Реферат/сочинение: "Інформаційне забезпечення АіС"

Інформацiйне забезпечення АiС

Реферат з теми:

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АІС i АІТ

• визначаються склад економiчних завдань i система показникiв для кожного рiвня обробки (iндивiдуальних АРМ, локальних обчислювальних мереж, розподiлених мереж);

• установлюються склад та способи обмiну iнформацiєю, ведеться створення iнформацiйного фонду та розподiл його елементiв мiж рiзними рiвнями обробки;

• створюються рiзнi форми введення iнформацiї на ПЕОМ з урахуванням багаторiвневої обробки даних;

вираз, а ознаки - буквено-цифрове або цифрове (цифровi коди). До таких ознак можна вiднести, наприклад, назва установи (пiдроздiлу), прiзвище працюючого, якi не завжди зручнi для автоматизованої обробки.

Щоб зробити цi данi зручними для сприйняття людиною i машиною, потрiбно було створити спецiальних засобiв формалiзованого опису економiчної iнформацiї. Цi кошти включають цiлий ряд розроблених класифiкаторiв, що входять в Єдину систему класифiкацiї та кодування (ЕСКК).

Систематизацiя економiчної iнформацiї викликає необхiднiсть застосування найрiзноманiтнiших класифiкаторiв:

1. Загальнодержавних, що розробляються в централiзованому порядку i є єдиними для всiєї країни.

iн.) Кодуванню в документах пiдлягають тi ознаки, за якими виконується угрупування iнформацiї при її машиннiй обробцi. Розробка кодiв здiйснюється на етапi технiчного проектування. Поряд з фахiвцями по машиннiй обробцi в цьому процесi помiтну роль вiдiграють кiнцевi користувачi (в основному, професiйнi).

I Класифiкацiя

Послiдовнiсть проведення етапiв класифiкацiї схематично виглядає наступним чином. Спочатку виявляються номенклатури, що пiдлягають кодуванню.

Номенклатурою називається упорядкований список значень, тобто повний перелiк однорiдних найменувань, що вiдноситься до областi значень певного реквiзиту, що пiдлягає кодуванню, i складається з окремих рядкiв - позицiй.

Кодуванню пiдлягають тi реквiзити-ознаки, якi використовуються для складання угруповань. За кожною номенклатурою складається повний перелiк всiх позицiй, що пiдлягають кодуванню. При цьому дотримується логiчна залежнiсть рiзних ознак в розглянутiй номенклатурi. Наприклад, при кодуваннi територiальних одиниць райони розташовуються по тих суб'єктах федерацiї, до яких вони належать. У кожнiй номенклатурi передбачається певна кiлькiсть резервних позицiй на випадок появи нових об'єктiв.

Таким чином, можна вiдзначити, що класифiкацiя полягає в розподiлi елементiв множини на пiдмножини на пiдставi ознак i залежностей усерединi ознак.

II Кодування

Пiд кодуванням розумiється процес присвоєння умовного позначення рiзних позицiй номенклатури.

Код - це умовне позначення об'єкта знаком або групою знакiв за певними правилами, встановленими системою кодування. Слiд зазначити, що в багатьох випадках пiд кодом розумiють усi безлiч кодових позначень, наприклад, код Морзе, код букв латинського (або кириличного) алфавiту. Кодовi позначення можуть бути цифровими, лiтерними, буквено-цифровими i складатися з одного або декiлькох знакiв. При машиннiй обробцi перевага вiддається цифровiй формi кодування, як найбiльш зручною для автоматичної угруповання.

Пiсля присвоєння кодiв створюється класифiкатор-систематизований звiд однорiдних найменувань та їх кодових позначень. Класифiкатори мають подвiйне застосування.

обробцi. Так, у зведених бухгалтерських звiтах (баланс, звiту прибутки i збитки та iн) в заголовнiй частинi бланка проставляються коди постiйних ознак звiтує органiзацiї: iдентифiкацiйний номер платника податкiв (ІПН), код органiзацiї за ЄДРПОУ, галузь (вид дiяльностi) за ЗКГНГ, органiзацiйно- правова форма за КОПФ, орган управлiння державним майном за ЄДРПОУ. Для перевiрки правильностi проставлених кодiв вводиться рядок «Контрольна сума», яка являє собою штучний пiдсумок за всiма кодами. У процесi введення кодiв на ПК здiйснюється контроль по контрольних сумах, який дозволяє виявити наявнiсть помилок кодування. На пiдставi кодiв вiдбувається звiд i угруповання надiйшли бухгалтерських звiтiв та iншої документацiї для податкових iнших органiв.

