Автоматизацiя процесiв каталогiзацiї документiв в Українi
Курсова робота
з документознавства
ЗМІСТ
І. Вступ
ІІ. Аспекти впровадження автоматизованих систем документообiгу
1. Особливостi електронного документообiгу
2. Запровадження єдиної системи стандартизацiї документiв
ІІІ. Автоматизацiя створення каталогiв документiв
1. Переваги автоматизацiї документообiгу
2. База даних як одиниця автоматизацiї системи документообiгу
IV. Можливостi використання iнтернет-технологiй для автоматизацiї каталогiзацiї документiв
V. Висновки
Лiтература
Додаток
СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ
БД – база даних
ДКУД – Державний класифiкатор управлiнської документацiї
ДСТУ – державний стандарт України
В умовах глобалiзацiї та iнформатизацiї суспiльства на державнi пiдприємства, установи, приватнi органiзацiї обрушився великий потiк iнформацiї. Розвиток обчислювальної технiки, всесвiтня мережа Інтернет призвели до глобальних змiн у процесах створення, розповсюдження та обмiну iнформацiєю [13, 95]. У процесi документообiгу на сьогоднiшнiй день неможливо iгнорувати все зростаючий потiк документiв, ведення електронного документообiгу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джерелами iнформацiї, удосконалювати новi форми документообiгу, розробляти процеси автоматизацiї документообiгу. З огляду на вище зазначенi факти дiйсностi обрана тема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем дiловодства та потреб впровадження єдиної системи електронного документообiгу з метою автоматизацiї iнформацiйно-документного забезпечення дiяльностi будь-якого пiдприємства.
Органiзацiя й робота з рiзними документами охоплюють усi процеси, якi вiдносяться до запису (фiксування) на рiзних носiях та оформлення за встановленими правилами iнформацiї, необхiдної для здiйснення управлiнських функцiй. Документування здiйснюється як природною мовою (рукописнi, машинописнi документи), так i штучними мовами з використанням нових носiїв. У роботi розглядається використання комп’ютерної технiки для автоматизацiї ведення дiловодства, зокрема для укомплектування каталогiв документiв.
Органiзацiя роботи з документами – головна задача управлiння у будь-якому закладi: вiд офiсу невеликого пiдприємства до державної установи або крупної корпорацiї.
Метою роботи є дослiдження можливостей автоматизацiї документообiгу й створення каталогiв документiв та розробка рекомендацiй щодо оптимiзацiї процесiв автоматизацiї каталогiзацiї.
Усi цi „регулятори” оформлюються у виглядi документiв – зафiксованих текстiв законiв, наказiв, договорiв. Виходячи з цього, можна сказати, що вся дiяльнiсть будь-якого пiдприємства заснована на послiдовному виконаннi документiв. А успiх їх виконання визначає результативнiсть дiяльностi пiдприємства. Оскiльки на сьогоднi значно зросла кiлькiсть документiв та вимоги до них, умовою успiшного дiловодства є автоматизацiя процесу документообiгу та створення баз даних документiв, зручних для використання та обробки.
Об’єктом нашого дослiдження став процес документообiгу на сучасному етапi розвитку. Предмет дослiдження становлять процеси автоматизацiї документообiгу, зокрема автоматичнi процеси створення каталогiв документiв.
д. У загальнодержавних стандартах термiн „документообiг” позначає контрольний рух документiв як всерединi органiзацiї, так i за її межами. Електронний документообiг охоплює крiм цього стадiї пiдготовки документiв i вiльний обмiн iнформацiєю по комп’ютернiй мережi. У данiй роботi розглядаються тi програмнi продукти, що пiдпадають пiд це визначення.
Технологiя дiловодства передбачає ведення регiстрацiйно-контрольних та звiтних форм i журналiв. Для забезпечення єдиного порiдку обробки документiв передбачається створення спецiалiзованих служб: управлiння справами, секретарiатiв, канцелярiй. Основна проблема традицiйної технологiї – централiзоване вiдстеження руху документiв в реальному масштабi часу, оскiльки вимагає як централiзованих даних оперативної iнформацiї, так i ведення значної кiлькостi рiзних журналiв та картотек.
Програмнi продукти цього напрямку зберiгають усi традицiї i норми дiловодства, прийнятi в конкретнiй органiзацiї. Вони лише супроводжують паперовий документообiг, зменшуючи трудоємнiсть рутинних операцiй з обробки документiв. Однак така система повинна буди здатною суттєво розширити межi традицiйного документообiгу за рахунок обробки документiв на персональному комп’ютерi i створення електронних баз даних – каталогiв, зручних для повсякденного використання. Системи цього напрямку – своєрiднi мости до поступового переходу вiд паперових до електронних документiв.
Для досягнення мети дослiдження, тобто для вивчення можливостей автоматизацiї документообiгу й створення каталогiв документiв, у процесi роботи над обраною темою слiд вирiшити такi завдання:
- проаналiзувати дiючу систему документообiгу;
- розглянути можливостi автоматизованого документообiгу;
- дослiдити особливостi електронного документообiгу та його переваги;
- вивчити iснуючi програми з електронного облiку документiв;
Робота складається зi вступу, трьох роздiлiв, висновкiв, списку лiтератури та додатку. У вступi обґрунтовується доцiльнiсть вивчення обраного питання, визначається мета та завдання дослiдження, вказується предмет та об’єкт вивчення.
