Архівні (документальні) фонди

Архiвнi (документальнi) фонди ПЛАН Вступ Роздiл 1. Бiблiотеки та архiви як iнформацiйний ресурс суспiльства. Роздiл 2. Збереження документального фонду в українському та зарубiжному бiблiотекознавствi. Роздiл 3. Архiвнi фонди в системi документальної пам’ятi України: органiзацiя та збереження Висновки ВСТУП Інформацiя суспiльства, вiд якої значною мiрою залежить духовне та культурне вiдродження держави, її соцiально-економiчний розвиток, потребує створення повноцiнної iнформацiйної бузи, здатної задовольнити потреби суспiльства. В наш час вiдбуваються суттєвi змiни у формуваннi i збереженнi бiблiотечних та архiвних фондiв. Виробляються новi принципи, ґрунтуються на загальнолюдських цiнностях, утвердженнi гуманiзму, демократiї, доступностi фондiв широким верствам населення. Змiнюється ставлення до критерiїв якостi бiблiотечних i архiвних фондiв. фонди, маємо на увазi i архiвнi фонди, i навпаки. i документальних iнститутiв. на хiд вiдродження нашої держави i виходу її на свiтовий рiвень. Викликає тривогу масова лiквiдацiя i невиправдана реорганiзацiя низових бiблiотек, кардинальнi змiни в системi книгопостачання, що ставить пiд загрозу оновлення фондiв, а значить сприяє старiнню фондiв як у планi вiдповiдностi iнформацiї своєму часовi. Так i у планi фiзичного старiння. Якщо у бiблiотечних фондах бiльшу частину матерiалiв можна перевести на iншi носiї, то у архiвнiй справi документ має зберiгатися у оригiнальному виглядi. Багато питань складних i важливих виникає у зв’язку з вирiшенням питання збереження бiблiотечних i архiвних фондiв. Обов’язковiсть, термiновiсть їх вирiшення i роблять це питання на протязi вже досить тривалого часу актуальним. Тому i тема даного дослiдження є актуальною. Мета дослiдження. Об’єкт дослiдження. Об’єктом дослiдження у данiй роботi є фонди архiвiв i бiблiотек, стан збереження документацiї в них, проблеми, що потребують негайного вирiшення. Проблематика. Збереження архiвних i бiблiотечних фондiв є проблемою для вирiшення якої недостатньо лише письмового розпорядження високого керiвного органу. Бiблiотечна i архiвна справа – види дiяльностi, якi не можна назвати прибутковими. І архiви i бiблiотеки – органiзацiї бюджетнi i повиннi чекати, коли їх профiнансують. Впевнено можна сказати, що сьогоднi бiблiотечнi i архiвнi фонди виживають i зберiгаються не за рахунок створених державою комфортних умов iснування i утримання фондiв, а здебiльшого за рахунок ентузiазму бiблiотечних i архiвних працiвникiв. Г. Новiкова та І. Скобець опрацювали тему „Кiлькiсна оцiнка стану фiзичного збереження бiблiотечних фондiв”, в якiй використали метод прикладної статистики. Історик Г. В. Порохнюк працює над вивченням архiвних фондiв, як складової документного фонду України. Л. Муха аналiзує практику архiвної та бiблiотечної форми зберiгання документiв в них, зокрема описує походження, iсторiю та реконструкцiю бiблiотечних книжкових колекцiй. Робота складається зi вступу, 3-х основних роздiлiв, висновкiв та додаткiв. В кiнцi роботи вмiщено список використаної лiтератури. РОЗДІЛ 1. БІБІЛОТЕКИ ТА АРХІВИ ЯК ІНФОРМАЦІЙНИЙ РЕСУРС СУСПІЛЬСТВА В останнi десятирiччя створилося пiдґрунтя для нового розумiння бiблiотеки i архiву, що за умови переходу до iнформацiйного суспiльства почали розглядатися як суб'єкти iнформацiйних процесiв (iнформацiйнi системи (ІC) й iнформацiйнi ресурси (IP). Згiдно iз Законом «Про Нацiональний архiвний фонд i архiвнi установи» (1993), нацiональний архiвний фонд визначений як «складова частина iнформацiйних ресурсiв суспiльства»; за нормативним термiнологiчним словником «Архiвiстика»: архiвнi iнформацiйнi ресурси – це сукупнiсть «первинних i вторинних документiв, що зберiгаються i пiдлягають зберiганню в архiвах держави». Із Закону «Про бiблiотеки i бiблiотечну справу» (1995): бiблiотеки - соцiальний iнститут, «що забезпечує акумуляцiю i загальнодоступнiсть документально-iнформацiйних ресурсiв (книг, документiв та iнших носiїв iнформацiї)». IP- це третiй найважливiший вид ресурсiв сучасного суспiльства (як i матерiальний та енергетичний), що реалiзує процеси збирання, опрацювання, зберiгання, пошуку i використання iнформацiї й представлений масивами документiв в 1C: архiвах, бiблiотеках, службах НТІ, музеях тощо. Як 1C архiви та бiблiотеки перебирають на себе їхнє визначення як органiзацiйно впорядкованi сукупностi документiв i iнформацiйних технологiй, функцiя котрих – зберiгання, пошук й видавання iнформацiї. В iнформатизованому суспiльствi iнформацiя як головний ресурс буде абсолютно необхiдною в усiх його сферах, архiви та бiблiотеки (професiйнi постачальники iнформацiї) не тiльки не втратять своєї цiнностi, навпаки - їх роль зростатиме. Цiй тенденцiї сприятиме спiвпраця вказаних об'єктiв. До IP України належать тi з них, якi становлять суспiльний iнтерес i мають мiжвiдомчий унiверсальний характер. Це, насамперед, - Нацiональний архiвний фонд, Державний бiблiотечний фонд, довiдково-iнформацiйнi фонди Державної системи науково-технiчної iнформацiї. Кожна з названих систем має неоднаковий ступiнь завершеностi й досконалостi, хоча в сукупностi це поки ще конгломерат. Щоб перетворити його в систему IP, слiд визначити завдання, якi потребуватимуть спiльних зусиль i сприятимуть розширенню меж внутрiшньо системної i мiжсистемної взаємодiї. Нинi в Українi на кожнi 2,5 тис. населення припадає одна стацiонарна публiчна бiблiотека, а всього налiчується 45 тис. бiблiотек