Автоматизація процесів бухгалтерського обліку у дорожньому підприємстві

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ Дорожньо-будiвельний факультет РОЗРАХУНОКОВО-ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА «Автоматизацiя процесiв бухгалтерського облiку в дорожньому пiдприємствi» Коноваленко Костянтин Євгенович Керiвник Консультант Лихоступ Микола Миколайович Допущений до захисту «___»__________1999 р. Зав. Кафедрою органiзацiї виробництва Липський Г.Є. Київ 1999 Змiст Реферат........................................................................................................... 4 Вступ................................................................................................................ 5 1. Основи органiзацiї бухгалтерського облiку на пiдприємствi............................................................................................... 7 1. 2. Характеристика термiну "бухгалтерський облiк”............................... 9 1. 3. Вiдмiнностi фiнансового та управлiнського облiку........................ 11 1. 4. Предмет та метод бухгалтерського облiку......................................... 14 1. 5. Документацiя облiку............................................................................ 15 1. 6. Органiзацiя та форми бухгалтерського облiку.................................. 17 1. 7. Теоретичнi питання органiзацiї бухгалтерського облiку................. 22 2. Автоматизацiя..................................................................................... 28 28 2. 2. Елементи органiзацiї бухгалтерського облiку в умовах застосування комп’ютерної технiки............................................................................ 32 Висновки..................................................................................................... 39 Додатки........................................................................................................ 42 Розрахунково-пояснювальна записка на 48 сторiнок, 6 малюнкiв, 3 графiки, бiблiографiя на 10 джерел. В роботi визначена схема органiзацiї i автоматизацiї бухгалтерського облiку в дорожньому пiдприємствi, яка забезпечує оперативне кервництво пiдприємством для здiйснення господарської операцiї з найбiльш ефективним використанням оборотних коштiв пiдприєжмства з метою одержання максимальних прибуткiв, ефективного використання власних активiв пiдприємства, своєчасних розрахункiв з бюджентом. Здiйснено аналiз органiзацiї бухгалтерського облiку в дорожньому пiдприємствi, вивчено документооборот в системi облiку дорожньої галузi i можливостi впровадження автоматизованого бухгалтерського облiку з використанням iснуючих бухгалтерських програм. Вступ В умовах ринкової економiки значна роль належить бухгалтерському облiку, без знання якого неможливо ефективно керувати сучасними пiдприємствами. Бухгалтерський облiк - це спосiб документального спостереження, вiдображення i контролю за господарською i фiнансовою дiяльнiстю виробникiв i господарникiв (пiдприємств, органiзацiй, орендних, спiльних пiдприємств, акцiонерних товариств тощо). Облiк ведеться у вартiсному, натуральному та трудовому вимiрниках. Вiн грунтується на суворому дотриманнi документацiї i здiйснюється на основi державних правових актiв, тобто на основi правових чинникiв, що передбачають виникнення виробничих пiдроздiлiв (цех, бригада, ланка, виробник), малих пiдприємств. Важливi вимоги до бухгалтерського облiку - його простота, чiткiсть, достовiрнiсть поточних i звiтних даних, попередження всiлякого роду спроб перекручування дiйсностi, усунення серйозних недолiкiв в органiзацiї бухгалтерського облiку i посилення його ролi в здiйсненнi контролю за господарською дiяльнiстю. Предметом бухгалтерського облiку є окремi сторони багатогранного процесу розширеного вiдтворення: господарськi факти, явища i процеси (операцiї), що зумовлюють рух господарських засобiв, коштiв, а також джерел їх утворення. Предмет бухгалтерського облiку охоплює весь процес вiдтворення, тобто виробництво, розподiл, обiг та споживання. Так, на цукровому заводi предметом бухгалтерського облiку є процес виробництва, реалiзацiї цукру тощо; в дорожньо-будiвельному пiдприємствi - процес будiвництва, ремонту та експлуатацiї дорiг. Таким чином предмет бухгалтерського облiку вивчає стан i використання коштiв пiдприємства в процесi господарської дiяльностi. Особливу увагу облiку слiд придiлити якщо зважити на те наскiльки складним механiзмом являється дорожнiй комплекс України, на чолi якого стоїть Мiнiстерство Транспорту України, а роль управлiння дорожнiм господарством вiдведена Українськiй державнiй корпорацiї по будiвництву, ремонту та утриманню автомобiльних дорiг (УКРАВТОДОР). Весь цей комплекс складається з 783 пiдприємств та їх пiдроздiлiв державного i недержавного секторiв (Додаток 1). Джерелами фiнансування цiєї системи являються: вiдрахування коштiв пiдприємствами й господарськими органiзацiями; вiдрахування вiд доходiв по експлуатацiї автомобiльного транспорту; збiр вiд продажу паливно-мастильних матерiалiв та iншi надходження, структура яких наведена у Додатку 2. А облiк у цьому комплексi має поєднати у єдине цiле надходження коштiв, перерозподiл їх мiж тими чи iншими ланками галузi, оцiнку результату вiд дiяльностi комплексу та ще багато iнших питань вiд яких залежить ефективне управлiння всiєю системою. Для потреб управлiння дорожнiми пiдприємствами бухгалтерський облiк повинен надавати повну та своєчасну iнформацiю, що потребує його належної органiзацiї. В бухгалтерiї органiзацiйний процес є засобом, за допомогою якого об’єднуються трудовi ресурси, матерiали, технологiя, iнформацiя для досягнення поставлених перед облiком завдань. Ефективна органiзацiя облiку сприяє оптимальному використанню ресурсiв, мiнiмiзує витрати виробництва. На тлi цього слiд враховувати що сучасний рiвень розвитку характеризується комп’ютеризацiєю всiх сфер народного господарства країни: вирiшенням принципово нових задач облiку, аналiзу, контролю й управлiння; застосуванням автоматизованих систем управлiння, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих мiсць (АРМ) облiкових працiвникiв. 