Перший роздiл „Аспекти впровадження автоматизованих систем документообiгу” присвячений проблемам запровадження єдиної системи стандартизацiї документiв, особливостям електронного документообiгу. У другому роздiлi „Автоматизацiя створення каталогiв документiв” аналiзуються iснуючi програми iз систематизованого облiку документiв, вивчається поняття „база даних” як головна одиниця автоматизованої системи документообiгу. У третьому роздiлi розглядаються можливостi використання Інтернет-технологiй для автоматизацiї каталогiзацiї документiв, даються рекомендацiї щодо автоматизацiї документообiгу.
Робота має практичне значення. Результати дослiдження можуть бути використанi для комплектацiї посiбникiв-рекомендацiй стосовно роботи в автоматизованому режимi документообiгу, а також як практичнi рекомендацiї при безпосереднiй роботi з електронними документами.
ІІ. АСПЕКТИ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ
1. Особливостi електронного документообiгу
виконуються iз застосуванням перевiрки цiлiсностi та у разi необхiдностi з пiдтвердженням факту одержання таких документiв [10, 18].
"Про iнформацiю", "Про захист iнформацiї в автоматизованих системах" ( 80/94-ВР ), "Про державну таємницю", "Про зв'язок" (160/95-ВР), "Про обов'язковий примiрник документiв", "Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи", а також iншими нормативно-правовими актами.
Державне регулювання електронного документообiгу Кабiнет Мiнiстрiв України та iншi органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалiзують державну полiтику електронного документообiгу.
Державне регулювання у сферi електронного документообiгу спрямовано на:
· реалiзацiю єдиної державної полiтики електронного документообiгу;
· забезпечення прав i законних iнтересiв суб'єктiв електронного документообiгу;
· нормативно-правове забезпечення технологiї оброблення, створення, передавання, одержання, зберiгання, використання та знищення електронних документiв [1,77].
Електронний документ – документ, iнформацiя в якому зафiксована у виглядi електронних даних, включаючи обов'язковi реквiзити документа. Саме тут слiд ураховувати класифiкацiю та кодування унiфiкованих форм документiв.
Склад та порядок розмiщення обов'язкових реквiзитiв електронних документiв визначається законодавством. Обов’язковi реквiзити документiв визначаються вiдповiдно до Унiфiкованої системи органiзацiйно-розпорядчої документацiї (Вимоги до оформлення документiв ДСТУ 4163-2003) у вiдповiдностi до нацiонального стандарту України.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений i перетворений електронними засобами у вiзуальну форму.
Вiзуальною формою подання електронного документа є вiдображення даних, якi вiн мiстить, електронними засобами або на паперi у формi, придатнiй для приймання його змiсту людиною.
Суб'єкти електронного документообiгу повиннi зберiгати електроннi документи на електронних носiях iнформацiї у формi, що дає змогу перевiрити їх цiлiснiсть на цих носiях.
Строк зберiгання електронних документiв на електронних носiях iнформацiї повинен бути не меншим вiд строку, встановленого законодавством для вiдповiдних документiв на паперi.
У разi неможливостi зберiгання електронних документiв на електронних носiях iнформацiї протягом строку, встановленого законодавством для вiдповiдних документiв на паперi, суб'єкти електронного документообiгу повиннi вживати заходiв щодо дублювання документiв на кiлькох електронних носiях iнформацiї та здiйснювати їх перiодичне копiювання вiдповiдно до порядку облiку та копiювання документiв, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначенi вимоги, електроннi документи повиннi зберiгатися у виглядi копiї документа на паперi (уразi вiдсутностi оригiналу цього документа на паперi). При копiюваннi електронного документа з електронного носiя iнформацiї обов'язково здiйснюється перевiрка цiлiсностi даних на цьому носiї.
При зберiганнi електронних документiв обов'язкове додержання таких вимог:
1) iнформацiя, що мiститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливiсть вiдновлення електронного документа у тому форматi, в якому вiн був створений, вiдправлений або одержаний; 3) у разi наявностi повинна зберiгатися iнформацiя, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату i час його вiдправлення чи одержання [14,61].
Суб'єкти електронного документообiгу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документiв шляхом використання послуг посередника, у тому числi архiвної установи, якщо така установа додержується вимог цiєї статтi. Створення архiвiв електронних документiв, подання електронних документiв до архiвних установ України та їх зберiгання в цих установах здiйснюється у порядку, визначеному законодавством (див. Перелiк типових документiв, що створюються в дiяльностi органiв державної влади та мiсцевого самоврядування, iнших установ, органiзацiй i пiдприємств iз зазначенням термiнiв зберiгання документiв вiд 20. 070. 1998р.).
2. Запровадження єдиної системи стандартизацiї документiв
Щоб система документацiї була стрункою, слiд, перш за все, чiтко визначитися iз системою класифiкацiї документацiї та її кодування.
