Дiловi прийоми, їх рiзновиди та особливостi органiзацiї
Найпоширенiшою формою дiлового протоколу є прийоми, основи органiзацiї яких необхiдно знати як бiзнесменам, пiдприємцям, так i менеджерам будь-якого рiвня.
Прийоми - це зiбрання запрошених осiб, де гостям пропонують рiзнi страви i створюють умови для спiлкування i знайомства, вiдпочинку, ритуальних процесiй i церемонiй.
Прийоми влаштовуються у зв’язку iз завершенням якої-небудь видатної подiї, на нацiональнi свята, релiгiйнi та професiйнi спiлкування, ювiлейнi дати, проведення важливих заходiв: виставки, конференцiї, симпозiуми, випуск ювiлейного видання чи моделi, отримання великого виграшу, в честь прибулої на фiрму iноземної делегацiї чи високого гостя, а також в iншому запланованому порядку.
реклами тощо. Прийоми - це iнструмент дiлових стосункiв, який успiшно застосовувався при дворах ще з часiв Людовiка XІV.
Час i засоби для органiзацiї прийомiв залежать вiд обставин i бувають рiзнi, але в будь-якому випадку це питання потрiбно вивчити завчасно i пiдготувати його якомога ретельнiше. При цьому сторона (особа), що проводить прийом, заздалегiдь повинна виконати таку пiдготовчу роботу:
скласти список запрошених осiб;
пiдготувати примiщення;
визначити (скласти) меню, продумати сервiровку столу i порядок обслуговування гостей;
пiдготувати тости i промови (на прийомах з розмiщенням);
скласти схему i порядок проведення прийому, розподiлити обов’язки мiж тими, хто готує прийом.
Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомiв i через незнання не образити як приймаючу сторону, так i гостей, необхiдно знати особливостi рiзних видiв прийомiв i правила їх проведення.
Великого поширення набули такi види прийомiв: снiданок, обiд, вечеря, шведський стiл, келих шампанського чи бокал вина, чай, коктейль i т. п.
Пiсля вибору виду прийому можна переходити до складання списку запрошених. Особливу увагу при цьому необхiдно звернути на те, щоб серед гостей не опинилося осiб, якi ворожо ставляться один до одного або ж дотримуються протилежних полiтичних поглядiв.
У запрошеннi прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв’язку з чим, де i коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовленi на яскравих бланках, а iм’я, прiзвище та посада запрошених були вписанi вiд руки або набранi на комп’ютерi.
Запрошення розсилають за один-два тижнi до дня прийому - це етикетний мiнiмум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термiн на обмiркування та прийняття рiшення гостя, пiдготовку вiдповiдi (пiсля отримання якої можна починати конкретну пiдготовку прийому), то запрошення треба розсилати за мiсяць.
Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше мiсце в запрошеннi для подружжя завжди ставлять iм’я чоловiка. Коли жiнку запрошують як офiцiйну особу, або з огляду на її положення в суспiльствi, то запрошення оформляється персонально. На прийомi їй вiдводиться мiсце залежно вiд рангу та статусу.
Прийом вважається офiцiйним, якщо запрошенi - виключно посадовi особи. Чоловiки мають бути присутнi на офiцiйних прийомах без жiнок, а запрошенi з огляду на соцiальне становище жiнки - без чоловiкiв (снiданок, на який запрошується чоловiки разом з жiнками, вважається неофiцiйним незалежно вiд кiлькостi запрошених).
Офiцiйнi запрошення вiдрiзняються за формою вiд неофiцiйних. У запрошеннi на офiцiйний прийом зазначається титул запрошеного без зазначення його iменi та iменi дружини. У текстi запрошення на дипломатичний прийом використовують форму: маємо честь запросити...
Вiд мiсця, де проводиться прийом, залежить характер зустрiчi гостей. У будь-якому випадку потрiбно уточнити шляхи пiд’їзду, паркування i виїзду автомобiлiв, передбачити прикриття при виходi з машини у негоду.