1 [KK1] . Основи органiзацiї бухгалтерського облiку на пiдприємствi Бухгалтерський облiк, як наука, являє собою вчення про систему отримання, обробки та видачi облiкової iнформацiї з метою використання її в управлiннi ланками народного господарства. В процесi облiку господарської дiяльностi пiдприємствами використовуються три види вимiрювачiв: натуральнi, трудовi та грошовi. Натуральнi вимiрювачiТрудовi вимiрювачi робiтникiв. Грошовi вимiрювачi використовуються для вiдображення об’єктiв облiку в єдиному, однорiдному виразi. Використання грошового вимiрювача дозволяє отримувати узагальнюючi показники рiзнорiдних господарських засобiв та процесiв. Бухгалтерський облiк являє собою систему безперервного вiдображення засобiв (по їх видам та джерелам) та процесiв господарської дiяльностi. Особливостi бухгалтерського облiку полягають у наступному: - використовуються всi три вимiрювачi – натуральнi, трудовi та грошовi; - здiйснюється в певному порядку на основi документiв; - запис здiйснених господарських операцiй вiдображаються по облiкових рахунках бухгалтерського облiку; - по всiх засобах перiодично здiйснюється iнвентаризацiя; - облiк являється суцiльним за обсягом операцiй пiдприємства та безперервним у часi. - забезпечення оперативного та послiдуючого контролю за виконанням зобов’язань наявностi та руху майна, використанням матерiальних та фiнансових ресурсiв згiдно затвердженим нормам та кошторисам; - своєчасно запобiгати негативним явищам в господарських процесах та результатах дiяльностi пiдприємства, що необхiдно для оперативного керiвництва та управлiння, а також для використання iнвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, фiнансовими, банкiвськими, податковими та статистичними закладами та iншими зацiкавленими органами та органiзацiями; їхньою функцiональною роллю та за правом власностi; по-дру­ге, здiйснити суцiльне, взаємно ув’язане i безперервне спостереження за господарськими операцiями та за на­явнiстю i рухом засобiв господарства. Це дає змогу одер­жувати необхiдну економiчну iнформацiю для уп­равлiння, здiйснення контролю за роботою господарства та виконанням його бiзнес-плану, оцiнити результати роботи. Отже, бухгалтерський облiк є основним i єдиним ви­дом облiку, за допомогою якого здiйснюється в грошово­му виразi суцiльне взаємоув'язане i безперервне спосте­реження, сприймання, вимiрювання та фiксацiя роботи господарства в цi лому як сукупностi, тобто всiх сторiн його дiяльностi . Іншi види облiку забезпечують окремi сторони дiяльностi у межах господарства (оперативно-технiчний облiк) або в масштабi народного господарства i його галузей (статистичний облiк). Бухгалтерський облiк є найбiльш масовим ви дом облiку, оскiльки ведеться у всiх господарськи х са­мостiйних ланках свiтової економiки. Завдяки йому керiвництво господарства, власники, органи управлiння дiстають необхiдну економiчну iнформацiю для уп­равлiння, оцiнки i здiйснення контролю за господарсь­кими процесами. 1. 2. Харак т еристика термi ну " бух галтерський облi к” Облiк — ц е процес, який складається з операцiй спо­стереження, сприйняття, вимiрювання та фiксацiї (реєстрацiї) фактiв, процесiв, подiй природи або суспiльного життя. Спостереження зводяться до визна­чення змiстовної характеристики об'єкта облiку, яку потрiбно облiчити, тобто до визначення предметної суттєвостi об'єкта облiку, вимiрювання — до вираження об'єкта облiку в визначених одиницях вимiрювання (на­туральних, речових, трудових або вартiсних), реє страцiя ~ до фiксацiї даних про предметну суттєвiсть (вла­стивiсть) об'єкта облiку, одиниць його вимiру та iнших характеристик. Якщо процес облiку вiдбувається над об'єктами гос­подарського характеру, то такий облiк називають госпо­дарським. Господарський облiк - це спостереження, сприйнят­тя, вимiрювання та реєстрацiя господарських фактiв, якi являють собою дiйснi явища (споруда, трактор, хлiб тощо) або дiйсний процес (купiвля, виготовлення продукту, виконання роботи, надання послуги тощо) госпо­дарювання. Постiйне ускладнення господарського життя призве­ло до диференцiацiї господарського облiку. Сьогоднi в економiчнiй лiтерату рi господарський облiк подiляють за рiзними ознаками. Найбiльш важливими слiд визнати подiл за видами та за характером. За видами господарський облiк подiляють на оперативний, статистичний та бухгалтерський, за характером — на фiнансовий та управлiнський. Кожний вирiшує свої завдання. І нформацiйнi потреби щогодинного, щозмiнного та щодобового управлiння, коли необхiдне гнучке маневру­вання, постiйне рег улювання, контроль та оцiнка ходу робiт, забезпечуються оперативним облiком . При необхiдностi одержання iнформацiї про показни­ки, якi характеризують закономiрностi та тенденцiї роз­витку господарства, застосовують статистичний облiк . результати господарювання, ведуть бухгалтерський облiк . До основних ознак бухгалтерського облiку нале­жать: юридична доказовiсть, безперервнiсть, вартiсне вимiрювання, двоїсте (подвiйне) вiдображення стану та змiн господарських фактiв (явищ та процесiв) на основi теорiї двоїстостi (балансового методу). Фiнансовий облiк призначено для формування вартiсних показникiв господарства, якi потрiбнi для ви­явлення зовнiшнiх зв'язкiв (бюджет, банки, постачаль­ник, покупцi тощо). Вiн є обов'язковим для всiх суб'єктiв господарювання. (внутрiшньогосподарський) облiк — це облiк, у якому формуються показники для рiзних внутрiшнiх та зовнiшнiх потреб: обчислення собiвартостi придбання матерiалiв, виготовленої продукцiї, викона­них робiт, наданих послуг; визначення витрат, розраху­нок доцiльностi виконання робiт тощо. Вiн складає ко­мерцiйну таємницю господарника. Теоретичнi основи побудови облiку є динi для усiх видiв, форм, та масштабiв пiдприємницької дiяльностi. Специфiка методики облiку та його органiзацiї зале­жить вiд масштабiв i характеру дiяльностi, ор­ганiзацiйної структури господарства та цiлого ряду iнших причин. 1 . 3. Вiдмiнностi фiнансового та управлiнського обл iку Значимiсть фiнансового управлiння пiдприємством знайшла своє вiдображення в нових пiдходах до самої органiзацiї бухгалтерського облiку в Українi. Велика кiлькiсть прибiчникiв має направлення створення плану рахункiв за принципово новою структурою, яка забезпечує можливiсть ведення фiнансового та управлiнського облiку. Органiзацiя фiнансового облiку повинна регламентуватись певним державним органом, з метою створення єдиної системи визначення фiнансового та майнового стану пiдприємства, оцiнки статей активу та пасиву балансу, фiнансових результатiв, розрахункiв з бюджетом та iнших показникiв, якi являють собою iнформацiю для складання фiнансового (бухгалтерського) звiту. Управлiнський бухгалтерський облiк повинен забезпечувати синтетичний та аналiтичний облiк руху товарно-матерiальних цiнностей, готової продукцiї, розрахункiв, витрат за мiсцем виникнення, центрам вiдповiдальностi, сегментам дiяльностi, статтям калькуляцiї та не повинен бути зв’язаним безпосередньо з операцiями на рахунках фiнансового облiку. 1. Обов’язковiсть ведення облiку. Ведення фiнансового облiку обов’язкове. Повиннi бути прикладенi значнi зусилля для збору даних в потрiбнiй формi та з потрiбним ступенем точностi незалежно вiд того, чи вважає адмiнiстрацiя цi данi корисними. Ведення ж управлiнського облiку суцiльно залежить вiд волi керiвництва: нiякi стороннi органи чи органiзацiї не мають права вказувати що потрiбно i чого не треба робити. Оскiльки ведення управлiнського облiку повнiстю залежить вiд волi адмiнiстрацiї, то немає сенсу в зборi та обробцi iнформацiї, цiннiсть якої для управлення нижче вартостi її отримання. 2. Цiль ведення облiку. Цiль фiнансового облiку - спiвставлення фiнансових документiв для користувачiв поза органiзацiєю. Коли документи складенi, цiль вважається досягнутою. Управлiнський облiк є лише засобом забезпечення планування, власне управлiння та контролю. 3. Користувачi iнформацiї. Користувачi iнформацiї, яка отримується в результатi ведення фiнансового облiку, - в своїй загальнiй масi – безлика група (за виключенням самої адмiнiстрацiї органiзацiї). Запити бiльшостi зовнiшнiх користувачiв iнформацiї вважаються однаковими. Особи, якi користуються даними управлiнського облiку, як правило, вiдомi поiменно. Вiдповiдно вiдомi їх специфiчнi запити, на якi й буде орiєнтована система управлiнського облiку. 