Ділові засідання

Дiловi засiдання ВСТУП Тема курсової роботи з дисциплiни «Дiловий етикет» - «Дiловi засiдання». Якщо три або бiльше осiб обговорюють питання бiзнесу, вони проводять дiлове засiдання. Статистика свiдчить, що середнiй працiвник кожного тижня проводить чотири години на рiзного роду засiданнях. Виконавець середнього рiвня проводить на засiданнях приблизно 35 вiдсоткiв тижневого робочого часу, а виконавець вищого рiвня- бiльше 50 вiдсоткiв. Як правило, дiловi засiдання необхiднi при веденнi бiзнесу, i якщо вони вiдповiдно (правильно) пiдготовленi, то можуть бути ефективними та результативними. Висока дiлова культура вимагає ретельної пiдготовки засiдань органiзаторами, щоб у такий спосiб продемонструвати ввiчливе ставлення до колег та дiлових партнерiв, а також повагу до їх часу. Будучи головуючим або ж учасником засiдання, ви можете зробити конкретний внесок при його плануваннi та пiдготовцi, пiд час проведення, а також пiсля закiнчення, з тим, щоб увесь захiд був бiльш ефективним та результативним. 1. ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ЗАСІДАННЯ засiдання планування регламент головуючий Дiловi засiдання можуть бути формальними, тобто такими, якi проводяться на регулярнiй основi з конкретними цiлями та порядком денним (щомiсячнi/щоквартальнi збори спiвробiтникiв), або ж неформальними, якi проводяться при виникненнi певної конкретної проблеми чи у вiдповiднiй ситуацiї, що вимагає обговорення. (Хтось iз колег раптово зайшов до вашого кабiнету/iндивiдуального робочого мiсця, щоб обговорити якесь питання, або ж спонтанна розмова спiвробiтникiв переросла у дискусiю щодо конкретних справ фiрми.) Формальнi чи неформальнi, дiловi засiдання у будь-якому разi будуть бiльш ефективними, якщо проходитимуть вiдповiдно до певних правил та встановленої процедури проведення подiбних заходiв та з урахуванням норм етикету. Вiдомо, що деякi засiдання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсiм не визначеними цiлями, недбало пiдготовленими. Виявом непрофесiоналiзму та поганих манер є вiдсутнiсть чiткого визначення учасникiв засiдання, його цiлей i порядку денного. Ретельна пiдготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу. Неформальнi засiдання насамперед мають властивiсть ставати непотрiбною тратою часу. Без глибинної пiдготовки, вони часто не мають чiтко визначеної цiлi; учасники не готовi викласти iнформацiю чи взяти участь у дискусiї; рiдко встановлюються часовi рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективнiсть. Згiдно з дослiдженнями ЗМ MeetingManagementInstitute, якi проводилися у Вартонськiй школi бiзнесу Пенсильвансько-го унiверситету (США) та в Унiверситетi Мiннесоти (США), є сiм етапiв, яких необхiдно дотримуватися при плануваннi та пiдготовцi формального/неформального дiлового засiдання: 1. Визначення цiлей- з урахуванням можливостi їх досягнення у вiдведений для засiдання час. 2. Вiдбiр/пiдбiр учасникiв - вiдбувається, виходячи з необхiдностi досягнути визначених цiлей. 3. Пiдготовка мiсця проведення- з урахуванням можливостi проведення дискусiї (забезпечення необхiдного обладнання). 4. Пiдготовка порядку денного- у логiчнiй послiдовностi, iз зазначенням iмен та часу, вiдведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання. 5. Визначення основних правил проведення заходу- для затвердження та дотримання учасниками стандартiв поведiнки. 6. Запрошення учасникiв- надання їм можливостi пiдготуватися до засiдання. 7. Пiдтримка контактiв з колегами, якi не беруть участi у заходi. У такий спосiб вони будуть проiнформованi про те, що вiдбулося на засiданнi. 1. 1 Визначення цiлей засiдання i спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понедiлках") або iснуючого своєрiдного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалi ж, якщо є необхiднiсть вирiшити певне питання, засiдання має бути останньою iз прийнятних можливостей це зробити. Чiтке розумiння цiлей, яких ви хочете досягнути, органiзовуючи засiдання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захiд необхiдний. Який результат ми бажаємо отримати на закiнчення засiдання, i чи є iншi засоби вирiшення iснуючої проблеми? мати пiд рукою та поповнювати за необхiдностi список питань, якi вам треба обговорити з конкретним спiвробiтником, - ви зможете освiжити iнформацiю перед тим, як зустрiтися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагодi мати можливiсть вирiшити необхiднi питання. Щоб визначити, чи справдi необхiдно проводити формальнi збори, головуючий (органiзатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засiдання. Час, який буде витрачено, та вартiсть заходу мають обов'язково враховуватися при прийняттi вiдповiдного рiшення. Збори не можуть проводитися тому, що всi звикли до них. Чи може бути бiльш ефективним, нiж проведення засiдання, простий телефонний дзвiнок; надiсланий меморандум; повiдомлення на автовiдповiдачi; вивiшена об'ява; зустрiч з колегою- конкретним виконавцем? Чи можна взагалi прийняти рiшення самостiйно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засiдання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому iнформацiя не стане поштовхом для дискусiї та прийняття необхiдних рiшень.) Приймаючи рiшення про проведення дiлового засiдання переконайтеся, що визначенi для нього цiлi- реальнi i їх можна досягнути за час, вiдведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегiдь з'ясовуйте, скiльки часу потрiбно i можна вiдвести для зборiв (вони не можуть бути безкiнечними). Розумно, чiтко окреслiть цiлi для конкретних зборiв. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Вiдомо, що дiловi збори бувають ефективними тодi, коли вони короткi, тому намагайтеся завершувати їх за годину. 1. 2 Пiдбiр учасникiв На дiлових засiданнях "бiльше" далеко не завжди означає "краще, ефективнiше". Очевидно, що чим бiльше людей бере участь у засiданнi, тим складнiшою стає вся процедура. Чим вона складнiша, тим бiльше часу витрачається для досягнення поставлених цiлей. Чим бiльше витрачається часу, тим бiльша вартiсть заходу в цiлому. Це правило дiє як пiд час формальних, так i неформальних засiдань. Саме визначення "неформальне засiдання" викликає асоцiацiї з вiдсутнiстю встановленого офiцiйного порядку денного, можливо- вiдсутнiстю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкiнечних, нiчим i нiяк не обмежених розмов (дискусiй). Додавши до подiбного сценарiю велику кiлькiсть учасникiв, у результатi можна легко створити хаос. Тому органiзовуючи неформальне засiдання, обмежте, мiнiмiзуйте число учасникiв з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, якi повиннi бути присутнiми, i тих, якi не повиннi бути присутнiми, але внаслiдок поганої органiзацiї (у цьому випадку - через вiдсутнiсть ретельного вiдбору учасникiв) беруть участь у цьому заходi. Формальне дiлове засiдання, метою якого є лише ознайомлення з iнформацiєю, може пройти дуже просто i не забрати багато часу навiть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кiлькiсть спiвробiтникiв. Але якщо формальне засiдання збирається для розгляду проблемного питання/питань i тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кiлькiсть його учасникiв має надзвичайно важливе значення. Чим бiльше число запрошених на засiдання, тим пропорцiйно бiльше часу буде витрачено на дискусiю. Засiдання, метою яких є Засiдання, метою яких є визначення проблем (и) До 10 осiб чи презентацiя До 30 осiб Мотивуючi засiдання Чим бiльше, тим краще Існуючi значнi особливостi засiдань iнформативного характеру i засiдань, метою яких є вирiшення проблем(и), - у головуваннi цих засiдань, у характерi питань, якi є змiстом засiдань, у тактицi досягнення успiху на цих засiданнях - безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасникiв. Пiсля того, як визначено цiлi певного конкретного засiдання, а отже- визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати вiдповiдне, адекватне число учасникiв. ходi якої присутнi будуть багаторазово виступати. Головна увага на засiданнях такого роду придiляється обговоренню та вирiшенню проблеми, тому ключем для їх успiшного проведення є вiдповiдна атмосфера, яка сприяє та стимулює вiдкрите i вiльне вираження думок. на iншу дату. Інколи, у випадку, коли засiдання досить тривале, не всi учасники мають можливiсть бути присутнiми на ньому вiд початку до кiнця. Ввiчливим, професiйним та оптимальним рiшенням у подiбнiй ситуацiї буде спланувати порядок денний засiдання з урахуванням робочих графiкiв цих осiб з тим, щоб вони могли бути присутнiми при розглядi тих питань, якi безпосередньо їх стосуються. Часто спiвробiтники вважають, що вони повиннi бути присутнi на конкретному засiданнi, навiть якщо їх конкретна робота нiяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, i вони тим самим нiяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цiлей. У певних випадках причиною подiбного рiшення може бути прагнення людей бути у курсi справ, якi навiть не пов'язанi з їх прямою дiяльнiстю. У деяких фiрмах та компанiях учасники засiдань визначаються, виходячи з вiдповiдної iснуючої практики або на основi посади, статусу в органiзацiї конкретного спiвробiтника. В iдеалi ж на дiловому засiданнi мають бути присутнi тiльки тi особи, якi можуть безпосередньо вплинути на вирiшення конкретної проблеми. Тому чим бiльш специфiчними, вузькими є питання порядку денного конкретного засiдання, тим бiльше лiмiтується число присутнiх на ньому. 