Незалежно вiд того, де буде проходити прийом, гостей необхiдно зустрiчати бiля вхiдних дверей. Одягнутi по формi, що вiдповiдають тому чи iншому заходу, представники господарiв направляють запрошених до гардеробу й пояснюють їм, як пройти до аванзали. Трохи ближче до виходу гостей зустрiчають господар (господарi), господиня, почесний гiсть iз дружиною. Поблизу знаходиться розпорядник чи органiзатор прийому.
Першою на прийомах вiтається дружина гостя iз господарем, потiм з господинею: чоловiк (гiсть) - спочатку з господинею, потiм з господарем. Довго затримуватися бiля господинi не слiд, щоб не вiдволiкати їх увагу вiд iнших запрошених гостей. Пiсля вiтань з господарями гiсть робить загальний уклiн всiм присутнiм в аванзалi i пiдходить до своїх близьких знайомих, яких вiтає особисто. Потiм переходить до iншої групи учасникiв, намагаючись переговорити зi всiма знайомими, з ким не буде змоги спiлкуватись за столом у бенкетнiй залi.
В аванзалi офiцiанти на пiдносах подають аперитив або будь-який iнший напiй, що зменшує жагу i викликає апетит. Це може бути мiнеральна вода, соки, вермут, сухе вино, шампанське, коньяк, вiскi або горiлка. Аперитив може бути одинарний або комбiнований. Інодi до аперитиву додають горiшки, маслини, тартинки з солониною тощо.
Для того щоб кожен гiсть мiг швидко знайти своє мiсце за столом, а також знав, хто буде його сусiдом, при входi на невеликому столику виставляється план розмiщення. Крiм того, у бенкетному залi (їдальнi) кладеться виготовлена з цупкого паперу картка iз зазначенням iменi та прiзвища запрошеного. Якщо запрошується особа високого рангу, то може вказуватись лише її посада, наприклад: його високоповажнiсть Президент України або Мiнiстр юстицiї. Інодi гостю вручається картка зi схемою розмiщення столу чи його номером. На схемi зазначається мiсце, призначене для гостя.
Протокол вимагає врахування службового i суспiльного статусу гостей. Порушення старшинства гостей може бути сприйняте як свiдоме нанесення образи не тiльки гостю, але й сторонi, яку вiн представляє. Історiя знає чимало прикладiв, коли причиною iнцидентiв було порушення правил розмiщення гостей за столом. Вiдомi випадки, коли керiвники делегацiй, бiзнесмени, обуренi тим, що їм вiдводилось менш почесне мiсце, нiж те, на чиє вони розраховували, залишали прийом i сповiщали кореспондентiв про неповагу, котра була виявлена стосовно країни, яку вони представляють.
Складаючи план розмiщення гостей за столом, необхiдно дотримуватись певних правил.
Почесним є мiсце напроти вхiдних дверей, а якщо дверi знаходяться збоку - на сторонi столу, бiля вiкон. Почеснi гостi завжди займають мiсця посерединi столу (маючи на увазi його довшу сторону).
На снiданку (обiдi), на якому присутнi тiльки чоловiки, першим вважається мiсце праворуч вiд господаря, а не праворуч вiд його почесного гостя.
Якщо на прийомi присутня господиня дому, то запрошуються дружини всiх запрошених. У такому разi першим почесним вважається мiсце праворуч вiд господинi, другим - праворуч вiд господаря. Якщо дружина господаря вiдсутня або ж господар неодружений, вiн може посадити напроти себе одну iз запрошених жiнок (заздалегiдь спитавши її згоди) або чоловiка найвищого рангу.
Мiж офiцiйними гостями можна садити iнших гостей, враховуючи вiдповiднiсть їх посад.
Жiнки i чоловiки розсаджуються поперемiнно, причому чоловiки можуть сидiти один бiля одного, а жiнки - нi.
Розсаджуючи гостей, треба завжди пам’ятати, щоб один бiля одного сидiли гостi, якi б могли мiж собою спiлкуватись i якi симпатизують один одному.
