школы №1287
Word 7. 0:
Редактирование текста
Москва, 1998
Предисловие
Microsoft Word 7. 0 является одной из последних разработок корпорации Microsoft. Он легок и удобен в эксплуатации. Седьмая версия, в отличие от шестой, имеет следующие преимущества: автоматическое исправление текста, мастер подсказок, автоматическое создание заголовков, автоматическое создание обрамления, автоматическое создание списков, новые шаблоны Word и другие.
Далее поэтапно описан процесс редактирования текста, включая процедуры, позволяющие решить наиболее часто встречающиеся задачи.
Ввод и корректировка текста
После запуска программы Word на экране отображается пустой документ, созданный на основе шаблона NORMAL. DOT. Этот документ содержит символ конца файла и символ конца абзаца, но последний виден лишь в случае, если включен режим отображения непечатаемых символов. Курсор находится слева от символа конца абзаца. Можно сразу же приступать к вводу текста. Вводимый текст рассматривается программой Word как новый документ, который пока (до задания имени пользователем при сохранении) обозначается как Документ
N
(N= текущий номер).
Ввод текста
В программе Word предусмотрена функция автоматической верстки слов (автоматического переноса слов), поэтому нет необходимости по достижении курсором ввода текста границы окна нажимать какую-либо специальную клавишу: Word сам перейдет на новую строку (в пределах абзаца).
· Нажав [Enter], можно начать новый абзац. Клавиша [Tab] переводит курсор в следующую позицию табуляции. Функции других клавиш описаны ниже.
можно корректировать, добавляя в него свои “любимые” опечатки.
· Текст форматируется в процессе ввода или по завершении его.
· Режим выделения и обработки текста определяется несколькими опциями, которые доступны в диалоговом окне
на вкладке
Замена прописных букв строчными и наоборот
Все прописные буквы в тексте можно сразу заменить строчными, а строчные — прописными.
1. Выделите текст, в котором следует заменить строчные буквы прописными (и наоборот).
¨ весь выделенный фрагмент в прописные буквы;
¨ весь выделенный фрагмент в строчные буквы;
¨ первую букву первого слова в предложении в прописную, а все остальные буквы — в строчные.
· Одно или несколько выделенных слов преобразуются в слова, записанные прописными буквами, посредством установки в окне Формат/Шрифт
на вкладке Шрифт
опции Все прописные.
Ввод символов, отсутствующих на клавиатуре
специальных сочетаний клавиш или посредством команды Вставить/Символ.
1. Поместите текстовый курсор в ту позицию, где должен быть введен символ, отсутствующий на клавиатуре.
2. Выберите команду Вставить/Символ
. Открывается диалоговое окно.
3. Активизируйте вкладку
. При первом обращении к команде Вставить/Символ
эта вкладка активна по умолчанию.
4. Из поля списка Шрифт
5. В наборе символов выделите нужный символ, выполняя на нем щелчок мышью. После щелчка активный символ отображается увеличенным, а соответствующий ANSI-код символа выводится в строке состояния. Если для вставки этого символа предусмотрено специальное сочетание клавиш, оно выводится над таблицей символов справа.
6. С помощью кнопки Вставить
7. При необходимости повторите шаги 4... 6 для вставки в текст других символов.
8. С помощью кнопки Закрыть
или
Примечания
¨ Специальные сиволы, которые используются программой Word для форматирования документа (мягкий перенос, неразрывный пробел и др.), вводятся путем нажатия специально предусмотренных сочетаний клавиш или посредством вкладки Специальные символыВставить/Символ.
¨ Пользователь может сам назначить необходимым символам подходящие сочетания клавиш для ускорения процедуры вставки.
Ввод текущей даты/времени
В прграмме Word предусмотрена процедура, с помощью которой в документ вставляется текущая дата и/или текущее время. Одновременно можно выбрать, будет ли данная дата/время автоматически обновляться, или она не подлежит изменению.