1. 3 Пiдготовка мiсця проведення При пiдготовцi дiлового засiдання, як правило, дуже мало уваги придiляється мiсцю його проведення. Так само мало хто усвiдомлює, наскiльки важливим фактором успiшного проведення засiдання є саме мiсце, де воно вiдбувається. Атмосферу засiдання частково визначає саме примiщення, де проходить захiд. Те саме рiшення буде сприйматися по-рiзному, якщо воно буде прийняте не у залi засiдань фiрми, а в її кафетерiї. Необхiдно, щоб мета зборiв визначала мiсце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще пiдiйде кабiнет когось iз спiвробiтникiв, нiж кiмната вiдпочинку. Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засiдання. У тих випадках, коли у вас є така можливiсть, виходьте iз критерiїв, яким має вiдповiдати вибране примiщення. Для цього дайте вiдповiдi на такi запитання: 1. Чи вибрана кiмната достатньо велика для того, щоб вмiстити всiх учасникiв та необхiдне обладнання? 2. Чи є у вибраному примiщеннi адекватне освiтлення та вентиляцiя? 4. Чи наявнi у примiщеннi меблi достатньо функцiональнi та комфортнi для засiдання визначеної тривалостi? 5. Чи необхiдно оплачувати оренду примiщення i чи прийнятна сума оплати? 6. Чи вибране примiщення буде вiльним у потрiбний вам час? Якщо вибране примiщення буде замалим, дуже ймовiрно, що присутнi на зборах вiдчують обмеженiсть розмiру, об'єму примiщення (у них з'явиться вiдчуття клаустрофобiї) i вони захочуть швидше пiти з нього, а отже, швидше закiнчити засiдання. Ви можете компенсувати невiдповiднiсть розмiру примiщення тим, що зробите засiдання якомога коротшим i проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи нi, входить це у вашi плани чи нi) або ж заплануєте частiшi перерви. проблему можна, видiливши для засiдання лише певну частину примiщення, розмiри якої будуть адекватними числу учасникiв. Якщо примiщення погано освiтлене або недостатньо вентильоване, активнiсть присутнiх швидко спаде i тим самим знизиться їх здатнiсть ефективно працювати. Щоб уникнути подiбної ситуацiї, необхiдно забезпечити яскраве освiтлення примiщення, а також пiдтримку в ньому температури, нижчої, нiж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведеннi засiдання з великим числом учасникiв). їх вiд обговорюваних питань. засiдання переривається, виступаючi у той момент учасники повиннi повертатися до сказаного ранiше, щоб, нагадавши попередню iнформацiю, мати змогу продовжувати викладати свої мiркування. Очевидно, що всi при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осiб, якi випадково заходять до примiщення, де проводиться засiдання, повiсьте на дверях вiдповiдну нотатку, наприклад: "Проходить засiдання". Можна просто зачинити дверi на ключ. У тому випадку, коли засiдання вiдбувається у кабiнетi когось iз спiвробiтникiв, необхiдно заздалегiдь подумати про переведення всiх дзвiнкiв на наявнi у цьому примiщеннi телефони на iншу лiнiю. Дуже вiдволiкають присутнiх на засiданнi постiйнi входи-виходи деяких учасникiв. Подiбне ходiння ще гiрше впливає на роботу засiдання, нiж одиночний вихiд особи, яка за певних причин має пiти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засiдання, що буде вiдбуватися в iншому примiщеннi, залишити своєму секретарю/помiчнику/колезi номер телефону, за яким вас можна розшукати у разi термiнової необхiдностi.) Уникайте переривання засiдання рiзними засобами зв'язку- бiперами, мобiльними телефонами. Вони мають бути вимкнутi протягом усього заходу. Один iз бiзнесменiв, говорячи про дiловi засiдання, любить згадувати, як пiд час одного з них задзвонив мобiльний телефон виступаючого i всi присутнi були змушенi чекати, поки вiн переговорить з особою, яка дзвонила, а потiм продовжуватиме свiй виступ. 1. 3. 2 Пiдготовка примiщення Пiсля визначення мiсця проведення засiдання примiщення необхiдно вiдповiдним чином пiдготувати. Залежно вiд того, якого типу дiлове засiдання ви плануєте проводити, необхiдно буде: -Перевiрити, чи вибране примiщення має достатню кiлькiсть столiв та стiльцiв, якi розставленi вiдповiдно до мети та типу заходу (рис. 1). -Забезпечити наявнiсть паперу, ручок та олiвцiв для ведення присутнiми за необхiдностi записiв. -У разi, коли учасники засiдання не знайомi один з одним або малознайомi, поставити на столi/столах, перед вiдповiдними стiльцями, картки з iменами присутнiх. -Забезпечити наявнiсть необхiдних технiчних засобiв, а також перевiрити їх справнiсть. -Потурбуватися про наявнiсть прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасникiв. За необхiдностi забезпечити проживання та харчування учасникiв, якi приїхали на засiдання з iнших мiст, регiонiв. Перелiченi пункти треба опрацювати за певний час до засiдання з тим, щоб уникнути марної трати часу пiд час самого заходу. Названi кроки також є, за умови певної модифiкацiї та спрощення, необхiдними при пiдготовцi неформального засiдання. 1. 4 Пiдготовка порядку денного/регламенту Навiщо при пiдготовцi дiлового засiдання думати про порядок денний? Це необхiдно робити тому, що порядок денний є своєрiдною картою. Ми просуваємося, йдемо далi, коли ми маємо визначений напрямок руху i знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засiдання каже його учасникам: " Ось наша мета, цiлi, до яких ми прямуємо, i ось- яким чином ми досягнемо визначених цiлей". Наявнiсть у кожного присутнього копiї регламенту допомагає стежити за ходом дiй, а також не дає можливостi повести засiдання iншим шляхом, вiдволiктися вiд поставлених цiлей. Порядок денний має бути достатньо детальним. Рiдко, або ж нiколи, учасники засiдань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свiдченням того, що органiзатори цiнують час кожного з учасникiв i саме для його збереження та ефективного використання пiдготували дiєвий, ефективний розклад роботи. При проведеннi неформальних зборiв регламент може становити перелiк питань чи проблем, якi ви плануєте розглянути та вирiшити. Складання порядку денного заздалегiдь допоможе вам визначити, скiльки часу слiд вiдвести на проведення заходу i коли його краще проводити. 1. 4. 1 Попередня пiдготовка порядку денного готуватиметься за участю всiх членiв оргкомiтету та з урахуванням їх побажань i рекомендацiй. Такий крок також може допомогти вам виявити, якi непередбаченi питання готуються для розгляду на найближчому засiданнi. Перед укладанням порядку денного засiдання задайте членам оргкомiтету та особам, участь яких планується, такi питання: 1. Якi матерiали/iнформацiю ви бажаєте представити на засiданнi? 3. Якi проблеми ви бажаєте обговорити? Залежно вiд отриманих вiдповiдей ви можете прийняти рiшення про недоцiльнiсть проведення засiдання взагалi або про скорочення часу його проведення вiд години до 20 хвилин. Можливо також, що ви вирiшите замiсть проведення загального заходу зустрiтися з кожним спiвробiтником окремо або ж приймете рiшення про проведення замiсть одного великого засiдання два коротших, що у конкретному випадку буде бiльш ефективним засобом досягнення поставлених цiлей. Якщо хтось iз бажаючих виступити на засiданнi просить для цього 10 хвилин, надайте такий час- не менше i, звичайно, не бiльше, адже людина сама встановлює часовi рамки. Якщо ж ця особа визначила час неточно, "на око" i пiд час її виступу з'ясувалося, що потрiбен додатковий час, не варто задовольняти її прохання i надавати додатковi хвилини. Практика свiдчить, що у такий спосiб спiвробiтник не навчиться бути бiльш акуратним при визначеннi часу i надалi. Не треба вирiшувати його проблему (недостача часу) за рахунок iнших учасникiв, забираючи у них запланований час i тим самим роблячи проблему загальною. У тому випадку, коли засiдання проводиться у формi виступу (без дискусiї), працює правило 75 вiдсоткiв. Воно означає, що для виступу або презентацiї вiдводиться 75 вiдсоткiв часу, запланованого для засiдання. Так, при одногодинному засiданнi слiд планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливiсть деякого збiльшення вiдведеного часу у зв'язку з тим, що швидкiсть виступу може бути нижча вiд звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слiд також зарезервувати час). Якщо засiдання передбачає проведення дискусiї, на виступ (и) вiдводьте не бiльше 50 вiдсоткiв загального часу, iнколи, при складностi обговорюваних проблем, на виступ доцiльно вiдвести iще менше часу - не бiльше 20 вiдсоткiв загального часу. Дискусiї, як правило, забирають багато часу, про це слiд пам'ятати, готуючи засiдання-обговорення. Не варто планувати бiльше, нiж можна реально "вмiстити" у вiдведений час. Не варто визначати тривалiсть дiлового засiдання за формулою "триватиме так довго, як буде необхiдно" (такий пiдхiд можливий при обговореннi умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалiсть засiдання, у них, навiть несвiдомо, виникатимуть думки: " Коли це все закiнчиться? Менi обов'язково треба зробити цей дзвiнок до четвертої" або "Чи встигну я закiнчити сьогоднi документ?" Так чи iнакше увага присутнiх не буде повнiстю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засiданнi. Навiть при проведеннi неформального засiдання доцiльно зразу ж встановити його часовi рамки. Без цього розмови можуть тривати безкiнечно, забираючи необхiдний вам час. Ви можете сказати: "Давайте вiдведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закiнчити дискусiю до обiдньої перерви". 