у спецiально вiдведенi мiсця документа, в зони постiйних i змiнних ознак документа. Контроль правильностi проставлення кодiв здiйснюється методом включення контрольних сум або введенням додаткового захисного коду.

У другому випадку застосування кодiв передбачається зберiгання всiх класифiкаторiв у пам'ятi машини, на машинних носiях у банку даних, в якостi словникового фонду або умовно-постiйної iнформацiї.

Зберiгання класифiкаторiв в ЕОМ дозволяє автоматично формувати необхiдну текстову iнформацiю у вихiдних зведеннях. Наприклад, в БД постiйно зберiгається довiдник працюючих. Вiн мiстить такi реквiзити, як прiзвище, iм'я, по батьковi, табельний номер, професiя та iн При автоматизованому розрахунку заробiтної плати з первинних документiв про нарахування i утримань в ЕОМ вводяться лише данi про суми. Табельний номер працюючого (i його прiзвище, а також особистi данi) зазвичай вже знаходяться в АiФ. У процесi обробки прiзвище, iм'я, по батьковi вводяться з довiдника до кожного табельної номером i друкуються.

Коди повиннi вiдповiдати наступного ряду вимог:

• бути єдиними для рiзних завдань усерединi одного економiчного об'єкта (наприклад, коди матерiалiв, пiдроздiлiв повиннi бути єдиними для завдань бухгалтерського облiку та матерiально-технiчного постачання);

• вiдрiзнятися стабiльнiстю;

• мати резерв вiльних номерiв (але не зайвий, оскiльки це може призвести до збiльшення значностi коду);

• довжина кодового позначення повинна проектуватися мiнiмально достатньою для вiдображення вiдповiдної номенклатури;

• значностi кодiв даної номенклатури є однаковою для всiх позицiй;

забезпечує автоматичне знаходження помилки при невiрному проставленi користувачем будь-якого знака в кодi або при перестановцi цифр. Практика показує, що цi помилки найбiльш часто допускаються при кодуваннi.

Кодування iнформацiї здiйснюється за певною системою кодування - сукупностi правил, що визначають побудову коду.

Найбiльшого поширення набули наступнi системи кодування: порядкова, серiйна, позицiйна i комбiнована. Вибiр системи кодування залежить вiд цiлого ряду факторiв, головними з яких є кiлькiсть видiлених ознак в номенклатурi, число позицiй у кожну ознаку i ступiнь стiйкостi номенклатури.

При побудовi порядкової системи всi позицiї номенклатури кодуються по молодшому ознакою, без урахування старших ознак. Всiм позицiях присвоюються порядковi номери без пропуску номерiв. Це код малозначний, простий з побудови. У ньому враховано лише молодший ознака, що ускладнює автоматичне отримання пiдсумкiв по старших ознаками. Інший недолiк даної системи - вiдсутнiсть в номенклатурi резервних позицiй. Тому порядкова система має обмежене застосування i використовується при кодуваннi стiйких однопрiзначних номенклатур.

Серiйна система нагадує порядкову, з тiєю рiзницею, що в нiй можна закодувати номенклатури, що мають два i бiльше ознак.

Кожнiй групi старших ознак номенклатури присвоюється серiя номерiв. У межах цiєї серiї кожна позицiя молодших ознак номенклатури кодується порядковим номером. Серiйна система передбачає резервнi номери для старших ознак номенклатури. Ця система зручна для обробки на ЕОМ в тому випадку, якщо в БД мiстяться числовi значення серiї номерiв, що характеризують старшi ознаки.

Вiдповiдне ПО забезпечує автоматичне кодування всiх старших ознак i отримання зведених пiдсумкiв по всiх групувальнi ознаками. Код за серiйної системi створюється наступним чином:

• визначається число групувальних ознак;

• встановлюється число позицiй у кожному групувальних ознак;

• дається серiя номерiв старшим ознаками з урахуванням резерву;

• виробляється порядкове кодування молодших ознак у межах серiй номерiв старших ознак з урахуванням резерву;

• складається класифiкатор.

При позицiйнiй системi кодування чiтко видiляється кожний ознака i йому вiдводиться один або кiлька розрядiв залежно вiд його значностi. Потiм кожна ознака кодується окремо, починаючи з 1, 01, 001 i т. д. (Залежно вiд значностi коду ознаки). Цей код забезпечує автоматичне формування в ЕОМ всiх необхiдних пiдсумкiв вiдповiдно до видiлених ознаками.