4. . Фiнансовий облiк будується на основополагючiй рiвностi: активи = зобов’язання + капiтал власника пiдприємства . В управлiнському облiку це три основних види: б) диференцiйований облiк; в) облiк за центрами вiдповiдальностi. 5. Основнi положення. "Положення про органiзацiю бухгалтерського облiку та звiтностi Українi" затверджене Мiнiстерством Фiнансiв України вiд 03. 04. 93 №250, та "Про затвердження об’єму та форм рiчного бухгалтерського звiту пiдприємств та Інструкцiї про порядок їх заповнення" вiд 09. 08. 93. 6. Прив’язка у часi. але вони за своєю природою носять "iсторичний" характер. Управлiнський облiк включає в свою структуру, нарiвнi з iнформацiєю "iсторичного" характеру, оцiнки й плани на майбутнє. Цiль фiнансового облiку – показати, "як це було", а управлiнського – “як це має бути”. 7. Форми вираження iнформацiї . Фiнансовi документи, якi являються кiнцевим продуктом фiнансового облiку, мiстять в основному iнформацiю в грошовому виразi. В управлiнському облiку фiгурує iнформацiя, як в грошовому, так i в натурально – речовому виразi. В управлiнському облiку вiдображається кiлькiсть матерiалу та його вартiсть тощо. 8. Ступiнь точностi iнформацiї . Адмiнiстрацiї пiдприємства потрiбна своєчасна iнформацiя, i тут часто можна пiти на певне послаблення вимог до точностi на користь швидкостi отримання iнформацiї. Таким чином, в управлiнському облiку часто використовуються приблизнi й приблизнi оцiнки, мабуть навiть частiше, нiж точнi данi. Авжеж, данi фiнансового облiку не можуть бути абсолютно точними, але приближення й приблизнi оцiнки в управлiнському облiку використовуються значно частiше, нiж у фiнансовому. 9. Перiодичнiсть звiтностi. Повний фiнансовий звiт складається пiдприємством за пiдсумками року, менш детальнi – щоквартально. Деталiзованi звiти в управлiнському облiку складаються великими органiзацiями щомiсячно; звiти за окремими видами дiяльностi можуть складатись потижнево, щоденно, а в деяких випадках – негайно. 10. Строки представлення звiту. тiльки через кiлька тижнiв пiсля закiнчення звiтного перiоду. щоденних звiтiв). 11. Об’єкт звiтностi. В фiнансових звiтах органiзацiя описується як єдине цiле. Для великих компанiй, що дiють в кiлькох галузях, є необхiднiсть вiдображення виручки й доходу по кожнiй галузi, тобто по великим сегментам цiлого пiдприємства. В управлiнському облiку основна увага звертається на порiвняно невеликi пiдроздiли пiдприємства – по окремих виробах, видам дiяльностi, по органiзацiйним пiдроздiлам, по центрам вiдповiдальностi. 1. 4. Предмет та метод бухгалтерського облiку Предметом бухгалтерського облiку являється господарська дiяльнiсть пiдприємства. До групи об’єктiв, що її забезпечують, вiдносяться господарськi засоби та їх джерела, а до об’єктiв що складають – господарськi процеси та їх результати. Господарськi засоби являють собою: основнi засоби (будiвлi, споруди, машини, обладнання, транспортнi засоби, iнструменти тощо). Вони створюють необхiднi умови для нормального здiйснення виробничого процесу, сприяють його правильнiй органiзацiї. Основнi засоби беруть участь у процесi виготовлення продукцiї протягом тривалого часу, обслуговують багато виробничих циклiв. Одночасно основнi засоби поступово передають втiлену в них працю на продукцiю, що виготовляється, у виглядi амортизацiйних вiдрахувань. Це призводить до їх зносу та зменшенню вартостi. являють собою вихiдний матерiал, з якого виготовляється продукцiя. До оборотних засобiв вiдносять: сировина та матерiали, напiвфабрикати, допомiжнi матерiали, паливо та незавершене виробництво (оборотнi засоби, обробка яких не закiнчена на тiй чи iншiй фазi виробництва) та iншi матерiали, що використовуються в одному виробничому циклi та цiлком переносять свою вартiсть на продукцiю, що виготовляється. Грошовi кошти використовуються для здiйснення рiзноманiтних платежiв, подiляються за мiсцем їх знаходження, зберiгаються в основному на розрахунковому рахунку банку та використовуються для здiйснення всiх основних розрахункiв пiдприємства: з постачальниками та покупцями, з фiнансовими та податковими органами тощо, такi розрахунки ведуться через розрахунковий рахунок та iншi рахунки пiдприємства за безготiвковими перерахуваннями. Готiвковi грошi знаходяться в касi пiдприємства. Кошти в розрахунках являють собою дебiторську та кредиторську заборгованiсть, тобто борги iнших пiдприємств та осiб даному пiдприємству, та заборгованiсть даного пiдприємства перед iншими пiдприємствами чи особами. Вiдповiдно до цого тi чи iншi сторони являються дебiторами чи кредиторами. 1. 5. Документацiя облiку Обов’язковою умовою бухгалтерського облiку являється оформлення кожної господарської операцiї документом. Документацiя – це процес суцiльного та безперервного вiдображення господарських операцiй в документах. Оскiльки на пiдприємствi здiйснюється велика кiлькiсть рiзноманiтних господарських операцiй, iснує багато рiзноманiтних за своєму змiсту та формi документiв. Бiльшiсть документiв взаємопов’язанi мiж собою, та змiст одних документiв витiкає зi змiсту iнших. Первиннi документи, в тому числi на паперових та машинозчитувальних носiях iнформацiї, повиннi мати такi обов’язковi реквiзити: найменування документу (форми), код форми, дата та мiсце складання, змiст господарської операцiї, вимiрювачi господарської операцiї, посада особи, вiдповiдальної за ведення господарської операцiї та правильнiсть її оформлення, особистий пiдпис або iншi знаки, якi iдентифiкують особу, яка здiйсняла господарську операцiю. В залежностi вiд характеру операцiї та технологiї обробки даних до первинних документiв можна внести додатковi реквiзити. При складаннi документiв на машинних носiях iнформацiї пiдприємства зобов’язанi за свiй рахунок та власними силами зробити їх копiї на паперових носiях за вимогою контролюючих або судових органiв та своїх клiєнтiв Жодна господарська операцiя, яка вiдбувається на пiдприємствi та установi, не повинна уникнути документування. Однак документуванням господарських операцiй займаються не тiльки i не стiльки працiвники бухгалтерської служби пiдприємства чи установи, а насамперед тi, хто здiйснює господарськi операцiї i дає дозвiл на їх проведення. Це посадовi особи виробничих, органiзацiйно-технологiчних, iнженерно-технiчних та розпорядчих служб i пiдроздiлiв. Тому постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 26 квiтня 1995р. № 307 визнано за необхiдне зобов’язати керiвника пiдприємства, органiзацiї i установи забезпечити документування всiх господарських операцiй, пов’язаних з одержанням доходiв, рiзними витратами, змiнами в складi i станi майна, зобов’язань i капiталу, розподiлом доходiв тощо. Вiдповiдальнiсть за своєчасне та якiсне складання документiв, передачу їх у встановленi строки для вiдображення в бухгалтерському облiку, за достовiрнiсть даних, наведених в документах, несуть особи, якi склали та пiдписали цi документи. Бухгалтерськi документи можна класифiкувати за призначенням, порядком складання та способу висвiтлення операцiї. здiйснюється за допомогою облiкових регiстрiв, що забезпечують контроль за збереженiстю документiв та необхiдну наочнiсть