1. 4. 3 Встановлення перерв Якщо ваше засiдання триватиме бiльше 90 хвилин, заплануйте коротку- 5-7 хвилин- перерву приблизно у серединi заходу. Цього часу достатньо для того, щоб зробити термiновий телефонний дзвiнок або iншi необхiднi справи. Якщо ви вiдведете для перерви бiльше часу, люди, ймовiрно, займуться чимось iншим, i вам буде досить важко зiбрати їх знову. Краще мати двi перерви по 5-7 хвилин, нiж одну, яка триватиме 15хвилин. Якщо ви плануєте у засiданнi перерву, обов'язково зазначте про це у порядку денному. При цьому визначте точний час i дотримуйтесь його, щоб учасники могли попередити своїх секретарiв/помiчникiв, коли за необхiдностi з ними можна зв'язатися по телефону. Вибираючи дату i час проведення засiдання, важливо враховувати робочi плани учасникiв. Але вони не можуть бути єдиним критерiєм. Для того, щоб знайти оптимальний варiант, органiзатори заходу повиннi також мати вiдповiдi на такi питання: Як довго триватиме засiдання? Коли його провести- до обiду чи пiсля? Який день краще пiдходить для цього заходу? хочуть прийти на роботу i зорiєнтуватися у справах, якi вони мають на цей день i на весь тиждень. Якщо вам необхiдно провести засiдання у понедiлок у першiй половинi дня, для полiпшення ситуацiї призначте його початок через пiвгодини пiсля того, як спiвробiтники приходять на роботу. Засiдання, що проводяться пiд кiнець робочого дня, також можуть викликати проблеми. Люди хочуть закiнчити роботу i йти у своїх справах: їм треба встигнути на автобус чи електричку; закривається дитячий садок i треба забрати дiтей; у них є свої плани на вечiр. Як правило, засiдання, що проводяться по п'ятницях пiсля обiду,- "викинутий", марно згаяний час. Спiвробiтники присутнi на цих засiданнях фiзично, але їх думки далекi вiд справ, i тому розраховувати на високий процент ефективностi заходу не реально. заплануйте його початок за годину до обiдньої перерви- усi хочуть вiдпочити та поїсти, так що зайвих затягувань не буде. Якщо вам треба провести справдi коротке засiдання, зробiть його без розсадки учасникiв (усi присутнi стоять). При цьому враховуйте, що засiдання такого роду не може тривати довше 15 хвилин. Попередження заздалегiдь- вияв ввiчливостi при проведеннi неформальних засiдань. Навiть якщо ви не встановлюєте конкретний час, краще напередоднi попередити спiвробiтника, що ви збираєтесь зайти до нього та обговорити певнi питання. У такому випадку спiвробiтник буде готовий до дискусiї i ви швидше вирiшите iснуючi проблеми. 1. 4. 5 Інформацiя, яку необхiдно викласти перед перелiком питань порядку денного на конкретному питаннi (конкретних питаннях), а також створюєте у них вiдчуття єдиної команди. "Визначення доповiдачiв на рiчнiй конференцiї" або "Складання плану проведення занять групи молодих спецiалiстiв на другу половину поточного року". Спiвробiтники повиннi обов'язково знати, якi змiст i мета проведення конкретного засiдання. Встановлення заздалегiдь мети засiдання, як i попереднє визначення iмен учасникiв, безумовно допоможе мiнiмiзувати число людей, якi, незважаючи на той факт, що виконують iншу роботу i вiдповiдають за iншi питання, бажають бути присутнiми на заходi. Краще заздалегiдь надати бажаючим можливiсть висловити органiзаторам свої пропозицiї або сумнiви щодо проведення засiдання: це гарантуватиме вищу ефективнiсть самого заходу. Слiд також визначити тип запланованого засiдання: "iнформацiйне", " прийняття рiшення", "вирiшення проблеми" i т. iн. При цьому варто бути вiдвертим. Якщо певне рiшення вже прийняте i мета засiдання - довести i роз'яснити його, не треба називати захiд "Засiдання для прийняття рiшення". Вашi спiвробiтники- дорослi, розумнi люди, не слiд ставитися до них як до наївних новачкiв, це нiколи не дасть позитивних результатiв. Учасники засiдання повиннi знати, якi робочi матерiали необхiдно мати при собi, тому перед порядком денним слiд назвати цi матерiали. У тому разi, коли на засiданнi передбачається обговорення певних документiв, необхiдно, роздаючи/розсилаючи копiї порядку денного, передати учасникам i екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засiдання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рiк. Розсилаючи/роздаючи заздалегiдь копiї порядку денного, слiд роздати i копiї бюджету з тим, щоб спiвробiтники могли ще до засiдання ознайомитися з цим документом i бути готовими для його обговорення i, як результат, ефективнiше використати час, вiдведений на захiд. вiдповiдним чином (негативно) прореагуйте на непiдготовленiсть спiвробiтника до дискусiї. Якщо ви вирiшите "пожалiти" колегу i не звернете належної уваги на його непрофесiйну поведiнку, подiбне рiшення не принесе вам- органiзатору засiдання- нiяких переваг. Навпаки, якщо ви не оцiните вiдповiдним чином подiбну безвiдповiдальнiсть спiвробiтника, наступного разу бiльше людей не звернуть належної (або нiякої) уваги на матерiали, наданi їм для ознайомлення перед засiданням. Подiбна позицiя органiзатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправдi вона буде виявом поваги до абсолютної бiльшостi учасникiв, якi зiбралися саме для проведення дискусiї. Дайте чiтко зрозумiти спiвробiтникам, що ви очiкуєте вiд кожного з них пiдготовленостi до засiдання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матерiалами та готовнiсть до їх обговорення. Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засiдання, та, щоб уникнути непорозумiнь, вiдповiдну дату календаря. Разом з цiєю iнформацiєю зазначається час початку та час закiнчення заходу. Щоб вiдчувати себе впевнено, ви можете визначити час закiнчення засiдання на пiвгодини пiзнiше, нiж ви реально плануєте його закiнчити. Навiть якщо засiдання затягнеться на 15-20 хвилин довше вiд запланованого вами насправдi, для учасникiв воно все одно закiнчиться вчасно. Безпосереднє складання порядку денного вимагає значної попередньої роботи та обдумування. Починайте кожне засiдання з так званої вступної частини, яка, як правило, забирає вiд 10 до 15 вiдсоткiв усього часу, вiдведеного для заходу. Так, на одногодинному засiданнi вступна частина займатиме вiд 6 до 10 хвилин. У цей час проводиться привiтання учасникiв, необхiдне представлення окремих присутнiх осiб; визначаються мета i завдання заходу; встановлюються загальнi правила ведення засiдання; визначаються головуючий та секретар засiдання; переглядається порядок денний. Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирiшення яких вимагатимуть найбiльшої уваги, зусиль i творчого пiдходу присутнiх, адже з часом рiвень їх енергiї очевидно i безумовно знизиться. Якщо ви хочете, щоб спiвробiтники справдi брали участь у тому, що вiдбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральнiй формi. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет",- це автоматично знизить активнiсть учасникiв тому, що саме формулювання пункту регламенту пiдкаже їм, якого рiшення вiд них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити "голосування щодо нового бюджету". Звичайно, iнколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань органiзаторiв, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчостi та почуття важливостi i власної значущостi учасникiв. Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде вiдбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливi приходи- вiдходи тих учасникiв, якi за певних причин не можуть бути присутнiми до кiнця заходу. Завжди зазначайте конкретну особу (осiб), яка вiдповiдає за пiдготовку певного окремого питання. Необхiдно мати людину (людей), яка несла б вiдповiдальнiсть за зроблене/незроблене. Визначення точного часу, що вiдводиться для кожного пункту регламенту,- надзвичайно важливий елемент при пiдготовцi успiшного засiдання. Дуже часто, коли часовi рамки пунктiв порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає бiльшу частину часу, вiдведеного для всього заходу, i, як результат, останнiй(i) пункт(и) або розглядається поспiхом i не повнiстю, або ж не розглядається зовсiм. Особи, якi вiдповiдали за пiдготовку питань, що виявилися не повнiстю обговореними/зовсiм не обговореними, можуть вiдчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутнiх до пiдготовленої ними теми цi спiвробiтники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть пiдготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсiм нiчого не зробити. Зупиняючи когось iз виступаючих тому, що час, вiдведений йому, закiнчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цiєї теми може бути/буде продовжене на наступному засiданнi. У тому разi, коли присутнi вважають, що важливiсть проблеми вимагає продовження дискусiї i тому розгляд деяких iнших пунктiв порядку денного слiд перенести/вiдкласти, необхiдно обговорити цю пропозицiю i прийняти вiдповiдне загальне рiшення. Навiть неформальне засiдання проходить успiшнiше у тому разi, коли порядок денний визначено заздалегiдь. Зрозумiло, що для неформального засiдання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутнi у будь-якому разi повиннi знати i розумiти, для чого/з якою метою вони зiбралися, а також повиннi мати перелiк питань, якi передбачається розглянути. Маючи перед собою подiбний документ, учасники: а) витратять менше часу на дискусiю, тому що мали можливiсть попередньо пiдготуватися, б) не вiдволiкатимуться на обговорення незапланованих тем. 1. 