Комбiнована система так само, як i позицiйна, передбачає чiтке видiлення всiх ознак номенклатури. Але при цьому кожна ознака може кодуватися по порядкової, серiйної або позицiйнiй системi. Комбiнована система бiльш гнучка i широко застосовується при вирiшеннi економiчних завдань, оскiльки забезпечує автоматичне отримання всiх необхiдних пiдсумкiв вiдповiдно до видiлених ознаками.

Послiдовнiсть розробки позицiйних i комбiнованих систем кодування наступна:

• визначається число групувальних ознак i їх пiдпорядкованiсть;

• проводиться кодування порядковими номерами спочатку старшого ознаки, потiм наступних ознак всерединi старших, щоразу починаючи з 1, 01, 001 i т. д., в залежностi вiд значностi коду молодшого ознаки в межах його старшого ознаки;

• складається класифiкатор.

Крiм названих систем кодування, використовуються ще код повторення i шахова система, що мають обмежене застосування. В якостi коду повторення виступають номери якихось номенклатур, наприклад гаражний номер автомашини, номер складу та iн Шахова (перехресна) система застосовується для кодування двухпрiзначних номенклатур з стiйким зв'язком. Вона будується у виглядi таблицi i нагадує позицiйну систему.

Ідентифiкований номер платника податкiв (ІПН) десятизначний: 1-2 - знаки спiльно являють собою код суб'єкта федерацiї, 3-4 - номер державної податкової iнспекцiї, 5 - 9 - номер платника податкiв, 10 - контрольний розряд.

Коди рахункiв бухгалтерського облiку широко застосовуються як при ручнiй обробцi, так i в умовах комп'ютеризацiї. При iснуючiй системi облiку код рахункiв бухгалтерського облiку (для пiдприємств на самостiйному балансi) становить чотири знаки: першi два - балансовi рахунки, другi два - субрахунок, який встановлюється на пiдприємствi, органiзацiї (фiрмi). Іншi правила встановленi для кодування рахункiв банкiвського балансу.

Гнучка система побудови коду рахункiв бухгалтерського облiку дозволяє виконувати аналiтичнi розробки з рiзним ступенем деталiзацiї. Рiвнi аналiтичного облiку - це тi ознаки, за якими групуються данi. Наприклад, для рахунка 70 «Розрахунки по заробiтнiй платi» можна видiлити два рiвнi: перший - для пiдроздiлу, другий - для табельних номерiв. У даному випадку аналiтичнi зведення будуть складенi в розрiзi пiдроздiлiв i табельних номерiв. Для рахунку 10 «Матерiали», наприклад, можна видiлити три рiвнi:

• перший - вид матерiальних цiнностей (1 знак);

• другий - склад (1 знак);

• третiй - номенклатурний номер матерiалiв (2 знаки). Система автоматизованої обробки банкiвської iнформацiї

передбачає використання великої кiлькостi позначень номенклатур кодовими знаками. Найбiльш складним є код особового рахунку. Структура цього коду будується вiдповiдно до нового плану рахункiв та мiжнародним стандартом.

Вказiвками Центробанку Росiї рекомендується складна структура коду особового рахунку, побудована за комбiнованою системою i включає до 11 рiзних ознак. Значности коду складає 20 знакiв, але може бути розширена до 25 розрядiв.

2. Технологiя та областi застосування штрихового кодування

Штрихове кодування є одним з типiв автоматичної iдентифiкацiї, який використовує метод оптичного зчитування iнформацiї.

Штриховий код (ШК, або штрих-код) - кодове позначення, призначене для автоматизованої iдентифiкацiї та облiку iнформацiї про товар. Кодується у виглядi цифр i штрихiв.

Штрихове кодування засноване на двiйковiй системi числення:

вузькими - значення 0. Таким чином, при штрихове кодування код будується як набiр чергуються широких i вузьких, темних i свiтлих вертикальних смуг. Існують наступнi види штрихових кодiв:

• UPC - унiверсальний товарний код, розроблений у США i застосовується в країнах Америки;

• EAN - товарний код, створений в Європi на базi коду UPC. Вiдповiдає назвi Європейської асоцiацiї товарної нумерацiї, що отримала в даний час статус Мiжнародної органiзацiї (EAN International);

• UCC / EAN - єдиний стандартизований штриховий код, створений об'єднаними зусиллями органiзацiй США i Канади (Uniform Code Council) i EAN International;

• EAN i UCC / EAN знаходять застосування в багатьох країнах свiту, в тому числi i в Росiйськiй Федерацiї.

Вiдповiдно до видiв рiзняться такi штриховi коди: UPC -12, EAN-13, EAN -14, EAN-8, UCC/EAN-128 (Code 39).

