якого входить накладення адмiнiстративного стягнення або застосування заходiв громадського впливу.
накладення адмiнiстративного стягнення чи заходiв громадського впливу.
Крiм загальних ст. 41 КЗпП визначено додатковi пiдстави для розiрвання трудового договору з iнiцiативи власника, що стосуються окремих категорiй працiвникiв. Згiдно зi ст. 41 КЗпП трудовий договiр може бути розiрваний у випадках:
1) однократного грубого порушення керiвником пiдприємства, установи, органiзацiї (фiлiї, представництва, вiддiлення та iншого пiдроздiлу), його заступниками, головним бухгалтером пiдприємства, установи, органiзацiї, його заступниками, а також посадовими особами митних органiв, державних податкових iнспекцiй, яким присвоєнi персональнi звання, посадовими особами державної контрольно-ревiзiйної служби та органiв державного контролю за цiнами;
2) винних дiй працiвника, який безпосередньо обслуговує грошовi або товарнi цiнностi, якщо цi дiї дають пiдстави для втрати довiри до нього сторонами власника або уповноваженого ним органу;
3) здiйснення працiвником, який виконує виховнi функцiї, аморального вчинку, несумiсного з продовженням цiєї роботи.
До додаткових пiдстав розiрвання трудового договору належить i правило, передбачене ст. 28 КЗпП, де зазначено, що якщо протягом термiну випробування встановлена невiдповiднiсть працiвника роботi, на яку його прийнято, то власник або уповноважений ним орган має право розiрвати трудовий договiр.
Список лiтератури:
2. Кiрiчок О.І., Коробутяк В.І., Процюк В. К., Дубич К. В. Документування у менеджментi: Пiдручник. – К.: Центр навчальної лiтератури, 2003. – 216 с.
3. Матвєєва В. Кадрова документацiя. – 2-ге вид, перероб. i доп. – Х.: Фактор, 2002. – 306 с.
4. Палеха Ю. Управлiнське документування. Навч. посiб: у 2 ч. Ч 2. Кадрове дiловодство. – К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2001. – 230 с.
5. Процюк В. К., Дубич К. В. Документування у менеджментi: Пiдручник. – К.: Центр навчальної лiтератури, 2003. – 216 с.
При пiдготовцi контрольної роботи використано матерiали сайта: www.uk.wikipedia.org
| 