усiх систем i вiдомств з 700 млн. книг (за кiлькiстю бiблiотек Україна стоїть поряд iз високорозвиненими країнами свiту: США, Великою Британiєю, державами Пiвнiчної Європи). На всiх рiвнях системи державного управлiння функцiонує мережа державних архiвiв (683), котрi налiчують 182324 архiвних фонди i зберiгають 49,1 млн. справ документiв на паперовiй основi, 0,6 млн. од. зб. науково-технiчної документацiї, 73,6 тис. кiнодокументiв, 1,1 млн. од. зб. фотодокументiв, понад 31 тис. фонодокументiв. Законом 1993 р. декларовано створення Нацiонального архiвного фонду як єдиної сукупностi всiх документiв, що зберiгаються на територiї України i мають офiцiйно визнану наукову й iсторико-культурну цiннiсть, та закладено мiцну правову базу подальшого розвитку галузi. Вiдомо, що в Єгиптi за часiв Давнього царства бiблiотеки та. архiви мали навiть одну назву: р rmd ’ t. Єдиною, найвiрогiднiшою, спонукою до їхньої появи можна вважати виникнення писемностi та писемних документiв, якi потребували збереження для подальшого користування. Диференцiацiя писемних документiв стимулювала функцiональне виокремлення кожної галузi з метою обслуговування конкретних суспiльних потреб. Виникнення друкарства збiльшило масиви книжкової продукцiї i сприяло створенню спецiальних сховищ для книг (бiблiо - книга, тека - сховище). Вiдтак автономне iснування бiблiотек i архiвiв було зумовлене рiзними видами документiв, з котрими вони працювали. Навiть наприкiнцi XIX ст. в Європi ще iснувала проблема роздiльного зберiгання архiвних та бiблiотечних документiв, про що свiдчать рекомендацiї в першому пiдручнику з архiвної справи (1898 p., Голландiя): «рукописи, якi не входять до складу архiвного фонду, треба вмiщувати до бiблiотеки (яка має бути поза архiвом); тiльки коли в мiстi немає громадської бiблiотеки або деякi з цих рукописiв тiсно зв'язанi з архiвними фондами, можна органiзувати такi бiблiотеки при архiвосховищах»3. Спiльною була i перша створена бiблiотекарями мiжнародна органiзацiя. З неї архiвiсти виокремились у 1948 р. i заснували Мiжнародну раду архiвiв [12,20]. Бiблiотекарi ранiш усвiдомили автономнiсть, самостiйнiсть своєї галузi та професiї - архiви ж ще довго знаходилися пiд орудою iсторикiв, створювали iнфраструктуру iсторичної галузi, обслуговували її. На жаль, i бiблiотекарi, й архiвiсти нинi набули про свої витоки й уже не згадують про спiльне минуле. Однак проблеми, що сьогоднi постали перед ними, спонукають до спiвпрацi. Постiйно схиляє до цього ЮНЕСКО, при якiй утворено комiтет з координацiї дiй бiблiотек, архiвiв i музеїв. Мiжурядова конференцiя (1974 р., Париж) рекомендувала країнам «розробити iнтегровану систему, яка б охоплювала служби бiблiотек, документацiї та архiвiв», а також створити «вiдповiднi координуючi нацiональнi органи з чiтко визначеними повноваженнями та обов'язками». За спорiдненими програмами пропоновано здiйснювати професiйну пiдготовку кадрiв для архiвiв, бiблiотек i музеїв (1976). i доступностi книг i архiвiв (ЕСРА). З 1993 дiє програма ЮНЕСКО «Пам'ять свiту». Особливо необхiдна така спiвпраця в цивiлiзованих країнах на шляху забезпечення доступу до бiблiотечних i архiвних документiв. У США функцiонує iнформацiйна система, що включає вiдомостi про архiвнi документи i друкованi видання (RLIN). Вiдомi спроби спiвпрацi в галузi створення архiвно-бiблiографiчної БД в пострадянських країнах. Першi кроки на цьому шляху вже здiйснено в Українi. Виявилися вони нелегкими. З 1990-х рокiв у країнi розробляються спiльнi архiвно-бiблiотечнi проекти створення Державного реєстру архiвної та рукописної українiки; теоретичне обґрунтування працi вiдбито в монографiї Г. Боряка «Нацiональна архiвна спадщина України та Державний реєстр «Археографiчна українiка»: архiвнi документальнi ресурси i науково-iнформацiйнi системи». В 1996 роцi, опублiковано проект Нацiональної програми збереження бiблiотечних i архiвних фондiв, пiдготовлений фахiвцями бiблiотечної й архiвної галузi, iнiцiйований першими. На базi Українського державного НДІ архiвної справи та документознавства (УДНДІАСД) (1997) вiдбулася Всеукраїнська наукова конференцiя «Архiвна та бiблiотечна справа в Українi доби визвольних змагань (1917-1921 pp.)», де спiльнiсть iнтересiв «спровокована» подiями 80-лiтньої давностi, коли при Генеральному секретарствi справ освiтнiх Української Центральної Ради було створено Бiблiотечно-архiвний вiддiл. Унiкальнi документи, що знаходяться в бiблiотеках i архiвах, пiдлягають внесенню разом з iншими пам'ятками iсторiї та культури до єдиного Державного реєстру нацiонального культурного надбання. Принцип загальнодоступностi iнформацiї визначає дiяльнiсть як бiблiотек, так i архiвiв - обидвi галузi стали на шлях впровадження IT та створення єдиної ІПС. Це зумовлює єднiсть не лише розвитку документних фондiв, а й необхiднiсть адаптацiї термiнологiчних систем. Нещодавно стала реальною Державна програма збереження бiблiотечних i архiвних фондiв, затверджена Кабiнетом Мiнiстрiв України. документальних скарбiв. До цього спонукають i подiбнi соцiальнi функцiї, i спiльна мета щодо забезпечення iнформацiєю суспiльства та його пiдструктур, а також окремих громадян. Архiви й бiблiотеки - велике i складне спiвтовариство. Але жодна з цих установ не мiстить повних зiбрань документiв анi з окремих напрямiв дiяльностi чи документацiї, анi з окремих галузей знань. Тому важливо розглядати всi зiбрання в цiлому, бо в майбутньому суспiльство потребуватиме