Вставка колонки, страницы, раздела
Обычно Word выполняет автоматический разрыв строк, колонок и страниц в соответствии с заданным размером страницы. Позиции таких разрывов в тексте не фиксируются и автоматически согласуются с изменениями текста (вставка и удаление). Для вставки фиксированных (принудительных) разрывов можно воспользоваться следующими сочетаниями клавиш:
Клавиша (команда)
|
создает...
|
[Enter]
|
новый абзац
|
|
новую строку в текущем абзаце. Курсор перемещается в новую строку. Данную функцию не следует использовать при форматировании абзаца
|
[Ctrl] + [Enter]
|
новую страницу. Действует аналогично команде Вставка/Разрыв/Новую страницу
|
[Shift] + [Ctrl] + [Enter]
|
новую колонку. В случае одноколонного текста получается новая страница. Действует аналогично команде Вставка/Разрыв/Новую колонку
|
Вставка/
|
новый раздел. В тексте документа появляется двойная линия с надписью Конец раздела. Выбором опции можно указать, где должен начинаться следующий раздел (Со следующей страницы, На текущей странице, С четной страницы
илиНа текущей странице
новый раздел начинается сразу же за предыдущим разделом
|
Внесение исправлений в текст (вставка/замена)
· Небольшие изменения вносятся в текст с помощью клавиш [Backspace] или [Del] либо вводом исправленного текста в режиме замены. В случае “крупномасштабных” изменений используются команды меню Правка: Вырезать, КопироватьВставить
(для этих операций предусмотрены сочетания клавиш и кнопки в инструментальной панели Стандартная
)
· Опечатки в процессе ввода текста исправляются с помощью клавиши [Backspace]. При этом удаляются символы, стоящие слева от курсора.
· [Ctrl] и [Backspace] позвляют удалить целое слово слева от курсора.
· Нажатие клавиши [Ins] или двойной щелчок на поле ЗАМ
в строке состояния активизирует режим замены.
· Для вставки текста следует перевести курсор в нужную позицию, используя навигационные клавиши или мышь, и набрать вставляемый текст.
· Вид введенного текста документа на экране зависит от выбранного режима представления (отображения) документа.
Повторение последнего ввода
Ввод фрагмента может быть повторен или отменен так же, как вызов команды.
1. Введите фрагмент текста.
2. Переведите курсор в ту позицию, где должна присутствовать копия введенного текста.
3. Команда Правка/Повторить ввод
или клавиша [F4] вставляют копию последнего введенного фрагмента текста в текущей позиции курсора. Результат выполнения данной команды можно отменить с помощью [Alt] + [Backspace].
Отмена ввода или удаления
Выполнив действие, подлежащее отмене (например, введя ошибочный фрагмент текста или удалив нужный фрагмент), нужно нажать [Alt] + [Backspace]. Последнее действие будет отменено. Или с помощь кнопки Отменить
стандартной панели инструментов отменить последнее действие.
· В программе Word предусмотрена возможность отслеживания истории до 100 выполненных действий.
Перемещение курсора, выделение текста
Курсор ввода обозначает текущую позицию ввода текста.
С помощью щелчка мыши в некоторой позиции документа можно поместить курсор ввода в эту позицию. При работе с клавиатурой помимо навигационных клавиш для перемещения курсора в распоряжение пользователя предоставлены специальные сочетания клавиш:
|
переводит курсор...