EAN-13 є трiнадцатiразрядним кодом. Структура коду наступна: першi три цифри коду позначають, як правило, країну-виробника, наступнi чотири цифри - код пiдприємства-виробника, потiм п'ять цифр - код продукту; остання цифра є контрольною. Контрольна цифра використовується для правильного зчитування попереднiх 12 цифр, забезпечуючи тим самим надiйнiсть штрихового кодування. Розраховується вона за наступною методикою:

1) складаються цифри, що стоять на парних позицiях коду;

4) складаються результати 2-го 3-го дiї:

5) визначається контрольне число, що представляє собою рiзницю мiж отриманою сумою i найближчим до нього великим числом, кратним 10. Приклад коду EAN-13 представлений на рис. 4. 3. У наведеному прикладi: 460 - код країни, 0023 - код виробника, 10012 - код продукту, 9-контрольне число. Визначимо контрольну цифру: 1) 6 +0 +2 +1 +0 +2 = 11

2) 11x3 = 33

4) 33 +8 = 41

5) 50-41 = 9

Отже, в результатi розрахункiв отримали контрольне число 9.

EAN-8 є восьмирозрядним кодом, який використовується для кодування малогабаритних упаковок. Структура коду наступна: першi три цифри коду позначають країну - виробника товару, чотири наступнi цифри - код продукту, остання цифра є контрольною.

EAN-14 - четирнадцатiразрядний код з прямокутним контуром. Вiн складається з 13 розрядiв, якi розташовуються по значенню в тiй же послiдовностi, що в кодi EAN-13 та одного додаткового розряду. Цей додатковий розряд вказується першим i вiдображає специфiку упаковки цифрами вiд 1 до 8, наприклад, 1 - групова упаковка, 2 - упаковка партiй в контейнер i т. д. Основною областю застосування коду EAN-14 є iдентифiкацiя транспортної упаковки.

Code 39 отримав свою назву за сполучуваностi елементiв три з дев'яти. У кожному знаку три елементи є широкими, iншi шiсть - вузькими. Для вiдображення коду використовуються 43 символу, включаючи всi прописнi лiтери, цифри вiд 0 до 9 i сiм наступних особливих знакiв: (-.$/ +% пробiл)

Довжина кодового позначення в кодi Code 39 не має фiксованого розмiру i може варiювати в межах до 40 розрядiв.

Сучасною версiєю коду Code 39 є UCC/EAN-128-алфавiтно-цифровий код, також не має фiксованої довжини, що дає повну характеристику предмета поставки.

Застосування штрихових кодiв UPC-12, KAN-13, EAN-14, EAN-8 регулюється мiжнародними та нацiональними органiзацiями, зокрема, в Росiї такою органiзацiєю є Асоцiацiя автоматичної iдентифiкацiї «ЮНІСКАН». Ця органiзацiя встановлює номери пiдприємств в кодах EAN -13 i EAN-14 i номери продуктiв в кодi EAN-8. Код країни привласнюється EAN International. Використання кодiв UCC/EAN-128 (Code 39) регулюється вiдповiдними мiжнародними та нацiональними стандартами.

Мета штрихового кодування даних полягає у вiдображеннi тих властивостей товару, якi забезпечують реальну можливiсть простежити за його рухом до споживача, що сприяє пiдвищенню комерцiйної ефективностi.

Необхiднiсть впровадження штрихових кодiв продиктована такими особливостями руху товару в оптовому i роздрiбному оборотi, що приводять до практичної некерованостi потокiв iнформацiї при її ручнiй обробцi:

• територiальної розкиданiстю взаємопов'язаних органiзацiй i пiдприємств - операторiв ринку;

• недостатньою iнформацiєю про властивостi товару на його упаковцi та у супровiднiй документацiї;

Використання штрихових кодiв забезпечує:

• дiяльнiсть рiзних виробникiв i споживачiв на єдиному товарному ринку шляхом використання єдиного коду по ланцюжку взаємопов'язаних партнерiв;

• обмiн iнформацiєю як усерединi органiзацiя, так i мiж органiзацiями за допомогою методiв i засобiв електронного обмiну даними (ЕОД).

даних.

Основними технiчними засобами нанесення штрихових кодiв на носiї iнформацiї (папiр, самоклеюча плiвка, метал, керамiка, текстильне полотно, пластмаса, гума тощо) є обладнання для виготовлення майстер-фiльмiв (шаблонiв штрихових кодiв), компактнi друкуючi пристрої рiзного принципу дiї.

Верифiкацiя, або контроль якостi друку штрихових кодiв, може бути здiйснена спецiалiзованим обладнанням, оснащеним вiдповiдними програмними засобами.

• контактнi олiвцi та сканери;

• лазернi сканери;

• мобiльнi термiнали, що зчитують iнформацiю на вiдстанi.