Державний комiтет України по стандартизацiї, метрологiї та сертифiкацiї виробив Державний класифiкатор управлiнської документацiї. Державний класифiкатор управлiнської документацiї (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифiкацiї i кодування технiко-економiчної та соцiальної iнформацiї. Пiд управлiнською документацiєю розумiємо сукупнiсть взаємопов’язаних документiв, що застосовуються для вирiшення завдань управлiння нацiональним господарством i мають нормативно-правову силу. Застосування системи класифiкацiї та кодування iнформацiї дає можливiсть упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогiзацiї документацiї як окремих пiдприємств, так i документiв загального призначення.. Державний класифiкатор управлiнської документацiї є номенклатурним перелiком назв унiфiкованих форм документiв (УФД) з унiкальними кодовими позначеннями. Унiфiкована форма документа – сукупнiсть реквiзитiв, установлених вiдповiдно до завдань, що пiдлягають вирiшенню в певнiй сферi дiяльностi i розташованих у визначеному порядку на носiї iнформацiї [3,28]. Серед унiфiкованих форм документiв iснують декiлька унiфiкованих систем документацiї, серед яких унiфiкована система органiзацiйно-розпорядчої документацiї, первинно-облiкової документацiї, банкiвської документацiї, фiнансової документацiї, звiтне статистичної документацiї, планової, цiнової, ресурсної документацiї, система торговельної документацiї, зовнiшньоекономiчної, система документацiї з бухгалтерського облiку. Державний класифiкатор управлiнської документацiї використовується пiд час збирання та оброблення документiв за вiдповiдними унiфiкованими формами усiма органами державного i господарського управлiння та пiдвiдомчими пiдприємствами й органiзацiями в процесi виконання вiдповiдних управлiнських функцiй згiдно з чинним законодавством. Класифiкатор орiєнтовано на однозначне визначення (iдентифiкацiю) унiфiкованих форм документiв, їх облiк та систематизацiю, контроль складу та змiсту УФД у кожному класi документацiї, органiзацiю ведення вiдповiдних класiв документацiї, забезпечення автоматизованого пошуку потрiбних УФД. Кожному класу документацiї вiдповiдає певна унiфiкована система документацiї (УСД) [4, 5]. Унiфiкована система документацiї – система документацiї, що створена за єдиними правилами та вимогами i мiстить iнформацiю, необхiдну для управлiння у певнiй сферi дiяльностi. Об'єктом класифiкацiї є безпосередньо унiфiкована форма документiв, якi використовуються пiд час виконання управлiнських функцiй згiдно з чинним законодавством. Державний класифiкатор управлiнської документацiї орiєнтовано на забезпечення оброблення iнформацiї iз застосуванням засобiв комп'ютерної технiки та прогресивних iнформацiйних технологiй. ДКУД мiстить такi класи:1) органiзацiйно-розпорядча документацiя (код 02);2) первинно-облiкова документацiя (код 03);3) банкiвська документацiя (код 04);4) фiнансова документацiя (код 05);5) звiтно-статистична документацiя (код 06);6) планова документацiя (код 07);7) ресурсна документацiя (код 08);8) торговельна документацiя (код 09);9) зовнiшньоторговельна документацiя (код 10);10) цiнова документацiя (код 13);11) документацiя з працi, соцiальних питань i соцiального захисту населення (код 15);12) документацiя з побутового обслуговування населення (код 17);13) бухгалтерсько-облiкова документацiя (код 18);14) документацiя з Пенсiйного фонду (код 20);15) словниково-довiдкова документацiя (код 21).Ідентифiкацiя УФД здiйснюється через iєрархiчну класифiкацiю з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знакiв – малюнок 1 (див. додаток). У кодовому позначеннi УФД вiдображено: перший та другий знаки (клас) - належнiсть УФД до вiдповiдної унiфiкованої системи документiв; третiй та четвертий знаки (пiдклас) - належнiсть УФД у межах класу до вiдповiдного пiдкласу; п'ятий, шостий i сьомий знаки - реєстрацiйний номер УФД пiдкласу. цифровий код складається iз семи знакiв: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код пiдкласу УСД i три знаки - вiдповiдний реєстрацiйний номер УФД. Наприклад, реєстрацiйно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскiльки реєстрацiйний номер його форми 008 i вона входить до пiдкласу "Документацiя з органiзацiї процесiв управлiння", що має код 0202 у класi "Органiзацiйно-розпорядча документацiя" (код 02).
управлiнського документа (наприклад: наказ про реорганiзацiю мiнiстерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разi - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалiзацiї автоматизованої iнформацiйної системи може бути швидко розшуканий за цiєю iнформацiйною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документiв державної системи класифiкацiї i кодування технiко-економiчної та соцiальної iнформацiї в Українi. Об'єктами класифiкацiї у ньому є державнi (мiжвiдомчi, мiжгалузевi) унiфiкованi форми документiв (УФД). Унiфiкованi форми документiв затверджуються мiнiстерствами, державними комiтетами чи iншими вiдомствами - розробниками унiфiкованих систем управлiнської документацiї, що полегшує процес уведення системи єдиного стандарту. У ДКУД наведенi назви i кодовi позначення УФД, що входять у затвердженi унiфiкованi системи документацiї (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним перелiком УФД з їх унiкальними кодовими позначеннями.
Крiм зазначеного вище призначення ДКУД для кодування iнформацiї (надання iдентифiкацiйних номерiв УФД) в автоматизованих iнформацiйних системах, вiн використовується також для облiку та систематизацiї, контролю складу та змiсту УФД у кожному класi документацiї, органiзацiї ведення вiдповiдних класiв документацiї у даному класифiкаторi.
