Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008

Санкт-Петербургский Государственный Университет Технологии и Дизайна Северо-Западный институт печати Практическая работа №2 по дисциплине «Разработка стандартов типографии в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008» Выполнила студентка группы Т-6 Мушкова Ю. А. Проверил Шиков А. Н. Санкт-Петербург 2009 год Утверждаю Генеральный директор ООО «Корпорация РАЙЗ» _____________ Б. Л. Гуревич « »­­­­­­­___­­­­­­­­­­_________2009г. СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ Управление документацией предприятия Учтенный экземпляр № ______________ Санкт-Петербург 2009 СТП Н-СМК-003-2009 ПРЕДИСЛОВИЕ 1 Разработан ООО «Корпорация РАЙЗ». 2 Утвержден и введен в действие приказом №___ генерального директора от « »_________________20 г. 3 Введен впервые. СТП Н-СМК-003-2009 СОДЕРЖАНИЕ л Введение..................................................................................................................................................... 4 1 Область применения и сфера действий............................................................................................... 4 2 Нормативные ссылки............................................................................................................................. 4 3 Термины и определения......................................................................................................................... 4 4 Обозначения и сокращения................................................................................................................... 4 5 Общие положения............................................................................................................................... 4-5 6 Идентификация записей ……………………………………………………………………………5-7 7 Хранение записей …………………………………………………………………………………….. 7 8 Ответственность………………………………………………………………………………………. 7 Лист согласования………………………………………………………………………………………. 8 Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 (редакция 1) и изменениями к нему……………… 9 Лист регистрации изменений …………………………………………………………………………10 Предприятие Документ № листа Всего листов ООО «Корпорация РАЙЗ» СТП Н-СМК -003-2009 3 10 № Дата Введение Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 (п. 4. 2. 4). 1 Область применения и сфера действия 1. 1 Стандарт устанавливает требования и порядок управления записями СМК. 1. 2 Стандарт распространяется на все подразделения организации. 2 Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы: ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования. 3 Термины и определения В настоящем стандарте использованы следующие термины: Данные – любые сведения, показатели, полученные в ходе деятельности организации. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Информация – значимые данные (сведения, показатели, на основе которых производится оценивание результатов и состояния деятельности, осуществленной в соответствии с требованиями СМК). Несоответствие действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации (ГОСТ Р ИСО 9000). Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации. Регистрация данных –занесение данных в установленную форму с целью их учета и придания официального статуса. Форма – документ, используемый для регистрации записей, требуемых СМК. Примечание: форма становится отчетом после введения данных. Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса. 4 Обозначения и сокращения В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения: ГОСТ Р – национальный стандарт; ИСО – международная организация по стандартизации; НД – нормативный документ. 5 Общие положения подразделениями, а также документиро­вание выполнения работ. Управление документацией осуществляется в соответствии с правовыми и норма­тивными документами. Предприятие Всего листов Изменения ООО «Корпорация РАЙЗ» СТП Н-СМК -003-2009 4 10 № Дата Основное требование к документации - соответствовать Политике, Целям. Планам и проходить постоянную актуализацию, а так же обеспечить сохранность и доступ к данным с целью реализации возможности анализа и статистической обработки для улучшения СМК. Процессы по управлению документами СМК составляют жизненный цикл документа; разработка, внедрение, актуализация, хранение, изъятие и аннулирование. Документация СМК ООО «Корпорация РАЙЗ» представлена на носителях двух видов: бумажные и электронные 5. 2Для получения достоверной информации о состоянии СМК во всех подразделениях должны фиксироваться фактические данные о качестве продукции, проведенной работе и достигнутых результатах деятельности, т. е. вестись записи о качестве. Записи о качестве - особый вид документов, которыми необходимо управлять в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем стандарте. 5. 3 Руководители процессов при разработке процедур определяют необходимость ведения записей о результатах работы или свидетельствах выполнения работ. 5. 4 Управление записями включает следующие виды деятельности: - идентификация данных; - обеспечение доступа для использования; - актуализация данных о качестве; - восстановление записей; - сохранение записей; - изъятие записей из обращения. 5. 5 Записи могут осуществляться на бумажном и электронном носителе. об отсутствии изменений во внешней НД). В случае исправления ошибок при осуществлении записей исправление данных должно подтверждаться личной подписью лица, проводившего исправление. 5. 7 Для ведения записей разработаны формы документов (бланки, журналы), которые определены в соответствующих документах СМК. 5. 8 Записи на электронных носителях должны быть защищены от преднамеренного изменения или уничтожения (резервное копирование, изготовление бумажных копий и т. д.). Способ защиты определяет руководитель подразделения. 