Международная деловая переписка

Международная деловая переписка Содержание Введение Заключение Приложения Список используемой литературы Введение языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные и деловые связи. стандарт международный документация письмо оформление переписки При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (InternationalOrganizationforStandardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств. Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлено: 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975); 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); 3) формуляр-образец и конструктивная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990). Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так в ГОСТ Р 6. 30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12: Реквизиты писем в России Реквизиты международных писем 2. Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации или товарный знак 5. Код формы документа 6. Наименование организации 7. Справочные данные об организации 10. Ссылка на регистрационный номер документа 11. Адресат 12. Заголовок к тексту 13. Текст документа 14. Отметки о наличие приложения 15. Подпись 16. Отметка об исполнении 18. Резолюция 19. Отметка о контроле 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д. 2. Ссылка на индексы отправителя 3. Дата 5. Указание на конкретное лицо «К сведению» 6. Вступительное обращение 7. Заголовок 8. Основной текст 9. Заключительная формула вежливости 10. Подпись 11. Указание на приложение 12. Указание на рассылку копий данного письма левое поле – 20 мм; верхнее – 10 мм, текстовая область для формата А4 – 183х280, для формата А5L – 183х131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое – 10, верхнее – 15 мм. При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72х2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов. Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuerfield), поле ссылок (referencefield) и поле адреса (addressfield). Поле адресата Рисунок 1. Размещение полей (зон) на бланке международного письма Поле адресата стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6. 30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов. В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993. На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6. 30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка. 2. Фразы клише Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций. Для подтверждения получения письма, факса, телекса используются следующие фразы: We have received your letter… Мы получили ваше письмо от….. We thank you for your letter dated… Благодарим за ваше письмо, датированное….. In reply to your letter of… В ответ на ваше письмо от….. We are obliged (thankful) for your letter of… Мы вам признательны за ваше письмо…. При ссылке на предыдущую переписку, на какие-либо документы, телефонные разговоры, переговоры и т. д. обычно употребляются следующие выражения: With reference to… Ссылаясьна… We refer to your (our) letter of… Мы ссылаемся на ваше (наше) письмо от… With further reference to… Again referring to…Повторноссылаясьна … Фразы, используемые для вежливых деловых просьб о чем-либо: Pleaseinformus… Пожалуйста, сообщите нам….. We ask you to inform us… Просимвассообщитьнам… We shall be obliged if you will… we should appreciate it if you will… Мы будем признательны, если вы… Please, besokindasto… Будьте так любезны…. Pleasesendusbyreturnofpost…Пожалуйста, пошлите с обратной почтой…. Please send us as soon as possible (urgently)… Пожалуйста вышлите как можно скорее…. Выражения, употребляемые в ответ на просьбы: In accordance (in conformity) with your request… Incompliancewithyourrequest…В соответствии с вашей просьбой… Asrequestedbyyou… Как было потребовано вами…. Фразы, используемые при посылке чего-либо: We are glad to send you… We are pleased to send you…Судовольствиемвысылаемвам… We are sending you herewith… приэтомприлагается…. Weenclose… Weattach… Мы прилагаем при этом…. Pleasefindenclosed…При этом приложено… Выражения сожаления, извинения: We must acknowledge with regret that…Ссожалениемвынужденыпризнать… Unfortunately, regrettably… Ксожалению… Please accept our apologies for the inconvenience caused…Пожалуйста, примитенашиизвинениязапричиненноенеудобство… We apologize for… Мы извиняемся за…. Выражения, употребляемые при исправлении ошибок: Weregretthat… Мы сожалеем, что… throughatypingerror… из-за ошибки секретаря…. through a technical error…из-затехническойошибки… Заключение Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, — роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту — бумажные перфокарты, перфокарты — гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо — перспективная часть документооборота. Список используемой литературы 1. Кирсанова М. В., Анодина Н. Н., Аксенов Ю. М. Деловая переписка: Учеб. пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 102с. – (Серия «Высшее образование»). Приложения Приложение 1 SampleLetterofOffer Mr. Fred Noth Purchasing Manager Broadway Autos December 12, 2010 Thank you very much for your enquiry. We are of course very familiar with your of vehicles and are pleased to inform you that we have a new line of batteries that fit your specifications exactly. The most suitable of our products for your requirements is the Artemis 66A Plus. This product combines economy, high power output and quick charging time and is now in stock. I enclose a detailed quotation, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. I have arranged for our agent Mr. Martin of Fillmore S. A. to deliver five of these batteries to you next week, so that you can carry out the laboratory tests. Our own laboratory reports, enclosed with this letter, show that our new Artemis 66A Pius performs as well as any of our competitor’s product and, in some respects, outperforms them. If you would like further information, please telephone or telex me: my extension number is 776. Or you may prefer to contact Mr. John Martin of Fillmore S. A. in M_____________: his telephone number is 01 77 99 02 I look forward to hearing from you. Fred Stock Fred Stock Приложение 2 Sample Letter of Acknowledgement Visteria Ltd. P. O. Box 82 Komi 18th December, 2010 th December, 2010 Dear Mr. Smurov, Thank you for letter of 10th Delivery will be made immediately on opening a letter of credit with our bank for the amount of $4212. We hope shirts will be in great demand in Usinsk and you will be able to place large orders with us the future. Your sincerely, Alfred Smithers Sales Manager Приложение 3 Request - letter 180 London Road England 25th February, 2010 Dear Sir, th December. We are interested in buying your equippers for producing pet food. Would you kindly send us more information about this equippers: - price (please quote CIF Odessa price); - terms of payment; - guarantees; - if the price includes the cost of equippers installation and staff training. Our company specialized in distributing pet product in Ukraine. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing pet food in Ukraine. If your equippers must our requirements, we will be able to place a large order for your equippers. Yours faithfully V. Smurov V. Smurov Export – ImportManager