вiдображених у них даних. В облiкових регiстрах виконується групування даних первинних документiв за однорiдними признаками, якi використовуються для ведення бухгалтерського облiку та управлiння господарською дiяльнiстю пiдприємства. Облiковi регiстри групуються за певними признаками: · за видами бухгалтерських записiв подiляються на хронологiчнi та систематичнi; · за зовнiшнiм виглядом подiляються на бухгалтерськi книги, картки, вiльнi листи; · за об’ємом вмiсту В регiстрах хронологiчного облiку вiдображаються господарськi операцiї в певнiй послiдовностi, в момент їх здiйснення групування даних, що реєструються, не вiдбувається. Систематичнi регiстри призначенi для реєстрацiї господарських операцiй в певнiй послiдовностi та в певному групуваннi однорiдних за економiчним змiстом господарських операцiй. Регiстри систематичного облiку складаються в розрядi синтетичного та аналiтичного облiку. Останнiм часом широкого використання набули комбiнованi регiстри систематичного облiку, якi поєднують синтетичнi та аналiтичнi записи. Використання комбiнованих регiстрiв дає можливiсть оперативно отримувати хронологiчнi та систематичнi данi або показники синтетичного та аналiтичного облiку разом, що скорочує об’єм роботи по облiковiй реєстрацiї та дає наочне уявлення про здiйсненi операцiї. В процесi здiйснення господарських операцiй з’являється необхiднiсть у накопиченнi та групуваннi даних. Для групування певних даних за об’єктами облiку застосовуються групувальнi вiдомостi. Для ведення записiв по синтетичному та аналiтичному облiкам застосовують бухгалтерськi книги, в яких всi листи зброшурованi, пронумерованi, на останнiй сторiнцi зазначено кiлькiсть сторiнок iз завiруючим пiдписом керiвника та головного бухгалтера, а також скрiпленi печаткою. цiнностей, основних засобiв тощо). Зiбранi разом картки складають картотеку, яка розподiляється за певними признаками. Вiльнi листи являють собою таблицi рiзноманiтного формату iз спецiальним графленням. Вони складають основу сучасних форм облiку та використовуються для ведення як синтетичного, так i аналiтичного облiку. Регiстри даного виду використовуються для запису операцiй безпосередньо з первинних документiв. На вiльних листах ведуться рiзноманiтнi вiдомостi та журнали. По закiнченню звiтного року та складаннi балансу книги, картки та вiльнi листи (вiдомостi) закриваються шляхом пiдведення пiдсумкiв по кожному рахунку та запису суми залишку. Структура синтетичних регiстрiв залежить вiд форми бухгалтерського облiку, а аналiтичнi регiстри – вiд особливостей об’єктiв облiку. Пiдприємства якi складають облiковi регiстри на машинозчитувальних носiях, зобов’язанi забезпечити технiчнi засоби для їх вiдтворення в зручному для читання виглядi. Вiдповiдальнiсть за правильнiсть реєстрацiї iнформацiї в облiкових регiстрах несуть особи, якi склали та пiдписали їх. Інформацiя про господарськi операцiї, що були здiйсненi пiдприємством за певний перiод, в облiкових регiстрах переноситься у згрупованому виглядi до бухгалтерської звiтностi. Пiд формою бухгалтерського облiку розумiють технологiю та органiзацiю облiкового процесу вiдповiдними способами, технiкою документування та облiкової реєстрацiї. В бухгалтерському облiку в Українi застосовуються наступнi форми облiку: меморiально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена форма облiку, таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, дiалогова. З усiх вищенаведених форм в дорожнiх органiзацiях застосовується . Сутнiсть цiєї форми полягає у застосуваннi журналiв-ордерiв та допомiжних вiдомостей, якi являються основними облiковими регiстрами. Всi журнали-ордери побудованi так, що в них поступово накопичуються та пiдраховуються данi для перенесення їх в звiтнi форми. Основними перевагами журнально-ордерної форми облiку являються: - забезпечення своєчасного та рiвномiрного вiдображення бухгалтерських записiв на протязi звiтного перiоду; - можливiсть проведення аналiзу господарської дiяльностi пiдприємства; Проте в наш час, у нових умовах господарювання ця форма не вiдповiдає всiм потребам оперативного управлiння пiдприємством , а саме: побудова журналiв-ордерiв не мiстить нових форм органiзацiї облiку, не вiдповiдає за складом аналiтичних даних, якi необхiднi для управлiння пiдприємством, а найголовнiше – не дозволяє здiйснювати бухгалтерський облiк оперативно для визначення реального фiнансового стану управлiння на будь-який момент . Для того, щоб бухгалтерський облiк грав роль не тiльки послiдуючого контролю пiсля одержання квартальної звiтностi, а справжню роль – був iнструментом для керiвника в оперативному керiвництвi управлiнням, необхiдно впроваджувати автоматизацiю бухгалтерського облiку. Суть її полягає в наступному: сучаснi технiчнi засоби, якi застосовуються для автоматизованого ведення бухгалтерського облiку, дозволяють пiдiйти по-новому до формування облiкової iнформацiї, знизити трудомiсткiсть обробки iнформацiї, пiдвищити оперативнiсть доступу бухгалтерського апарату до iнформацiї, що обробляється. Так Українським державним виробничо-технологiчним пiдприємством «Укрдортехнологiя» щоквартально до податкової iнспекцiї та вище стоячої органiзацiї (Корпорацiї «Укравтодор») подаються бухгалтерськi звiти, досить важливим елементом яких є пояснювальнi записки, об’єм яких не регламентується. Пiдготовка всiх цих звiтiв супроводжується ручною обробкою великої кiлькостi паперових реєстрiв, на яких здiйснюється ведення облiку продовж звiтного перiоду. Такий спосiб пiдготовки звiтностi потребує досить великих витрат працi i при цьому процесi iснує велика вiрогiднiсть механiчної помилки (описки, арифметичнi помилки). Останнiм часом перелiк документiв що здаються до вiдповiдних органiзацiй, зазнав певних змiн. Так, якщо на сьогоднiшнiй день, для податкової адмiнiстрацiї найважливiшими звiтними документами є Декларацiя про прибуток пiдприємства (що введена в дiю, згiдно iз законом про оподаткування пiдприємств, з 1 жовтня 1997 року) та Декларацiя про податок на додану вартiсть, то для вище стоячої органiзацiї найважливiшими залишаються Баланс пiдприємства та Звiт про фiнансово-економiчнi показники пiдприємства (якi до податкової адмiнiстрацiї взагалi не подаються). Головною перевагою цiєї форми є те, що вона дає можливiсть зосередити величезнi об’єми iнформацiї у вiдносно невеликiй кiлькостi регiстрiв - журналiах-ордерах, вiдомостях, головнiй книзi. Але цi регiстри мають складну побудову, вiдрiзняються мiж собою за структурою та потребують виконання ряду логiчних операцiй при заповненнi. 1. 