iнформацiї, яка далеко виходить поза межi профiлю, виду документiв i можливостей архiву чи бiблiотеки. Безперечно, якi б iнтеграцiйнi процеси не вiдбувалися, архiвна й бiблiотечна галузi залишаться самостiйними - зi своїми функцiями, iнфраструктурами, документами та користувачами. Щоб краще розв'язати спiльнi для галузей проблеми, доцiльно об'єднати зусилля в побудовi iнтегрованих ІПС, збереженнi фондiв тощо. Приклади вже маємо, а саме: програма створення нацiональної БД архiвної i рукописної українiки, розробку якої на початку 1990-х pp. здiйснено фахiвцями академiчних, бiблiотечних та архiвних установ України; Державну програму збереження бiблiотечних i архiвних фондiв виконано Мiнiстерством культури i мистецтв iз Головархiвом України (нинi Державним комiтетом архiвiв України), нацiональними бiблiотеками та УДНДІАСД [2,38]. · Інформацiя - Документ - Посередник (архiв, бiблiотека) – Користувач. Документ, перш, нiж дiйти до користувача, має пройти через певнi технологiчнi процеси та операцiї й стати доступним для використання. І в архiвнiй, i в бiблiотечнiй справах, як взагалi в усiх видах iнформацiйної дiяльностi, вiдбуваються процеси: Збирання (кумуляцiя) документiв (Д) - Науково-технiчне опрацювання та облiк Д - Створення систем пошуку Д - Зберiгання Д - Органiзацiя користування Д. Особливостi кожної з галузей зумовлюють характер iнформацiї, наданої в документах (в архiвах - ретроспективний, у бiблiотеках - оперативний), а також характер документiв, що її зберiгають (в архiвах - нетиражованi, не призначенi для популяризацiї та широкого користування ними, а в бiблiотеках - опублiкованi, тиражованi, призначенi для поширення)"] Спецiальне зберiгання документiв в архiвах, бiблiотеках забезпечує їхню збереженiсть i для наступних поколiнь (цiєю проблемою опiкується мiжнародне бiблiотечне та архiвне товариство). Подiбнiсть технологiй i спiльна перспектива уможливлюють застосування однакових пiдходiв при розв'язаннi окремих проблем. технологiї кожної з галузей. Можна лише об'єднувати зусилля архiвiстiв й бiблiотекарiв для розв'язання спiльних проблем збереження документiв, пiдготовки кадрiв, створення спiльних ІПС, а в перспективi - здiйснити органiзацiю єдиних систем доступу до iнформацiї, що знаходиться в архiвах, бiблiотеках, музеях, службах iнформацiї. Урештi це має привести до створення Нацiонального iнформацiйного фонду України, що Законом України «Про обов'язковий примiрник документiв» (1999 р.) визначається як «сукупнiсть iнформацiйних фондiв (iнформацiйних ресурсiв) держачи: архiвного, бiблiотечного, стандартiв, архiву друку, фонду фiльмiв, патентного та iнших фондiв”. Отже, перспективу бiблiотечної и архiвної галузей можна окреслити як шлях взаємодiї та зближення (конвергенцiї) в рамках системи документних комунiкацiй, а також iнтеграцiї у питаннях забезпечення збереженостi документiв, пiдготовки кадрiв i органiзацiї доступу до iнформацiї. Об'єднавши зусилля сьогоднi, архiви й бiблiотеки матимуть дивiденди в майбутньому: пiднесення престижу в суспiльствi, взаємозбагачення професiй, удосконалення методiв зберiгання й пошуку iнформацiї на основi IT. 2. 1 Сучаснi проблеми збереження бiблiотечних фондiв бiблiотека архiв документальний фонд Исторично склалося так, що бiблiотеки у суспiльствi е таким соцiальним iнститутом, який не лише акумулює те, що було створене або надруковане людством, а й вiдповiдає за його збереження. Питання збереження фондiв здавна привертало увагу бiблiотекарiв. Як свiдчить дослiдження бiблiотекознавцiв Великобританiї, вже на початку столiття виникла проблема «крихких» книг, але глобального значення вона набула лише у 80-тi роки, привернувши увагу фахiвцiв. Свiдченням цього стало створення в межах ІФЛА секцiї збереження та консервацiї, розробка програми «Зберiгання та консервацiя» (РАС), яку було затверджено на Першiй мiжнароднiй конференцiї, присвяченiй зберiганню бiблiотечних матерiалiв (Вiдень, 1986 p.); проведення мiжнародних конференцiй за наслiдками дослiджень: Принципи консервацiї та реставрацiї колекцiй у бiблiотеках (1979 p.); Технiчнi аспекти консервацiї (1985 p.); Заходи боротьби з бiологiчними пошкодженнями, пiдготовка кадрiв по збереженню бiблiотечних фондiв (1986 р.); Про якiсть паперу (1987 р.); Про створення глобальної мережi з проблем збереження та консервацiї (1990 р.) тощо. Аналiз публiкацiй з питань Збереження фондi» наукових бiблiотек дозволяє визначити два напрямки у розв'язаннi цiєї проблеми: соцiальний захист бiблiотечних документiв i технiчний аспект. Свiдчення того, що збережених бiблiотечних фондiв надається значно бiльше уваги за рубежем, нiж у нашiй державi, є те, що за останнi 5 рокiв майже не друкувалися працi вiтчизняних фахiвцiв. Виняток становлять робити спiвпрацiвникiв Нацiональної бiблiотеки iм. І. Вернадського, в яких йдеться про незадовiльний стан збереження фондiв в Українi, загрозу їх фiзичного знищення та пропонуються заходи по їх збереженню. Привертає увагу досвiд зарубiжних країн, де розробленi (США), або розробляються (Францiя, Китай, Японiя) нацiональнi програми по збереженню фондiв бiблiотек, на виконання цiєї справи парламенти видiляють спецiальнi кошти. В рядi країн створено програми по збереженню фондiв у нацiональних книгосховищах (Бiблiотека Конгресу США, Нацiональна парламентська бiблiотека Японiї) та в окремих великих бiблiотеках (бiблiотеки унiверситетiв, Нью-Йоркська публiчна бiблiотека та iншi). Книгосховища таких бiблiотек