|
[стрелка влево], [стрелка вправо]
|
|
|
... на одну строку вверх или вниз
|
[Ctrl] + [стрелка вправо]
|
... в позицию перед первым символом следующего слова
|
[Ctrl] + [стрелка влево]
|
... в позицию перед первым символом предыдущего слова
|
[Ctrl] + [стрелка вниз]
|
... в начало следующего абзаца
|
[Ctrl] + [стрелка вверх]
|
... в начало предыдущего абзаца
|
|
... в начало текущей строки
|
[End]
|
... в конец текущей строки
|
[Ctrl] + [Home]
|
|
[Ctrl] + [End]
|
... в конец документа
|
[Ctrl] + [PgUp], [Ctrl] + [PgDn]
|
|
|
|
· Для работы с таблицами предусмотрены специальные сочетания клавиш
Прокручивание изображения
Прокручивание текста в окне с помощью полос прокрутки позволяет перемещать окно документа над документом, оставляя неизменным положение курсора. Позицию курсора можно определить по выведенной в строке состояния информации (вторая тройка координат На... Ст... Кол...
)
Если полоса прокрутки не видна, ее можно вывести на экран, обратившись к команде Сервис/Параметры
, раскрыв вкладку Вид
и установив флажок Вертикальная/Горизонтальная полоса прокрутки
Выделение текста
Для выполнения большинства команд редактирования или внесения изменений в текст необходимо предварительно соответствующим образом выделить подлежащий обработке текстовый фрагмент.
Выделение текста проще всего выполняется с помощью мыши, однако и с помощью клавиатуры можно выделить фрагмент текста посимвольно, пословно, предложение за предложением, абзац за абзацем.
Эффективность процедуры редактирования текста документа в Word можно повысить, если воспользоваться встроенными средствами копирования, удаления и вставки.
Буфер обмена
· Буфер обмена является постоянно доступной во время рабочего сеанса областью памяти, к которой могут обращаться все программы, работающие в среде Windows. В буфер обмена переносятся, копируются, а затем извлекаются из него для вставки в документ текстовые фрагменты, иллюстрации и другие элементы.
· Последняя вырезанная или скопированная порция текста хранится в буфере обмена.
· Содержимое буфера обмена можно вставить в текст документа в нескольких позициях произвольное число раз.
Вырезание/удаление текста
1. Выделите подлежащую вырезанию/удалению текстовую область.
Правка/Вырезать
, или щелкните на кнопке Удалить в буфер
стандартной панели инструментов, что позволит удалить вырезанный текст в буфер обмена. Прежнее содержимое буфера будет заменено удаляемым текстом.
3. Нажатие клавиши [Del] позволяет удалить выделенный текст. В этом случае удаленный текст не переносится в буфер обмена, а поэтому вставить его в другой позиции уже нельзя.
4. Нажатие [Alt] + [Backspace] отменяет удаление и восстанавливает удаленный текст.
· Для выполнения процедуры специального удаления в Копилку
в Word предусмотрено сочетанме клавиш [Ctrl] + [F3]. Удаленный с его помощью фрагмент текста сохраняется в элементе Автотекста с именем Копилка. Этот элемент может быть в любой момент вставлен в проивольной позиции с помощью [Shift] + [Ctrl] + [F3].
· Отдельные символы слева от курсора ввода удаляются с помощью [Backspace], а справа — с помощью [Del].
Копирование текста в буфер обмена
Выделенный фрагмент текста можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в другом месте того же или иного документа (в том числе другого приложения). Форматирование текста при копировании в рамках Word остается без изменений.
Вставка содежимого буфера обмена
1. Поместите курсор в ту позицию документа, куда должен быть вставлен текст.
2. Нажимая [Shift] + [Ins], выбирая команду Правка/Вставить
или выполняя щелчок на кнопке Вставить из буфера
стандартной панели инструментов, вставьте содержимое буфера обмена в текст.
Этот способ позволяет вставить содержимге буфера обмена несколько раз.
· Можно также перемещать текстовый фрагмент посредством буфера обмена. Для этого нужно сначала удалить текст в буфер, а затем, переместив курсор в нужную позицию, вставить содержимое буфера обмена в текст.
Перемещение текста с помощью мыши
Существуют несколько способов перемещения текста с помощью мыши.
2. Указатель мыши переместите в ту позицию в тексте, в которой должен быть вставлен выделенный текст.