розмiщенням i є необхiднiсть використати цi мiсця, їх можуть зайняти господар i господиня.
Якщо при розмiщеннi немає можливостi комусь iз подружжя надати мiсце згiдно з протоколом, господар мусить забезпечити належне за рангом мiсце хоча б дружинi i вибачитися перед чоловiком. Чоловiки погодяться з розумним вибаченням, жiнки - нiколи.
Коли пiд час проведення заходу необхiдна допомога перекладача, то вiн, вiдповiдно до протоколу, займає мiсце злiва вiд особи, якiй вiн необхiдний.
Господиня прийому завжди сiдає обличчям до дверей, з яких заходять офiцiанти, щоб вони весь час були в її полi зору.
Не заведено приходити на прийом з розмiщенням ранiше призначеного часу, але якщо вже так сталося, необхiдно почекати десь поруч. У будь-якому випадку, якщо з вашої сторони присутня делегацiя, не можна приходити пiзнiше, нiж її керiвник, не попередивши i не одержавши його згоди.
Пунктуальнiсть цiнувалася завжди. Ще Людовiку XVІІІ належить вираз: "Точнiсть - ввiчливiсть королiв i обов’язок добрих людей". Точнiсть є однiєю з тих якостей великих людей, наслiдувати яку не є принизливим нi для кого. Точнiсть - це ознака уваги до господаря i господинi, що чекають гостей у зазначений запрошений час.
Запiзнення вважаються порушенням етикету i може бути сприйняте як образа. Чекають того, хто запiзнюється, не бiльше зазначеного часу, потiм запрошують гостей до столу, щоб не склалося враження, що останньому вiддається перевага щодо iнших. Гостю, що запiзнився, подають ту саму страву, яка подається в цей час присутнiм.
господиня iз почесним гостем.
Сидячи за столом гостi слiдкують за дiями господарiв i повторюють їх: бере господар блюдо з їжею, так само i гiсть бере блюдо й пропонує його спочатку панi, що сидить справа.
Протягом обiду (снiданку) господарi повиннi направляти розмову, залучати до участi всiх присутнiх гостей, сприяти тому, щоб гостi розмовляли мiж собою на спiльнi теми, що цiкавлять усiх. Коли господар бачить, що за столом запанувала тиша, то йому самому потрiбно налагодити спiльну розмову. Недарма французи говорять: "Мовчання вiддаляє бiльше, нiж вiдстань". Недолiком органiзацiї розмови за столом, проте, буває не вiдсутнiсть спiльної теми, а невмiння знайти потрiбну.
Починати розмову за столом можна з розповiдi про мiсто, країну, про мистецтво, спорт, музику та подiбнi "легкi теми". При цьому не треба забувати: нiколи не слiд нав’язувати присутнiм свою тему розмови, навiть якщо ви господар, i тим бiльше самому ж хвалити свою гостиннiсть. Якщо присутнi зацiкавленi в обговореннi серйозних питань, то протягом бесiди розмова природним шляхом перейде до них.
На прийомах з розмiщення заведено обмiнюватися тостами, якi виголошуються не ранiше 10-15 хвилин пiсля початку прийому. На вечерi, яка влаштовується безпосередньо пiсля закiнчення будь-якого заходу, можна обмiнюватися тостами, промовами i побажаннями на самому початку прийому, оскiльки всi знаходяться пiд впливом тiльки що завершеної подiї.
Перше слово надається господарю прийому, потiм почесному гостю. Промова господаря, зазвичай, вмiщує вiтання на адресу почесного гостя, загальнi положення, що стали приводом для зустрiчi, побажання почесним гостям здоров’я та успiхiв фiрмi. У вiдповiдi гостя повинна звучати подяка за гостиннiсть, вираз задоволення взаємною зацiкавленiстю переговорiв, завiрення в дружнiх почуттях, добрi побажання господарю та його справi.