Мобiльний термiнал забезпечує крiм зчитування iнформацiї з носiїв попередню обробку даних та їх передачу на комп'ютер для подальшого узагальнення та аналiзу.

Типова технологiя використання системи штрихового кодування в Росiї магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладi процесу оформлення надходження товарiв i його продажу.

є пiдставою для приймання товару або вiдмови вiд її прийняття. Товари надходять на склад магазину у виглядi великої партiї в контейнерах, в дерев'янiй, картоннiй або який-небудь iншiй тарi, на якi наклеєна супровiдна етикетка. Рiзнi етикетки можуть оформлятися з використанням або без використання штрихового коду EAN-14. Надходження товару супроводжується накладною. Прийнятий товар оформляється товарознавцем, який оперативно вносить данi з накладних в комп'ютерну базу даних. При надходженнi товару з нанесеним на етикетку ШК код зчитується сканером. Лiченi данi передаються в БД, пiсля чого виробляється порiвняння на вiдповiднiсть штрихового коду вимогам, що пред'являються до EAN-14 стандартами Росiйської Федерацiї, а також попередня обробка даних. Цiєю операцiєю пiдтверджується надходження товару на склад магазину. Якщо штриховий код на етикетцi вiдсутнiй, за допомогою спецiалiзованої програми товарознавець кодує товари i друкує етикетки з штриховими кодами. Для цього робоче мiсце товарознавця оснащується технiчними пристроями для маркування товарiв - термотрансферним принтером для друку етикеток, сполученим з персональним комп'ютером, i етикет-пiстолетом для наклеювання етикеток на упаковку товару.

Складування i зберiгання товару на складах. Комiрник розмiщує прийнятий до реалiзацiї товар для зберiгання його на складi. Стелажi, на якi укладається товар з етикетками, також оснащенi вiдповiдними бирками з штриховими кодами. Це дозволяє автоматично визначити мiсцезнаходження товару. Штриховi коди на товар у мiсцях зберiгання зчитуються сканером для того, щоб отримати пiдтвердження правильностi визначення мiсцезнаходження товару. Інформацiя про це передається в комп'ютер. У процесi пiдготовки товару до реалiзацiї можуть виникати випадки, коли товар може знаходитися в одиничної упаковцi всерединi контейнера або тари, або у розсипи. Якщо товар має одиничну упаковку, то на нiй може бути вiдсутнiм штриховий код EAN -13. У разi необхiдностi комiрник маркує товар за допомогою технiчних пристроїв. При надходженнi товару в розсипи вiн фасується в дрiбнi партiї, зважується i упаковується з нанесенням коду EAN-13. Пiдготовлений таким чином товар подається в торговий зал.

з касовим апаратом.

Касовий апарат з'єднаний з комп'ютером, який представляє coбой термiнал автоматизованого iнформацiйного фонду. АиФ мiстить штрих-коди всього наявного або можливого вiдповiдно до спецiалiзацiї магазину асортименту товарiв, а також роздрiбнi цiни, що встановлюються магазином. Касир перевiряє на касовому апаратi вартiсть покупки, використовуючи скануючий пристрiй. При розрахунку з покупцем данi про купiвлю автоматично вводяться в АиФ.

у АиФ, при цьому обов'язкова iдентифiкацiя предмета поставки i його мiсцезнаходження. Штрих-коди прочитуються i звiряються з кожним замовленням. Виявляються дефiцити i розбiжностi, а потiм в автоматичному режимi видається вiдповiдна замовлення накладна на перемiщення товару зi складу в торговий зал. Оперативний контроль дозволяє отримувати iнформацiю про обсяг продажiв, запаси продукцiї на складах та їх наявностi в торговому залi, робити змiни цiн реалiзацiї вiдповiдно до рiшень керiвництва торгової фiрми. Робочi мiсця товарознавцiв, комiрникiв, касирiв-контролерiв i керiвного персоналу магазину (директора, бухгалтера, менеджера) об'єднанi в єдину обчислювальну мережу.

документообiг. Це сприяє, у свою чергу, збiльшення обсягу реалiзацiї i прискоренню товарообiгу на основi зменшення часу проходження товару на всiх етапах його руху.

У свiтовiй практицi штрих-коди впровадженi не тiльки в сферi оптової та роздрiбної торгiвлi. Крiм супермаркетiв, штриховi коди в багатьох країнах свiту широко використовуються в бiблiотеках - для iдентифiкацiї читацьких квиткiв i видаваної лiтератури, в медицинi - на станцiях переливання кровi для iдентифiкацiї донорiв i характеристик доз кровi, що знаходяться у депозитарiї. Згiдно з даними офiцiйного електронного довiдника ООН визначенi наступнi галузi використання штрихового кодування: митний контроль, пенсiйне забезпечення, охорона здоров'я, соцiальне страхування, судова практика, працевлаштування, статистика, будiвництво, фiнанси, промисловiсть, туризм, торговi угоди, iншi областi.