7. Теоретичнi питання органiзацiї бухгалтерського облiку Бухгалтерський облiк можна уявити як трьохступеневу систему, яка є складовою системи управлiння дорожнiм пiдприємством. Першим її рiвнем є методичний, другим – механiчний (рiвень форми облiку), третiм – органiзацiйний. На методичному, базовому рiвнi систему бухгалтерського облiку утворюють факти господарської дiяльностi, що реєструються та узагальнюються на бухгалтерських рахунках. Тут елементами системи бухгалтерського облiку виступають рахунки (на яких здiйснюється узагальнення фактiв), що розкривають зв’язки мiж господарськими подiями через подвiйний запис, а також iншi елементи методу бухгалтерського облiку. Обробка та реєстрацiя фактiв господарської дiяльностi призводять до створення рiзних форм облiку (другий рiвень системи бухгалтерського облiку). Взаємодiя облiкових працiвникiв вiдбувається на третьому, органiзацiйному рiвнi системи бухгалтерського облiку. В бухгалтерському облiку суб’єктом управлiння є всi працiвники, якi виконують функцiї облiку, а в органiзацiї бухгалтерського облiку суб’єктом виступають керiвники дорожньої органiзацiї – директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському облiку об’єктом є господарськi факти, то в органiзацiї бухгалтерського облiку – облiковий процес, праця виконавцiв, органiзацiйне, iнформацiйне та технiчне забезпечення облiку, тобто власне система бухгалтерського облiку. як технологiчний процес, в якому поєднується жива праця облiкових працiвникiв, засоби працi – технiчне забезпечення бухгалтерського облiку, а також специфiчнi предмети працi – бухгалтерськi документи – для одержання пiдсумкової iнформацiї. рахункiв, подвiйному записi, оцiнцi майна та зобов’язань, калькулюваннi, бухгалтерському балансi та звiтностi. – паперового або комп’ютерного, розробцi перелiку форм облiкових регiстрiв, встановленнi порядку здiйснення записiв в регiстрах i перенесенню даних мiж ними. Якщо пiд час першого та другого етапiв здiйснюється органiзацiя ведення облiкових записiв, то третiй етап полягає в органiзацiї роботи облiкового апарату. Вiн включає : 1. встановлення найбiльш економної i найбiльш зручної загальної схеми облiку (централiзованої або децентралiзованої); 2. визначення оптимальної структури облiкового апарату; 4. набiр кадрiв та їх навчання; 5. органiзацiю робочих мiсць бухгалтерiв; 6. рацiональне розмiщення облiкового апарату; та документообiг); 8. iнформацiйне i технiчне забезпечення облiкових працiвникiв; 9. мотивацiю працiвникiв бухгалтерiї (оплата працi, iншi види стимулювання); 10. встановлення правильного i точного облiку роботи працiвникiв та контроль за виконанням ними своїх функцiй; Органiзацiйна функцiя управлiння дорожнiм пiдприємством полягає в органiзацiї виробництва, управлiння та працi. Органiзацiя бухгалтерського облiку також потребує створення певного технологiчного ланцюгу з обробки iнформацiї, здiйснення управлiння облiковим апаратом та створення сприятливих умов для роботи бухгалтерiв. Бухгалтерiя – такий самий вiддiл дорожнього пiдприємства, як i всi iншi адмiнiстративнi служби, i, якщо рядовий виконавець свою дiяльнiсть спрямовує на збирання i групування звiтних даних, то головний бухгалтер – органiзатор облiку – в своїй роботi виконує всi управлiнськi функцiї: створює та вдосконалює структуру i технiку облiкового пiдроздiлу, планує роботу бухгалтерiї, приймає рiшення щодо стимулювання облiковцiв до працi, контролює правильнiсть i своєчаснiсть облiкових даних. Органiзацiя облiку потребує грунтовного iнформацiйного забезпечення та ефективної комунiкацiї; створення, налагодження та функцiонування системи бухгалтерського облiку, передбачає оцiнку можливих варiантiв, вибiр з кiлькох альтернатив – тобто прийняття управлiнських рiшень. Веден н я господарства вимагає виконання комплексу робiт (функцiй) — прогнозування, нормування, плану­вання, органiзацiї, мотивацiї регулювання, облiку, конт­ролю та аналiзу господарської дiяльностi, своєчасної пiдготовки i подання податкової звiтностi. Щоб успiшно господарювати, потрiбно виконувати всi цi функцiї. Функцiя облiку є обов'язковою, що передбачено закона­ми кожної держави. Згiдно з дiючими законами України всi пiдприємства, незалежно вiд форм власностi, виду дiяльностi, масштабностi тощо, повиннi забезпечити ведення бухгалтерського облiку i подання фiнансової, податкової та статистичної звiтностi. Тому знання бухгалтерського облiку є обов'язковим для кожного господарника. Результатом виконання цих завдань буде зовнiшня та внутрiшня звiтнiсть яка представляє бухоблiк як iнформацiйну систему. В процесi дфяльностi пiдприємства значна бiльшiсть документiв пiдприємства проходить через бухгалтерiю, де бiльшiсть з них обробляється i реєструється. Тому доцiльно розглянути бухгалтерський облiк як головну ланку iнформацiйного забезпечення процесу управлiння пiдприємством. Це можна проiлюструвати наступним чином: Перша мета досягається за допомогою фiнансового та управлiнського облiку, друга – фiнансового. Реалiзацiя нових цiлей пов’язане iз: 2) складання звiтностi; 3) складанням кошторисiв; 5) складанням прогнозiв; операцiї, наприклад оприбуткування на складi матерiалiв, сплата податкiв, нарахування зарплати працiвникам, фiксуються систематично i послiдовно по мiрi їх виконання. Бухгалтерський облiк реєструє головним чином iнформацiю, подану у грошовiй формi. Причому грошi виражаються у тiй вартостi, яку вони мають на час реєстрацiї господарських операцiй. Факт здiйснення операцiй обов’язково фiксується у первинних облiкових документах, чим забезпечується об’єктивнiсть i достовiрнiсть даних облiку. Основний метод обробки iнформацiї – подвiйний запис. отримує готову продукцiю, у процесi збуту якої повертаються ранiше витраченi кошти, але вже у виглядi прибуткiв. За рахунок повернених коштiв визначений процес повторюється. Таким чином забезпечується кругообiг майна. Основний висновок: господарська дiяльнiсть як об’єкт бухгалтерського облiку являє собою сукупнiсть операцiй над майном пiдприємства. Великий обсяг господарських операцiй зумовлює надзвичайну трудомiсткiсть облiку. До того ж у зв’язку з перiодичною змiною нормативних документiв змiнюється змiст окремих операцiй, що вимагає вiд бухгалтера постiйної роботи над нормативною документацiєю. При веденнi бухгалтерського облiку без застосування комп’ютерних засобiв керiвник дорожнього пiдприємства не має можливостi здiйснювати оперативний контроль за наявнiстю необхiдних для будiвництва дороги будiвельних матерiалiв, оперувати наявними грошовими коштами управлiння для органiзацiї поставок матерiалiв, своєчасного розрахунку з бюджетом по сплатi податкiв, виплати заробiтної плати i своєчасним забезпеченням сплат постачальникам i субпiдрядчикам, оскiльки бухгалтерський облiк надає йому послiдуючу iнформацiю, а не оперативну. В результатi дорожнє управлiння залучає зайвi оборотнi кошти для створення резерву наявностi матерiалiв на складах i iнших розрахункiв. Вирiшення завдання по створенню високого рiвня управлiння для кiнцевого результату – своєчасного виконання будiвництва об’єкту i максимального отримання прибуткiв полягає в створеннi в дорожньому управлiннi комп’ютерної мережi основних його пiдроздiлiв. 2. Автоматизацiя 2. 