ДКУД використовується пiд час збирання та оброблення документiв за вiдповiдними унiфiкованими формами усiма органами державного i господарського управлiння та пiдвiдомчими пiдприємствами й органiзацiями в процесi виконання вiдповiдних управлiнських функцiй згiдно з чинним законодавством.
Отже, ДКУД орiєнтовано на забезпечення оброблення iнформацiї iз застосування засобiв комп’ютерної технiки та прогресивних iнформацiйних технологiй.
Класифiкатор орiєнтовано на однозначне визначення (iдентифiкацiю) УФД, їх облiк та систематизацiю, контроль складу та змiсту УФД у кожному класi документацiї, органiзацiю ведення вiдповiдних класiв документацiї, забезпечення автоматизованого пошуку потрiбних УФД [10, 18]. Кожному класовi документацiї вiдповiдає певна унiфiкована система документацiї (УСД).
як управлiнська у загальнодержавному масштабi i створюються у профiльних установах (наприклад, система зовнiшньоторговельної документацiї). Крiм того, слiд також нагадати, що ДКУД мiстить тiльки затвердженi i зареєстрованi УФД, тому не всi види номiналiв управлiнських документiв зафiксованi у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузевi класифiкатори документацiї, що на вiдмiну вiд нього затверджуються не Держстандартом України, а вiдповiдними мiнiстерствами, державними комiтетами, iншими уповноваженими вiдомствами.
ІІІ. АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ КАТАЛОГІВ ДОКУМЕНТІВ
1. Переваги автоматизацiї документообiгу
ефект вiд покращення органiзацiї пiдприємства. За даними Ernst & Young таNortanNolanInstitute у пiдприємств, якi запровадили систему електронного документообiгу, покращилися показники: показник ефективностi працi в офiсi збiльшується на 25-50%; витрати часу на обробку документу зменшується на 75%; витрати на оплату площi для зберiгання документiв зменшуються на 80%. Зрозумiло, що цi критерiї розроблялися для захiдного ринку, i в Українi цi цифри можуть мати дещо iнший характер. Зокрема, користь вiд зменшення площi зберiгання документiв може бути значно меншою, оскiльки в нашiй країнi й на далi юридичну силу мають лише паперовi документи або їхнi мiкрокопiї. У той же час зменшення часу на обробку документiв i чiтке дотримання регламенту обробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, якi можуть принести бiльший економiчний ефект вiд запровадження автоматизованої системи дiловодства.
Перш за все слiд визначитися зi значенням поняття документообiгу. Звичайно, усi згоднi, що документообiг – певнi операцiї з документами. Розходження починаються у питаннях де закiнчується документообiг i починається дiловодство, а також чи можна говорити про документообiг без зв’язку з дiловодством.
пiдприємства (закладу), який здiйснюється заради автоматизацiї уже iснуючих бiзнес-процесiв, або заради їх змiни в бiк пiдвищення ефективностi. Такий пiдхiд є характерним для системних iнтеграторiв. Автоматизацiя крупних банкiвських державних та комерцiйних структур – процес iндивiдуальний.
Друга тенденцiя – використання вузькоспецiалiзованих програм, призначених лише для контролю й управлiння документацiйним потоком. Такi системи працюють, як правило, з великим об’ємом документацiї. Вони добре поєднуються з iншими офiсними системами i доречнi тим клiєнтам, якi бажають зберегти в таємницi свої системи автоматизацiї, залишитися незалежними вiд постачальника програмного забезпечення.
На свiтовому ринку iснують рiзноманiтнi комп’ютернi програми, якi призначенi для автоматизацiї процесiв рiзних масштабiв. Однак, їх впровадження на український ринок зiткнулося з певними проблемами. Перший аспект, який робить не конкурентоздатними стандартнi iмпортнi рiшення – захiднi системи не змогли запропонувати нiчого гiдного, пов’язаного iз використанням української чи росiйської мови. Другий аспект, характерний для розвитку автоматизованих систем дiловодства, – поєднання традицiйних та нових пошукiв у сферi партнерських та дiлових вiдносин у сучасному економiчному середовищi. Кожна органiзацiя працює на основi вiдпрацьованих часом шаблонах документiв. Тому стандартизацiя – економiя часу з усiма похiдними.
Розгляньмо загальну структуру дiловодства. Як правило, це три крупних блоки:
- власне документообiг (передача, пересилка, контроль виконання тощо);
- створення та ведення архiву (занесення, пошук, систематизацiя тощо) [10, 15].
Усi програми з автоматизацiї працюють iз наступними видами документiв: структурованi, неструктурованi, паперовi та електроннi. Структурованi документи вiдзначаються жорсткiстю форми. Інформацiя, необхiдна для подальшої обробки, знаходиться на визначених полях, якi зчитуються та заносяться у виглядi записiв у базу даних. Приклади таких документiв – фiнансовi документи, анкети. Деякi виробники, якi використовують технологiї LotusNotes, зокрема „Інтерпроком”, структурують документи бiльш вiльної форми, наприклад, договори.