Системи оперативного збору даних можуть розвиватися як по шляху збiльшення кiлькостi точок збору даних, так i в напрямку використання удосконалених систем зчитування штрихових кодiв. Наприклад, можуть бути використанi лазернi сканери з вбудованим мiнiатюрним радiопередавачем з радiусом дiї до 12-15 метрiв. У перспективi передбачається використання супутникових каналiв зв'язку для електронного обмiну даними (ЕОД) з установкою контрольних iнформацiйних пунктiв на сортувальних станцiях залiзницi, на автомобiльному, повiтряному, морському i рiчковому видах транспорту.

виявляється на стадiї обстеження економiчного об'єкта. Будь-яка економiчна завдання обрабативается на пiдставi певної кiлькостi первинних документiв, якi проходять рiзнi стадiї обробки: рух документа до обробки, в процесi обробки i пiсля обробки, Часто з'являється кiлька копiй документiв, якi в подальшому мають свої схеми руху. Спостерiгається дублювання реквiзитiв в рiзних документах, зайва многоступенчатость, затримки виконання. Все це ускладнює i уповiльнює документообiг.

Як показує склалася при ручнiй обробцi практика, система документообiгу складна i громiздка через iснування рiзних форм документiв, багатоетапної проходження кожної з них, дублювання одних i тих же показникiв у рiзних документах. Наприклад, облiк здачi готової продукцiї на склад виконується в багатьох пiдроздiлах: на складi, у вiддiлi збуту, в бухгалтерiї, виробничому i плановому вiддiлах. За оцiнками фахiвцiв в свiтi щодня заповнюється бiльше мiльярда нових документiв. В основному, це текстова iнформацiя i лише 10% - це документи, пристосованi для подальшої автоматизованої обробки. Це свiдчить про необхiднiсть органiзацiї на пiдприємствах (в органiзацiях, банках та iн) електронного документообiгу. Критерiями вибору системи автоматизацiї документообiгу є масштаби пiдприємства, ступiнь технiчної та технологiчної пiдготовки в областi комп'ютерної обробки, структурi управлiння, наявнiсть або вiдсутнiсть iнших систем автоматизацiї управлiння.

Малi та середнi пiдприємства з невеликим обсягом документообiгу, якi мають одну або кiлька комп'ютерiв, можуть використовувати для автоматизацiї документообiгу досить широко поширенi i зручнi текстовi редактори.

слiд враховувати такi критерiї, як iнтеграцiя з iншими автоматизованими системами i базами даних, легкiсть освоєння, зручнiсть роботи, забезпечення роботи в мережах, надiйнiсть системи та захист вiд несанкцiонованого доступу.

Особливу увагу оптимальної органiзацiї документообiгу повиннi придiляти пiдприємства з дуже великим обсягом документiв, де найбiльш рацiональним є створення власної системи документообiгу фахiвцями самого пiдприємства або за iндивiдуальним замовленням спецiалiзується фiрмi. Будь-яка система повинна пройти спецiальну сертифiкацiю i тестування, що забезпечують захист вiд втрати, розкрадання i навмисного псування документiв.

На росiйському ринку пропонується широкий вибiр прикладних програм для автоматизацiї управлiння документообiгом.

Стало традицiйним явищем, коли при реалiзацiї проектiв комп'ютерної обробки економiчних завдань на пiдприємствах (в органiзацiях, фiрмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платiжнi доручення, прибутковi (видатковi) касовi ордери, накладнi, рахунки-фактури та iншi первиннi документи.

При використаннi обчислювальних мереж вiдбуваються значнi змiни i в документообiгу. Так, система «клiєнт-банк» змiнює способи спiлкування користувача з банком, дозволяє йому вирiшувати свої завдання, минаючи операцiонiста i не виходячи зi свого офiсу. Розроблена i постiйно розвивається система розрахункiв клiєнтiв з банком за допомогою спецiальних засобiв: пластикових карток VISA, EUROCARD, Mastercard, пластикових грошей (STB CARD та iн), що забезпечують грошовий обiг за допомогою системи електронних безготiвкових розрахункiв у торгiвлi та сервiсi. Новiтнi платiжнi системи знаходять все бiльше застосування i в Росiї.