Второй способ:
2. Переместите указатель мыши в выделенный текст, нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши изменяет свой внешний вид.
3. Поместите указатель мыши в ту позицию, куда следует переместить выделенный текст, и лишь после этого отпустите кнопку мыши. Заштрихованный вертикальный курсор указателя мыши позволяет выполнить точное позиционирование.
· Этот способ перемещения текста можно запретить, сбросив в диалоговом окне Сервис/Параметры
на вкладке Правка
флажок Использовать перетаскивание текста при правке.
Быстрое копирование текста
Фрагменты текста могут быть скопированы и без использования буфера обмена.
1. Выделите копируемый текст.
Куда копировать ?
3. Переместите курсор в позицию, в которую должен быть скопирован выделенный текст. Курсор при этом изменяет цвет и тем самым показывает, что операция еще не окончена.
· Фрагменты текста можно скопировать с помощью мыши.
Примечания
¨ Для просмотра содержимого буфера можно воспользоваться программой Просмотр буфера обмена
.
¨ При копировании и перемещении текста в рамках программы Word форматы сохраняются.
¨ Перемещение и копирование текста посредством перетаскивания мышью можно выполнять в рамках окна Word- документа между различными окнами документов в Word и приложениями, поддерживающими стандарт OLE 2. 0.
¨ При быстром копировании и перемещении фрагмента текста с помощью [F2] или мыши этот фрагмент может вставляться только один раз. При выполнении этой операции содержимое буфера обмена не изменяется.
Для улучшения внешнего вида документа в Word предусмотрена операция переноса слов, которая может выполняться автоматически (даже во время ввода текста) или вручную (принудительно).
При выполнении операции расстановки переносов в слово можно вставить так называемый мягкий перенос
, котрый будет представлен на экране дефисом только в случае разрыва слова в данной позиции при переносе части слова на следующую строку.
Обзор: Знаки переноса и дефисы
В Word различаются три разновидности знаков переноса слов:
· Обычный перенос
· Необязательный или мягкий перенос
· Мягкий перенос рекомендуется использовать для разбиения слов на слоги.
· Неразрывный дефис
· Этот символ используется для предотвращения разрыва слова по символу дефиса в конце строки при переносе части слова в предыдущую строку.
II
), то вместо обычных пробелов в таком фрагменте следует ввести так называемые неразрывные пробелы, используя сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [пробел]. Неразрывный пробел представлен на экране (только если задана индикация непечатаемых символов) в виде кружка, стоящего выше основной позиции строки (символ градуса).
Расстановка переносов
. Правила расстановки переносов учитывают язык документа.
2. Выполните команду
.
3. В диалоговом окне Расстановка переносов
активизируйте опцию Автоматическая расстановка переносов
. Если эта опция активизирована, переносы будут автоматически расставляться уже при вводе с клавиатуры в данный документ.
4. Задайте подходящее значение опции Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ
. Если она активизирована, то даже слова, котрые целиком записаны прописными буквами, будут при необходимости разрываться по слогам при переходе на следующую строку.
5. Определите ширину зоны переноса. Меньшая ширина зоны уменьшает неровность правого края текста, но увеличивает число переносов.
Макс. число последовательных переносов
задайте подходящее значение. Введенное здесь число определяет, сколько строк подряд могут заканчиваться символом переноса (дефисом). Если входе автоматической расстановки переносов число следующих одна за другой подряд строк, завершающихся дефисом превысит заданную величину, то Word не разрывает последнее слово следующей строки, а переносит его целиком.
7. Нажмите кнопку OK
или клавишу [Enter], чтобы запустить процедуру расстановки переносов. При отсутствии выделения расстановка выполняется во всем документе.
Расстановка переносов вручную
Для каждого подлежащего переносу слову пользователь может сам указать позицию разрыва (переноса), выполняя тем самым принудительную расстановку переносов в выделенной области или во всем документе.