При роботi зi структурованими документами слiд застосовувати технологiї сканування й розпiзнавання (такою є, наприклад, технологiя TigerForms, яка здатна розпiзнавати рукописнi символи). На українському ринку iснують двi системи сканування – CuneiForm та FineReader. Обидвi мають добру репутацiю. Системи розпiзнавання необхiднi також, коли маємо справу з паперовими документами, що поступають до системи дiловодства шляхом сканування та розпiзнавання, це – листи, факси, рекламнi проспекти тощо. Інший вид документiв – електроннi документи. Орiєнтуючись на рiзноманiтний ринок програмного забезпечення, системи документообiгу розпiзнають майже всi формати – вiд DOCiвського txt до графiчного tif або rtr. А також використовують рiзнi канали прийому-передачi iнформацiї: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.
На етапi створення документу йому надаються реквiзити для iдентифiкацiї. Усi системи гнучкi у визначеннi складу реквiзитiв та їхньої форми. Деякi продукти, наприклад, „Євфрат”, при введеннi документу проводять його лексичний аналiз. Реквiзити документу зберiгаються у спецiальнiй базi даних.
– використання текстових редакторiв для створення неструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєння реквiзитiв. Структурованi документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхiдних полiв.
Розгляньмо другий блок – органiзацiю документообiгу. Побутує думка, висловлена, наприклад, фахiвцями фiрми „IT”, що сам термiн „документообiг” є невiрним. Документи не повиннi „бiгати”. Вони повиннi лежати на мiсцi. Цiлком логiчно, тим бiльше, що автоматизацiя процесу призводить до того, що документи насправдi лежать i лише обростають певними резолюцiями. Автоматизацiя покликана виправдати недолiки, притаманнi паперовому документообiгу, це складнощi паралельної роботи , складнiсть отримання iнформацiї щодо проходження документу. Існує iмовiрнiсть втрати документу та iмовiрнiсть помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповнене поле, у рештi-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електронний документообiг дозволяє мiнiмiзувати втрати вiд цих недолiкiв. Однак, справедливостi ради, слiд зауважити, що повнiстю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рiшення iнодi приймаються авторитарними методами, якi вiдображаються в документацiї в кращому випадку заднiм числом, а то й не вiдображаються зовсiм.
Усi вiдомi системи документообiгу можуть працювати як у режимi автономного користувача, так i за технологiєю клiєнт – сервер. Документи зберiгаються у базах даних. За традицiєю вони об’єднанi у папки, якi мають iєрархiчну структуру й контроль доступу. Системи документообiгу, створенi на основi LotusNotes, вiдрiзняються багаторiвневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крiм того, зберiгаються версiї документiв, iсторiя роботи з ними тощо. В основному, системи дiловодства орiєнтованi на обробку документiв текстового й графiчного профiлю. Але зустрiчаються й такi, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторiнковими стислими растровими зображеннями. (Такi програми поставляє, зокрема, фiрма TerraLink).
Системи документообiгу можуть включати в себе або бути частиною технологiї управлiння бiзнес-процесами. Як мiнiмум, системи забезпечують iнформацiйну пiдтримку прийняття рiшень, оскiльки зберiгають усi документи i можуть у будь-який момент мобiлiзувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що мiстяться у реквiзитах або просто в текстi документiв.
Пiдкреслимо, що усi системи можуть бути iнтегрованi з iншими iнформацiйними пiдсистемами пiдприємства, якщо вони є.
Що ж до архiву – третього блоку структури дiловодства – це найбiльш простий та зрозумiлий елемент дiлової справи. Його користь не викликає сумнiвiв, i в будь-якiй органiзацiї вiн, зазвичай, iснує. У нашому випадку архiв – документи, робота з якими вже завершена.
Якщо в органiзацiї вже є архiв у тому чи iншому виглядi, при автоматизацiї документообiгу слiд звернути увагу на iнструменти, що дозволяють поєднати iснуючий архiв i системи автоматизацiї дiловодства. Використання накопиченої iнформацiї може вiдбуватися двома шляхами – шляхом iмпортування iснуючих документiв в архiв, або iмпорту iснуючої бази даних як одиницi збереження архiву.
2. База даних як одиниця автоматизованої системи документообiгу
Автоматизацiя документообiгу вимагає стрункої системи каталогiзацiї документiв. Каталоги створюються за рiзними ознаками класифiкацiї документiв i повиннi бути зручними й простими у використаннi, що полегшить пошук потрiбних документiв у разi потреби. Основою каталогiв є бази даних документацiї.
Пiд поняттям „база даних” розумiють упорядкований набiр даних, у технiчному розумiннi виключно й система керування базою даних.
Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягiв iнформацiї (так званi записи даних) та надання доступу до неї користувачевi або ж прикладнiй програмi. Таким чином база даних складається з двох частин — iнформацiї, що запам’ятовується, та системи управлiння нею. З метою забезпечення ефективностi доступу записи даних органiзовують як множину фактiв (елемент даних).
Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.
· 1960-тi рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка iєрархiчної БД фiрмою North American Rockwell, пiзнiше перейнятої IBM за основу їх власної розробки пiд назвою IMS.
1976 року i були лише дослiдними прототипами.
· 1980-тi рр. поява перших комерцiйних версiй реляцiйних БД Oracle та DB2. Реляцiйнi БД успiшно починають витiсняти мережнi та iєрархiчнi. Дослiдження децентралiзованих (розподiлених) систем БД, проте вони не вiдiграють особливої ролi на ринку БД.
