Використання Microsoft Access для створення iнформацiйно-облiкової системи на пiдприємствi АТВТ Продукт-Сервiс
Кафедра економiчної кiбернетики
З дисциплiни:
“Інформацiйнi системи в менеджментi"
Змiст
Вступ
1. Загальна характеристика пiдприємства
2. Характеристика автоматизованої системи обробки економiчної iнформацiї, яка використовується на пiдприємствi
3. Технологiчний процес обробки iнформацiї конкретної задачi в системi
Висновок
Список використаної лiтератури
Вступ
Інформацiйна система є комунiкацiйною системою по збору, передачi, переробцi iнформацiї про об'єкт, забезпечуючи працiвникiв рiзного рангу iнформацiєю для реалiзацiї функцiї управлiння. Інформацiйна система створюється для конкретного об'єкту.
СУБД (система управлiння базами даних) є унiверсальним програмним засобом, призначеним для створення i ведення (обслуговування) баз даних на зовнiшнiх пристроях, що запам'ятовують, а також доступу до даних i їх обробки. СУБД пiдтримує один з можливих типiв моделей даних - мереживу, iєрархiчну або реляцiйну, якi є однiєю з найважливiших ознак класифiкацiї СУБД. СУБД забезпечують багатоцiльовий характер використовування бази даних, захист i вiдновлення даних. Наявнiсть розвинених дiалогових засобiв i мови запитiв високого рiвня робить СУБД зручним засобом для кiнцевого користувача. Основними засобами СУБД є:
засоби завдання (описи) структури бази даних;
засоби конструювання електронних форм, призначених для введення даних, перегляду i їх обробки в дiалоговому режимi;
засоби створення запитiв для вибiрки даних за заданих умов, а також виконання операцiй по їх обробцi;
засоби створення звiтiв з баз даних для висновку на друк результатiв обробки в зручному для користувача виглядi;
мовнi засоби - макроси, вбудована алгоритмiчна мова (Dbase, Visual Basic або iншi), мова запитiв (SQL) i т. п., якi користуються для реалiзацiї нестандартних алгоритмiв обробки даних, а також процедур обробки подiй в задачах користувача;
засоби створення додаткiв користувача (генератори додаткiв, засобу створення меню i панелей управлiння додатками), дозволяючи об'єднати рiзнi операцiї роботи з базою даних в єдиний технологiчний процес.
База даних - це сукупнiсть даних, органiзованих на машинному носiї засобами СУБД. У базi даних забезпечується iнтеграцiя логiчно зв'язаних даних при мiнiмальному дублюваннi даних, що зберiгаються. База даних включає данi, що вiдображають деяку логiчну модель взаємозв'язаних iнформацiйних об'єктiв, що представляють конкретну наочну область. База даних органiзовується вiдповiдно до моделi i структур даних, якi пiдтримуються в СУБД.
СУБД в розрахованих на багато користувачiв системах. База даних, як правило, мiстить данi, необхiднi багатьом користувачам. Отримання одночасного доступу декiлькох користувачiв до загальної бази даних можливе при установцi СУБД в локальнiй мережi персональних комп'ютерiв i створеннi розрахованої на багато користувачiв бази даних. До основних властивостей СУБД i бази даних можна вiднести:
можливiсть модифiкацiї структури бази даних без повторного завантаження даних;
наявнiсть мови запитiв високого рiвня, орiєнтованого на кiнцевого користувача, який забезпечує висновок iнформацiї з бази даних по будь-якому запиту i представлення її у виглядi вiдповiдних звiтних форм, зручних для користувача.
1. Загальна характеристика пiдприємства
Практична робота виконана на матерiалах пiдприємства акцiонерного товариства вiдкритого типу “Продукт-Сервiс", що утворене на пiдставi рiшення зборiв акцiонерiв шляхом перетворення Сумської овочевої бази у акцiонерне товариство вiдкритого типу, вiдповiдно до Закону України “Про господарськi товариства” та чинного законодавства.
Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрацiї.
Здiйснює свою дiяльнiсть на пiдставi Статуту, в якому зазначено що головною метою утворення товариства є отримання прибутку та задоволення потреб населення.
Для досягнення мети пiдприємство здiйснює наступнi види дiяльностi:
оптова торгiвля продуктами харчування;
роздрiбна торгiвля продуктами харчування;
посередницькi послуги при купiвлi-продажу товарiв народного споживання;
посередницькi послуги в галузi громадського харчування
Фактично основним видом дiяльностi пiдприємства є торгiвельна дiяльнiсть щодо реалiзацiї продуктiв харчування.
З метою удосконалення i реалiзацiї функцiї управлiння на пiдприємствi АТВТ “Продукт-Сервiс” розроблена i введена в дiю своя облiкова iнформацiйна система (
2. Характеристика автоматизованої системи обробки економiчної iнформацiї, яка використовується на пiдприємствi
На пiдприємствi АТВТ “ Продукт-Сервiс” створена своя облiкова система (використан Microsoft Access).