Примечания
Сервис/Язык
выбрать элемент (без проверки)
или с помощью команды Формат/АбзацПоложение на странице
установить опцию
. Первый способ блокирует и проверку орфографии.
Сортировка
Обзор: Сортировка
· В качестве порядка сортировки выбирается либо
(А... Я; 0... 9; более ранняя дата... более поздняя дата) либо
(Я... А; 9... 0; более поздняя дата... более ранняя дата).
Закладки
Закладки отмечают в тексте определенные позиции (пустые закладки) и обозначают именами текстовые фрагменты. К закладке можно перейти с помощью команды
. На закладку можно сослаться при составлении различных указателей.
· Если при определении закладки выделен фрагмент документа (текст, иллюстрация), то данный фрагмент помечается закладкой; если ничего не выделено, то создается пустая закладка, которая может служить точкой перехода.
· Имя закладки может иметь длину до 40 символов и состоять из любых букв, цифр и символов подчеркивания. Никакие другие символы в именах закладок не допускаются. Первым символом обязательно должна быть буква.
· Закладки сохраняются вместе с документом и удаляются только по приказу пользователя.
Создание закладки
1. Выделите текст, который должен быть помечен закладкой. Или:
Поместите курсор в позицию, в которой следует разместить пустую закладку.
или [Shift] + [Ctrl] + [F5] открывает диалоговое окно Закладка
, в котором перечислены уже существующие закладки.
3. Введите имя создаваемой закладки в поле Имя закладки
. Имя обязательно должно начинаться с буквы, и длина его не должна превышать 40 символов.
4. Нажмите кнопку Добавить или клавишу [Enter], чтобы вставить закладку. Всего в документ можно вставить не более 450 закладок.
· Для удаления закладки из документа выделите ее имя в поле списка диалогового окна Закладка
и нажмите командную кнопку Удалить
.
Примечания
¨ Закладку можно переместить в другую позицию, пометив другой фрагмент документа или другую позицию новой закладкой с тем же именем, что и у перемещаемой.
¨ Если будет удалено начало текстового фрагмента, помеченного закладкой, то закладка останется прикрепленной к остатку фрагмента.
¨ При копировании текстового фрагмента с закладкой Word не копирует закладку. При перемещении текста с помощью Правка/Вырезать и Правка/Вставить через буфер обмена или посредством других доступных способов Word перемещает и закладки.
Автотекст
Часто повторяющиеся фрагменты текста или иллюстрации можно однажды сохранить с помощью Автотекста и затем при необходимости быстро вставлять в документ.
Обзор: Автотекст
имя (или несколько первых букв, отличающих это имя от других).
· Каждый элемент Автотекста имеет уникальное имя длиной до 32 символов, посредством которого он вызывается и вставляется в текущий текст. Имя элемента Автотекста может содержать любые символы, даже пробелы.
· Word сохраняет в элементах Автотекста текстовую информацию вместе со всеми форматированиями символов, абзацев и разделов.
Примечания
· Если были созданы новые или изменены старые элементы Автотекста, то по окончании сеанса работы программы Word на экран будет выведен запрос о сохранении изменений в шаблоне документа. Если на этот запрос вы дадите отрицательный ответ, изменения аннулируются.
· Посредством сочетания клавиш [Ctrl] + [F3] выделенный текстовый фрагмент добавляется к элементу Автотекста с именем Копилка
(не заменяет его!). С помощью сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [F3] этот элемент вставляется в текст в позиции курсора (и при этом сам элемент удаляется). Если вставить его с помощью команды Правка/Автотекст
Быстрая вставка элемента Автотекста
1. Поместите курсор в нужную текстовую позицию.
2. Введите с клавиатуры имя элемента Автотекста. Перед и после имени рекомендуется ставить пробел или специальный символ, чтобы программа Word могла правильно распознать данное имя.