Інiцiатива залишення прийому належить головному гостю. Пiсля того, як вiн попрощався з господарями i присутнiми на прийомi, поступово йдуть й iншi гостi. При цьому необхiдно подякувати господарям за приємно проведений час i смачнi страви.
Шведський стiл. Зазначений прийом проводиться в тi ж часи, в якi звичайно влаштовують снiданок чи обiд. На такий прийом можна запросити бiльше людей, нiж на звичайний обiд. Протокол у цьому випадку бiльш простий, оскiльки немає необхiдностi розмiщувати гостей за столом, крiм того, вся органiзацiя його проведення не така важка i ускладнена. Особливiсть шведського столу в тому, що рiзноманiтнi страви (закуски, гарячi страви, десерт) сервiруються на одному столi.
Учасники пiдходять до столу, беруть серветку i, поклавши на неї тарiлку iз загорнутим в серветку ножем i виделкою, вибирають холоднi закуски на свiй смак. У праву руку можна взяти бокал вина, соку чи iнший напiй. Пiсля холодних закусок подають жульєн (тушковану страву з м’яса, птицi або грибiв), можна подавати гарячi сосиски, фрикадельки з вiдповiдними соусами. Пiсля гарячої закуски гостей пригощають десертом - сиром, фруктами, морозивом, желе. Наприкiнцi прийому подають каву.
в iнших кiмнатах, де встановленi невеличкi столики.
Якщо дозволяють розмiри примiщення, такi столики на 4-5 чоловiк можна розмiстити в тiй же залi. Столики прикрашають квiтами, свiчками i сервiрують столовими приборами. Напої й десерт розносять офiцiанти, в разi необхiдностi вони замiнюють посуд та поповнюють блюда.
"скромнiшi", а вiдведений для прийому час гостi проводять стоячи.
Залежно вiд кiлькостi запрошених приймаюча сторона встановлює один чи декiлька столiв, на 6-8 чоловiк кожний. На столи, якi трохи вище звичайних, виставляються красиво оформленi маленькi бутерброди, кондитерськi вироби i фрукти.
Якщо подають гарячi закуски, то на столи ставлять тарiлки, кладуть ножi та виделки. алкогольнi та прохолоднi напої, розлитi в бокали, розносять гостям кальнери. За окремим столиком може бути органiзований буфет-бар, де можна замовити на свiй смак й iншi напої. У процесi прийому можливе виголошення двох коротких тостiв.
Використаний посуд, залишається на спецiально вiдведеному мiсцi, а замiсть нього для нових страв береться чистий. Чарки, бокали вiдповiдно до напоїв на столах рядами по 10 штук "ялинкою" або "змiйкою", чередуючи залежно вiд виду. Закусочнi тарiлки ставлять стопками по 8-10 штук, а за ними - десертнi по 4-6 штук.
Закуски i блюда подають нарiзаними маленькими порцiями "пiд вилку". Гарнiри кладуть окремо вiд основного продукту, соуси розмiщують поруч з закусками, до яких вони подаються, подають також запечену їжу (жульєни). Хлiб нарiзають невеликими кусочками i розкладають по закусочних тарiлках. Краї фуршетних столiв для розмiщення тарiлок повиннi залишатися вiльними на 25-30 см.
Якщо прийом проводиться з нагоди нацiонального свята, може бути органiзовано концерт вiтчизняних артистiв.
Проводиться фуршет у менш формальнiй i бiльш невимушенiй обстановцi. Протягом прийому слiд, якщо можливо, рiвномiрно розташуватися по залi, розмовляючи з учасниками, щоб не створювати натовпу. При цьому бажано поспiлкуватись iз декiлькома партнерами, познайомитися з новими людьми, а не затримуватися довго з одним спiврозмовником.
На фуршет можна прийти й пiти з нього у будь-який час у межах визначеного регламенту. Проте, це не стосується осiб, на честь яких вiн влаштовується. Цi особи, як правило, приходять до початку прийому i знаходяться на ньому до закiнчення.