Теоретичнi аспекти.
Позамашинне iнформацiйне забезпечення включає позамашинну iнформацiйну базу i засоби її ведення. Інформацiйна база об'єднує власне iнформацiю поза машинну сфери наочної областi, а засоби її органiзацiї i ведення призначенi для забезпечення роботи в нiй. Позамашинную iнформацiйну базу утворюють данi, що мiстяться в документах.
Позамашинна iнформацiйна база включає нормативно-довiдкову, планову (тобто умовно-постiйну) iнформацiю (облiкову) iнформацiю деякої наочної областi.
етапу формалiзацiї i моделювання даних, необхiдного для автоматизованої обробки. Структуризацiя iнформацiї позамашинной сфери знаходить вiддзеркалення в її уявленнi окремими структурними одиницями, їх угрупуванням в документах, впорядкуваннi по класифiкацiйних ознаках.
Документи позамашинної сфери. Документи є основним носiєм iнформацiї у позамашиннiй сферi. Документи вiдповiдно до функцiй управлiння пiдроздiляються на нормативно-довiдковi, плановi i iншi документи умовно-постiйної iнформацiї, мало змiнної в часi, i документи оперативної, первинної облiкової iнформацiї, що фiксує протiкання тих або iнших процесiв.
У нашому прикладi позамашинною iнформацiєю є заява о прийняттi на роботу працiвника, накладнi о прийомi продуктiв до бази.
Інформацiйна база задачi.
Внутрiшньомашинне iнформацiйне забезпечення включає iнформацiйну базу на машинному носiї i засоби її ведення. До внутрiшньо машинної iнформацiйної бази вiдноситься база даних, структура якої вiдображає модель логiчно взаємозв'язаних даних конкретної наочної областi, а також окремi не взаємозв’язанi масиви вхiдних, вихiдних i промiжних даних, що зберiгаються на машинному носiї. У базi даних, пiдтримуванiй засобами СУБД, зберiгається нормативно-довiдкова, планова, тобто умовно-постiйна, iнформацiя, i оперативна, облiкова iнформацiя.
Найважливiшою задачею розробки внутрiшньо машинної iнформацiйної бази є ефективна органiзацiя даних, що зберiгаються на машинних носiях. Внутрiшньомашинна iнформацiйна база включає данi, якi поступають з позамашинної сфери - з документiв, планових i оперативних документiв i т. д. Частина даних внутрiшньо машинної iнформацiйної бази може формуватися в процесi рiшення задач або поступати по каналах зв'язку з iнших систем.
Внутрiшньомашинна iнформацiйна база характеризується складом i структурою масивiв, способами органiзацiї i доступу до даних на машинних носiях. Залежно вiд використовуваних програмних засобiв органiзацiя масивiв може мати свої особливостi. Інформацiйнi масиви можуть бути органiзованi у виглядi окремих незалежних файлiв (файлова органiзацiя) або бути у складi бази даних, що є iнтегрованою сукупнiстю взаємозв'язаних масивiв.
Укрупнений алгоритм рiшення комплексу задач зводиться до вказiвки послiдовностi звернення до таблиць бази даних для вибiрки необхiдної iнформацiї i застосуванням операцiй реляцiйної алгебри.
Алгоритм рiшення задачi комплексу представляється у виглядi набору реляцiйних процедур. Так, для формування вихiдного документа звiт „Продаж по мiсяцях" реляцiйна операцiя з'єднання сполучає вiдносини (таблицi) по загальних ключах зв'язку.
Алгоритм рiшення задачi - це система точно сформульованих правил, що визначають процес перетворення вхiдної iнформацiї у вихiдну за кiнцеве число крокiв.
3. Технологiчний процес обробки iнформацiї конкретної задачi в системi
Розглянемо на прикладi овочевого складу пiдприємства АТВТ “Продукт-Сервiс" роботу СУБД „АССЕSS".
База даних
. властивостi полiв. На другому етапi виробляється створення запису таблицi i заповнення їх даними.
Вибираємо спосiб створення таблицi: режим таблицi, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основний спосiб, при якому структура задається повнiстю користувачем.