5 Визначення основних правил проведення засiдання Для того, щоб ефективно та без проблем вести дiлове засiдання необхiдно, з одного боку, дотримуватися широковiдомих та використовуваних правил ведення засiдань будь-якого масштабу- так званихRobert'sRulesofOrder, а з iншого боку- виходити iз принципiв здорового глузду, якi у загальних рисах визначають поведiнку учасникiв. Robert'sRulesofOrder є системою парламентської процедури, яка вперше була опублiкована у США у 1876 р. По сутi, цi правила - система, що визначає, яким чином має проходити засiдання будь-якого рiвня. Деякi з правил дуже детальнi, але зовсiм не потрiбно знати їх усi i повнiстю. Однак необхiдно чiтко уявляти основнi їх принципи. робоча ситуацiя. Та навiть на засiданнях такого роду необхiдно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутнi, бажаючи висловити свою думку або захистити свiй погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засiдання необхiдно прийняти i довести до присутнiх конкретнi правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рiшення. Знання основних принципiв процедури ведення засiдань, якi були визначенi уRober'sRulesofOrder, безумовно допоможе при цьому: -Учасники, що бажають виступити, як правило, пiднiмають руку. Головуючий потiм визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засiданнi присутня незначна кiлькiсть спiвробiтникiв, їм не обов'язково пiднiмати руку над головою, достатнiм буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого. -Пiсля того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом вiдведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввiчливiй формi зауважити, що промова ще не закiнчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усiм бажаючим. -Крiм того, що головуючий не допускає втручання у виступи, вiн також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по сутi. Основнi принципи здорового глузду, якi визначають принципи поведiнки учасникiв, можуть бути переданi учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засiдання: -Бути вiдкритим для сприймання iнформацiї, що надається. -Шукати способи та шляхи використання отриманої iнформацiї. -Не допускати особистих випадiв проти будь-кого нi в якiй формi (словами, жестами, позою чи мiмiкою). -Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхiдно термiново вийти iз примiщення, де проводиться засiдання, робiть це, не заважаючи присутнiм продовжувати роботу. -Пам'ятати, що iнформацiя, представлена на засiданнi,- конфiденцiйна i не повинна розголошуватися нi за яких умов. -Використовувати можливiсть ставити питання у будь-який час/у визначений час. -Брати участь у тому, що вiдбувається у залi засiдань. - Бути членом команди/колективу. Наведенi як приклад основнi правила учасникiв засiдання, можливо, не пiдходять до кожної конкретної ситуацiї. Деякi з них можуть представлятися настiльки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанiї, немає потреби їх спецiально називати. У будь-якому разi визначення подiбних правил є надзвичайно важливим як один зi шляхiв встановлення основних принципiв проведення дiлового засiдання. Хорошою iдеєю є пiдключення самих учасникiв до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосiб люди вiдчуватимуть свою причетнiсть до справи. Багато засiдань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутнi розглядали встановленi правила ведення засiдання як наданi, нав'язанi їм. Визначення подiбних принципiв самими учасниками допоможе їм чiткiше усвiдомити, що саме передбачається пiд словами "бути вiдкритим для сприймання iнформацiї, що надається" або "брати участь у тому, що вiдбувається у залi засiдань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумiлим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумiлим). "Нам би хотiлося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, берiть участь в обговореннi" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотiли б отримати якомога бiльше iнформацiї вiд кожного з вас". Якщо засiдання проводяться з постiйними учасниками (якщо кожного разу зустрiчається та сама група людей), ви можете встановити основнi правила поведiнки у перший раз i вивiсити їх перелiк у примiщеннi, де вiдбуваються засiдання. Очевидно, що ви не повиннi кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось iз учасникiв не почне їх порушувати. Якщо засiдання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати цi правила присутнiм, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про таке..." Завжди визначайте основнi правила на початку засiдання, це може зайняти усього кiлька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бiзнесу/справ. Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутнiми основнi принципи поведiнки учасникiв засiдання, тон вашого голосу має надзвичайно важливе значення. Вiн навiть важливiший за те, що ви скажете. Вашi слова не можуть звучати як слова старшого наставника (вашi колеги- не маленькi дiти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбнiй, дипломатичнiй манерi, i можна очiкувати, що учасники засiдання будуть мати бiльше бажання додержуватися їх. ставитися один до одного з повагою. Основнi правила, безумовно, можуть бути гарантiєю цього. 1. 6 Запрошення учасникiв для пiдготовки до дискусiї. Зрозумiло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими. Пiд час проведення неформальних засiдань, якi можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати нi про кого iз тих спiвробiтникiв, присутнiсть яких бажана та необхiдна. 1. 7 Пiдтримка контактiв з колегами, якi не беруть участi у засiданнi Деякi спiвробiтники приходять на засiдання лише завдяки вiдчуттю правильностi такого кроку. Якщо органiзатори заходу не пiдтримують подiбний пiдхiд, вони можуть надсилати вiдповiдним колегам регламент засiдання з нотатками такого роду: "Вам не обов'язково бути присутнiм на цьому засiданнi, але я хотiв би, щоб Ви були у курсi того, що вiдбувається". i пообiцяєте надiслати звiт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх вiд участi у засiданнi (приходу на засiдання). Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засiданнi, хронiчно цього не роблять, вiд чого може страждати справа. Якщо ви готовi проявити твердiсть, ви можете поступити таким чином- направити порядок денний начальнику цього спiвробiтника, пообiцявши при цьому надати пiсля засiдання список присутнiх на ньому. Коли особа, яка хронiчно пропускає засiдання, дiзнається про такий ваш крок, можна очiкувати, що вона обов'язково з'явиться. Якщо хтось зi спiвробiтникiв не змiг бути присутнiм на засiданнi, можливо тому, що воно вiдбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разi, коли колега, який не був присутнiм на засiданнi, запитає, чому його не повiдомили про захiд, найкраще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помiчник сказав, що Ви на переговорах з представниками фiрми-партнера". 2. НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО Засiдання можна порiвняти з театральною постановкою - всi присутнi мають свої ролi, порядок денний є своєрiдним сценарiєм, а дискусiї надають можливiсть iмпровiзувати. Очевидно, що всi присутнi на засiданнi мають свою вiдповiдальнiсть: як головуючий, так i учасники. Для того, щоб засiдання пройшло успiшно, кожен повинен знати свою роль (свої функцiї) та виконувати її адекватно. -Пiдбiр учасникiв. -Попереднi контакти з учасниками для з'ясування можливостi/ неможливостi бути присутнiм. -Замовлення на конкретну дату та час примiщення i забезпечення необхiдного технiчного обладнання та прохолоджуючих напоїв. -Запрошення учасникiв, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхiдних додаткових матерiалiв. -Пiдтримка контактiв з тими, хто не бере участi у засiданнi. -Перевiрка примiщення для засiдання безпосередньо перед його початком. -Починати засiдання вчасно. -Визначати мету та завдання засiдання. -Стежити за часом. -Сприяти проведенню дискусiї. -Мати справу з "проблемними" учасниками. -Надавати присутнiм можливiсть ставити питання. - Роз'яснювати рiшення, прийнятi у ходi засiдання. - Пiдбивати пiдсумки. 2. 