· 1990-тi рр. увага науковцiв змiщується у бiк об'єктно-орiєнтованих БД, котрi знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплекснi данi: iнженернi, мультимедiйнi данi.
2000-нi рр. головним нововведенням є пiдтримка та застосування XML у БД. Розробники комерцiйних БД котрi панували на ринку у 1990-их роках отримують все бiльшу конкуренцiю зi сторони руху вiдкритого програмного забезпечення. Реакцiєю на це стає поява безкоштовних версiй комерцiйних БД.
Розрiзняють структурованi та неструктурованi типи бази даних.
Структурованi бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактiв за допомогою схеми даних, бiльш вiдомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовiдносини мiж ними. Існує декiлька моделей (чи типiв) баз даних, основнi: плоска, iєрархiчна, мережна та реляцiйна. Приблизно з 2000 року бiльше половини БД використовують реляцiйну модель.
До неструктурованих баз даних вiдносяться повнотекстовi бази даних, котрi мiстять неструктурованi тексти статей чи книг у формi, що дозволяє здiйснювати швидкий пошук (як наприклад вiкiпедiя).
· значна кiлькiсть даних
· вiдкритий доступ до даних
· пiдтримка транзакцiй з гарантiєю вiдповiдних властивостей
· гарантована вiдсутнiсть збоїв
· одночасна робота з багатьма користувачами.
3. Програми iз систематизованого облiку документiв
На сьогоднiшнiй день на українському ринку є кiлька програм iз системи облiку документiв.
Однiєю з таких програм є система облiку документiв „Канцелярiя”, що призначена для автоматизацiї документообiгу на пiдприємствах рiзного профiлю й масштабу. На вiдмiну вiд програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” iнтерфейс та усi текстовi повiдомлення виконанi українською мовою. Увесь документообiг подiляється на три основних потоки: вхiднi, вихiднi та внутрiшнi документи. Контроль виконання доручень по вхiднiй кореспонденцiї здiйснюється на всiх етапах руху документiв усерединi органiзацiї (багаторiвневий контроль) у рiзних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керiвництва – резолюцiям, за виконавцем.
Функцiї системи:
- реєстрацiя документiв;
- введення текстiв резолюцiй i призначення виконавцiв;
- забезпечення автоматизованого контролю проходження документiв у пiдроздiлах органiзацiї з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (вiдправка вихiдного документу або iнформування керiвництва з тематики доручення);
- забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхiдним документом в цiлому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
- контроль за виконанням доручень за заданими iнтервалами часу з автоматичним контролем виконання всерединi кожного iнтервалу;
- автоматичний запуск перевiрки на наявнiсть „прострочених” документiв при початку роботи системи;
- видача звiтiв за пiдроздiлами, виконавцями, видами документiв тощо, формування реєстру документiв вхiдної i вихiдної кореспонденцiї;
- пошук документiв за їх змiстом, текстом резолюцiй та набором реквiзитiв;
- адмiнiстрування, розподiл прав доступу до роботи з документами для рiзних користувачiв, настройка, пiдтримка довiдникiв;
- iнтеграцiя iз системами створення документiв (текстовий редактор Word, система розпiзнавання FineReader).
Що ж до параметрiв, система функцiонує в середовищi „1С: Пiдприємство” з будь-яким набором встановлених компонентiв (Бухгалтерський облiк, Оперативний облiк, Розрахунок).
Інша програма – БД НАУ – ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унiкальнiсть цiєї системи в тому, що вона не має аналогiв в Україна. Мiстить понад 125 тисяч перекладiв документiв та допомiжних матерiалiв. Її переваги над автоматичним перекладачем очевиднi:
- автоперекладач не робить офiцiйних перекладiв; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний змiст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за росiйськими словами.
авторського права.
ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:
· Верховна Рада України: Конституцiя, кодекси, закони, постанови.
· Президент України: укази.
· Кабiнет Мiнiстрiв України: постанови, декрети.
· Органи влади СРСР та УРСР: чиннi нормативнi акти.
· Органи влади Автономної Республiки Крим.
· Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегiй, роз'яснення, листи.
· Вищий Господарський Суд України: постанови, рiшення, листи.
· Вищий Адмiнiстративний Суд України: постанови i рiшення.
Аналiтика
· Консультацiї, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточних економiчних питань, ексклюзивнi аналiтичнi статтi правозастосувального характеру, офiцiйнi повiдомлення та роз'яснення органiв державної влади.
· Тематичний класифiкатор: тематичнi добiрки нормативних актiв у сферах пiдприємництва, податкового, митного законодавства, мiжнародного права, зовнiшньоекономiчної дiяльностi, бухгалтерського облiку.
· Монiторинг: щотижневий огляд нових нормативних актiв.
Довiдники
· Каталог публiкацiй нормативних актiв у офiцiйних та вiдомчих виданнях.
· Словник термiнiв: визначення термiнiв iз посиланнями на вiдповiднi закони, пiдзаконнi акти, судовi рiшення, мiжнароднi угоди.
· Зведенi таблицi: щоденнi курси валют НБУ, iндекси iнфляцiї, розмiри облiкової ставки, мiнiмальної зарплати, пенсiї, податкового мiнiмуму, список офшорних зон i т. iн.