1. Органiзацiя облiку, контролю й аналiзу в умовах функцiонування автоматизованої системи управлiння пiдприємством з використанням автоматизованих робочих мiсць Сучасний рiвень розвитку характеризується комп’ютеризацiєю всiх сфер народного господарства країни: вирiшенням принципово нових задач облiку, аналiзу, контролю й управлiння; застосуванням автоматизованих систем управлiння, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих мiсць (АРМ) облiкових працiвникiв. Незважаючи на те, зо за допомогою ЕОМ вирiшуються задачi облiку, продуктивнiсть працi облiкових робiтникiв та робiтникiв управлiння залишається низькою. Найбiльший ефект вiд застосування ЕОМ в бухгалтерському облiку досягається за рахунок вдосконалення його методологiї та органiзацiї, пiдвищення контрольних властивостей, бiльш повного задоволення потреб управлiння. В наш час рацiоналiзацiя технологiї обробки облiкової iнформацiї, зниження трудомiсткостi – основнi напрямки автоматизацiї бухгалтерського облiку, проте їх можливостi дуже обмеженi. Це пояснюється тим, що сучасна методологiя та органiзацiя облiку сформувались при веденнi облiку вручну. в управлiннi. Стає очевидною необхiднiсть вдосконалення методологiї облiку та його органiзацiї, їх максимальної вiдповiдностi потребам управлiння. Новi технiчнi засоби автоматизацiї та органiзацiйнi форми їх експлуатацiї в умовах функцiонування автоматизованих робочих мiсць облiкових робiтникiв визначають необхiднiсть перегляду методологiчних аспектiв автоматизацiї бухгалтерського облiку, якi склалися в перiод застосування ЕОМ загального призначення. До основних методологiчних принципiв автоматизацiї бухгалтерського облiку на базi АРМ бухгалтера, якi направленi на забезпеченнi єдностi прийомiв (способiв) розробки та функцiонування її як єдиної системи, слiд вiднести: облiкова iнформацiя про господарськi операцiї, що пiдлягають вiдображенню в бухгалтерському облiку; - автоматизацiю складання документiв первинного облiку на паперовому та магнiтному носiях на дiлянках та службах з масовим характером виникнення господарських операцiй та передачу цих даних бухгалтеру вiдповiдної дiлянки облiку для автоматизованого вводу та вiдображення даних в бухгалтерському облiку; - експлуатацiю засобiв автоматизацiї обробки облiкової iнформацiї – ПЕОМ повиннi виконувати безпосередньо облiковi робiтники в умовах функцiонування АРМ бухгалтера; Застосування комп’ютерної технiки вносить значнi змiни в органiзацiю бухгалтерського облiку, зумовленi змiною способiв обробки первинних облiкових даних, високою швидкiстю надання звiтної iнформацiї через рацiональне упорядкування облiкових даних. Одноразове їх отримання та багаторазову передачу ї використання. Комп’ютеризацiя облiку покликала пiдвищити роль бухгалтерського облiку як функцiї управлiння, тому що обчислювальна технiка з допомiжного засобу перетворюється на визначений фактор органiзацiї облiку, змiнюючи не тiльки його форму, але й технологiю. Так, комп’ютернi системи бухгалтерського облiку, як складовi iнформацiйних систем автоматизацiї управлiння, використовують єдину базу даних для вирiшення оперативних пiдприємницьких та облiкових завдань. При комплекснiй комп’ютеризацiї облiку та управлiння вiдмiнностi мiж фiнансовим, управлiнським, податковим облiком або мiж оперативним та бухгалтерським полягають в рiзних процедурах обробки iнформацiї, що знаходиться в iнформацiйнiй базi даних дорожнього пiдприємства. Фактично, єдина система економiчної iнформацiї надає данi для облiку, поточного управлiння, аналiзу i аудиту. На сучасному етапi український ринок комп’ютерних програм пропонує програмнi продукти, якi хоча й вiдрiзняються виконанням, способами настройки, iнтерфейсом, але побудованi за однiєю моделлю. Суть цiєї моделi – унiфiкацiя даних та їх подання в системi подвiйного запису, ускладнена i доповнена спецiальними функцiями, якi необхiднi для вiдображення специфiки операцiй з рiзних дiлянок облiку. Однак, в окремих програмних продуктах обробка та накопичення первинної документацiї спочатку здiйснюється шляхом простої реєстрацiї, а потiм виконується формування бухгалтерських проводок, що є недоцiльним, оскiльки подвiйний запис – унiверсальний механiзм, за допомогою якого можна адекватно вiдображати факти господарського життя пiдприємства. Бухгалтерiя є основним постачальником та споживачем iнформацiї на пiдприємствi, тому всi данi повиннi зберiгатись в єдиному унiфiкованому реєстрi, побудованому на принципi подвiйного запису. Одним з таких програмних продуктiв є комплекс програмного забезпечення «1С: бухгалтерiя». Цей комплекс дозволяє працювати як на вiдокремленому робочому мiсцi так i в локальнiй чи зовнiшнiй мережi, коли iнформацiєю можна користуватись вже через мить пiсля того коли вона була занесена до машинної пам’ятi з будь якої машини де б вона не була встановлена (офiс, будiвельний майданчик, склад, парк). Саме над впровадженням цього комплексу в галузi й працюють спецiалiсти «Укрдортехнологiї». Але для його впровадження необхiдно щоб кожна органiзацiя мала кiлька ЕОМ: в кожного бухгалтера, на складi, в гаражi. А зважаючи на те що бiльшiсть дорожнiх органiзацiй нашої країни взагалi не мають комп’ютерiв, а якщо мають то тiльки один, то система 1С ще не скоро знайде своє застосування в галузi. роботу, немає грошей щоб органiзувати навчання спiвробiтникiв. А якщо зважити на те що в найближчi кiлька рокiв вся наша бухгалтерiя має перейти на європейську систему бухгалтерського облiку, то доведеться шукати новi шляхи автоматизацiї облiку в дорожнiй галузi. Щодо свiтового досвiду, то за кордоном вже давно iснують системи повної автоматизацiї управлiнських та облiкових процесiв на пiдприємствах. Двi найвiдомiшi системи - SunSystem® та Scala 5® . Кожен з цих продуктiв в роботi являє собою єдину централiзовану систему яка об’єднує в єдине цiле всi господарськi об’єкти. Так, наприклад, компанiя British Petroleum застосовує програму SunSystem® яка поєднує в єдине цiле всi пiдприємства, склади, АЗС, термiнали та iншi пiдроздiли не те що в межах однiєї країни, а й по всьому свiтi. І коли з термiналу у Чикаго вiдпускають 700 тон палива оператор оформлюючи всi належнi документи автоматично заносить iнформацiю в систему i її можна в цей самий момент прослiдкувати з офiсу що знаходиться в Нью Йорку чи в Києвi. І це лише маленький приклад можливостей функцiонування таких систем. Адже такi саме системи поєднують в єдине цiле заводи, офiси, склади корпорацiй General Motors, General Electric, Daimler Chrysler та ще багато iнших монстрiв свiтової iндустрiї, серед яких є й компанiї якi займаються будiвництвом, експлуатацiєю та ремонтом дорiг, мостiв, тунелiв та споруд на них. Нажаль для дорожнiх органiзацiй нашої країни це лише далеке майбутнє. До речi, разом iз спецiалiстами з British Petroleum над впровадженням SunSystem® в українському вiддiлкеннi BP - Брiтiш Петролеум Україна працюють i їх колеги з Корпорацiї «Укравтодор», оскiльки «Укравтодор» виступає спiвзасновником БП Україна. І цей досвiд може бути дуже корисним у разi виникнення потреби в розробцi глобальної системи автоматизацiї управлiнських i облiкових процесiв на всiх пiдприємствах дорожньої галузi, i послiдуючому поеднаннi їх у єдину мережу. Одним iз глобальних понять теорiї бухгалтерського облiку, що в значнiй мiрi впливає на його органiзацiю, є поняття форми бухгалтерського облiку. Характеристика форми бухгалтерського облiку є однiєю з досить складних проблем в теорiї бухоблiку, з якої до цього часу немає визначеностi i чiткостi. Протягом багатьох рокiв не припиняються дискусiї щодо правильностi трактування поняття форми облiку, що посилилися з появою комп’ютерiв та їх застосуванням для автоматизацiї облiкових робiт. На розвиток форм бухгалтерського облiку найбiльше впливають вимоги широкого розподiлу працi мiж облiковими працiвниками, ведення