Для здiйснення взаєморозрахункiв мiж банками рiзних країн у 1975-1976 рр.. була створена система мiжнародних банкiвських телекомунiкацiй SWIFT, що об'єднує банки багатьох країн. Кожен банк-учасник бере на себе зобов'язання встановити вiдповiдне обладнання, факсимiльний зв'язок, використовувати єдину систему класифiкацiї та захисту iнформацiї. Потужнiсть встановленого обладнання забезпечує переклад бiльше 1000 документiв на добу. У Росiї до системи SWIFT вже пiдключено ряд банкiв i їх кiлькiсть постiйно збiльшується.

Удосконалення документообiгу вiдбувається на основi систем електронної пошти та електронного пiдпису, що значно пiдвищує ефективнiсть банкiвських операцiй.

4. Особливостi органiзацiї i створення автоматизованих банкiв i баз даних

Технологiя баз i банкiв даних є засобом органiзацiї внутримашинного iнформацiйного забезпечення та органiчною частиною АІТ.

Банк даних (БнД) - це автоматизована система, що представляє сукупнiсть iнформацiйних, програмних, мовних, технiчних засобiв та персоналу, який забезпечує зберiгання, накопичення, оновлення i видачу даних. Головними складовими банку даних є база даних i програмний продукт, званий системою управлiння базами даних (СКБД). Якщо до складу банку даних входить одна БД, банк прийнято називати локальним, якщо БД - кiлька-iнтегрованим. Структура типового банку даних, що задовольняє певним вимогам, представлена на рис. 5. 3.

Детально зупинимося на складових банку даних, що представляють найбiльший iнтерес.

Система управлiння базами даних (СКБД) - спецiальний комплекс програм i мов, за допомогою якого органiзується централiзоване управлiння БД i забезпечується доступ до них.

До складу будь-СУБД входять мови двох типiв: мова опису даних (з його допомогою описуються типи даних, їх структура, зв'язку); мова манiпулювання даними (його часто називають мову запитiв до БД), призначений для органiзацiї роботи з даними в iнтересах всiх типiв користувачiв.

Адмiнiстратор БД - це особа або група осiб, що реалiзує управлiння БД. Функцiї адмiнiстратора БД є довгостроковими, вiн координує всi види робiт на етапах створення та застосування банку даних. Важливим завданням адмiнiстратора БД є захист даних вiд недозволеного, несанкцiонованого i некомпетентного доступу.

Як банк даних, так i база даних можуть бути зосередженi на одному комп'ютерi, але в бiльшостi випадкiв мають справу з БнД, розподiленим мiж декiлькома комп'ютерами в мережi.

Розподiлена обробка даних дозволяє розмiстити базу даних (або декiлька баз) в рiзних вузлах комп'ютерної мережi. Таким чином, кожен компонент бази даних розташовується за мiсцем наявностi технiки i її обробки. Наприклад, при органiзацiї мережi фiлiй будь-якої органiзацiйної структури зручно обробляти данi в мiсцi розташування фiлiї. Розподiл даних здiйснюється за рiзних комп'ютерiв в умовах реалiзацiї вертикальних i горизонтальних зв'язкiв для органiзацiй зi складною структурою. Органiзацiя даних в базi вимагає попереднього моделювання, тобто побудови логiчної моделi даних.

Головне призначення логiчної моделi даних - систематизацiя рiзноманiтної iнформацiї i вiдображення її властивостей за змiстом, структурою, обсягом, зв'язкiв, динамiцi з урахуванням задоволення iнформацiйних потреб користувачiв усiх категорiй.

Кориснiсть та ефективнiсть логiчної моделi даних залежать вiд ступеня вiдображення нею модельованої областi. Предметна область включає об'єкти (наприклад, клiєнтiв, їх рахунки, документи i т. д.), їх властивостi та характеристики, взаємодiя i процеси над ними. При побудовi бази даних на етапi створення її логiчної моделi спочатку виявляються об'єкти i процеси чи сутностi предметної областi, якi можуть представляти iнтерес для користувачiв.

Для кожного об'єкта видiляється набiр характеризують його властивостей (полiв, реквiзитiв). Так, для студента це можуть бути: прiзвище, iм'я, по батьковi, адресу, паспортнi данi, факультет, група.

При побудовi логiчної моделi даних вибирається один з трьох пiдходiв моделювання даних: iєрархiчний, мережний або реляцiйний.

Ієрархiчна модель має структуру у виглядi дерева i висловлює вертикальнi зв'язки пiдпорядкування нижнього рiвня вищого. Це полегшує доступ до необхiдної iнформацiї, але тiльки за умови, що всi запити мають деревоподiбну структуру.