будуються за спецiальними проектами, де враховано температуру, вологiсть, водозахист тощо. У нацiональнiй Парламентськiй бiблiотецi Японiї, щоб запобiгти водонадходженням з ґрунту, стiни книгосховища вкритi трьома шарами водонепроникного асфальту i обробленi спецiальним розчином, тобто створено нiби спецiальнi контейнери для захисту фонду. Бiблiотека має безпечну галогенну установку для гасiння пожеж. Дiють горизонтальнi та вертикальнi телелiфти. Будуються новi бiблiотеки в Лондонi, Парижi, де створено системи контролю за навколишнiм середовищем. Наявнiсть в США Інституту палiтурних робiт, а в Нiмеччинi профспiлки реставраторiв — це також вiрне розумiння важливостi цiєї проблеми. Слiд вiдзначити iншi приклади — це пiдготовка фахiвцiв для роботи саме по збереженню фондiв, розробка планiв урятування фондiв пiд час стихiйного лиха тощо. Заходи, що вживають держава та суспiльство щодо збереження документальних ресурсiв i є соцiальним аспектом вирiшення проблеми [13,23]. Державне ставлення до проблеми збереження бiблiотечних , ,iв сприяє розвитку цiєї галузi, про що свiдчать досягнення, пов'язанi з технiчним аспектом проблеми: пiдвищенням якостi носiїв iнформацiї. Бiльшiсть документiв, як вiдомо, виготовленi з неякiсного наперу, нетривких матерiалiв, якi вмiщують компоненти саморозпаду. Недолiки притаманнi i новим носiям iнформацiї (мiкрофiшам, фотонегативам з ацетатної плiвки, магнiтофонним стрiчкам). Навiть комп'ютери, оптичнi та вiдео-диски також мають прихованi недолiки, якi згодом виявляються. Несприятливi екологiчнi умови в бiблiотеках (вологiсть, висока температура, яскраве свiтло та забруднене повiтря) також сприяють швидкому зношуванню документiв, i якщо цi негативнi явища дiють тривалий час, то проблема зберiгання фондiв значно загострюється. Директор Мiжнародного центру ІФЛА по збереженню та консервацiї М. Смiт зазначала з цього приводу: «Ми змагаємось з часом i програємо в цьому змаганнi» *. Проте на сьогоднi вже iснують засоби, якi, дозволяють протистояти негативному впливу часу i середовища. Одним з напрямкiв збереження документальних ресурсiв є створення страхових фондiв з врахуванням нових технологiй: мiкрофiльмування, запису на числовi та оптичнi диски, магнiтнi носiї тощо. Зроблено чимало дослiджень та винаходiв стосовно нових матерiалiв та засобiв, але вже сьогоднi викликає занепокоєння мiкроплiвка, поведiнка якої через 50—100 рокiв залишається непередбаченою. Добре, що з цих питань вже розпочато дослiдницькi роботи, зокрема, Науково-дослiдним центром технiчної документацiї Головного архiвного управлiння у Москвi. " проблеми зберiгання оригiналiв. З цiєю метою використовуються новi засоби у консервацiї, реставрацiї, палiтурних роботах, оправленнi. Викликає зацiкавленiсть доповiдь вiдомого фахiвця Ю. П. Нюкшн, викладена на конференцiї (Тарту, 1990 р.) про такi форми консервацiї, як масова стабiлiзацiя, iнкапсулювання, фазовий захист, заснованi на використаннi ультразвуку, низьких температур, глибокого вакууму, нових полiмерiв. У Великобританiї для збереження особливо цiнних документiв використовуються безповiтрянi капсули. Заслуговує на увагу дослiдження БНІІ АН про використання антисептикiв (катамiну АБ, нилiгину) Ігри дезинфекцiї документiв. Це дозволило об'єднати процеси вiдмивання, дезинфекцiї та консервацiї в єдиний цикл. За результатами дослiджень, проведених в Австрiї, Францiї, Японiї та iнших державах розроблено стандарти з консервацiї документiв на паперовiй основi. У нас дiє державний стандарт 7. 50—84 «Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации». архiву (Москва) створила експериментальний цех, який спецiалiзується на реставрацiї найцiннiших документiв за iндивiдуальною технологiєю i, перш за все, пергаменту. Розробляється проблемi штучного старiння паперу для реставрацiї творiв писемностi та друку. Але головна увага в дослiдженнях надається масовiй декислотизацiї фонду. Виявлено 15 її методiв, частину з них вже впроваджено. Так, у Бiблiотецi. Конгресу (США) розроблено програму декислотизацiї на п'ять рокiв, починаючи з 1992 р. Заплановано обробити 1 мли. документiв, щоб продовжити їх життя на 300—500 рокiв. Запатентовано метод масової декислотизацiї, заснований на використаннi дiстилцинку як реагенту, що пiд вакуумом проникає у згорнену книгу, вступає в реакцiю з водою та кислотою. Внаслiдок цього осiдають солi та окис цинку, що стає перешкодою для виникнення кислоти. Обробка однiєї книги продовжується 50 годин. Серiйна установка за рiк обробляє 1 млн. книжок. Вперше масову декислотизацiю здiйснили в 1982 роцi у США, використавши для цього спецiальнi камери центру космiчних польотiв НАСА. Поряд з цим за рубежем ведеться пошук виготовлення безкислотного паперу. У Державнiй публiчнiй бiблiотецi iм. М. Є. Салтикова-Щедрiна для дезинфекцiї документiв зроблено дослiдну модель ВЧД 13—10 27 з використанням електромагнiтних випромiнювань. Розробляються i традицiйнi способи зберiгання фонду, зокрема, В. Д. Краснов зареєстрував у 1991 р. авторське свiдоцтво № 4491 218/12 на пристрiй для усунення пилу [16,42]. В наш час нагальною стала проблема збереження фонду пiд час стихiйного лиха. В бiблiотецi Академiї наук, яка постраждала вiд пожежi, сумiсно з НДІ шкiряно-взуттєвої промисловостi розроблено методику реставрацiї термоструктивних шкiряних обкладинок. Дослiдження в галузi зберiгання фонду, якi проводяться в Українi i за кордоном, дають пiдставу запропонувати деякi першочерговi напрямки