детального аналiтичного облiку, швидкого одержання пiдсумкової iнформацiї. Форми облiку, що передбачають застосування комп’ютерiв, на вiдмiну вiд паперових, дозволяють ефективно задовольнити наведеним вимогам. Можливiсть здiйснення широкого розподiлу працi забезпечується тим, що сучаснi програмно-апаратнi комп’ютернi системи, як правило, побудованi на принципах розподiленої обробки даних. Завдяки програмно реалiзованому механiзму, що дозволяє працювати з однiєю базою даних одночасно рiзним користувачам, з’явилась можливiсть одночасно працювати з одним облiковим реєстром не одному, а декiльком бухгалтерам. Застосування комп’ютерiв дозволяє вирiшити проблему аналiтичного облiку. Якщо при застосуваннi паперових форм облiку збiльшення рiвнiв деталiзацiї аналiтичного облiку та перелiку об’єктiв аналiтики вимагає збiльшення кiлькостi облiкових працiвникiв, то при застосуваннi комп’ютерної технiки можна ефективно вести аналiтичний облiк з будь-яким рiвнем деталiзацiї та широкою номенклатурою аналiтичних об’єктiв. Реєстрацiя операцiй в хронологiчному i системному порядку в розрiзi синтетичних та аналiтичних рахункiв , яка ранiше здiйснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесi. При цьому контроль за тотожнiстю даних аналiтичного та синтетичного облiку забезпечується автоматично. При паперових формах облiку операцiї накопичення даних в облiкових регiстрах, обчислення пiдсумкiв та перенесення даних мiж облiковими регiстрами потребують великих затрат живої працi та завжди пов’язанi з помилками. При застосуваннi комп’ютерiв цi операцiї виконуються без участi людини. Таким чином, за умови, що при застосуваннi комп’ютерiв не копiюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологiчний регiстр – Журнал операцiй, забезпечується технiчний ажур, а при належнiй органiзацiї первинного документування та документообiгу – господарський. Облiковий регiстр є невiд’ємною складовою форми облiку. Регiстри вiдображають вторинну облiкову iнформацiю (первинне джерело iнформацiї – бухгалтерськi документи) та є матерiальним засобом фiксацiї на рахунках даних про факти господарської дiяльностi дорожнього пiдприємства. Паперовi регiстри призначенi для формування в них заздалегiдь встановленого перелiку показникiв. В основу побудови регiстрiв бухгалтерського облiку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фiксуються всi данi, якi можуть знадобитись. В умовах застосування комп’ютерiв, змiст поняття “регiстр бухгалтерського облiку” змiнюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облiкових даних пiд регiстром бухгалтерського облiку розумiють засiб, призначений для фiксацiї, накопичення, систематизацiї, узагальнення i вiдображення облiкової iнформацiї, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського облiку стадiя вiдображення облiкової iнформацiї, тобто надання систематизованих облiкових даних в зручному для користувача виглядi, як правило, є самостiйним процесом, що не пов’язаний зi стадiями накопичення, узагальнення облiкової iнформацiї при застосуваннi комп’ютерiв здiйснюється в автоматичному режимi. Первинна облiкова iнформацiя накопичується в базi даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представленi окремими комiрками пам’ятi комп’ютера та є iдеальними, з точки зору теорiї бухгалтерського облiку, носiями ознак її групування. 1. комп’ютерної бази даних з певною структурою, що призначена для накопичення та зберiгання облiкової iнформацiї на технiчних носiях; Оскiльки порядок ведення, спосiб i послiдовнiсть обробки облiкових даних комп’ютерами, формування зведених облiкових показникiв повнiстю залежать вiд програми, що використовується, при комп’ютерно-комунiкацiйнiй формi важливого значення набуває програмне забезпечення (набiр алгоритмiв) для обробки облiкової iнформацiї. Таким чином, технологiчний процес комп’ютерного облiку визначається загальними принципами програмування, i елементи форми знаходять своє конкретне втiлення в програмах для комп’ютеризацiї облiкових робiт. Оскiльки, в залежностi вiд галузi господарської дiяльностi, кожному пiдприємству притаманнi свої особливостi, i дорожнє пiдприємство не є виключенням, слiд провести порiвняльний аналiз програм, що є на ринку. Для цього можна скористатись наступною класифiкацiєю (мал. 2. 1). Розроблене штатним програмiстом пiдприємства Створене на замовлення спецiалiзованою фiрмою Унiверсальне Домашня бухгалтерiя Малi пiдприємства За об’єктами облiку Великi пiдприємства Багатогалузевi корпорацiї Програми, в яких перевага надається ручному введенню операцiй Програми, в яких перевага надається введенню операцiй за шаблонами За комплекснiстю Окремi комп’ютернi робочi мiсця (КРМ) Виконуваних функцiй Комплекси пов’язаних КРМ Програми для ведення бухгалтерського облiку Фiнансово-аналiтичнi системи За призначенням Програми для автоматизацiї управлiнської дiяльностi, що мiстять модуль бухгалтерського облiку Правовi бази даних Мал. 2. 1. Класифiкацiя бухгалтерського програмного забезпечення В перiодичнiй та монографiчнiй лiтературi, яка описує пiдходи до автоматизацiї процесу бухгалтерського облiку, видiляють наступнi пiдходи до створення комп’ютерних систем бухгалтерського облiку (КСБО) на пiдприємствах, що вiдрiзняються за ступенем впливу на органiзацiйну структуру та комплекснiстю вирiшення облiкових задач. (мал. 2. 2). За ступенем впливу на органiзацiйну структуру видiляють два пiдходи. Перший грунтується на адаптацiї iнформацiйної технологiї до органiзацiйної структури пiдприємства та бухгалтерiї. Комп’ютерна система бухгалтерського облiку пристосовується до органiзацiйної структури в її iснуючому виглядi i вiдбувається локальна модернiзацiя сформованих методiв роботи. При цьому здiйснюється розподiл функцiй мiж технiчними працiвниками (операторами) i спецiалiстами (бухгалтерами, адмiнiстраторами), об’єднання функцiй збирання i обробки iнформацiї (фiзичний обiг документiв) з функцiєю прийняття рiшень (iнформацiйний обiг). Такий спосiб впровадження нової iнформацiйної технологiї орiєнтований на дiючу органiзацiйну структуру управлiння. при цьому ступiнь ризику вiд впровадження цiєї технологiї зводиться до мiнiмуму, оскiльки витрати незначнi, а органiзацiйна структура залишається без змiн. Мал. 2. 