База даних створюється в таблицях на пiдставах накладних:
Наприклад: створимо таблицю „Фрукти”:
В таблицi ми вкажемо назву фруктiв, опиши його вид, позначимо категорiю, вартiсть, код фрукта. Отримаємо таблицю:
Фрукты
|
| Код фрукта |
|
Опиcание фрукта |
Категория |
Cтоимоcть |
| 1 |
абрикоc |
Канадcкие абрикоcы из Харглоу |
Cвежие |
2 |
| 2 |
вишни |
Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии |
|
3 |
| 3 |
перcик |
|
Cвежие |
2 |
| 4 |
черноcлив |
|
Cушенные |
2 |
| 5 |
cлива |
Cливы "золотая капля" c легко отделяющйcя коcточкой |
|
2 |
| 6 |
|
Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо Белый налив - в завиcимоcти от поcтавок |
Cвежие |
2 |
| 7 |
киви |
Киви из Орегона |
Cвежие |
3 |
| 8 |
|
Медовые, ломтиками, Гавайи |
Cушенные |
4 |
| 9 |
клюква |
Cушеная |
|
1 |
| 10 |
инжир |
|
Cушенные |
2 |
| 11 |
груша |
"Хруcтящий плод" |
Cвежие |
2 |
| 12 |
апельcин |
Калифорния |
Cвежие |
2 |
| 13 |
грейпфрут |
Заcахареные ломтиками, из Флориды |
Заcахаренные |
6 |
| 14 |
финик |
Cушеные |
|
1 |
| 15 |
поcтные фрукты |
C юга CША |
Cвежие |
5 |
| 16 |
черимойа |
Черимойа из Перу |
Cвежие |
2 |
| 17 |
папайа |
Cушеная ломтиками |
Cушенные |
4 |
| 18 |
манго |
|
Cвежие |
2 |
| 19 |
рубиновый банан |
|
Cвежие |
5 |
| 20 |
абрикоc |
|
Cушенные |
3 |
| 21 |
вишня |
Cушеные, без коcточек, из Вашингтона |
Cушенные |
1 |
| 22 |
|
Cушные ломтиками |
Cушенные |
3 |
| 23 |
киви |
Cушеные ломтиками |
Cушенные |
4 |
| 24 |
груша |
Cушеные ломтиками |
Cушенные |
4 |
| 25 |
черешня |
Желто-краcная черешня |
Cвежие |
3 |
| 26 |
анжуйcкая груша |
Краcные анжуйcкие груши |
Cвежие |
3 |
| 27 |
|
Заcахаренные ломтиками, из Калифорнии |
Заcахаренные |
6 |
| 28 |
ананаc |
Заcахаренные дольками |
Заcахаренные |
11 |
| 29 |
вишня |
|
Заcахаренные |
2 |
| 30 |
вишня |
Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде |
В шоколаде |
15 |
| 31 |
черника |
Cушеная, в темном шоколаде |
В шоколаде |
5 |
| 32 |
абрикоc |
Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде |
В шоколаде |
15 |
| 33 |
абрикоc |
Cлегка подвяленные и заcахаренные |
Заcахаренные |
9 |
Також створимо таблицю „Описання наборiв".
| Опиcания наборов |
| Набор |
Фрукт |
Количеcтво |
| 10КЛC |
перcик, свежие |
2 |
| черноcлив, сушенные |
12 |
| cлива, свежие |
6 |
| яблоки, свежие |
4 |
За допомогою створених таблиць ми можемо створити форми, за допомогою яких нам легше найти необхiдну iнформацiю по продуктам.
якi можна переглядати i коректувати. Властивостi елементу дозволяють визначити його зовнiшнiй вигляд, розмiр, мiсцеположення у формi, режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос або програму. Властивостi виражаються в дiалоговому вiкнi, де для кожної властивостi i його значення вiдводиться рядок.
Приклад форми:
| Фрукты |
| Название фрукта |
Опиcание фрукта |
Категория |
Cтоимоcть |
| абрикоc |
Канадcкие абрикоcы из Харглоу |
Cвежие |
2 |
|
| Код набора |
|
Опиcание набора |
Цена |
Группа 10 |
| 10КЛС |
К любому cлучаю - 10 |
Огромный аccортимент cвежих фруктов, в том чиcле экзотичеcких. |
330. |
3600 |
Запит
дозволяє вибрати необхiднi данi з однiєї або декiлькох взаємозв'язаних таблиць, виробити обчислення i одержати результат у виглядi таблицi. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях, додавання i видалення записiв. Запит виробляється на основi однiєї або декiлькох таблиць бази даних.
вибрати записи, що задовольняють умову вiдбору;
включити в результуючу таблицю запиту потрiбне поле;
виробити обчислення в кожному з одержаних записiв;
згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декiльком полях i виконати над ними груповi функцiї:
виробити оновлення полiв у вибранiй пiдмножинi полiв;
створити нову таблицю бази даних, використовуючи данi з iснуючих таблиць;
додати вибрану пiдмножину записiв в iншу таблицю.
|
| Название набора |
Название фрукта |
Количеcтво |
|
абрикоc |
6 |
|
|
8 |
| Большая корзинка |
вишни |
16 |
|
перcик |
6 |
| Большая корзинка |
cлива |
8 |
Засоби Ассеss по розробцi звiтiв
призначенi для створення звiту, по якому може бути здiйснений висновок даних таблиць у виглядi вихiдного друкарського документа. Цi засоби дозволяють конструювати звiт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструювання звiту користувач повинен виробити пiдготовчу роботу, в результатi якої потрiбно визначити необхiдний макет звiту.