Бланки, форми
· Бланки звiтностi у Word-форматi, готовi до заповнення та друку.
· Типовi документи: нормативно затвердженi типовi документи: договори, форми, бланки, правила, положення i т. iн.
ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
Каталогiзацiя документiв проводиться з метою систематизування документiв державного масштабу чи документiв певної органiзацiї, пiдприємства. Каталоги – ключ до довiдково-iнформацiйного забезпечення дiяльностi пiдприємств, органiзацiй, державних установ, зокрема їх можна вважати своєрiдним довiдниками – збiрниками нормативно-правових актiв, шаблонiв документiв тощо.
ресурси створюються значно швидше, i вже сьогоднi виникає проблема не їх накопичення, а їх зберiгання i спiльного використання. Документообiг, архiв нового типу – вiртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати iнформацiю щодо iсторiї певного документу, ознайомитися iз його повною версiєю. Таку можливiсть дає каталогам Інтернет.
Інтернет – це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних i вiдомчих мереж, бiльш 10 млн. комп'ютерiв i 200 млн. користувачiв. Інформацiйнi ресурси зберiгаються в Інтернетi на WWW-серверах, а програмна продукцiя на FTP-серверах. Для встановлення мiсцезнаходження потрiбної iнформацiї в Інтернетi створено понад 200 спецiалiзованих пошукових серверiв, якi можна розглядати як каталоги ресурсiв глобальних комп'ютерних мереж. В Українi понад 1100 серверiв. Це досить велика цифра для України.
Сучаснi iнформацiйнi Інтернет-технологiї розвиваються за двома напрямками:
- надання доступу до корпоративних каталогiв органiзацiй; - створення iнформацiйних Web-сайтiв.
Цi напрямки автоматизацiї процесiв каталогiзацiї спираються на два варiанти рiшень:
- автоматизацiя внутрiшнiх процесiв документообiгу, пов'язаних iз технологiчним циклом традицiйної роботи паперовими документами – обробка вхiдної кореспонденцiї, контроль виконання резолюцiй, контроль виконання кожного з виконавцiв тощо;
Крiм того, Інтернет-технологiї, якi використовуються при створеннi сайтiв, суттєво розширюють довiдковий сервiс, поєднуючи пошук по внутрiшнiм ресурсам органiзацiй з вiдсилкою користувача до iнформацiї, яка знаходиться безпосередньо в Інтернетi. По сутi сучаснi каталоги документiв починають функцiонувати одночасно, як зовнiшнi та внутрiшнi електроннi каталоги.
За допомогою Internet користувач може отримати наступнi послуги: -дiзнатися, якi документи знаходяться у базi даних певної органiзацiї; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, якi акумулюють iнформацiю з усiх сфер практичної i наукової дiяльностi; - переглядати, а при необхiдностi й iмпортувати на свої комп'ютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документiв; - обмiнюватись звуковою i мультимедiйною iнформацiєю; - брати участь в телеконференцiях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимiв Інтернету. В першу чергу до них вiдносяться базовi програмнi засоби: - електронна пошта (використовується пiдприємствами для вiдсилки i отримання кореспонденцiї, доставки електронних документiв в електронних конференцiях);
- вiддалений доступ, який дозволяє мiсцевому комп'ютеру пiдключатися до вiддаленого комп'ютера, також пiдключеного до Internet в якостi термiнала (можна користуватися ним для пiдключення до чужих каталогiв, баз даних, мереж);
- передача файлiв, або FTP (використовується для електронної доставки документiв, "анонiмного" розповсюдження iнформацiї i передачi каталогiзованих записiв).
Звiсно, глобальна автоматизацiя не вирiшується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технологiї, доведеться зiткнутися з певними проблемами. Навiть, якщо ваше пiдприємство пiдключилося до Інтернету, це зовсiм не означає, що ви миттєво зможете скористатися всiма благами цього нововведення. У першу чергу необхiдно взяти в штат професiйного адмiнiстратора мережi i навчити телекомунiкацiйний штат, який буде здатний працювати iз рiзноманiтними операцiйними системами i пiдтримувати функцiонування технiчних засобiв та програмного забезпечення. Крiм того, робота в Інтернетi потребує кардинальної перебудови всiх традицiйних служб, i в першу чергу iнформацiйного вiддiлу та пiдроздiлiв аналiтичної обробки iнформацiї, а з часом вплив Інтернету вiдiб'ється на технологiї традицiйних процесiв каталогiзацiї i зберiгання. Для оптимiзацiї роботи слiд мати спецiально пiдготовленi кадри, якi орiєнтуються у багаточисельних каталогах i базах даних, що представленi в Інтернетi, створити сектор iнформацiйно-технiчного забезпечення, в який увiйдуть програмiст та провiдний iнженер, в обов'язок яких буде проведення пiдготовки спiвробiтникiв до роботи в Мережi.
обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документiв. Це можна розглядати як розвиток традицiйного МБА, коли можна провести on-line пошук потрiбної iнформацiї вiддалених ЕК, замовити необхiднi першоджерела i отримати документ за допомогою факсимiльного апарату або по E-mail. Сьогоднi електронна доставка є дуже актуальною в Українi в зв'язку iз неналежною повнотою комплектування.