2. Характеристика пiдходiв до створення комп’ютерних систем бухгалтерського облiку Другий, значно ефективнiший пiдхiд до впровадження комп’ютерної системи бухгалтерського облiку, передбачає рацiоналiзацiю органiзацiйної структури пiдприємства i бухгалтерiї. Органiзацiйна структура оптимiзується таким чином, щоб впровадження iнформацiйної технологiї дало найбiльший ефект. Основою такого пiдходу є максимальний розвиток технiчних комунiкацiй i розробка нових органiзацiйних взаємозв’язкiв, якi ранiше були економiчно недоцiльними. В дорожньому пiдприємствi органiзацiя бухгалтерського облiку iз застосуванням комп’ютеризованих робочих мiсць (КРМ) на нижчому рiвнi складається з КРМ працiвникiв первинного облiку: КРМ комiрника з облiку матерiальних цiнностей, КРМ з облiку виробiтку працiвникiв на дiлянках основного та допомiжного виробництв, КРМ спецiалiста з облiку виконаних робiт тощо. Інформацiя на пiдставi введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерiї. Наступнi рiвнi вiдносяться до бухгалтерiї та мiстять КРМ з дiлянок облiку i окремих синтетичних рахункiв (облiк основних засобiв та нематерiальних активiв, облiк виробничих запасiв, облiк оплати працi, облiк розрахункових операцiй, облiк витрат на виробництво тощо. Бухгалтери контролюють введенi данi, перевiряють їх повноту i достовiрнiсть. Зважаючи на це ,перспективною є така структура бухгалтерiї, при якiй в її складi замiсть облiкових пiдроздiлiв з дiлянок облiку видiляються два основнi вiддiли: вiддiл iнформацiйної системи та контрольний вiддiл , пiдпорядкованi головному бухгалтеру. Перший вiддiл – iнформацiйний, забезпечує взаємозв’язок iз структурними пiдроздiлами пiдприємства i складається з групи працiвникiв, до якої належать iнженери-програмiсти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технiчним працiвникам вводити первинну iнформацiю. Таким чином, до працiвникiв першого сектору належать працiвники, якi забезпечують поповнення iнформацiйної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського облiку. До другого вiддiлу – контрольного - належить група бухгалтерiв контролерiв, якi безпосередньо не вводять облiкову iнформацiю до бази даних, але здiйснюють контроль за правильнiстю її введення i при необхiдностi, коригують. Окрiм наведених функцiй до компетенцiї контролерiв входить розробка i перевiрка виконання облiкової полiтики, складання внутрiшнiх та зовнiшнiх звiтiв, кошторисiв i контроль за їх виконанням, оцiнка нормативних i фактичних даних. Пiд органiзацiєю бухгалтерського облiку слiд розумiти цiлеспрямовану дiяльнiсть керiвникiв пiдприємства по створенню та постiйному впорядкуванню i вдосконаленню системи бухгалтерського облiку з метою забезпечення внутрiшнiх та зовнiшнiх по вiдношенню до пiдприємства користувачiв необхiдною iнформацiєю. Розповсюдження iнформацiйних технологiй у 90-х роках призвело до суттєвих змiн в органiзацiї виробництва, працi та управлiння. З одного боку, високотехнологiчне середовище руйнує сталi iєрархiчнi структури в економiцi та управлiннi, створюючи на їх мiсцях бiльш гнучкi та пристосованi до нестабiльного середовища, а з iншого – використання iнформацiйних систем в управлiннi рiзними соцiальними та виробничими механiзмами призводить до iнтеграцiї способiв ведення фiнансiв, дiловодства, управлiння, облiку. З впровадженням комп’ютерної технiки бухгалтерський облiк змiнюється. Застосування комп’ютерiв впливає на змiст працi облiкового персоналу: зменшується кiлькiсть механiчних операцiй з обробки документiв, систематизацiї облiкових показникiв, заповнення регiстрiв та звiтiв. Облiкова праця стає бiльш творчою, спрямованою на органiзацiю та удосконалення облiку. Розвиток форм бухгалтерського облiку обумовлений трьома факторами: · необхiднiстю широкого розподiлу працi мiж облiковими працiвниками; Форма облiку, реалiзована на базi сучасної комп’ютерної технiки та засобiв комунiкацiї (комп’ютерно-комунiкацiйна форма облiку), знаходить своє конкретне втiлення в програмах для комп’ютеризацiї облiкових робiт, оскiльки порядок введення, спосiб i послiдовнiсть обробки даних, формування зведених облiкових алгоритмiв. · комп’ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберiгання облiкової iнформацiї на технiчних носiях; · вiдеограм та машинограм, що призначенi для вiдображення згрупованої та систематизованої облiкової iнформацiї. При придбаннi програмного забезпечення для бухгалтерiї потрiбно проводити всебiчну оцiнку доступних на ринку програмних продуктiв. Наведений перелiк вимог до програмного забезпечення, а також його класифiкацiя дозволяють об’єктивно порiвнювати функцiональнi можливостi бухгалтерських програм. Для побудови комп’ютерних систем бухгалтерського облiку використовують рiзнi пiдходи. Найефективнiшим є пiдхiд, який передбачає рацiоналiзацiю органiзацiйної структури дорожнього пiдприємства i його бухгалтерiї. Вона оптимiзується таким чином, щоб впровадження iнформацiйної технологiї дало найбiльший ефект. тенденцiя полягає в накопиченнi та централiзованiй обробцi облiкових даних i децентралiзованому введеннi первинної iнформацiї та використаннi пiдсумкових облiкових показникiв. При побудовi структури бухгалтерiї одним з найважливiших факторiв є можливiсть здiйснення контролю за точнiстю облiкових даних i надiйнiсть iнформацiйних зв’язкiв як всерединi бухгалтерiї, так i мiж бухгалтерiєю та пiдроздiлами дорожнього пiдприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерiї при застосуваннi комп’ютерiв, що складається з двох основних вiддiлiв: вiддiлу iнформацiйної системи та вiддiлу контролюю. характерно для дорожнiх пiдприємств, для об’єднання облiкової iнформацiї можна використовувати мережу Internet, зокрема електронну пошту, iнтегровану до Internet-у чи вiдокремлену в самостiйну службу. Перспективним напрямком у створеннi комп’ютерних систем бухгалтерського облiку є використання мережевих комп’ютерних систем. Побудова комп’ютерного робочого мiсця бухгалтерiв на базi мережевих комп’ютерiв замiсть персональних дозволить пiдприємству заощадити значнi кошти на обладнаннi кожного робочого мiсця. В органiзацiї комп’ютерного облiку великi перспективи має використання Internet-технологiй. Перевагою таких технологiй є можливiсть модернiзувати програмне i апаратне забезпечення без суттєвих змiн в структурi обчислювальної системи. А також використовувати широкий дiапазон технiчних засобiв з рiзною обчислювальною потужнiстю. Дiєвим засобом пiдвищення квалiфiкацiї облiкових працiвникiв є створення спецiально впорядкованих бухгалтерських бiблiотек на чолi з бiблiотекарем-бухгалтером. Такi спецiалiзованi бiблiотеки доцiльно створювати на Internet-серверах. Додатки 3. Завгороднiй В. П., Савченко В. Я. Бухгалтерський облiк, контроль i аудит в умовах ринку. – 2-е вид. К.: Фiрма «ДІ-КСІ», 1997. - 832 с. - Рос. 4. Івахненков С. В. Органiзацiя бухгалтерського облiку в умовах застосування комп’ютерної технiки (на прикладi пiдприємств Житомирської областi): Автореферат дисертацiї канд. екон. наук: 08. 06. 04) Нацiональний аграрний ун-т. – К., 1999. – 19 с. 5. Капитальное строительство и ремонт. Бухучет и налогообложение: новые типовые рекомендации по планированию и учету себестоимости строительных работ. – М.: ДИС, 1997. – 368 с. 7. Олейник А. И. и др. Бухгалтерский учет на предприятиях Украины: Метод. Рекомендации (А. И. Олейник, С. И. Юрьева, Л. И. Рыбальченко). – Х.: Прапор, 1995. – 592 с. 8. Ткаченко Н. М. Бухгалтерский учет на предприятиях Украины с разными формами собственности: Учебное пособие. — 4-е изд., доп. — К.: А. С. К., 1998. — 800 с. 9. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський облiк на пiдприємствах з рiзними формами власностi: Навчально-методичний посiбник для учнiв проф. -техн. навч. закладiв, коледжiв, студентiв вузiв та слухачiв закладiв пiслядипломної освiти. – К.: ВТОВ “А. С. К.”, 1997. – 512 с. 10. Чеснакова Л. С. Бухгалтерський облiк: Навч. посiбник для слухачiв факультету пiслядипломної освiти спецiальностi “Ринкова економiка та управлiння виробництвом”. – К.: УТУ, 1995. – 140 с. [KK1] План: Вступ 1. Органiзацiя та управлiння 2. Бухгалтерський облiк та документообiг 3. Органiзацiя облiку при його автоматизацiї.