Той, хто присутнiй на фуршетi протягом усього часу його проведення, виражає особливо дружнє ставлення до господаря прийому, а також до тiєї особи, на честь якої вiн влаштовується. Якщо партнер хоче пiдкреслити напруженiсть стосункiв, вiн бере участь у прийомi не бiльше 10-15 хвилин. Йти з прийому дозволяється не прощаючись, проте в такому випадку не буде зайвим залишити у вестибюлi на спецiальному пiдносi свою вiзитну картку з загнутим краєм.
гостi використовують шпажки, або мiнi-виделки.
пiдходять i фаршированi яйця з рiзними начинками, солоний i солодкий мигдаль. Перед закiнченням прийому для пiдкреслення його урочистостi може подаватись шампанське, морозиво, кава.
Рiзновидами прийому коктейль є прийом келих шампанського або келих вина.
Келих шампанського або келих вина. Пiд час такого прийому звичайно подають шампанське, вино чи соки, але можлива подача вiски чи горiлки. Подача закуски не обов’язкова, але й не буде великою помилкою. Закускою можуть бути маленькi тiстечка, бутерброди, горiшки. Цей вид прийому зручний тим, що забирає мало часу не вимагає великої пiдготовки.
Чай. Така форма прийому застосовується при нанесеннi вiзитiв дружинами Президента країни, глави уряду, глав дипломатичних представництв. Прийом даного типу влаштовується, як правило, тiльки для жiнок. Залежно вiд кiлькостi запрошених готують один чи декiлька столикiв. Подають кондитерськi вироби, фрукти, десертнi та сухi вина, соки, води. У невеликiй кiлькостi можуть подаватися сендвiчi з iкрою, рибою, сиром тощо. На стiл можна поставити коробки шоколадних цукерок, збитi вершки чи морозиво, лимон. До чайного чи кавового столу пiдбираються кольоровi скатертини i кольоровi серветки ручної роботи.
Барбекю. Прийом барбекю влаштовується влiтку на галявинi або в саду бiля дому. Це неформальний прийом, в процесi якого використовуються такi ж форми обслуговування, як на фуршетi або коктейлi.
До неформальних прийомiв також вiдносять прийом типу бранч, на якому подають страви з яєць, бекон, тушковане м’ясо, сосиски, рибу, тушкованi томати. За дружнiх взаємостосункiв можуть мати мiсце також прийоми пiкнiк, келих вина з сиром тощо.
Журфiкс. Журфiкс (визначний день) - один з видiв неофiцiйних прийомiв, якi проводять дружини мiнiстрiв закордонних справ або дружини послiв у певнi днi i години. Цей прийом iнодi називають "середами", "четвергами" чи "п’ятницями". Влаштовуються вони мiж 16-18 годинами тривалiстю 1,5-2 години. Подаються кондитерськi вироби, тiстечка, десерти i сухi вина, чай кава. Такi прийоми можуть проводитись у формi музичних чи лiтературних вечорiв.
висококвалiфiкованi фахiвцi й витрачаються значнi фiнансовi кошти.
Залежно вiд способу обслуговування розрiзняють: бенкет-фуршет, бенкет-коктейль, бенкет з повним обслуговуванням, бенкет з частковим обслуговуванням, а також бенкет-чай.
Як би вам не сподобалося на прийомi, як би в не були захопленi цiкавою розмовою, не слiд затримуватися на ньому довше часу, зазначеного в запрошеннi, оскiльки це може бути обтяжливим для господарiв. Всiм гостям, присутнiм на прийомi, слiд направити лист з висловленням подяки господарям, або протягом тижня надiслати свою вiзитну картку з абревiатурою Р. К.
Успiшно проведенi прийоми завжди залишають у партнерiв, гостей - потенцiйних клiєнтiв добрi спогади про органiзаторiв прийому та їх бiзнес, приємне спiлкування, новi знайомства сприяють рекламi i змiцненню доброго iменi, свiдчать про благополуччя фiрми i є засобом покращення дiлових зв’язкiв та iмiджу органiзаторiв.
| 