цiєї роботи: · створити нацiональну програму збереження документальних ресурсiв в Українi; · затвердити державнi стандарти та розробити iнструкцiю по збереженню фондiв бiблiотек; · здiйснити, перепис бiблiотек України i встановити наявнiсть та кiлькiсть видань, що зберiгаються тривалий час, з'ясувати умови їх зберiгання з метою виявлення документiв, що потребують першочергових заходiв по збереженню; · з'ясувати умови зберiгання фондiв у бiблiотеках-депозитарiях, вирiшити питання про їх кiлькiсть i розмiщення в Українi; · необхiдно вивчити питання про створення регiональних центрiв реставрацiї i консервацiї документальних ресурсiв на мiжвiдомчiй, можливо на пайовiй основi; · розпочати спецiальну пiдготовку фахiвцiв-реставраторiв документiв. У вирiшеннi проблем зберiгання фондiв необхiдно поєднати зусилля бiблiотек та архiвiв рiзного вiдомчого пiдпорядкування. Не слiд зволiкати i чекати полiпшення економiчного стану в Українi. Можна запiзнитися. РОЗДІЛ 3. АРХІВНІ ФОНДИ В СИСТЕМІ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ ПАМЯТІ УКРАЇНИ: ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ Центральний державний архiв вищих органiв влади та управлiння (ЦДАВО) України; центральнi державнi iсторичнi архiви України в Києвi та Львовi (ЦДІАК та ІДДІАЛ). Специфiчнi архiвнi матерiали — кiнофотофонодокументи, науково-технiчна документацiя, особистi фонди видатних дiячiв культури i мистецтва України — зосереджено у вiдповiдних за профiлем архiвах: Центральному державному кiнофотофоноархiвнi (ЦДКФФА) України, Центральному державному науково-технiчному архiвi (ЦДНТА) України, Центральному державному архiвi-музеї лiтератури i мистецтва (ЦДАМЛМ) України. У державних архiвах України зосереджено майже 40 мiльйонiв справ та 200 тис. одиниць фондiв. Все це складає архiвний фонд України, тобто ту саму сукупнiсть документiв, якi мають полiтичне, економiчне, соцiальне, культурне, наукове та iсторичне значення, i є нацiональним надбанням, складовою частиною культурної спадщини нашого народу. До архiвного фонду України незалежно вiд виду, часу та мiсця створення, способу фiксування, iнформацiї та форм власностi належать документи установ, органiзацiй, пiдприємств, об'єднань, окремих громадян, що проживали та проживають в Українi. Вже не один рiк розглядається питання про правовий статус архiвiв у нових умовах. Архiвiсти України разом з науковою громадськiстю доклали чимало зусиль щодо створення проекту першого в нашiй iсторiї закону в галузi архiвної справи, який схвалено урядом для внесення на розгляд Верховної Ради України. Вiн спрямований на те, щоб дати простiр новим економiчним i органiзацiйним стосункам в архiвнiй справi, але й забезпечити при цьому надiйну схороннiсть нацiонального архiвного фонду, який визнається в проектi «документальною пам'яттю народу України i його нацiональним надбанням, складовою частиною вiтчизняної i свiтової iсторико-культурної спадщини та iнформацiйних ресурсiв суспiльства» [11,34]. Закон України про нацiональний архiвний фонд i архiвнi установи сприятиме створенню в Українi єдиної системи, яка охоплюватиме не лише заклади, безпосередньо пiдпорядкованi Головхiву архiву, а й галузевi державнi архiви, архiвнi пiдроздiли державних наукових установ, музеїв i бiблiотек, архiви пiдприємств, установ i органiзацiй, незалежно вiд форми власностi, а також приватнi архiви громадян. Усi вони мають бути легалiзованi (зареєстрованi) на рiвних засадах, дотримуватися однакових вимог щодо схоронностi документiв, забезпечувати доступнiсть їх для дослiдникiв тощо. Вiдомчi перепони «е повиннi стояти на завадi загальнонацiональним iнтересам. Центральним органом, який координує дiяльнiсть установ державної архiвної служби є Головне архiвне управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв України (Головархiв України), що здiйснює державний контроль за облiком, схороннiстю i поповненням нацiонального архiвного фонду, порядком використання архiвної iнформацiї, координує науковi дослiдження з архiвознавства, документознавства й археографiї, впроваджує досягнення науки i технiки, поширює передовий досвiд в галузi архiвної справи. Завдання, що стоять сьогоднi перед працiвниками бiблiотек, музеїв, архiвiв, багато в чому схожi i взаємопов'язанi. Передусiм це забезпечення збереження документiв i матерiалiв — створення належних умов зберiгання документiв, пожежна безпека, реставрацiя документальних джерел, їх облiк тощо, а також активне використання. При вирiшеннi цих та iнших питань архiвiстам часто стає у пригодi науково-практичний журнал «Архiви України», засновником якого є Головархiв України. Це видання може бути корисним i працiвникам бiблiотек. Наступного року поряд з невiдомими i маловiдомими документами i оглядами архiвних джерел журнал публiкуватиме серiю статей з проблем реставрацiї документiв, консультацiї стосовно роботи з документами на рiзних етапах дослiдження. Чiльне. мiсце в ньому посядуть матерiали в межах Державної програми «Архiвна та рукописна українiка» [14, 13]. виконує також функцiї Республiканської служби науково-технiчної iнформацiї (РСНТІ) в галузi документознавства i архiвної справи, проводить науково-дослiдну, методичну i науково-iнформацiйну роботу. понад 300 тис. книг, комплектiв журналiв, газет, а також цiнний фонд листiвок i плакатiв, починаючи з 1840 року. Це суспiльно-полiтична, iсторична, архiвознавча, довiдкова, а також вiдомча лiтература мiнiстерств i вiдомств колишнього