3 Пiсля засiдання -Привести примiщення у порядок та повернути технiчне обладнання, що використовувалося. -Оцiнити засiдання, у тому числi й ефективнiсть головуючого. -Розповсюдити серед учасникiв копiю протоколу засiдання. -Виконувати поставленi завдання. -Розпочати планування та пiдготовку наступного засiдання. доки вам не вкажуть ваше мiсце, чи запитайте, куди сiсти. Головуючий, як правило, сидить на "мiсцi влади"- найдалi вiд дверей. Найближче мiсце з правого боку вiд головуючого надається почесному гостю або особi, яка обiймає найвищу посаду. Для того, щоб заохотити учасникiв брати участь в обговореннi, головуючий може сiсти у серединi столу. Це стане виявом його впевненостi у собi, продемонструє, що головуючому немає потреби пiдкреслювати свою роль на засiданнi. Якщо на засiданнi присутнi двi особи, якi мають однаково високий статус, вони сiдають у центрi столу один проти одного. Іншi присутнi розсаджуються з обох бокiв вiд них. У тому разi, коли вiдомо про напруженi вiдносини мiж двома особами, якi обiймають однаково високi посади, краще уникати подiбної розсадки, а посадити їх поруч один з одним. У такому випадку стiл не буде вiдiгравати роль додаткового бар'єра мiж лiдерами (достатньо їх власних протирiч). Цi зауваження щодо розмiщення стосуються i неформального засiдання. Очевидно, що на неформальному заходi учасники можуть вибирати мiсце, де сидiти, бiльш вiльно. При цьому не треба нiколи забувати, що вибране вами мiсце є вiдображенням вашого статусу в iєрархiї засiдання. Безумовно, ефективнiсть будь-якого засiдання значною мiрою залежить вiд того, наскiльки сильним є головуючий. Розглянемо кожне з названих вище завдань головуючого на засiданнi з певними коментарями. Починати засiдання вчасно Ви повиннi визначити конкретний час початку засiдання та зазначити його у порядку денному. Напередоднi заходу нагадайте його всiм учасникам, розiславши меморандуми, зателефонувавши або скориставшись електронною поштою. Внесiть вчасний прихiд на засiдання у перелiк основних правил поведiнки учасникiв. Ви можете окремо реєструвати вчасне прибуття спiвробiтникiв на засiдання. Можливо також пiдкреслювати негативнi сторони запiзнення на захiд: зачинiть дверi (i тi, хто запiзнився, просто не зможуть зайти до примiщення), не повторюйте сказане ранiше i пропущене тими, хто прийшов пiзнiше, розглядайте найцiкавiшi питання у першу чергу (на початку засiдання). Не затримуйте вiдкриття засiдання через запiзнення iнших, це буде виявом явної неповаги до тих, хто прийшов вчасно. Визначення конкретного часу для початку заходу, як i максимальне дотримання його, є бажаним (а краще- обов'язковим) правилом i для неформального засiдання. Визначати мету та завдання засiдання Важливою функцiєю головуючого є визначення мети та завдань засiдання, а також досягнення згоди учасникiв з таким рiшенням. Щоб уникнути можливих непорозумiнь, на початку заходу ще раз назвiть його мету та завдання. Добре вивiсити їх на спецiально вiдведеному стендi. Пояснiть важливiсть поставлених цiлей та завдань та щоразу нагадуйте про них, коли дискусiя спрямовується не в бажане русло, вiдходить вiд визначеного напрямку. Якщо ви вивiсите перелiк завдань на окремому стендi або на спецiальних перекидних картах, ви у такий спосiб заощадите свiй час та сили: вам не буде потрiбно повторювати сказане для тих, хто запiзнився (вони зможуть отримати всю необхiдну iнформацiю, не вiдволiкаючи присутнiх i не перериваючи хiд засiдання). Таким чином, темп роботи учасникiв не буде знижуватися, а особи, якi прийшли пiзнiше, зможуть зразу увiйти у курс справи. На неформальному засiданнi у разi, коли для обговорення заплановане лише одне питання, очевидно, можна обiйтися i без подiбного висвiтлення цiлей заходу. Та коли передбачається розглянути два i бiльше питань, з цiєю iнформацiєю мають бути ознайомленi всi учасники будь-яким прийнятним способом. Якщо у неформальному засiданнi бере участь всього 2-3 особи, стенд iз перелiком цiлей заходу можна замiнити звичайним аркушем паперу з необхiдною iнформацiєю, який буде видно всiм присутнiм. Дотримуватися порядку денного Головуючий повинен мати додатковi копiї регламенту. Необхiдно постiйно нагадувати учасникам положення, внесенi до нього: це допоможе не вiдволiкатися вiд запланованих тем. Якщо на початку засiдання у порядок денний були внесенi змiни, без затримки занотуйте їх, щоб не забути. Стежте за тим, щоб для розгляду кожного питання, занесеного у регламент, витрачалося стiльки часу, скiльки на це було вiдведено при плануваннi засiдання. Окремо занотовуйте всi новi питання, якi були пiднятi пiд час розгляду запланованих. Зазначте, що вони будуть обговоренi пiзнiше. Не повертайтеся до незакiнчених питань. Якщо необхiднiсть продовжити дискусiю з певного питання очевидна, внесiть його у порядок денний наступного заходу. Найпростiше записати порядок денний неформального засiдання на аркушi паперу, який має головуючий. Навiть за допомогою такого нескладного кроку ви уникнете безконтрольного протiкання дискусiї, що призводить до марної трати часу учасникiв. Точно дотримуючись визначених для обговорення питань, ви не будете вiдволiкатися на теми, не пов'язанi зi справою, i, як результат, успiшно проведете засiдання. Стежити за часом/Розпоряджатися вiдведеним для засiдання часом Головуючий повинен максимально допомагати успiшному проведенню засiдання: у цьому виявиться його розумiння важливостi ролi лiдера. Одним iз найефективнiших способiв сприяння вдалому проведенню засiдання є вмiле розпорядження часом, вiдведеним для заходу. Для того, щоб не втрачати дорогоцiнний час, ви можете роздати всi матерiали, необхiднi учасникам, заздалегiдь, до початку заходу, поклавши папери перед мiсцем, де будуть сидiти присутнi. Якщо ви на кожному пакетi з документами вкажете iм'я конкретної особи-учасника, ви у такий спосiб вирiшите i питання розмiщення присутнiх (що часом стає занадто складним та болючим). Для того, щоб дискусiя проходила без затримок та непотрiбних перерв, бажано: -у примiщеннi, де проводиться засiдання, мати настiнний годинник, який би бачили всi присутнi; -визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючi не забирали додатковий час для своїх промов); -не заохочувати переривання виступiв та припиняти дискусiї, не пов'язанi з питаннями порядку денного; На неформальних засiданнях також необхiдно постiйно нагадувати присутнiм про лiмiт часу та заохочувати чiткi, незатягнутi виступи по сутi обговорюваних питань. Сприяти проведенню дискусiї Вмiла органiзацiя та проведення дискусiї (спрямування її у необхiдному напрямку) - дуже часто є найважчим завданням головуючого. Вiн повинен, виконуючи роль лiдера, незважаючи на вiльнiсть форми обговорення, рiзноманiтнiсть та спонтаннiсть виступiв, контролювати процес i сприяти його максимальнiй сфокусованостi на визначених для обговорення питаннях. Для полегшення проведення дискусiї необхiдно з самого початку представити присутнiх один одному. У такий спосiб пiд час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятнiй формi звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм вiдчувати себе впевненiше i комфортнiше. Це також надасть учасникам можливiсть з'ясувати або краще уявити сфери спецiалiзацiї, професiйнi iнтереси кожного iз присутнiх, що у свою чергу сприятиме подальшiй ефективнiй роботi. Готуючи порядок денний, внесiть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусiї", а також пiдкреслiть, що будуть вислуховуватися будь-якi зауваження та пропозицiї. Якщо пiд час обговорення хтось iз учасникiв звернув увагу на якесь складне, делiкатне питання, вiдзначте його iнiцiативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему". Намагайтеся пiдключати до дискусiї всiх присутнiх. Для того, щоб надати можливiсть виступити кожному, можна розбити учасникiв на невеликi групи: крiм того, що обговорення пожвавиться, будуть висловленi думки, якi при великiй аудиторiї не були б сказанi. ранiше думки; потрiбнi вiдповiднi приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи i проти? Хотiлося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої вiдповiдi, а не простi "так" чи "нi". Наприклад, замiсть: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Якi ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?" Якщо хтось iз присутнiх не бере нiякої участi в обговореннi, назвiть його iм'я i запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхiдний для висловлення його думки час. Вимкнiть усе технiчне обладнання, яке використовувалося до початку дискусiї: навiть незначний (але постiйний) шум може заважати почути те, що говориться. Нагадайте присутнiм про основнi правила поведiнки учасникiв засiдання: нiяких випадiв нi проти будь-кого iз присутнiх; нiяких негативних коментарiв, а також грубих слiв, ображаючих жестiв, поз та виразiв обличчя в адресу присутнiх. Усе сказане на засiданнi є конфiденцiйним i не пiдлягає обговоренню з особами, якi не брали участi у заходi i робота яких не стосується розглянутих проблем. У ходi дискусiї головуючий-лiдер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тiльки вiдповiднi слова ("цiкава думка, бажано почути про це бiльше"), але i тон голосу, вираз обличчя, жести та мiмiку. Для заохочування дискусiї головуючому краще представляти свою думку в кiнцi обговорення, у такий спосiб учасники вiльнiше зможуть висловлювати свої думки. Сказане вище повною мiрою стосується i неформальних засiдань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведiнку учасникiв, яка не допустима на формальних засiданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення. Головуючий може дозволити ведення бiльш вiльної дискусiї (з певним вiдволiканням на iншi теми), аж поки обговорення, як i засiдання в цiлому, рухається у визначеному напрямку. Мати справу з проблемними учасниками Найкращий, найефективнiший спосiб нейтралiзувати проблемних учасникiв- за можливостi взагалi не запрошувати їх на засiдання. Якщо це не можливо зробити, визначте чiткi, жорсткi основнi правила поведiнки учасникiв засiдання (в них можуть бути визначенi неприйнятнi жести, рухи i т. iн, як наприклад, цокання язиком, постукування нiгтями по столу тощо.) У такий спосiб особи, якi застосовують подiбнi жести, рухи, вираз обличчя i т. iн., будуть заздалегiдь попередженi про їх недопустимiсть у ходi дiлового засiдання. Хороший спосiб нейтралiзацiї проблемних учасникiв - доручення їм на перiод засiдання обов'язкiв, якi займуть увесь їхнiй час та увагу. Так, їх можна залучити до пiдготовки заходу, попросити вести протокол засiдання. Можна також запропонувати обговорити те, що викликає зауваження чи незадоволення, пiзнiше, у приватному порядку. заходiв): Агресор (домiнатор):люди такого типу не довiряють почутому, сумнiваються у наданих фактах i не визнають достатню пiдготовленiсть/рiвень знань тих, хто виступає. Свiй виступ спрямовують проти конкретної особи. Припиняйте випади особистого характеру, перефразовуючи сказане таким чином, щоб воно набуло нейтрального (неособистого) характеру. Попросiть групу чи окрему особу висловити власну думку щодо сказаного домiнатором. Пiдкреслiть необхiднiсть знати думки з цього конкретного приводу iнших присутнiх. Базiка:такi учасники, отримавши слово, довго i нудно говорять, переливаючи iз пустого в порожнє i, як правило, вiдступаючи вiд теми дискусiї. думки виступаючого, нагадайте про цiлi засiдання та обмеженiсть часу, вiдведеного для заходу. Поставте питання iншому учаснику або звернiться iз запитанням до всiєї групи. Попросiть базiку пiдсумувати, узагальнити свої думки. Обмежте обсяг вiдповiдi, сказавши, наприклад: "Для того, щоб мати час почути думки всiх бажаючих, давайте зупинятися лише на основних положеннях та придiляти увагу тiльки найважливiшому". Якщо ви виступаєте, зробiть паузу i пильно подивiться на цю особу/цих осiб, можливо, ваше мовчання та вiдповiдний погляд привернуть увагу та допоможуть добитися порядку. Пiдiйдiть до розмовляючих i запитайте, чи мають вони якiсь питання. Нагадайте цiлi засiдання та пiдкреслiть, що засiдання буде бiльш успiшним, буде досягнуто бiльше результатiв у тому разi, коли присутнi виступатимуть по черзi i при цьому говоритиме лише одна людина. Включiть до основних правил поведiнки учасникiв засiдання можливiсть мати тiльки одного виступаючого у конкретний час. думку, позицiю. Пiдключiть їх до обговорення питань у невеликiй групi учасникiв. Дiзнайтеся, чи мають вони питання. При цьому будьте обережнi, щоб не поставити "можливо сором'язливих людей у складне, некомфортне становище. Любителi говорити "Нi":особи, якi негативно реагують на все, що вiдбувається на засiданнi. З'ясуйте, наскiльки глибоким є негативiзм, що проявляється на засiданнi. Переговорiть з цiєю особою (цими особами) пiд час перерви. Дайте конкретне завдання на час засiдання, наприклад доручiть вести протокол. Урегульовувати конфлiкти, що виникають пiд час засiдання Коли у ходi дискусiї мiж учасниками виникають протирiччя, що часом можуть мати досить гострий характер, завдання та вiдповiдальнiсть головуючого, як на формальному, так i на неформальному засiданнi, полягають у тому, щоб усiма засобами допомогти нейтралiзувати їх та поновити ефективну роботу учасникiв. Головуючий має дiяти як посередник, заохочуючи опонентiв до того, щоб вони самi шукали шляхи для пом'якшення ситуацiї та продовження спiвпрацi. При цьому необхiдно, не виражаючи своїх емоцiй, займати нейтральну позицiю. Слiд уважно, спокiйно вислухати та об'єктивно сприйняти i оцiнити позицiї всiх сторiн. Виразити розумiння кожної з викладених позицiй. Якщо конфлiктуючi сторони наполягають на виступi перед усiма присутнiми, слiд надати їм таку можливiсть, попередивши перед цим про жорсткi часовi рамки, що будуть встановленi для них. Ще кiлька порад для головуючого при виникненнi конфлiктних ситуацiй: - Намагайтеся знайти спiльнi точки у позицiях сторiн, що конфлiктують. -Добивайтеся повного розумiння сторонами причини конфлiкту, розбiжностей у поглядах, сутностi протирiч. -Нагадайте опонентам, що основна мета- знайти взаєморозумiння та вирiшити конфлiкт. -За можливостi пiдключiть до процесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромiсного рiшення всiх iнших учасникiв засiдання. -Шукайте та пропонуйте альтернативне рiшення проблеми. -Знаходьте компромiси. -У тому випадку, коли є очевидним, що вирiшити конфлiктну ситуацiю у даний момент неможливо, не гайте час на подальшi пошуки шляхiв її розв'язання, а продовжуйте засiдання згiдно з визначеним порядком денним. -У разi, коли ситуацiя загострюється i загальна атмосфера засiдання погiршується, оголошуйте перерву. -За можливостi використовуйте гумор: смiх нейтралiзує гнiв. Вiдповiдi на запитання учасникiв засiдання надають головуючому час та можливiсть розвинути свої iдеї та роз'яснити їх присутнiм. При цьому можливо також завоювати нових прихильникiв своєї позицiї. Для того, щоб якомога успiшнiше провести дану частину засiдання: -Заздалегiдь визначте та оголосiть присутнiм, коли саме ви будете вiдповiдати на їхнi запитання. -Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, iнтонацiєю, мiмiкою (невербальними сигналами, якi ви передаєте учасникам): ви не повиннi виглядати як людина, що вiдчуває себе невпевнено перед аудиторiєю, або бажає закiнчити вiдповiдi на запитання, не розпочинаючи їх. -Якщо на засiданнi ви- головуючий або основний доповiдач, пiдготуйте власнi питання на випадок, коли присутнi не будуть мати своїх. -Намагайтеся зрозумiти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацiкавлена в отриманнi додаткової iнформацiї? Чи в основi питання лежить бажання продемонструвати присутнiм власнi знання у певнiй сферi ? Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власнi iдеї та отримати їхню пiдтримку вiд присутнiх? -Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнiм краще усвiдомити його, а також надасть вам можливiсть викласти його у прийнятнiй, пiдходящiй для вас формi. Коли ви повторюєте запитання, дивiться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцiю на сказане вами. Коли даєте вiдповiдь, дивiться на всiх присутнiх. -Усвiдомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (або ж зовсiм не зв'язаний) з тим, про що запитується. -Давайте короткi вiдповiдi по сутi. -Завершуйте вiдповiдi на запитання заключним словом. Є кiлька рiзних способiв того, як давати вiдповiдi на запитання. Вони залежать вiд конкретної ситуацiї: -Коли ви знаєте вiдповiдь на запитання, вiдповiдайте чiтко, коротко i по сутi. iнформацiю. Якщо ви пообiцяли зв'язатися з людиною i вiдповiсти на її запитання пiзнiше, обов'язково виконайте свою обiцянку. Недотримання свого слова- очевидна грубiсть. -Якщо серед учасникiв є спецiалiст у цiй сферi, насамперед назвiть його iм'я, щоб у такий спосiб попередити людину про передачу їй для вiдповiдi поставленого запитання. Потiм повторiть для експерта запитання i надайте йому можливiсть вiдповiсти. Зразу ж пiсля закiнчення вiдповiдi спецiалiста берiть iнiцiативу у проведеннi засiдання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутнi почали прямо - без вашого посередництва - задавати цiй особi iншi питання). -Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потiм перефразуйте його на свою користь. Плутанина, нечiткiсть- небажанi учасники багатьох засiдань. Дуже часто присутнi чують (або думають, що вони чують) те, що їм хотiлося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Пiсля засiдання, звiряючи свої записи, учасники часом помiчають, що у їх нотатках щодо одного i того ж питання є досить багато розбiжностей. Саме тому для головуючого дуже важливим є: а) роз'яснення прийнятих рiшень, сутi досягнутих домовленостей, подальших крокiв учасникiв засiдання пiсля його завершення; Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рiшення обов'язково повинен ще раз назвати, уточнити тi положення, якi будуть внесенi у текст документа. ("Таким чином, ми визначили всi заходи, якi необхiдно провести при реорганiзацiї даного пiдприємства. Чи є якiсь iншi, що треба внести у заключний документ?") При прийняттi плану подальших дiй, треба встановити конкретних виконавцiв, якi вiдповiдають за певний обсяг роботи. Попросiть цих осiб сформулювати, якими є їхнi обов'язки. Кожному виконавцю у кiнцi засiдання надайте перелiк завдань, покладених конкретно на нього. Копiю цього документа надiшлiть його начальнику. Визначте кiнцевий термiн виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольнi дати для окремих його частин. Пiдбивати пiдсумки Наприкiнцi засiдання головуючий обов'язково має пiдбити пiдсумки. Для цього необхiдно вiдвести вiдповiдно достатньо часу, а отже, завершити роботу учасникiв (обговорення/прийняття рiшень) органiзовано, без поспiху, але i без зайвих затримок. Бажано дати присутнiм вiдповiдний сигнал для завершення роботи та початку пiдбиття пiдсумкiв. Пiдсумовуючи, звертайтеся до цiлей, визначених для цього засiдання (чи виконано заплановане? чи досягнута мета заходу?). Чiтко сформулюйте прийнятi рiшення та з'ясуйте, чи всiм присутнiм зрозумiлi вони та чи мають учасники якiсь запитання стосовно цих рiшень. Визначте рiвень ефективностi засiдання, що закiнчилося; запитайте у присутнiх, що, на їхню думку, можна полiпшити (що потребує вдосконалення) у пiдготовцi та проведеннi заходу. Зводячи пiдсумки воєдино, визначте: -наскiльки корисним було засiдання; -яких результатiв було досягнуто, якi рiшення було прийнято; -хто вiдповiдає за виконання прийнятих рiшень. iн.). Надзвичайно важливо давати людям вiдчути їх вагомiсть та важливiсть: це не тiльки є правильною поведiнкою лiдера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввiчливостi. За необхiдностi визначте дату проведення наступного засiдання. Головуючий своєю поведiнкою та манерами, безумовно, задає тон усього засiдання, вiд чого значною мiрою залежить i кiнцевий успiх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню дiлових засiдань рiзних типiв: як формальних, так i неформальних. Що є помилковим, неприйнятним у поведiнцi головуючого на дiловому засiданнi? 