· При вводе имени элемента Автотекста достаточно ввести несколько начальных символов, чтобы программа Word смогла понять, о каком элементе идет речь. Например, если существует только один элемент Автотекста, имя которого начинается с буквы Е
, то данный элемент может быть вставлен в документ путем ввода буквы Е
и последующего нажатия [F3].
· Нужный элемент Автотекста можно выбрать из списка всех существующих элементов Автотекста.
Примечание
¨ Если при создании документа не использован шаблон, который содержит необходимый элемент Автотекста, следует скопировать данный элемент (или несколько элементов) с помощью команды
в текущий шаблон документа или посредством команды Файл/Шаблоны
— объявить шаблон документа с требуемым элементом Автотекста общим (изменение элемента Автотекста в этом случае невозможно!)
Орфография и тезаурус
· посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;
· с помощью автоматической прверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;
Сервис/Орфография
к готовому тексту.
Тезаурус (словарь синонимов) оказывает помощь при составлении текстов.
Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Язык фрагмента текста определяет словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента.
Принцип действия:
· Word проверяет слово, выделенный текстовой фрагмент или весь текст с помощью словарей, входящих в состав программы или покупаемых отдельно.
· Процедура проверки правописания зависит от наличия выделения:
Если ошибки обнаружены, то их можно исправить. Затем можно продолжить проверку (для оставшейся части документа).
* Если ничего не выделено, автоматически выполняется прверка от позиции курсора до конца документа, а затем от нечала до позиции курсора.
Тезаурус
Работа с тезаурусом
Word располагает возможностью показа на экране синонимов выбранных слов во время обработки текста.
1. Выделите слово, для которого нужно найти синоним, или поместите курсор перед данным словом, внутрь него или непосредствено после него. Можно выделить одновременно до шести слов, которые в данном случае рассматриваются как связная формулировка.
2. Выполните команду
Значения
выберите значение, для которого необходимо показать список синонимов.
· В результате выбора слова в списке
и щелчка на кнопке Поиск (или двойного щелчка на одном из элементов списка) на экране будут отображены синонимы выделенного в тексте слова в выбранном значении.
вернуться к тексту.
Сноски и примечания
Программа Word позволяет создавать и обрабатывать обычные и концевые сноски. Обычные сноски располагаются в конце каждой страницы, концевые — в конце документа (или раздела).
Используя команду Вставка/Примечания
, в текст можно вставить комментарии, которые автоматически форматируются как скрытые.
В Word можно пронумеровать строки документа. Пользователь в состоянии определить шаг и формат номеров, а также их расстояние до текста.
Номера страниц в документах располагаются в верхних и нижних колонтитулах, а поэтому могут быть определены либо с помощью команды
, либо среди прочей информации в рамках верхнего/нижнего колонтитула.
Содержание
Предисловие
Ввод и корректировка текста
Ввод символов, отсутствующих на клавиатуре
Примечания
Ввод текущей даты/времени
Вставка колонки, страницы, раздела
Внесение исправлений в текст (вставка/замена)
Отмена ввода или удаления
Перемещение курсора, выделение текста
Прокручивание изображения
Выделение текста
Копирование, перенос и удаление
Буфер обмена
Вырезание/удаление текста
Вставка содежимого буфера обмена
Перемещение текста с помощью мыши
Быстрое копирование текста
Примечания
Перенос слов
Обзор: Знаки переноса и дефисы
Расстановка переносов
Расстановка переносов вручную
Примечания
Сортировка
Обзор: Сортировка
Закладки
Создание закладки
Примечания
Автотекст
Обзор: Автотекст
Примечания
Быстрая вставка элемента Автотекста
Примечание
Орфография и тезаурус
Орфография
Тезаурус
Работа с тезаурусом
Сноски и примечания
Нумерация строк и страниц
Использованная литература
Word 7. 0
для
Windows 95.
Справочник
[МК1]
|