Союзу РСР та царської Росiї, статистичнi видання. Є зiбрання законодавчих актiв колишнього Союзу РСР та України, починаючи з 1917 року, зiбрання законiв Росiйської iмперiї (XVIII ст. — 1917 p.), закони, ухваленi Українською Центральною Радою та Українською Народною Республiкою, унiкальнi видання видатних дiячiв та iсторикiв України: В. Винниченка, М. Грушевського, П. Дорошенка, М. Драгоманова, М. Максимовича та iнших, є видання, яких не має жодна бiблiотека України. Журнальний фонд (НДБ ЦДА) складається з загальнополiтичних, iсторичних, архiвознавчих та наукових видань. Це «Сын Отечества», «Чтения в императорском обществе истории и древностей российских», «Чтение в историческом обществе Нестора-летописца», «Киевская старина», «Украина», «Русская старина», «Каторга и ссылка», «Вестник Европы», «Известия университета св. Владимира», «Записки императорского Харьковского университета», «Записки наукового товариства iм. Шевченка» тощо. У газетному фондi бiблiотеки зосереджено унiкальнi часописи, починаючи з 1800 року, якi висвiтлюють iсторичнi подiї з життя ;• нашої держави: «Вiстi Української Центральної Ради», «Вiсник Генерального Секретарiату УНР», «Вiсник Ради Народних Мiнiстрiв УРСР», «Киевлянин», «Киевская газета», «Киевская мысль», «Киевские губернские ведомости» та iншi. Довiдкова лiтература представлена енциклопедичними словни-кам-и, Росiйським бiографiчним словником, пам'ятними книгами та списками населених мiсць, губернiй, адресними книгами та календарями, довiдниками «Вся Россия», «Вся Москва», «Весь Киев», «Вся Украина», «Вся Одесса» тощо. також перiодичнi видання, такi як «Исторический архив», «Вопросы архивоведения», «Архiвна справа», «Архiвознавчий науково-iнформацiйний збiрник,», «Архiви України», перiодичнi видання iноземними мовами — «Архейон», «Архивни преглед», «Архивни часопис», «Дер архивар». Фонд бiблiотеки як доповнення до архiвних матерiалiв є цiнною джерельною базою для наукових дослiджень в галузi iсторiї України, архiвознавства, документознавства та допомiжних iсторичних дисциплiн. Його розмiщено у спецiально обладнаних сховищах, де пiдтримується необхiдний температуровологiсний режим. Науково-довiдковий апарат складають алфавiтний, систематичний каталоги та спецiальнi картотеки. Бiблiотека обслуговує Спiвпрацiвникiв Головархiву України, центральних державних архiвiв, дослiдникiв iнших установ, а також студентiв вищих учбових закладiв. Запити читачiв на лiтературу, яка вiдсутня у фондах, задовольняються по мiжбiблiотечному абонементу. Дослiдники користуються лiтературою бiблiотеки в читальних залах вiдповiдних архiвiв. Бiблiотека здiйснює поточну iнформацiю, бiблiотечно-бiблiографiчне, довiдково-iнформацiйне обслуговування на базi бiблiотечних фондiв i матерiалiв ДІФ РСНТІ, готує бiблiографiчнi покажчики, перелiки iнформацiйних матерiалiв, виконує бiблiографiчнi довiдки, органiзує тематичнi виставки та виставки лiтератури до наукових семiнарiв, конференцiй, нарад, ювiлейних i знаменних дат, надає iнформацiйнi послуги телебаченню. Приймаються замовлення на виготовлення ксерокопiй, фотокопiй та мiкрофiльмiв. Розсекреченiсть фондiв, передача спецфондiв на загальне зберiгання викликала великий потiк дослiдникiв до читальних залiв архiвiв. У зв’язку з цим почалося швидке псування друкованих матерiалiв, i бiблiотека не встигає їх реставрувати i ремонтувати. Тому на сьогоднi однiєю з актуальних проблем є збереження унiкального фонду бiблiотеки. · контрольно-пропускний режим i загальна система охорони фондiв вiд несанкцiонованого винесення, викрадання та навмисного пошкодження; · режим забезпечення збереження даних про фонди шляхом їх облiку; · режими зберiгання документiв у процесах їх обробки, пошуку, розшуку у фондосховищi, використання: свiтловий, термогiгрометричний, санiтарно-гiгiєнiчний; системи кондицiонування, вентиляцiї, опалювання, система протипожежної безпеки, система контролю за станом примiщень i своєчасного вживання ремонтних заходiв. До комплексiв захисних дiй, спрямованих на збереження оригiналу документа, даних про нього, iнформацiї, яку вiн мiстить, належать також системи реставрацiї та консервацiї фондiв та створення страхового фонду. У разi виникнення катастрофiчної ситуацiї набирає чинностi евакуацiйний режим. При збереженнi документiв: Свiтловий режим у сховищi пiдтримується насамперед завдяки вдалому плануванню цього примiщення з вузькими прорiзами вiкон; завдяки установцi стелажiв закритими торцями до вiкон. Усi свiтильники повиннi бути закритi матовими плафонами. Освiтлення вимiрюється переносним приладом - люксметром Ю-16. Музейнi, експозицiйнi шафи, стелажi необхiдно забезпечити завiсами, шторами iз свiтлонепроникного матерiалу. Термогiгрометричний режим. Контроль здiйснюється за 4томогою психрометрiв i термометрiв рiзного типу. За свiтовими стандартами межi зони безпеки становлять: вiдносна вологiсть 45-65% (оптимально - 55/о) у фондосховищах, 55 ± 5% - у читально-експозицiйних залах, пiдсобних фондах; t = 18 ± 1°С. Санiтарно-гiгiєнiчний режим повинен пiдтримуватися систематичним знепилюванням фондiв, iншими регулярними заходами (мiкологiчний i ентомологiчний нагляд за станом документiв та примiщень сховища, прибирання примiщень тощо). 3гiдно з Нацiональною програмою збереження бiблiотечних i архiвних фондiв на 2000-2005 pp. передбачається створення мiжвiдомчого Центру мiкрографiї та консервацiї документiв, але це стане реальнiстю у разi розв'язання головної, фiнансової проблеми. Органiзацiю Центру планується провести iз максимальним урахуванням досвiду роботи Центру консервацiї i реставрацiї у межах мiжнародної програми «Збереження i консервацiя”. Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачiв оригiналiв документiв особливого iсторико-культурного значення, захисту пам'яток друку i писемностi, документiв, що користуються пiдвищеним попитом, а також групи документiв, фiзичний стан яких є незадовiльним. Страховий фонд (СФ) як дублюючий фонд на мiкроносiях забезпечує збереження iнформацiї, яку мiстять названi документи у повному обсязi. ВИСНОВКИ фондiв також сприяє проведення реставрацiйних робiт. Збереження джерел iнформацiї (документiв) у загальному контекстi обумовлюється змiстом iнформацiї, що є у цих джерелах, адже зберiгати всi документи в їх первiсному виглядi, особливо друкованi видання, - неможливо. Перед бiблiотечними та архiвними, працiвниками, котрi безпосередньо вiдповiдають за якiсне та довготривале зберiгання друкованих та рукописних видань, постають дуже нелегкi проблеми: якi документи зберiгати у первiсному виглядi якнайдовше, а якi переводити на iншi носiї iнформацiї; якi документи слiд вилучати з фондiв через застарiвання iнформацiї, що мiститься в них, фiзичне старiння, вiдсутнiсть запитiв? · документи, якi є пам'ятками друкованого слова i письмової культури людства та мають велику iсторичну цiннiсть (їх треба зберiгати у первiсному виглядi якнайдовше); · документи, що є найбiльш цiнними в iнформацiйному вiдношеннi i тому часто використовуються (їх також необхiдно зберiгати у первiсному виглядi, тому що, як показала практика, користувачi вiддають перевагу друкованим виданням); · маловикористовуванi документи, iнформацiя в яких вже застарiла, але потрiбна для вузького кола спецiалiстiв (потрiбно переносити на мiкроносiї). Протирiччя мiж накопиченням i використанням фондiв пояснюється дiєю закону застарiвання iнформацiї, який полягає у постiйнiй тенденцiї падiння читацького попиту в залежностi вiд того, як давно видано документ. - учбовi видання; - науково-популярна лiтература; Такий розподiл дозволяє зробити висновок, що типологiя видань може i повинна служити однiєю з найважливiших ознак для бiльш чiткого розмежування у виконаннi бiблiотекою та архiвами такої функцiї, як збереження фондiв. Пiд збереженням матерiальної основи документiв мається на увазi пiдтримання їх експлуатацiйних властивостей. Тому ' зберiгати потрiбно лише тi документи, якi можна використовувати. Рiвень пiдтримання експлуатацiйних властивостей кожного окремого документа залежить вiд двох передумов: первiсних властивостей його матерiальної основи, зокрема схильностi до втрати iнформацiї, яка у ньому мiститься, i режиму збереження документа та умов його використання. Якщо режим збереженняЗу~6iбтгiотецi вiдповiдає державному стандарту 7. 50-84 "Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации", то процеси старiння документа значно уповiльнюються, а пошкодження матерiальної основи виключено повнiстю. Швидкiсть старiння документiв на рiзнiй матерiальнiй основi неоднакова. Режим збереження, визначений стандартом, не є оптимальним, тому що вiн передбачає лише умови, придатнi для роботи працiвникiв без створення спецiальних захисних систем. керiвництвi бiблiотечною системою. Важливу роль у полiпшеннi стану зберiгання фондiв бiблiотек вiдiграють спецiальнi постiйно дiючi комiсiї. Основними їх завданнями є контроль i обґрунтована розробка рекомендацiй з питань схоронностi документiв у процесах комплектування, обробки, використання i збереження у книгосховищах. Як показав вже набутий негативний досвiд, без таких комiсiй робота по збереженню фондiв у бiблiотеках проводиться фрагментарно, непослiдовно, окремими кампанiями, її наслiдки не контролюються. Дiяльнiсть комiсiї передбачає здiйснення контролю за: · своєчасним вiдображенням нових надходжень у каталогах i картотеках; · регулярнiстю перевiрок наявностi документiв у структурних пiдроздiлах, що мають свої пiдсобнi фонди; · регулярнiстю перевiрок фiзичного стану документiв. Враховуючи iснуючу сьогоднi невiдповiднiсть потреб i наявних матерiальних ресурсiв бiблiотек, слiд з'ясувати ступiнь цiнностi джерел iнформацiї i згiдно з цим визначити першочерговiсть та режим збереження того чи iншого документа, взявши до уваги такi постiйно дiючi фактори: · старi книги виготовленi, в основному, з довговiчних матерiалiв при нормальному зберiганнi майже не псуються; · книги, виданi на паперi з деревинної маси (друга половина XIX ст.), не можуть зберiгатися довго через пiдвищення кислотностi паперу, вiд чого з роками вiн стає бiльш ламким; · для виготовлення замiнникiв друкованих видань необхiдно застосовувати такi матерiали, якi могли б використовуватися достатньо довго, забезпечувати незмiннiсть iнформацiї, допускаючи водночас можливiсть розмноження та простоту використання; · необхiднiсть забезпечення нейтралiзацiї впливу певних чинникiв (стан зовнiшнього середовища тощо), що призводять до псування документiв; · недодержання норм збереження у книгосховищах, а також знищення документiв користувачами при використаннi. Для запобiгання фiзичному старiнню нових надходжень документiв потрiбно, щоб хоча б обов'язковий примiрник друкувався на паперi, стiйкому до несприятливих умов зовнiшнього середовища. Існують проблеми i у питаннi збереження перiодичних видань, зокрема газет. Бiблiотекознавцi одностайно дiйшли висновку, що вберiгати газети у їх