2. 4 Найпоширенiшi помилки у поведiнцi головуючого -Вiдсутнiсть контролю над ходом засiдання, проведенням дискусiї та окремими ("важкими") учасниками. -Початок та завершення засiдання невчасно. -Незаохочення молодших за вiком, посадою або часом роботи у компанiї до участi у роботi засiдання. -Недотримання встановленного порядку денного. 3. ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ Дiлове засiдання буде успiшним, якщо не лише головуючий, а й усi учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначенi функцiї як у процесi пiдготовки i при проведеннi заходу, так i пiсля його завершення. Свої вiдповiднi функцiї у ходi засiдання виконують також усi iншi присутнi. 3. 1. 1 Перед засiданням -Внести дату та день засiдання у свiй робочий розклад. -З'ясувати роль, яку вiдведено вам на засiданнi. -Визначити, яку допомогу головуючий та iншi органiзатори заходу очiкують вiд вас. -Запропонувати кандидатури можливих учасникiв засiдання, присутнiсть яких необхiдна для вирiшення питань порядку денного. -Знати цiлi та завдання засiдання. -Знати мiсце та час проведення заходу. -За необхiдностi заздалегiдь провести всю необхiдну пiдготовчу роботу (вивчити матерiали, пiдготуватися до обговорення i т. iн.). 3. 1. 2 Пiд час засiдання -Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що вiдбувається у залi засiдання (дискусiя, прийняття рiшення i т. iн.). -Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують iншi присутнi, а також бути готовим сприймати iнформацiю, що надається. -Дотримуватися порядку денного та сутi обговорення. -Мiнiмiзувати або зовсiм уникати стороннiх розмов та будь-яких iнших вiдволiкаючих факторiв. - Ставити питання, щоб чiткiше та повнiше усвiдомити те, що вiдбувається у залi засiдання; краще зрозумiти, про що йдеться, якi приймаються рiшення. -Вести нотатки. -На прохання органiзаторiв/головуючого оцiнити ефективнiсть проведеного засiдання. -Виконувати прийнятi на засiданнi рiшення. Очевидно, що брати участь у неформальних засiданнях, як правило, простiше, навiть для того, хто тiльки недавно працює у компанiї: норми етикету для учасникiв заходiв такого роду не занадто строгi. Водночас етикет формальних дiлових засiдань значно вимогливiший i дотримання його норм може бути нелегкою справою навiть для тих, хто працює у цiй фiрмi не перший рiк. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанiї/ фiрмi, бути певним, що ви знаєте та розумiєте всi iснуючi правила та вимоги, якi стосуються учасникiв засiдання. Це допоможе вам пiд час заходу почуватися бiльш пiдготовленим та впевненим. Формальнi засiдання, як правило, проводяться на регулярнiй основi (щотижня, щомiсячно, кожного кварталу тощо), i мають визначеного головуючого. Для формального засiдання готується порядок денний, його протокол. Для засiдань такого роду, як правило, iснує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рiшень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному мiсцi, вам необхiдно чiтко усвiдомити, яким чином проходить кожний етап засiдання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подiбному заходi на новому мiсцi. Наведенi нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навiть на вашому першому дiловому засiданнi: Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засiдання; вивчiть матерiали, що були розiсланi учасникам напередоднi заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговореннi питань порядку денного. -Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, вiдведений для "iнших питань/рiзного". Коли пiдiйде час для розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "iншi питання", ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо ж ви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайної важливостi, ви повиннi попросити, щоб воно було внесене до порядку денного засiдання окремим пунктом. Зробити це необхiдно як мiнiмум за три робочi днi до дати проведення заходу, не пiзнiше. Винесення самим питання на розгляд (без попередньої домовленостi з органiзаторами) i при цьому наполягання на вирiшеннi його у той же день- яскравий вияв поганих манер та непрофесiоналiзму. - Виявом ввiчливого та поважливого ставлення до всiх учасникiв є чiтке дотримання вами регламенту. Не повертайтеся до обговорення першого питання тодi, коли всi присутнi перейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу на питання, що обговорюється. Якщо вам необхiдно пiти ранiше, а ви зацiкавленi у питаннi, що буде обговорюватися пiзнiше, коли ви вже пiдете, не намагайтеся перенести його розгляд на початок засiдання. Вам доведеться дiзнатися про результати обговорення з протоколу засiдання або ж вiд колег, якi були присутнi до кiнця заходу. Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чiтко вказується можливiсть подiбного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не є обов'язковим). -Приходьте на засiдання вчасно. В iдеалi намагайтеся бути на мiсцi засiдання за п'ять хвилин до його початку; якщо це ваше перше засiдання- за десять хвилин. Головуючого будь-якого засiдання найбiльше дратує та нервує необхiднiсть затримувати початок роботи через учасникiв, що запiзнюються на захiд: приходячи пiсля зазначеного часу, такi особи не тiльки вiдволiкають присутнiх своєю появою, але i змушують повторювати для них суть усього, що вже було сказано до їх появи на заходi (у протилежному разi, вони будуть просто не в змозi адекватно брати участь у подальшiй роботi). Пам'ятаючи, що прихiд на засiдання заздалегiдь, без запiзнення, є виявом вашого професiоналiзму та безумовної поваги до iнших учасникiв, необхiдно усвiдомлювати, що "заздалегiдь" означає не ранiше, нiж три-п'ять хвилин до початку заходу. Інколи, навiть дотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацiю, коли органiзатор(и) попросить вас зайти до залу засiдань у точно визначений час, тому що у дорогоцiннi хвилини, якi залишилися до початку заходу, йому /їм необхiдно уточнити певнi деталi. У такому випадку не наполягайте на вашiй присутностi, з розумiнням поставтеся до сказаного вам, спокiйно вийдiть з примiщення та повернiться у точно визначений час. - Не приходьте на засiдання набагато ранiше визначеного часу. дiлових людей рiзних сфер дiяльностi не вважають прихiд у чужий офiс набагато ранiше встановленого для зустрiчi часу (бiльше нiж 5-10 хвилин) виявом неповаги до часу iншої особи та її роботи в цiлому. Багато хто працює у дуже напруженому ритмi, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, i у кожний промiжок часу вони хочуть встигнути зробити якомога бiльше. Тому особи, якi приходять набагато ранiше визначеного часу, iмовiрнiше за все заважатимуть хазяїну офiсу, де планується проведення засiдання. Як ви почуватимете себе, коли хтось буде сидiти у вашому кабiнетi та дивитися, як ви працюєте, або, ще гiрше, заважатиме (розважатиме вас розмовами) у той час, коли ви будете намагатися сконцентруватися на важливiй та складнiй роботi, яку необхiдно закiнчити якомога швидше i яка вимагає повної вашої уваги? зробити висновок, що ви маєте занадто багато вiльного часу пiд час робочого дня. Пунктуальнiсть, прибуття вчасно на той чи iнший захiд- безумовно, надзвичайно важливi риси дiлової людини. Але не варто несвiдомо перетворювати їх з ваших плюсiв у мiнуси, дуже часто (або завжди) приходячи на дiловi засiдання набагато ранiше встановленого часу. - Якщо ви нiяк не можете уникнути запiзнення на дiлове засiдання, постарайтеся максимально мiнiмiзувати можливi негативнi наслiдки вашого пiзнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до iнших. Наприклад, їдучи на засiдання, ви попали у "пробку" на трасi i бачите, що будете на мiсцi не ранiше, нiж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобiльний телефон, найкращий варiант- використати його та попередити органiзаторiв про