визначається розмiщення зачислюваних реквiзитiв.
Засоби конструювання звiту дозволяють групувати данi по декiлькох рiвнях. Для кожного рiвня можуть вироблятися обчислення пiдсумкiв, визначатися заголовки i примiтки по кожному угрупуванню. При формуваннi звiту можуть вироблятися рiзноманiтнi обчислення.
Категория
Название фрукта
Cвежие
манго Из Азии 1,74
вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии 2,85
перcик Cвежие перcики c запада CША 2,10
"золотая капля" c легко 1,95
яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо 1,95
Белый налив - в завиcимоcти от поcтавок
киви Киви из Орегона 2,85
"Хруcтящий плод" 1,95
апельcин Калифорния 2,40
поcтные фрукты C юга CША 4,80
абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу 2,10
черимойа Черимойа из Перу 1,50
анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши 2,85
черешня Желто-краcная черешня 2,85
Cушеные
черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек 1,80
ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи 3,75
клюква Cушеная 1,35
финик Cушеные 1,20
груша Cушеные ломтиками 3,75
яблоко Cушные ломтиками 3,30
абрикоc Cушеные без коcточек 2,85
В шоколаде
вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00
черника Cушеная, в темном шоколаде 4,50
абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00
Заcахаренные
грейпфрут Заcахаренные ломтиками, из Флориды 6,00
Висновок
СУБД Access - це вiдсутнiсть дублювання даних в рiзних об'єктах моделi, забезпечуючи одноразове введення даних i простоту їх коректування; несуперечнiсть даних; цiлiснiсть БД; можливiсть багато аспектного доступу; всiлякi вибiрки даних i їх використовування рiзними задачами i додатками користувача; захист i вiдновлення даних при аварiйних ситуацiях, апаратних i програмних збоях, помилках користувача; захист даних вiд несанкцiонованого доступу засобами розмежування доступу для рiзних користувачiв; забезпечення незалежностi програм вiд даних, що дозволяють зберегти програми при модифiкацiї структури бази даних.
СУБД Ассеss простий i зручний програмний додаток, з яким зручно працювати. Його легко освоїти самостiйно i це буде варто. У магазинах, базах овочевих, промислових чи господарських облiкова база ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера з товаром. При цьому дуже багато часу входить на бiготню по складу, комiрник не може одразу дати вiдповiдь по кожному виду товару:
скiльки продали товару;
вартiсть окремого товару i багато iншого.
СУБД Ассеss дозволить скоротити час обробки даних по товару. Допоможе власниковi бази чи складу вiдповiсти майже одразу покупцевi який товар у нього є, в якiй кiлькостi, з яким термiном зберiгання, в якiй тарi зберiгається товар i т. i.
При роботi з СУБД Ассеss майже ми не маємо помилок, а тiльки економимо час, кiлькiсть працюючих та багато iншого.
Список використаної лiтератури
1. Ананьєв О. М. Інформацiйнi системи i технологiї в комерцiйнiй дiяльностi [Текст]: пiдручник / О. М. Ананьєв, В. М. Бiлик, Я. А. Гончарук. - Львiв: Новий Свiт-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов В. М. Фiнансовий менеджмент: сучаснi iнформацiйнi технологiї [Текст]: навчальний посiбник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий; ред. В. М. Антонов; Мiн-во освiти i науки України, КНУ iм. Т. Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва В. М. Інформацiйнi системи i технологiї на пiдприємствах [Текст]: навчальний посiбник / В. М. Гужва; Мiн-во освiти i науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржiй А. М. Інформатика та iнформацiйнi технологiї [Текст]: пiдручник / А. М. Гуржiй, Н.І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х.: Компанiя СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.
7. Писаревська Т. А. Інформацiйнi системи в управлiннi персоналом та економiки працi [Текст]: навчально-методичний посiбник для самост. вивч. дисц. / Т. А. Писаревська, О. В. Городнiй; Мiн-во освiти i науки України, Київський нац. економiчний ун-т iм. Вадима Гетьмана. - К.: КНЕУ, 2006. - 284 с.
8. Пономаренко Л. А. Електронна комерцiя [Текст]: пiдручник / Л. А. Пономаренко, В. О. Фiлатов; Мiн-во освiти i науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун-т. - К.: Київський нац. торг. - економ. ун-т, 2002. - 443 с.
9. Татарчук М.І. Корпоративнi iнформацiйнi системи [Текст]: навчальний посiбник / М.І. Татарчук; Мiн-во освiти i науки України, Київський нац. економiчний ун-т. - К.: КНЕУ, 2005. - 291 с.
| 