теперiшньому видавничому варiантi дуже дорого i складно - з пiдшивками важко працювати, ! вони займають багато виробничих площ. Крiм того, цей вид ви-i дань вмiщує, в основному, короткотривалу iнформацiю з великими повторами. Тому, no-можливостi, газети пiсля одержання необхiдно переводити на бiльш довготривалi компактнi носiї, в тому числi електроннi. Зараз бiблiотеки та архiви активно виконують ксерокопiювання актуальних для користувачiв документiв. Але треба пам'ятати, 1 що вiд цього матерiальна основа документiв значно погiршується. Практика показала, що найбiльш актуальнi видання необхiдно копiювати один раз, а ксерокопiї робити вже з копiї. Утакому випадку оригiнали можуть зберiгатися бiльш тривалий термiн. Але бiльш за все сьогоднi фонди бiблiотек потерпають вiд розкрадання та псування окремими користувачами, тому одним , з найважливiших завдань у забезпеченнi регламентованого збереження документiв у книгозбiрнi е жорсткий контроль за їх використанням. Уразливiсть документiв також рiзко зростає в процесi їх експонування. Система органiзацiї виставок - мiсце та спосiб розмiщення лiтератури, доступ для ознайомлення - багато в чому впливає на рiвень збереження експонованих документiв. Заходи по посиленню контролю за використанням документiв не залежать вiд додаткових матерiальних ресурсiв, а лише вимагають вiд бiблiотечних працiвникiв, якi обслуговують користувачiв, сумлiнного ставлення до своєї роботи. Багато проблем у зберiганнi цiнних бiблiотечних та архiвних фондiв. Склалася ситуацiя, при якiй на гранi саморуйнування опинилась значна частина нацiональної спадщини — рукописнi та друкованi пам'ятки iсторiї та культури, якi внаслiдок незадовiльних умов зберiгання, фiзичного старiння паперу потребують заходiв по консервацiї, докис лоти з акцiї, реставрацiї тощо. Немає змоги виконувати палiтурнi роботи, реставрацiю та мiнiатюризацiю видань. В США, наприклад, лише па одну реставрацiю видiляється щорiчно 2 млн. доларiв. Не в повному обсязi вирiшено проблему копiювання документiв, а це б дозволило вилучати цiннi видання з активного використання, зберегти їх вiд пошкоджень, замiнивши копiями. Повiльно просувається робота по створенню страхових фондiв, особливо зiбрань першої категорiї (рукописiв, рiдкiсних книг, академiчних видань тощо) шляхом виготовлення мiкрофiш i мiкрофiльмiв. Гальмує цю справу вiдсутнiсть належної технiко-економiчної бази, яка б забезпечила дотримання санiтарно-технiчних норм зберiгання документiв, побудову спецiальних примiщень, їх оснащення, наявнiсть спецiально пiдготовлених фахiвцiв. Доцiльно нагадати, що за роки тоталiтарного режиму було знищено чимало цiнних видань, вiддано забуттю сотнi iмен українських письменникiв, iсторикiв, фiлософiв, полiтикiв. Пiд час Великої Вiтчизняної вiйни знищено двi третини фондiв бiблiотек України. Питання збереження фондiв недостатньо розроблене як у юридичному, так i в iнструктивно-нормативнаму аспектах. Дiючi iнструкцiї нiколи по враховували пi специфiки великих книгосховищ з розгалуженою структурою фондiв, нi умов роботи ЦБС. Настав час переглянути та розробити новi документи. Отже проблема збереження книжкових та архiвних фондiв комплексна i багатоаспектна. Вона охоплює майже всi напрями бiблiотечної дiяльностi i вирiшувати її треба як найшвидше. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 1. Балоусова Г. Дiяльнiсть повернення Українi її рукописно-книжкової спадщини з росiйських бiблiотек // Бiблiотечна планета. – 2003. - № 3. – С. 10-12. 3. Воронько К. Л. Бiблiотечнi фонди. – М., 1990. 4. Грiнченко Б., Драгоманов М. Дiалоги про українську нацiональну справу. – К., 1994. 5. Колекцiї пам’яток писання та друку у бiблiотечних фондах України: проблеми формування, збереження, розкриття. – Харкiв, 2003. 6. Короткий термiнологiчний словник iз бiблiотекознавства та соцiальної iнформатики. – К., 1998. 7. Кулешiв С. Г. Документальнi джерела наукової iнформацiї: поняття, типологiя, iсторiя типологiчної схеми. – К., 1995. 8. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. – К., 2003. 9. Мацюк О. Я. Історiя українського паперу. – К., 1994. 10. Матяш И. 10-летие Союза архивистов Украины // Весник архивиста. – 2000. - №3-4. – С. 271-275. 11. Нариси iсторiї архiвної справи в Українi / За ред. І. Б. Матяш. – К., 2002. 12. Науковi працi Нацiональної бiблiотеки України iм. В.І. Вернадського. Вип. 11. – К., 2003. 13. Обеспечение сохранности фонда УНБ. – М., 1988. 14. Сохань П. Українська археографiя та джерелознавство: здобутки, проблеми, перспективи // Пам’ять столiть. – 2001. - № 2. – С. 13-14. 15. Україна в мiжнародно-правових вiдносинах. В 2-х кн.. Кн.. 2. – К., 1997. Подiбнiсть галузей архiвної та бiблiотечної дiяльностi Функцiї Предмет зберiгання Технологiї Архiви Документ Вiдбiр, комплектування, облiк, забезпечення умов зберiгання, створення пошукових систем, органiзацiя користування Збирання, зберiгання, органiзацiя користування Документ Вiдбiр, комплектування, облiк, забезпечення умов зберiгання, створення пошукових систем, органiзацiя користування Додаток № 2. Табл иця 2. Галузь Характер iнформацiї Вад документiв Завдання галузi Користувачi Архiви Ретроспективна Не тиражованi, не призначенi для широкого користування Органiзацiя зберiгання i використання первинних документiв Бiблiотеки Рiзна Опублiкованi, тиражованi Органiзацiя зберiгання i використання первинних документiв Фахiвцi (науковцi) усiх галузей науки, економiки, культури, масовий читач