своє запiзнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєте такої можливостi, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити вiдповiдальнiй особi. У разi, коли дзвiнок просто не можливий, вибачтесь та пояснiть причину свого запiзнення як тiльки матимете таку можливiсть. Основне, що повинен зробити будь-який учасник засiдання у ситуацiї, коли вiн запiзнюється або зовсiм не може бути присутнiм на заходi,- повiдомити про це органiзатора(iв) якомога ранiше. - Не забувайте про необхiднiсть бути на засiданнi. Щоб не потрапити у подiбну ситуацiю, вiзьмiть собi за правило проглядати ваш робочий розклад зранку кожного дня. Ваша вiдсутнiсть на засiданнi може погано вплинути на ваш iмiдж професiонала i просто зiпсувати стосунки з начальником. Ваше завдання i ваша вiдповiдальнiсть- стежити за робочим розкладом i у такий спосiб не пропускати нiяких заходiв, на яких необхiдна ваша присутнiсть. Якщо ви все-таки пропустили засiдання, при першiй же нагодi вибачтесь перед органiзатором(ами) та/або головуючим. Це краще, нiж шукати якiсь неiснуючi пояснення того, що сталося. У разi, коли ви не можете вибачитися усно, зателефонуйте. Пiсля цього (бажано, а часом необхiдно) надiшлiть письмове вибачення, у якому визнайте вашу помилку та запевнiть, що нiчого подiбного не вiдбудеться у подальшому. І потiм зробiть усе можливе, щоб дотримати свого слова! -Завжди протягом засiдання вимикайте свiй мобiльний телефон. -Знайте та поважайте iснуючий порядок розмiщення учасникiв. Дуже часто як у великих, так i менших компанiях на неформальних засiданнях практикується вiльне розмiщення учасникiв за столом/столами (вiльна розсадка). Водночас формальнi заходи передбачають розмiщення учасникiв згiдно з установленим незмiнним порядком/схемою. Не намагайтеся першим зайняти мiсце за столом засiдання. Почекайте, поки старшi за посадою займуть свої мiсця: у такий спосiб ви будете точно впевненi, що не сидите на мiсцi начальника. Ви можете також просто запитати у органiзатора(iв) заходу, яке мiсце вам краще зайняти. Якщо вам здається, що ви зайняли чуже мiсце (мiсце старшого за посадою), задайте питання типу: "Ви хотiли б тут сiсти?" i зробiть рух, нiби хочете пiднятися. Це буде кращим виходом iз ситуацiї, нiж дочекатися, поки старша за посадою особа попросить вас звiльнити її мiсце. - Якщо це перше ваше засiдання у данiй органiзацiї i головуючий привiтав вас як нового спiвробiтника та побажав успiхiв, коротко подякуйте йому i не пiддавайтеся бажанню висловити п'ятихвилинну промову. -Поважайте роботу головуючого,наприклад, не поспiшайте розпочати дискусiю, якщо головуючий ще не вiдкрив її пiсля виступу основного доповiдача. Якщо ви недавно працюєте у цiй компанiї/фiрмi/установi, почекайте поки свої думки, погляди висловлять старшi за посадою учасники. -Виступайте конкретно, чiтко та ввiчливо. Висловлюйтесь по сутi обговорюваного питання i при цьому за будь-яких умов намагайтеся бути об'єктивним i не займайтеся прямою критикою почутого. -На формальному дiловому засiданнi, отримавши слово, звертайтеся до головуючого,якщо тiльки правила проведення подiбних заходiв не диктують практику прямого звертання до конкретного учасника/конкретних учасникiв. - Уникайте помпезностi та пишномовностi у своєму виступi- той факт, що ви присутнi на формальному засiданнi, не означає необхiдностi вiдмови вiд вашої природної, натуральної манери поведiнки та висловлювання. аргументи мають значно бiльше ваги та сили, а тому є ефективнiшими, нiж сарказм чи образливi вислови в адресу певної особи/певних осiб. Не забувайте, що поведiнка спiвробiтника на дiлових засiданнях, як формальних, так i неформальних, часто буває важливим фактором при прийняттi рiшення про його подальше просування по службовiй драбинi. - Намагайтеся до кiнця зрозумiти та з'ясувати всi моменти, що були незрозумiлi вам на засiданнi, а також визначити свої подальшi кроки для виконання прийнятих рiшень (що безпосередньо стосуються вашої роботи). - Завжди пам'ятайте про конфiденцiйний характер того, що обговорюється на багатьох формальних засiданнях. дуже легко набути у результатi необережностi та вiльностi у розмовi) надзвичайно важко змiнити. Збираючись на дiлове засiдання будь-якого характеру (як формальне, так i неформальне) не забувайте про те, що дiловий етикет вважає помилковим та неприйнятним у поведiнцi учасника подiбного заходу. 3. 2 Помилкове та неприйнятне у поведiнцi учасника засiдання - Запiзнюватися на засiдання; завчасно iти з засiдання (без серйозної причини) або перiодично виходити iз залу засiдання мiж перервами. -Будучи доповiдачем, затягувати свiй виступ; забирати на свiй виступ бiльше часу, нiж вiдведено порядком денним. -Не готуватися до запланованої дискусiї; не вивчати матерiали та документи, якi були розповсюдженi напередоднi заходу для ознайомлення. -Будучи запрошеним на засiдання, не прийти на нього (без причини). -Переривати або обривати виступаючих. -Вести стороннi розмови пiд час роботи засiдання. -Читати стороннi матерiали; палити або їсти у залi засiдання; влаштовувати безпорядок на столi. -Заснути пiд час роботи засiдання. -Не стежити за тим, що вiдбувається; не брати участi у роботi засiдання. -Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або вiдволiкатися вiд основної теми обговорення. 4. ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ? Із закiнченням засiдання робота головуючого не завершується. Вiн (можливо, разом з iншими органiзаторами заходу) повинен привести у порядок примiщення, у якому проходило засiдання, та за необхiдностi повернути технiчне обладнання, що використовувалося. план майбутнiх дiй. Як тiльки цi кроки будуть зробленi, починається планування наступного засiдання. Якщо вiдбулося важливе формальне засiдання, на якому обговорювалися важливi проблеми та/або були прийнятi важливi рiшення, такий захiд бажано оцiнити формально,розiславши учасникам вiдповiдну форму або перелiк запитань, на якi очiкуються вiдповiдi. Як форма, так i перелiк запитань, можуть передбачати оцiнку таких елементiв заходу, як чiткiсть поставлених цiлей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасникiв; використання рiзних iдей та пропозицiй; ефективнiсть використання часу, вiдведеного для заходу, за шкалою вiд 1 (найнижча оцiнка) до 10 (найвища оцiнка). Можна також попросити учасникiв визначити тi аспекти проведення дiлового засiдання, якi на їх думку потребують вдосконалення. Окремо можна i бажано визначити ефективнiсть роботи головуючого засiдання,оцiнивши вiд 1 (неефективно) до 5 (ефективно) такi сфери його дiяльностi: -органiзацiя та пiдтримка дискусiї з питань порядку денного; -нейтралiзацiя конфлiктних ситуацiй, що виникали у ходi засiдання; -концентрацiя уваги присутнiх на питаннях, внесених до порядку денного (невiдволiкання на стороннi, незапланованi теми); -уважне та поважливе ставлення до думок та зауважень, висловлюваних учасниками засiдання; -пiдсумовування; -прояв iнiцiативи при визначеннi необхiдних майбутнiх дiй для виконання поставлених завдань. Навiть якщо офiцiйна оцiнка ефективностi засiдання не дається, ви повиннi вiдзначити, чи вчасно закiнчився захiд, чи не затягнувся довше вiдведеного часу. У разi, коли засiдання завершилося пiзнiше, нiж планувалося, постарайтеся вiдповiсти на питання: "Чому так сталося?" Вам також необхiдно зазначити, що позитивного було досягнуто у вирiшеннi винесених на обговорення питань. Вважається, що засiдання не закiнчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюджено серед учасникiв. Це необхiдно зробити протягом наступних 48 годин. Копiя протоколу, яка розсилається учасникам, може не включати всiх найдрiбнiших деталей засiдання (як наприклад, невмотивований виступ когось iз учасникiв), але повинна вмiщувати перелiк цiлей, що стояли перед учасниками засiдання; прийнятий план наступних дiй; iмена вiдповiдальних виконавцiв; коментарi та дату проведення наступного засiдання. Подiбну форму протоколу можна досить легко пiдготувати i швидко розповсюдити. При цьому вона буде вмiщувати всю необхiдну важливу iнформацiю. Останнiм, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засiдання спiвробiтникiв, що не були присутнi на заходi, але повиннi знати (бажано, щоб знали), якi питання обговорювалися i якi рiшення були у зв'язку з цим прийнятi. Головуючий/органiзатори можуть направити вiдповiдну iнформацiю вищому начальству; учасники можуть, за належних умов, проiнформувати iнших своїх колег. ВИСНОВОК В курсовiй роботi ми ознайомилися з плануванням та пiдготовкою до проведення дiлового засiдання, з необхiдними кроками для успiшного проведення засiдання, як повинен себе вести головуючий та учасники дiлової бесiди, дiловим етикетом учасника засiдання та iн.. ВИКОРИСТОВАНІ ДЖЕРЕЛА 1. HindleТ. Making Presentation. - London, 1998. 2. Dunckel J. Business Etiquette. - Toronto, 1992. 3. Caspereon D. M. Power Etiquette: What You Don't Know Can Kill Your Career. - N. Y., 1999. 4. Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. - Franklin Lakes, 1998. 5. Соловьев Э. Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. - Минск, 1994. 6. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.