6. 1 Идентификация записей с целью обеспечения узнаваемости и прослеживаемости обеспечивается их индивидуальными отличительными признаками: обозначением, наименованием, составом подписей, датами подписания или утверждения. Примечание - основным отличительным признаком является обозначение и наименование, обеспечиваю­щие отождествление записи с определенным подразделением организации. 6. 2 Различают два вида записей: - разработанные и утвержденные сотрудниками организации. Эта форма документа разрабатывается, пересматривается, отменяется и утверждается руководителем подразделения, непосредственно работающим с документом. 6. 3Документу, содержащему записи, присваивается обозначение начальником подразделения совместно с менеджером по качеству. Обозначение формируется следующим образом: - затем идет порядковый номер документа в подразделении - до трех знаков, (например, 001, 010, 100); Предприятие Документ Изменения ООО «Корпорация РАЙЗ» СТП Н-СМК -003-2009 5 10 № Дата - затем в скобках указывается номер редакции (начиная со второго номера). Пример обозначения формы документа коммерческого отдела: КО-003(редакция 2). При присвоении обозначения журналу прибавляется буква Ж к группе букв, обозначающих индекс подразделения ( например, КО-Ж-001). При присвоении обозначения форме предоставления данных для анализа результативности процесса прибавляются буквы АД к группе букв, обозначающих индекс подразделения (например, КО-АД-001). При присвоении обозначения реестру документов к группе букв, обозначающих индекс подразделения, прибавляется буква Р (например, КО-Р-001). Например, образец документа с обозначением КО-001 хранится в коммерческом отделе. При отмене формы на образце ставится штамп «Отмена», подпись руководителя подразделения с расшифровкой, дата отмены. При пересмотре формы первоначальная редакция формы отменяется, а в обозначении формы, разработанной взамен, изменяется номер редакции. Учтенные копии форм раздаются заинтересованным должностным лицам руководителем подразделения. Выдача учтенных копий форм фиксируется на оборотной стороне образца формы с указанием номера учтенной копии, даты выдачи, подписи лица, получившего копию, с расшифровкой. 6. 5. 1 К таким записям относятся: -обозначение, присваиваемое заполняемым формам; -обозначение, присваиваемое внутренним документам СМК; - сведения о наличии изменений во внешних и внутренних документах СМК; - этикетки, наносимые на поверенные средства измерений и аттестованное испытательное оборудование, идентифицирующие статус оборудования; Исключение из общего правила составляет только нанесение надписи «б/и» (без изменений), которая наносится карандашом только на контрольный экземпляр внешнего нормативного документа. При вводе в действие изменения к документу, надпись «б/и» стирается, и уже чернилами наносится отметка об изменении, как на контрольный, так и на учтенный экземпляр документа. Проверка экземпляра нормативного документа на наличие изменений и действие производится менеджером по качеству на основании ежегодного указателя стандартов и информационных указателей стандартов, выходящих ежемесячно. Сведения о наличии изменений во внутренний документ СМК вносятся в соответствии с требованиями СТП Н-СМК-002-2009. Предприятие Документ № листа Всего листов Изменения СТП Н-СМК -003-2009 6 10 № Дата 6. 5. 4 Этикетки, идентифицирующие статус оборудования, наносятся на единицу оборудования на бумажном носителе машинным способом, но только в том случае, когда при поверке/аттестации выдается свидетельство или аттестат. Если поверенное средство измерения (или аттестованное измерительное оборудование) подлежит клеймению, то тогда этикетка не наносится. В этикетке отражена следующая информация: - наименование средства измерения или измерительного оборудования; - заводской или инвентарный номер; - основные технические характеристики (при необходимости); - дата выдачи и срок действия документа; 7 Хранение записей 7. 1 Хранение записей осуществляется в подразделениях организации в соответствии с выполняемым видом деятельности. 7. 2. Срок хранения записей устанавливают разработчики. При отсутствии указанных сроков хранения записи хранятся не менее трех лет. 7. 3 Ответственность за сохранность записей несут руководители подразделения- исполнителя. После окончания срока хранения они изымаются и уничтожаются. 7. 4 Контроль за изъятием и уничтожением записей осуществляют руководители подразделений, отвечающие за их ведение. 8 Ответственность 8. 1 Координацию и контроль выполнения работ по ведению записей в целом по организации осуществляет менеджер по качеству (контроль – при проведении внутреннего аудита). Предприятие Всего листов Изменения СТП Н-СМК -003-2009 7 10 № Дата Лист согласования Разработчик: Согласовано: Заместитель генерального директора по НПР _____________ Зам. генерального директора ______________ Главный инженер ______________ Начальник производства _______________ Начальник коммерческого отдела ________________ Предприятие Всего листов Изменения СТП Н-СМК -003-2009 8 10 № Дата Лист ознакомления с СТП Н-СМК-003-2009 и изменениями к нему наименование структурного подразделения ФИО, должность СТП __________________ Изв. об изм. № __ Дата введения Изв. об изм. № __ Дата введения « »_________20 г. дата подпись дата подпись дата подпись № листа ООО «Корпорация РАЙЗ» СТП Н-СМК -003-2009 9 10 № Дата Лист регистрации изменений______________________________ обозначение документа СМК Номер изм. и дата введения Всего листов в документе Название и номер распорядительного документа Подпись лица, разославшего документ Дата рассылки документа изме-ненных замененных новых анну-лированнных 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Документ № листа Всего листов Изменения СТП Н-СМК -003-2009 10 10 № Дата