Мережева модель є бiльш складною i вiдрiзняється вiд iєрархiчної моделi наявнiстю горизонтальних зв'язкiв.

Реляцiйна модель представляється у виглядi сукупностi таблиць, над якими виконуються операцiї, що формулюються в термiнах реляцiйної алгебри. Одним з основних достоїнств реляцiйної моделi є простота розумiння її структури.

Моделювання баз даних ведеться поетапно, при цьому видiляється декiлька рiвнiв абстракцiї, кожному з яких вiдповiдає свiй варiант моделi. Необхiднiсть видiлення кiлькох рiвнiв абстракцiї визначається складнiстю процесу вiдображення предметної областi в базi даних. Прив'язку логiчної моделi до програмних i технiчних засобiв називають фiзичною моделлю бази даних.

Пiсля вибору остаточного варiанта логiчної моделi визначається вся сукупнiсть показникiв i реквiзитiв, необхiдних i достатнiх для вирiшення означеного кола завдань, формуються файли, в яких визначається ключове слово (реквiзит) для взаємодiї з iншими файлами. Потiм встановлюється тип даних i розряднiсть кожного поля, кiлькiсть записiв у файлах i iншi характеристики.

1. Великi потужнi комерцiйнi СУБД, орiєнтованi на зберiгання величезних обсягiв iнформацiї: Oracle, Ingres, Sybase SQLserver.

3. Настiльнi персональнi СУБД, орiєнтованi на простi варiанти побудови БД, рiшення менш складних завдань, на персональнi комп'ютери i, на меншi обсяги i порiвняно просту структуру даних: Access, Visual Fox Pro.

1. Практично всi сучаснi СУБД забезпечують пiдтримку повної реляцiйної моделi, а саме:

• структурної цiлiсностi - допустимими є лише данi, представленi у виглядi вiдношень реляцiйної моделi;

2. Бiльшiсть сучасних комерцiйних СУБД можуть працювати на комп'ютерах з рiзною архiтектурою i пiд рiзними операцiйними системами.

3. Необхiднiсть пiдтримки багатокористувацької роботи з БД i можливiсть децентралiзованого зберiгання зажадали розвиток засобiв адмiнiстрування БД i захисту даних.

4. Розвиток технологiй розподiлених БД з розподiленими транзакцiями. Транзакцiя - послiдовнiсть операцiй модифiкацiї даних в БД, переводить БД з одного

101непротiворечiвого стану в iнший несуперечливе

стан. 5. Практично всi сучаснi СУБД мають засоби

пiдключення клiєнтських додаткiв з використанням

настiльних СУБД.

Процес проектування БД полягає у визначеннi перелiку даних, що зберiгаються на фiзичних носiях (магнiтних дисках i стрiчках), якi вiдображають iнформацiйнi потреби користувачiв предметної областi. Проектування БД починається з аналiзу предметної областi та можливих запитах користувачiв. У результатi цього визначається перелiк даних i зв'язки мiж ними, якi адекватно вiдображають предметну область. Завершується проектування БД визначенням форм i способiв зберiгання необхiдних даних на фiзичному рiвнi. Процес проектування можна розбити на ряд взаємопов'язаних етапiв, кожний з яких володiє своїми особливостями i методами проведення.

На етапi iнфологiчне проектування (iнформацiйно-логiчного проектування) здiйснюється побудова семантичної моделi, яка описує вiдомостi з предметної областi, якi можуть зацiкавити користувачiв БД. Семантична модель - представлення сукупностi про предметну область понять у виглядi графа, у вершинах якого розташованi поняття, в термiнальних вершинах - елементарнi поняття, а дуги представляють вiдносини мiж поняттями. По-перше, видiляється предметна область. Логiчний аналiз видiленої предметної областi та

102потенцiальних запитiв користувачiв завершується побудовою iнфологiчної моделi - перелiку вiдомостей про об'єкти предметної областi, якi необхiдно зберiгати в БД, i зв'язки мiж ними.

Етап датологiчного проектування подiляється на логiчне (побудова концептуальної моделi даних) i фiзична (побудова фiзичної моделi) проектування.

Завдання логiчного проектування - представлення видiлених на попередньому етапi вiдомостей у виглядi даних у форматах, пiдтримуваних обраної СУБД.

Лiтература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник. Под ред. проф. Титоренко Г. А. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 400 с.

2. Информационные системы в экономике: учебное пособие. Под ред. В. Б. Уткина, Г. В. Балдина. - М.: Академия, 2006. - 288 с.

3. Информационные технологии в экономике: учебное пособие. Под ред. Ю. Ф. Симионова. - Ростов-на-Дону: Феникс,2003. - 352 с.