Одним iз стратегiчних рiшень в питаннях електронної каталогiзацiї є запровадження обов’язкової опредметизацiї кожного, без виключення, документу, що потрапляє до електронного каталогу, та запобiгання скорочень кiлькостi елементiв вихiдних даних в електронному записi.
Одним iз прiоритетних завдань є створення механiзму доступу через Інтернет до власних електронних каталогiв, що дасть можливiсть вiддiленого контролю виконання доручень i. т. iн. Як зазначалося в минулому роздiлi, доступ може бути повним або частковим за вирiшенням керiвництва.
Автоматизацiя дiловодства й документообiгу сприятиме автоматизацiї створення каталогу документiв, оскiльки в процесi документообiгу власне й створюються електроннi бази даних, якi залишається лише укомплектувати за необхiдними секторами й забезпечити доступ до наявних баз даних через он лайн каталог засобами мережi Інтернет.
Оскiльки процес документообiгу ще автоматизований ще не повною мiрою, у роботi бiльшостi пiдприємств наявна змiшана система документообiгу: коли функцiонують паперовi документи поруч iз електронними. У зв’язку iз цим варто впроваджувати роботу з оцифровки паперових документiв для оптимiзацiї процесу автоматизацiї. Робота з оцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:
Перший напрямок - це створення графiчних копiй кожної сторiнки документiв.
Другий напрямок - це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребує декiлькох етапiв:
- сканування документу (тобто створення графiчної копiї першоджерела);
- обробка графiчної копiї програмою оптичного розпiзнавання тексту для переведення тексту з графiчного представлення у текстовий формат комп'ютера;
-електронна публiкацiя матерiалу у одному iз загальноприйнятому форматi. Слiд зазначити, що такий метод хоч i потребує бiльших затрат, але має i певнi переваги — оцифрованi таким чином матерiали дають можливостi повнотекстового пошуку.
V. ВИСНОВКИ
Створення автоматизованих каталогiв документiв залишається однiєю з прiоритетних задач.
(ДКУД). Застосування єдиної системи класифiкацiї та кодування iнформацiї дає можливiсть упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогiзацiї документацiї як окремого пiдприємства, так i документiв державного значення.
Для оптимiзацiї каталогiзацiї документiв радимо спочатку запровадити автоматизований процес документообiгу. За умови ефективного функцiонування автоматизованого документообiгу створюються бази даних усiх документiв за єдиною унiфiкованою системою, що полегшує процес систематизацiї цих документiв у каталоги.
При роботi зi створення автоматичних каталогiв варто враховувати передовi досягнення науки й технiки. Зокрема, використовувати Інтернет-технологiї, що дасть можливiсть створювати on-lineкаталоги, зручнi у використаннi. Використання Інтернет-технологiй дає можливiсть дистанцiйного документообiгу та його контролю. На сайтi можна викласти каталог документiв як iз загальним, так i з частковим доступом.
Переваги автоматизацiї дiловодства очевиднi. Практика свiдчить, що середнiй за розмiром документ займає приблизно три сторiнки. У процесi роботи з ним iз нього в середньому знiмають бiля 20 копiй. І якщо до органiзацiї надходить 100 документiв на день, то на однi лише матерiали для їх копiювання ця органiзацiя щодня витрачає 100 доларiв, плюс витрати на папiр, оренду примiщення та оплату працi персоналу. Електронна ж копiя сторiнки займає вiд 15 до 50 Кбайт. Витрати на зберiгання електронної версiї майже на порядок меншi виготовлення її ксерокопiї. То ж автоматизацiя документообiгу – перспективна сфера дослiдження й впровадження результатiв дослiдження в практику, що призведе до оптимiзацiї процесу дiловодства та заощадить кошти пiдприємства, витраченi на документообiг.
Нормативнi акти
1. Закон України „Про електроннi документи та електронний документообiг” (вiд 22 травня 2003 року №851) //Правове регулювання i використання iнформацiйних ресурсiв. Електроннi документи: Зб. законiв та нормативних актiв / Уклад.: З.І. Тимошенко, Я. О. Чепуренко. – К., 2004. – С. 76 – 84.
2. Постанова Кабiнету Мiнiстрiв України „Про затвердження Примiрної iнструкцiї з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органах виконавчої влади” // Офiцiйний вiсник України. – 1997. - №43. – Ст. 50.
4. Державна унiфiкована система документацiї. Основнi положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.
5. Державна унiфiкована система документацiї. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.
7. Бiрюков А., Сало І. Удосконалення технологiї електронного документообiгу // Вiсн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
9. Герасименко В. А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.
10. Електронне дiловодство в Українi: проблеми та завдання впровадження // Вiсн. Кн. палати. – 1999. – № 1. – С. 17-19.
11. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.
12. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. – М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с.
13. Назаренко О. О современных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос. экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96.
14. Охотень О., Кисельов М. Електроннi документи i стандартизацiя // Право України. – 1998. – № 3. – С. 45-48, 61.
15. Печникова Т. В., Печникова А. В. Документационное обеспечение деятельности организации. – М., 1998.
Малюнок 1 – Структура кодового позначення унiфiкованої форми документiв ХХ ХХ ХХХ ---- ---- -----Клас форми ----------------- Пiдклас форми ---------------------- Реєстрацiйний номер форми ---------------------------
| 
